XRechnung erstellen: Anleitung in 5 Minuten

Du musst eine XRechnung erstellen und weisst nicht genau, wie? Keine Sorge. Der Prozess ist weniger kompliziert als er auf den ersten Blick wirkt. In dieser Anleitung gehen wir Schritt für Schritt durch, was du brauchst, wie du vorgehst und welche Fehler du vermeiden solltest.

Was ist eine XRechnung?

Kurz zur Einordnung: XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und verwendet die UBL-2.1-Syntax. XRechnung ist die offizielle deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) und wird von der KoSIT gepflegt.

Anders als eine PDF-Rechnung enthält eine XRechnung keine visuelle Darstellung. Es ist eine reine Datendatei, die von Software gelesen und verarbeitet wird. Für den Menschen sieht das erstmal nach kryptischem Code aus. Aber genau das ist der Punkt: Maschinen können die Daten automatisch auslesen, zuordnen und verbuchen.

XRechnung ist Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden und die meisten Landesbehörden. Im B2B-Bereich ist es ab 2025 eines der akzeptierten Formate für die E-Rechnungspflicht.

Was du vorher brauchst

Bevor du loslegst, solltest du ein paar Dinge bereithalten:

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine Kennummer, die den Empfänger deiner Rechnung eindeutig identifiziert. Sie wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet. Jede Behörde, jede öffentliche Einrichtung hat eine eigene Leitweg-ID.

Format: Die ID folgt einem festen Schema. Typisch sieht sie so aus: 04011000-1234512345-01. Der erste Block identifiziert die übergeordnete Einheit, der mittlere die konkrete Stelle, der letzte ist eine Prüfziffer.

Woher bekommst du die Leitweg-ID? In der Regel steht sie in der Bestellung, im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung. Falls nicht, frag direkt beim Auftraggeber nach. Es gibt auch öffentliche Verzeichnisse, aber die sind nicht immer vollständig.

Wichtig: Für B2B-Rechnungen an Privatunternehmen brauchst du keine Leitweg-ID. Sie ist nur bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht.

Pflichtfelder

Eine XRechnung muss bestimmte Felder enthalten. Fehlt eines, wird die Validierung fehlschlagen. Hier die wichtigsten:

Rechnungsnummer (BT-1): Eindeutig, fortlaufend
Rechnungsdatum (BT-2): Im Format YYYY-MM-DD
Rechnungsart (BT-3): Code 380 für normale Rechnungen, 381 für Gutschriften
Währung (BT-5): Dreistelliger ISO-Code, z.B. EUR
Käufername (BT-44): Vollständiger Name des Rechnungsempfängers
Verkäufername (BT-27): Dein Unternehmensname
Verkäufer-Adresse (BG-5): Strasse, PLZ, Ort, Land
Käufer-Adresse (BG-8): Strasse, PLZ, Ort, Land
Steuernummer oder USt-IdNr. (BT-31/BT-32): Mindestens eine davon
Zahlungsbedingungen (BT-20): Fälligkeitsdatum oder Zahlungsziel
Bankverbindung (BT-84/BT-85): IBAN und ggf. BIC
Rechnungspositionen (BG-25): Mindestens eine Position mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz

Das ist eine Menge Felder. Aber die meisten davon stehen sowieso auf jeder normalen Rechnung. Neu ist nur, dass sie in einer definierten Struktur vorliegen müssen.

Bestellnummer und Referenzen

Viele Auftraggeber vergeben eine Bestellnummer oder ein Aktenzeichen. Falls vorhanden, gehört diese Referenz in das Feld BT-13 (Bestellnummer) oder BT-12 (Vertragsnummer). Gerade bei größeren Unternehmen und Behörden ist die Bestellnummer entscheidend für die interne Zuordnung. Ohne sie kann die Rechnung zwar valide sein, landet aber trotzdem in der manuellen Nachbearbeitung.

Mein Tipp: Frag bei jedem neuen Auftrag nach einer Bestellreferenz und trage sie konsequent ein. Das beschleunigt die Zahlung erheblich.

Schritt für Schritt

Jetzt wird es praktisch. So erstellst du eine XRechnung:

1. Rechnungstool öffnen

Du brauchst eine Software, die XRechnungen im UBL-Format erzeugen kann. Von Hand eine XML-Datei schreiben ist theoretisch möglich, in der Praxis aber Wahnsinn. Die Fehlerquote ist zu hoch, und die XML-Struktur zu komplex.

In SimplyBills wählst du beim Erstellen einer neuen Rechnung einfach "XRechnung" als Ausgabeformat. Die Software kennt die Pflichtfelder und führt dich durch den Prozess.

2. Absenderdaten eingeben

Trage deine Unternehmensdaten ein: Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, E-Mail-Adresse. Diese Daten legst du idealerweise einmalig im Profil an. Dann werden sie bei jeder Rechnung automatisch übernommen.

3. Empfängerdaten eingeben

Name und Adresse des Rechnungsempfängers. Bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die Leitweg-ID. Falls dein Empfänger eine PEPPOL-Teilnehmer-ID hat, kannst du diese ebenfalls hinterlegen. Das erleichtert den Versand später.

4. Rechnungspositionen anlegen

Für jede Leistung oder jedes Produkt eine Position. Pro Position brauchst du:

Beschreibung der Leistung
Menge und Einheit
Einzelpreis (netto)
Umsatzsteuersatz (19%, 7% oder 0%)

Die Software berechnet Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag automatisch. Achte darauf, dass die Summen stimmen. Rundungsdifferenzen sind ein häufiger Validierungsfehler.

5. Zahlungsinformationen ergänzen

Fälligkeitsdatum und Zahlungsart. Bei Überweisungen die IBAN. Skonto-Regelungen kannst du im Freitextfeld oder über die entsprechenden BT-Felder angeben.

6. Leitweg-ID eintragen (bei Behörden)

Falls du an einen öffentlichen Auftraggeber fakturierst, trage die Leitweg-ID im entsprechenden Feld ein. Ohne diese ID wird die Rechnung vom Empfangssystem abgewiesen.

7. Prüfen und generieren

Kontrolliere alle Angaben. Dann generiere die XRechnung. Das Ergebnis ist eine XML-Datei, die du speichern und versenden kannst.

Validierung

Bevor du eine XRechnung verschickst, solltest du sie validieren. Das ist kein optionaler Schritt. Behörden lehnen ungültige Rechnungen ab. Und auch im B2B-Bereich willst du keine fehlerhaften Dateien versenden.

Was prüft die Validierung?

Sind alle Pflichtfelder vorhanden?
Stimmen die Datentypen (z.B. Datum im richtigen Format)?
Sind die Codelisten korrekt (z.B. gültige Steuercodes)?
Stimmen die Summen (Positionsbeträge vs. Gesamtbetrag)?
Ist die XML-Struktur wohlgeformt und schemakonform?

Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Validierung:

KoSIT-Validator: Das offizielle Tool der KoSIT. Open Source, kann lokal oder als Service genutzt werden. Prüft XRechnung und EN 16931. Sehr zuverlässig.

Online-Validatoren: Verschiedene Anbieter bieten kostenlose Online-Prüfungen an. Du lädst die XML-Datei hoch und bekommst sofort ein Ergebnis. Praktisch für schnelle Checks.

Integrierte Validierung: Gute E-Rechnungstools validieren automatisch vor dem Versand. Fehler werden direkt angezeigt, bevor die Rechnung rausgeht.

Häufige Fehler

Aus der Erfahrung mit hunderten von XRechnungen: Das sind die Fehler, die am häufigsten auftreten.

Fehlende Leitweg-ID: Bei Rechnungen an Behörden der Klassiker. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen. Kein Verhandlungsspielraum.

Falsche Steuerkategorie: Besonders bei steuerfreien Leistungen oder Reverse-Charge-Fällen wird oft der falsche Code eingetragen. Das führt zu Validierungsfehlern und Rückfragen.

Rundungsdifferenzen: Die Summe der Positionsbeträge muss exakt mit dem Gesamtbetrag übereinstimmen. Schon ein Cent Abweichung kann die Validierung scheitern lassen. Ursache sind meist Rundungen bei der Steuerberechnung.

Fehlende Bankverbindung: XRechnung verlangt die Angabe einer Bankverbindung. In der Praxis vergessen das erstaunlich viele.

Ungültiges Datumsformat: XRechnung erwartet Datumsangaben im Format YYYY-MM-DD. Wer "05.04.2026" schreibt, bekommt einen Fehler.

Fehlende E-Mail des Verkäufers: In XRechnung ist die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers Pflicht. Auch das wird gerne übersehen.

Falsche XRechnung-Version: Die Empfangssysteme von Behörden akzeptieren nicht immer alle Versionen. Prüfe vorher, welche Version gefordert wird. Aktuell ist Version 3.0.x der Standard.

Fehlende Bestellreferenz: Technisch kein Validierungsfehler, aber in der Praxis ein Problem. Ohne Bestellnummer kann der Empfänger die Rechnung oft nicht zuordnen. Das verzögert die Bearbeitung und damit die Zahlung. Frag im Zweifel lieber einmal zu viel nach.

Versand

Die XRechnung ist erstellt und validiert. Jetzt muss sie zum Empfänger. Dafür gibt es mehrere Wege:

PEPPOL

PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Wenn dein Empfänger im PEPPOL-Verzeichnis registriert ist, kannst du die XRechnung direkt über das Netzwerk zustellen. Das geht schnell, sicher und wird von immer mehr Behörden und Unternehmen unterstützt.

Du brauchst dafür einen PEPPOL Access Point. Das kann ein spezialisierter Dienstleister sein oder eine Software, die PEPPOL-Versand integriert hat.

ZRE und OZG-RE Portale

Für Rechnungen an Bundesbehörden gibt es die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Du lädst die XRechnung-Datei im Portal hoch, und sie wird an die zuständige Behörde weitergeleitet.

Für Rechnungen an Landesbehörden und Kommunen gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Das Prinzip ist dasselbe: Hochladen und fertig.

Für beide Portale brauchst du ein ELSTER-Zertifikat zur Authentifizierung. Falls du das noch nicht hast, beantrage es rechtzeitig. Die Ausstellung dauert ein paar Tage.

E-Mail

Im B2B-Bereich ist der Versand per E-Mail die einfachste Variante. Du hängst die XML-Datei als Anhang an eine E-Mail und verschickst sie. Kein Portal, kein Netzwerk nötig.

Allerdings: Nicht alle Empfänger akzeptieren XRechnungen per E-Mail. Manche Behörden bestehen auf dem Eingang über ZRE oder PEPPOL. Kläre vorher, welcher Kanal gewünscht ist.

DE-Mail und besondere elektronische Postfächer

Theoretisch auch ein Zustellweg, in der Praxis aber selten genutzt. Die meisten Unternehmen und Behörden setzen auf PEPPOL, ZRE oder E-Mail.

Tipps aus der Praxis

Ein paar Dinge, die den Alltag leichter machen:

Stammdaten pflegen: Je sauberer deine Kunden- und Unternehmensdaten sind, desto schneller geht die Rechnungserstellung. Leitweg-IDs, Adressen und Steuernummern einmal korrekt anlegen spart bei jeder Rechnung Zeit.
Vorlagen nutzen: Wenn du regelmäßig an dieselben Empfänger fakturierst, lege Vorlagen an. Wiederkehrende Positionen, Zahlungsbedingungen und Empfängerdaten sind dann vorausgefüllt.
Immer validieren: Auch wenn du dir sicher bist. Die Validierung dauert Sekunden und erspart dir peinliche Rückläufer.
Versandkanal vorher klären: Frag deinen Auftraggeber, ob er PEPPOL, ZRE oder E-Mail bevorzugt. Das spart Nachfragen und beschleunigt die Bezahlung.
XML archivieren: Die XML-Datei ist das rechtlich relevante Dokument. Speichere sie sorgfältig. Ein visueller Ausdruck ersetzt nicht das Original.

Und bei B2B?

Bisher war XRechnung vor allem im öffentlichen Bereich relevant. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 ändert sich das. Auch Rechnungen zwischen Unternehmen müssen künftig in einem EN-16931-konformen Format ausgestellt werden.

Für B2B hast du die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen. XRechnung ist schlanker, ZUGFeRD bietet zusätzlich eine PDF-Ansicht. Was besser passt, hängt von deinen Kunden ab. Manche bevorzugen das PDF für ihre Ablage, andere wollen reine Daten für die automatische Verarbeitung.

In SimplyBills kannst du pro Kunde festlegen, welches Format verwendet wird. So bedienst du beide Welten ohne Mehraufwand.

Sonderfälle

Ein paar Situationen, die in der Praxis regelmäßig Fragen aufwerfen:

Gutschriften: Auch Gutschriften müssen als XRechnung erstellt werden, wenn sie im B2B-Kontext ausgestellt werden. Der Rechnungstyp-Code ist dann 381 statt 380. Ansonsten gelten dieselben Pflichtfelder.

Teilrechnungen und Schlussrechnungen: Im Baugewerbe und bei Projekten sind Teilrechnungen üblich. Jede Teilrechnung ist eine eigenständige XRechnung mit eigener Rechnungsnummer. In der Schlussrechnung verweist du auf die vorherigen Teilrechnungen über das Feld BT-25 (vorangehende Rechnungsreferenz).

Rechnungskorrekturen: Wenn du eine bereits versendete XRechnung korrigieren musst, erstellst du eine Stornorechnung und eine neue Rechnung. Die Stornorechnung verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Eine nachträgliche Änderung der Original-XML-Datei ist nicht zulässig.

Zusammenfassung

Eine XRechnung zu erstellen ist kein Hexenwerk. Du brauchst die richtigen Daten (Leitweg-ID, Steuernummer, Bankverbindung), ein geeignetes Tool und ein paar Minuten Zeit. Die häufigsten Fehler lassen sich durch Validierung vor dem Versand vermeiden.

Der Ablauf: Daten eingeben, Positionen anlegen, Format wählen, validieren, versenden. Mit einem guten Tool dauert das tatsächlich nicht länger als fünf Minuten pro Rechnung. Und mit jeder weiteren Rechnung geht es schneller, weil Stammdaten und Vorlagen die Arbeit abnehmen.