E-Rechnung Pflicht 2027: Was jetzt gilt
Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Wer das jetzt einrichtet, spart später Zeit und Geld.
Die Fristen
E-Rechnungen empfangen: Pflicht für alle
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet: Du brauchst mindestens eine technische Lösung, um strukturierte Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) zu öffnen und zu verarbeiten.
Übergangsphase: Papier und PDF noch erlaubt
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Einwilligung des Empfängers noch Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden. Die Zeit kannst du nutzen, um umzustellen.
E-Rechnung Pflicht: Umsatz > 800.000 €
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen im strukturierten Format (ZUGFeRD oder XRechnung) an andere Unternehmen ausstellen.
E-Rechnung Pflicht für ALLE Unternehmen
Ab 2028 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Handwerker sind betroffen.
Wer ist betroffen?
Kurz gesagt: jedes Unternehmen in Deutschland. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Transaktionen (Geschäft zu Geschäft) innerhalb Deutschlands. Dazu gehören:
- Freiberufler: Berater, Designer, Entwickler, Ärzte, Anwälte
- Handwerker: Elektriker, Maler, Klempner, Tischler, Dachdecker
- Kleinunternehmer: auch mit Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
- KMU: kleine und mittlere Unternehmen bis 50 Mitarbeiter
- Alle Rechtsformen: Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG, AG
Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden (B2C) und bestimmte steuerfreie Leistungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
In 4 Schritten startklar
Tool einrichten
Registriere dich bei SimplyBills und richte das Unternehmensprofil ein. Dauert 5 Minuten.
Alte PDFs umwandeln
Mit dem KI-Scan bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD oder XRechnung umwandeln.
Ablauf umstellen
Stell den Rechnungsablauf um. Schreib ab sofort alle Rechnungen als E-Rechnung.
Archiv aufbauen
Alle E-Rechnungen GoBD-konform ablegen, für Betriebsprüfungen und deine eigene Übersicht.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht einhalte?
Rechnungen, die nicht den Anforderungen entsprechen, können vom Empfänger abgelehnt werden. Dazu kommen steuerrechtliche Konsequenzen, weil fehlerhafte Rechnungen den Vorsteuerabzug gefährden.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung (ohne eingebettetes XML) gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Du brauchst ZUGFeRD (PDF + XML) oder XRechnung (reines XML).
Was sind die technischen Anforderungen?
E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) die akzeptierten Formate.
Muss ich auch Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 ist das Empfangen von E-Rechnungen für alle Unternehmen Pflicht.
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Für Rechnungen unter 250 € gelten vereinfachte Anforderungen, aber die grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bleibt bestehen.
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Formate, Branchenseiten und Preise zum Weiterlesen.
Jetzt vorbereiten, nicht warten
Die Übergangsfristen laufen. Mit SimplyBills bist du für die E-Rechnungspflicht eingerichtet.
