E-Rechnungspflicht 2025-2028: Fristen, Empfang, Versand

Die E-Rechnungspflicht steht im Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Verankert ist sie in § 14 UStG (in der Fassung ab 2025). Seit dem 1. Januar 2025 gilt Stufe eins: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt bis 2028, für Kleinunternehmer gar nicht. Unten stehen Fristen, Umsatzschwellen, Sonderregeln und die konkreten Schritte. Mit Gesetzesbezug, ohne Werbeton.

Gesetzliche Grundlage: Das Wachstumschancengesetz

Das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation (kurz: Wachstumschancengesetz) hat der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet. Am 27. März 2024 stand es im Bundesgesetzblatt. Artikel 23 ändert das Umsatzsteuergesetz und führt die verpflichtende elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich ein. Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2024 ein BMF-Schreiben nachgelegt und es am 15. Oktober 2025 überarbeitet. Darin stehen die Anwendungsregeln: Übergangsfristen, zulässige Formate, Sonderfälle.

Der Anstoß kommt aus der EU. Die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) plant ab 2030 ein EU-weites E-Invoicing- und Meldewesen. Deutschland zieht die nationale Pflicht vor, damit Betriebe den späteren EU-Reporting-Standard nicht kalt erwischt. Frankreich, Belgien, Polen und Spanien führen vergleichbare Pflichten zeitversetzt ein. Internationale B2B-Lieferketten stellen ohnehin auf strukturierte Rechnungen um.

Wer Auftraggeber in diesen Ländern hat, gewinnt mit dem frühen Umstieg zweimal. Die deutsche XRechnung ist EN-16931-konform, das deutsche ZUGFeRD ebenfalls. Beide Formate laufen im europäischen PEPPOL-Netzwerk und lassen sich grenzüberschreitend transportieren.

Was steht im neuen §14 UStG?

Ab 2025 kennt der zentrale Paragraph zwei Rechnungsarten:

• Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
• Sonstige Rechnung: Alles andere. Papier, einfaches PDF, Word, Excel, Bilddateien. Ab den jeweiligen Stichtagen im B2B nicht mehr zulässig, außer für Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro.

Eine PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt die neue Definition nicht. Sie bleibt eine sonstige Rechnung, auch wenn sie elektronisch ankommt. Zur Norm selbst: EN 16931 Standard erklärt.

Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?

Entscheidend ist die strukturierte elektronische Form. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein. Ohne OCR, ohne Abtippen, direkt in die Buchhaltung. In Deutschland gelten nach aktuellem Stand zwei Formate als konform:

• XRechnung (reines XML nach CIUS-Profil von KoSIT): Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Anleitung: XRechnung erstellen oder direkt im Tool XRechnung online erstellen.
• ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (Comfort): Hybrid aus PDF/A-3 und eingebettetem XML. Passt für gemischte Empfänger, weil die PDF-Schicht lesbar bleibt. Anleitung: ZUGFeRD-Rechnung erstellen oder im Tool ZUGFeRD online erstellen.

Welches Format zu Ihnen passt, hängt vom Empfänger ab. Die Gegenüberstellung steht in XRechnung vs. ZUGFeRD im Vergleich.

Diese Formate sind keine E-Rechnung

• Papierrechnung: nicht strukturiert, nicht maschinenlesbar.
• PDF ohne XML-Anhang: nur visuell, kein strukturierter Datensatz.
• Word- oder Excel-Datei: kein normierter Datensatz, nicht EN-16931-konform.
• Eingescannte Papierrechnung: Bilddatei ohne strukturierte Daten.
• JPG, PNG, TIFF: Bildformate ohne Datensatz.

Wer heute noch klassische PDF-Rechnungen verschickt, kann sie per KI-Scan ins konforme Format ziehen. Dazu gibt es einen eigenen Beitrag: PDF in E-Rechnung umwandeln per KI-Scan.

Die Zeitleiste: Was gilt ab wann?

Vier Stufen. Die Tabelle ist der Fahrplan:

Datum	Pflicht	Wer ist betroffen?	Was ist noch erlaubt?
01.01.2025	Empfangspflicht für E-Rechnungen	Alle inländischen Unternehmer (auch Kleinunternehmer, Freiberufler, Vermieter mit steuerfreien Umsätzen, Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit)	Ausstellen weiter auf Papier, als PDF mit Zustimmung des Empfängers
31.12.2026	Ende der allgemeinen Übergangsfrist für Versand	Alle B2B-Versender	Bis hier: Papier immer, PDF und EDI mit Zustimmung des Empfängers, E-Rechnung ohne Zustimmung
01.01.2027	Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €	Größere Unternehmen über der Umsatzschwelle	Bis 800.000 € Vorjahresumsatz: Papier, PDF mit Zustimmung, bis Ende 2027
01.01.2028	Ausstellungspflicht für alle übrigen B2B-Rechnungen	Alle übrigen inländischen Unternehmer. Nicht: Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), Rechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)	E-Rechnungen nach EN 16931. EDI nur, wenn sich die Daten in ein EN-16931-Format übertragen lassen.

Die Empfangspflicht läuft bereits. Wer XRechnung oder ZUGFeRD noch nicht entgegennehmen kann, steht seit Januar 2025 außerhalb der Regeln. Mehr zum Empfang: B2B-E-Rechnungspflicht, die komplette Anleitung.

Empfangspflicht seit 2025: Was Sie jetzt brauchen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit steuerfreien Umsätzen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rz. 17). Der Absender braucht dafür keine Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Wer die Annahme verweigert oder technisch nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung (Rz. 42).

Die rechtliche Schwelle ist niedrig. Ein E-Mail-Postfach reicht, auch dein normales, ein gesondertes Postfach verlangt das BMF nicht (Rz. 40). Die eigentliche Arbeit beginnt danach, beim Lesen und Ablegen. Privatpersonen betrifft das nicht, sie müssen keine E-Rechnungen empfangen.

Mindestanforderungen für den Empfang

• Ein E-Mail-Postfach, das XML- und PDF-Anhänge zuverlässig zustellt. Eine eigene Adresse wie rechnung@firma.de ist praktisch, aber keine Pflicht.
• Ein Weg, XRechnung-XML lesbar anzuzeigen, etwa ein kostenloser Viewer oder deine Buchhaltungssoftware.
• Eine Ablage, in der zumindest der XML-Teil 8 Jahre unverändert in seiner ursprünglichen Form bleibt (Rz. 60). Details in GoBD-konform Rechnungen archivieren.

SimplyBills empfängt selbst keine Rechnungen, das läuft über dein Postfach. Im Pro-Plan lädst du eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien ins GoBD-Archiv. Die Funktionsübersicht steht unter Funktionen.

Versandpflicht ab 2027: Die 800.000-€-Schwelle

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Die Schwelle meint den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also den gesamten Umsatz, nicht die B2B-Anteile allein.

Wer 2026 mehr als 800.000 € umgesetzt hat, muss ab 1. Januar 2027 elektronisch fakturieren. Wer 2026 darunter bleibt, hat noch ein Jahr Schonfrist. Die Schwelle wird jährlich am Vorjahr gemessen.

Was passiert, wenn Sie die Schwelle 2027 überschreiten?

Wer 2027 über 800.000 € kommt, fällt 2028 sowieso unter die allgemeine Pflicht. Die Umstellung auf den letzten möglichen Tag zu schieben, bringt wenig. Wer ohnehin in dieser Größenordnung unterwegs ist, sollte 2026 für Prozesse, Stammdaten und Software nutzen.

Sonderregel EDI-Verfahren

Etablierte EDI-Verfahren (z. B. EDIFACT) bleiben unter zwei Bedingungen zulässig. Erstens: Das Verfahren ist zwischen den Vertragspartnern bilateral vereinbart. Zweitens: Die wesentlichen Informationen lassen sich aus dem EDI-Datensatz richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format ziehen. Das betrifft vor allem Industrie- und Handelsketten mit gewachsenen EDI-Strukturen. Den typischen Solo-Selbstständigen trifft es nicht.

Übergangsfrist 2026: Letzte Möglichkeit für reine PDFs

Bis zum 31. Dezember 2026 darf im B2B weiter eine sonstige Rechnung raus (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Papier geht ohne Rückfrage. Ein PDF oder ein anderes elektronisches Format nur, wenn der Empfänger zustimmt. Dem PDF kann der Kunde also widersprechen, etwa weil seine Buchhaltung schon auf XML läuft. Wer 2026 noch in PDF fakturiert, sollte das mit dem Kunden klären und nicht stillschweigend voraussetzen.

Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen B2B-Unternehmer

Am 1. Januar 2028 endet die Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG. Ab diesem Stichtag gilt die Pflicht zum Ausstellen für alle übrigen inländischen Unternehmer, unabhängig vom Umsatz, von der Rechtsform und von der Branche. Die festen Ausnahmen stehen unter der Liste.

Betroffen sind damit:

• GmbHs, UGs, AGs, OHGs, KGs, Genossenschaften
• Einzelunternehmer und Personengesellschaften
• Freiberufler (Berater, Designer, Entwickler, Ärzte im B2B-Bereich, Anwälte, Architekten)
• Handwerksbetriebe und Bauunternehmen
• Land- und Forstwirte, die Durchschnittssatzbesteuerung nutzen

Nicht betroffen sind Kleinunternehmer nach §19 UStG (§ 34a UStDV), Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Dort bleibt eine sonstige Rechnung dauerhaft erlaubt.

Sonderfall Kleinunternehmer (§19 UStG)

Lange war unklar, wo Kleinunternehmer stehen. Das Jahressteuergesetz 2024 hat es festgezogen: Nach § 34a Satz 4 UStDV müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen, auch nicht ab 2028. E-Rechnungen empfangen müssen sie trotzdem können.

Die wichtigsten Punkte:

• Empfang: Pflicht seit 01.01.2025, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht.
• Ausstellen: dauerhaft keine Pflicht. Papier geht immer, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung braucht keine Form, stillschweigendes Annehmen reicht (BMF-Schreiben, Rz. 22).
• Freiwillig: Kleinunternehmer dürfen E-Rechnungen schreiben, ohne den Kunden zu fragen. Empfehlung: tun, weil sich Kunden ohnehin auf E-Rechnung umstellen.

Praxisbeispiele stehen in E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer. Wer ohne Software auskommen will, findet einen Überblick unter E-Rechnungen online gratis erstellen.

Sonderfall Freiberufler und Handwerker

Freiberufler unterliegen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wie GmbHs. Wer als Berater, Entwickler oder Architekt an Unternehmen fakturiert, muss ab 2028 (bzw. 2027 bei Überschreiten der Umsatzschwelle) elektronisch abrechnen, außer er ist Kleinunternehmer. Rechnungen an Privatpatienten oder Privatmandanten fallen unter die B2C-Regelung. Anleitung: Rechnung schreiben als Freiberufler.

Handwerker haben einen Mischfall. Aufträge für Privatkunden (Reparaturen, Renovierungen im Eigenheim) sind B2C und damit nicht pflichtig. Aufträge von Hausverwaltungen, Bauträgern, Unternehmen, Vereinen und Behörden fallen unter die B2B-Pflicht. Eine Software, die je nach Empfänger das richtige Format wählt, spart hier Arbeit.

B2C-Rechnungen: Was gilt für Privatkunden?

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht von der Pflicht erfasst. PDF, Papier oder Quittung bleiben zulässig. Maßgeblich ist der Empfänger. Wer als Privatperson kauft, erhält eine sonstige Rechnung. Wer als Unternehmer kauft, erhält ab den Stichtagen eine E-Rechnung.

In gemischten Geschäftsmodellen (Handwerk, Einzelhandel, Gastronomie) sollte das Rechnungssystem den Status des Empfängers sauber unterscheiden. SimplyBills macht das über ein Kunden-Flag und versendet automatisch das passende Format. Siehe Rechnung erstellen.

Was passiert bei Verstößen?

Das Wachstumschancengesetz enthält keine spezifischen Bußgeldtatbestände allein für falsche Rechnungsformate. Die Folgen kommen aus dem allgemeinen Umsatzsteuerrecht und aus der Praxis:

• Vorsteuerabzug beim Empfänger: Eine Rechnung, die nicht den Vorgaben des §14 UStG entspricht, ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Empfänger riskiert, den Vorsteuerabzug zu verlieren. In der Praxis verweigert er die Annahme und verlangt eine korrekte E-Rechnung.
• Steuerliche Sanktionen: Fehlerhafte Rechnungsstellung kann in einer Betriebsprüfung zu Korrekturen und Hinzuschätzungen führen.
• Geschäftliche Folgen: Öffentliche Auftraggeber akzeptieren bereits seit 2020 ausschließlich XRechnungen (siehe E-Rechnung an Behörden senden). Große B2B-Kunden werden ab 2027 ebenso strikt sein.
• Reputationsschaden: Wer nicht regelkonform fakturieren kann, wirkt unprofessionell und verliert Aufträge an besser aufgestellte Wettbewerber.

Übertragungswege: Wie kommt die E-Rechnung zum Empfänger?

Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Übertragungsverfahren vor. Üblich sind:

• E-Mail mit Anhang: XRechnung als .xml oder ZUGFeRD als .pdf im Anhang. Der einfachste Weg, geeignet für die meisten Solo-Selbstständigen.
• PEPPOL-Netzwerk: Sicheres EU-weites Transportnetz. Pflicht für viele öffentliche Auftraggeber, optional im B2B. Identifikation über die Peppol-ID des Empfängers.
• Lieferantenportale: Große Konzerne und Behörden betreiben eigene Portale (z. B. ZRE oder OZG-RE für Bundesbehörden). Die Rechnung wird dort manuell oder per API hochgeladen.
• EDI-Verbindung: Direkte System-zu-System-Anbindung, in Industrie und Handel verbreitet.

Für Solo-Selbstständige reicht fast immer der E-Mail-Versand. SimplyBills unterstützt zusätzlich die direkte Einreichung an die öffentliche Hand. Die Details stehen in E-Rechnung an Behörden senden.

Pflichtangaben einer E-Rechnung

Die Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG bleiben dieselben. Sie müssen aber im strukturierten XML korrekt liegen. Die vollständige Liste steht im Beitrag Pflichtangaben auf einer Rechnung, Checkliste. Im XRechnung-XML laufen die Felder über fest definierte BT-Codes (Business Terms), zum Beispiel:

• BT-1 Rechnungsnummer
• BT-2 Rechnungsdatum
• BT-9 Fälligkeitsdatum
• BT-31 USt-IdNr. des Verkäufers
• BT-48 USt-IdNr. des Käufers
• BT-10 Leitweg-ID (bei Behörden)

Fehlt ein Pflichtfeld, scheitert die Validierung gegen die EN-16931-Schemata. Der Empfänger weist die Rechnung ab.

Praktische Umstellung in 6 Schritten

Schritt 1: Empfangsfähigkeit prüfen

Stellen Sie sicher, dass eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien zugestellt, geöffnet, geprüft und archiviert werden können. Mit Word und Outlook scheitern Sie spätestens am XML.

Schritt 2: Rechnungssoftware evaluieren

Word- und Excel-Vorlagen genügen ab 2028 nicht mehr, außer du bist Kleinunternehmer. Sie brauchen ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD nach aktueller EN-16931-Spezifikation erzeugt. Die Preise von SimplyBills starten bei 0 € (Free-Plan, 3 Rechnungen/Monat) und ab 7 €/Monat jährlich (Pro-Plan, unbegrenzt).

Schritt 3: Stammdaten bereinigen

Pro Kunde brauchen Sie: vollständige Anschrift, korrekte Rechtsform, USt-IdNr. (für B2B), Leitweg-ID (bei Behörden), gültige Bankverbindung. Lücken im CRM führen ab dem ersten Versand zu Validierungsfehlern.

Schritt 4: Empfängerseite klären

Sprechen Sie 2026 mit Ihren wichtigsten Kunden. Welches Format bevorzugen sie? Welche E-Mail-Adresse nimmt XRechnungen entgegen? Gibt es Portal-Pflichten, etwa PEPPOL bei der öffentlichen Hand?

Schritt 5: Testlauf

Erstellen Sie eine Test-E-Rechnung und prüfen Sie sie mit einem Validator (KoSIT oder Mustangproject). SimplyBills prüft vor dem Versand, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind. Unvollständige Rechnungen lassen sich nicht absenden.

Schritt 6: Archiv einrichten

Das XML-Original ist 8 Jahre revisionssicher zu archivieren. Eine reine Ablage als PDF reicht nicht. Das maschinenlesbare XML muss bitidentisch erhalten bleiben. Details in GoBD-konform archivieren.

FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro sind vom Ausstellen dauerhaft ausgenommen.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Beim Empfang jeder inländische Unternehmer, Kleinunternehmer eingeschlossen. Beim Ausstellen jeder inländische Unternehmer, der Leistungen an andere Unternehmen abrechnet: GmbHs, Einzelunternehmer, Freiberufler, Handwerker, Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit. Ausgenommen sind Kleinunternehmer nach §19 UStG, Rechnungen bis 250 Euro, Rechnungen an Privatpersonen und steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG.

Was passiert bei einem Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht?

Eine Rechnung im falschen Format gilt nicht als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des §14 UStG. Der Empfänger riskiert den Vorsteuerabzug und wird die Annahme verweigern. Zusätzlich drohen Korrekturen im Rahmen von Betriebsprüfungen sowie ein erheblicher Reputationsverlust gegenüber Geschäftskunden.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, dauerhaft nicht. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt Kleinunternehmern nach §19 UStG immer eine sonstige Rechnung: Papier jederzeit, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. E-Rechnungen empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025.

Brauche ich XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate sind zulässig. XRechnung (reines XML) ist Standard für öffentliche Auftraggeber und maschinelle Verarbeitung. ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit XML) eignet sich, wenn der Empfänger auch eine menschenlesbare Vorschau braucht. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie unter XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was passiert mit klassischen PDF-Rechnungen?

Eine PDF ohne eingebettetes XML ist nach neuem §14 UStG eine sonstige Rechnung. Im B2B ist sie nur noch bis Ende 2026 zulässig, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027, und nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 bleibt sie im B2B nur für Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro erlaubt. Im B2C bleiben PDFs uneingeschränkt erlaubt.

Darf ich B2C-Rechnungen weiterhin als PDF schicken?

Ja. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Papier, PDF und Kassenbon bleiben hier zulässig. Maßgeblich ist immer der Status des Empfängers, nicht das Geschäftsmodell.

Welche Software brauche ich für die E-Rechnung?

Sie brauchen ein Programm, das nach EN 16931 erzeugte XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien liefert und revisionssicher archiviert. SimplyBills ist seit Tag 1 E-Rechnungs-tauglich: XRechnung und ZUGFeRD sind im Free-Plan (3 Rechnungen/Monat) enthalten, der Pro-Plan ab 7 €/Monat jährlich hebt das Limit auf. Mehr unter Funktionen.

Fazit: Jetzt umstellen, nicht 2027

Die E-Rechnungspflicht ist Gesetz. Die Fristen stehen. Die Empfangspflicht läuft seit Januar 2025. Wer bis 2027 oder 2028 wartet, sammelt Risiken: verlorene Vorsteuer beim Kunden, verweigerte Annahme durch Großkunden, Reputationsschäden, Hektik kurz vor dem Stichtag.

Die Umstellung selbst ist kein Großprojekt. Eine Software wie SimplyBills erzeugt XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck, prüft vor dem Versand die Pflichtfelder und archiviert GoBD-konform. Im Free-Plan sind 3 E-Rechnungen pro Monat kostenlos. Das reicht, um 2026 ruhig umzusteigen. Eine erste Rechnung erstellen Sie unter Rechnung erstellen.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

• Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, §14 UStG in der Fassung ab 2025.
• Empfangspflicht seit 01.01.2025, für alle, auch Kleinunternehmer.
• Versandpflicht ab 01.01.2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €.
• Versandpflicht ab 01.01.2028 für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmer.
• Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € sind vom Ausstellen dauerhaft ausgenommen. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer.
• B2C-Rechnungen bleiben dauerhaft formfrei.
• Zulässige Formate: XRechnung (XML) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF/A-3 mit XML).
• 8 Jahre Archivierung im Original-XML, GoBD-konform.