E-Rechnung Pflicht 2027: Was jetzt gilt
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ab 2027, die übrigen ab 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 € bleiben beim Ausstellen außen vor. SimplyBills schreibt ZUGFeRD und XRechnung jetzt.
Die Fristen
E-Rechnungen empfangen: Pflicht für alle Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jedes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Du musst sie annehmen können, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht. Die XML-Datei hebst du unverändert auf.
Papier bleibt erlaubt
Bis Ende 2026 darfst du für inländische B2B-Umsätze weiter auf Papier abrechnen. Ein PDF oder ein anderes Format ohne strukturierte Daten nur mit Zustimmung des Empfängers. Das steht in § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG.
Über 800.000 € im Vorjahr: E-Rechnung
Wer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG hatte, muss inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. ZUGFeRD oder XRechnung. Wer darunter lag, darf 2027 noch auf Papier abrechnen, mit PDF nur bei Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
Übergangsfrist zu Ende, Ausnahmen bleiben
Die Übergangsfrist nach § 27 Abs. 38 endet. Dann gilt die Ausstellungspflicht für die übrigen inländischen B2B-Rechnungen. Nicht für Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV) und nicht für Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV).
Wer ist betroffen?
Die Ausstellungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze. Also Rechnung von Unternehmer an Unternehmer in Deutschland, gestaffelt nach § 27 Abs. 38 UStG.
Beim Ausstellen betroffen, sobald die Frist greift:
- Freiberufler und Handwerker mit Regelbesteuerung
- Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG, wenn sie Umsatzsteuer ausweisen
Beim Ausstellen nicht betroffen:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag
- Rechnungen an Privatkunden
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Eine E-Rechnung darfst du in diesen Fällen trotzdem schreiben. SimplyBills macht ZUGFeRD und XRechnung.
Beim Empfangen gibt es diese Ausnahmen nicht. Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit steuerfreien Umsätzen. Nur Privatpersonen nicht.
In 4 Schritten startklar
Tool einrichten
Registriere dich bei SimplyBills und richte das Unternehmensprofil ein. Dauert 5 Minuten.
Alte PDFs umwandeln
Mit dem KI-Scan bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD oder XRechnung umwandeln.
Ablauf umstellen
Schreib neue B2B-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung. Dann bist du vor 2027 und 2028 fertig.
Archiv aufbauen
Alle E-Rechnungen GoBD-konform ablegen, für Betriebsprüfungen und deine eigene Übersicht.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen, auch Kleinunternehmer. Der Absender braucht dafür keine Zustimmung, und eine Papierrechnung kannst du nicht verlangen. Ein E-Mail-Postfach reicht. Die XML-Datei hebst du unverändert auf.
Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht einhalte?
Wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist und du eine sonstige Rechnung schickst, ist das keine ordnungsmäßige Rechnung. Der Empfänger riskiert den Vorsteuerabzug.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Dafür brauchst du ZUGFeRD (PDF plus XML) oder XRechnung. Bis die Übergangsfrist für dich endet, und bei Kleinunternehmer- oder Kleinbetragsrechnungen, reicht eine sonstige Rechnung: Papier immer, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Was sind die technischen Anforderungen?
E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) die akzeptierten Formate.
Gilt die Ausstellungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnung ausstellen, auch nicht ab 2028 (§ 34a UStDV). Papier geht immer, ein PDF, wenn dein Kunde einverstanden ist. Eine E-Rechnung darfst du trotzdem schreiben. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit 2025 können.
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Nein. Bleibt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 €, darf die Rechnung eine sonstige Rechnung bleiben (§ 33 UStDV). SimplyBills kann trotzdem eine E-Rechnung draus machen.
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