ZUGFeRD erstellen: PDF/A-3 mit XML (Factur-X)
ZUGFeRD in Minuten: lesbares PDF plus eingebettetes XML im Profil EN 16931. Bis zu 3 Rechnungen/Monat kostenlos. Bei gemischten Empfängern oft die bessere Wahl als reines XML. Behörden brauchen oft XRechnung. Vergleich: XRechnung vs ZUGFeRD.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat. In einer Datei stecken ein menschenlesbares PDF und maschinenlesbares XML.
Das aktuelle Format ZUGFeRD 2.3 basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist kompatibel mit dem internationalen Standard Factur-X. So können Empfänger die Rechnung sowohl visuell lesen als auch automatisch verarbeiten.
Reine XRechnung ist nur XML. Bei ZUGFeRD kann der Empfänger die Datei als normales PDF öffnen, auch ohne Spezialsoftware. Das eingebettete XML bleibt für die automatische Verarbeitung.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Was brauche ich?
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF/A-3 + XML | Reines XML |
| Menschenlesbar | ✅ Ja (PDF) | ❌ Nein |
| Maschinenlesbar | ✅ Ja (XML) | ✅ Ja |
| EN 16931 | ✅ Konform | ✅ Konform |
| B2B-Nutzung | ✅ Ideal | ✅ Möglich |
| Behörden (B2G) | ⚠️ Eingeschränkt | ✅ Pflicht |
| Empfänger braucht Software | ❌ Nein | ✅ Ja |
Tipp: SimplyBills kann beide Formate. Für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD oft praktischer, für Behörden brauchst du XRechnung.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen in 3 Schritten
Daten eingeben
Absender, Empfänger, Rechnungspositionen und Zahlungsinformationen eingeben.
ZUGFeRD wählen
Wähle ZUGFeRD. SimplyBills erzeugt PDF/A-3 mit eingebettetem XML im Profil EN 16931.
Versenden
Per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen. Beim Versand wird die Rechnung automatisch archiviert.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Was kostet es, eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?
Mit SimplyBills sind bis zu 3 ZUGFeRD-Rechnungen pro Monat kostenlos. Unbegrenzte Nutzung ab 7 €/Monat bei jährlicher Zahlung.
Kann ich bestehende PDFs in ZUGFeRD umwandeln?
Ja. Der KI-Scan erkennt die Daten in deinen bestehenden PDFs und erzeugt daraus eine konforme ZUGFeRD-Rechnung.
Ist ZUGFeRD Pflicht?
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ausstellen müssen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung, Kleinunternehmer nach § 19 UStG nie. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD 2.3 bietet die Profile Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 (Comfort) und Extended. SimplyBills erzeugt das Profil EN 16931.
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