XRechnung erstellen: Anleitung in 5 Minuten

Du musst eine XRechnung erstellen und weißt nicht genau, wie? Keine Sorge. Der Prozess ist weniger kompliziert, als er auf den ersten Blick wirkt. In dieser Anleitung gehst du Schritt für Schritt durch alles, was du brauchst: vom Pflichtfeld über die Leitweg-ID bis zur fertigen XML-Datei. Inklusive konkretem XML-Beispiel, Validierungs-Tipp und kostenlosem Tool für den Versand.

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und verwendet die UBL-2.1-Syntax oder das UN/CEFACT CII-Format. XRechnung ist die offizielle deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt.

Anders als eine PDF-Rechnung enthält eine XRechnung keine visuelle Darstellung. Es ist eine reine Datendatei, die von Software gelesen und verarbeitet wird. Für den Menschen sieht das auf den ersten Blick nach kryptischem Code aus. Aber genau das ist der Punkt: Maschinen können die Daten automatisch auslesen, zuordnen und verbuchen.

XRechnung ist Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden und die meisten Landesbehörden. Im B2B-Bereich ist sie ab 2025 eines der akzeptierten Formate für die E-Rechnungspflicht. Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können.

XRechnung vs. ZUGFeRD, kurz erklärt

Beide Formate erfüllen die deutsche und europäische Norm. Der praktische Unterschied: XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, also gleichzeitig menschenlesbar und maschinenlesbar. Behörden verlangen meist XRechnung. Im B2B reicht oft auch ZUGFeRD. Mehr dazu im Detail-Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was du vorher brauchst

Bevor du loslegst, solltest du ein paar Dinge bereithalten. Das spart später Nachfragen und Validierungsfehler.

Leitweg-ID finden und eintragen

Die Leitweg-ID ist eine Kennummer, die den Empfänger deiner Rechnung eindeutig identifiziert. Sie wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet. Jede Behörde, jede öffentliche Einrichtung hat eine eigene Leitweg-ID.

Format: Die ID folgt einem festen Schema. Typisch sieht sie so aus: 04011000-1234512345-01. Der erste Block identifiziert die übergeordnete Einheit (Bund, Land, Kommune), der mittlere die konkrete Stelle, der letzte ist eine Prüfziffer.

Woher bekommst du die Leitweg-ID? In der Regel steht sie in der Bestellung, im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung. Falls nicht, frag direkt beim Auftraggeber nach, die Stelle muss sie kennen. Es gibt auch öffentliche Verzeichnisse (z.B. das Leitweg-ID-Verzeichnis des Bundes), aber die sind nicht immer vollständig.

Für B2B-Rechnungen an Privatunternehmen brauchst du keine Leitweg-ID. Sie ist nur bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht. Mehr zum Versand an Behörden findest du im Artikel E-Rechnung an Behörden senden.

Pflichtfelder im Überblick

Eine XRechnung muss bestimmte Felder enthalten. Fehlt eines, schlägt die Validierung fehl. Hier die wichtigsten Business Terms (BT) aus der EN 16931:

• Rechnungsnummer (BT-1): Eindeutig, fortlaufend
• Rechnungsdatum (BT-2): Im Format YYYY-MM-DD
• Rechnungsart (BT-3): Code 380 für normale Rechnungen, 381 für Gutschriften, 384 für Korrekturrechnungen
• Währung (BT-5): Dreistelliger ISO-Code, z.B. EUR
• Käufername (BT-44): Vollständiger Name des Rechnungsempfängers
• Verkäufername (BT-27): Dein Unternehmensname
• Verkäufer-Adresse (BG-5): Straße, PLZ, Ort, Land
• Käufer-Adresse (BG-8): Straße, PLZ, Ort, Land
• Steuernummer oder USt-IdNr. (BT-31/BT-32): Mindestens eine davon
• Zahlungsbedingungen (BT-20): Fälligkeitsdatum oder Zahlungsziel
• Bankverbindung (BT-84/BT-85): IBAN und ggf. BIC
• Rechnungspositionen (BG-25): Mindestens eine Position mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz
• E-Mail-Adresse Verkäufer (BT-43): In XRechnung 3.0 Pflicht

Das wirkt nach viel. Die meisten Felder stehen aber sowieso auf jeder normalen Rechnung. Eine vollständige Pflichtangaben-Checkliste findest du in unserem separaten Ratgeber. Neu ist nur, dass die Daten in einer definierten Struktur vorliegen müssen.

Bestellnummer und Referenzen

Viele Auftraggeber vergeben eine Bestellnummer oder ein Aktenzeichen. Falls vorhanden, gehört diese Referenz in das Feld BT-13 (Bestellnummer) oder BT-12 (Vertragsnummer). Gerade bei größeren Unternehmen und Behörden ist die Bestellnummer entscheidend für die interne Zuordnung. Ohne sie kann die Rechnung zwar valide sein, landet aber trotzdem in der manuellen Nachbearbeitung.

Mein Tipp: Frag bei jedem neuen Auftrag nach einer Bestellreferenz und trage sie konsequent ein. Das beschleunigt die Zahlung erheblich.

XRechnung in 5 Schritten erstellen

Jetzt wird es praktisch. So erstellst du eine XRechnung in unter fünf Minuten.

1. Rechnungstool öffnen

Du brauchst eine Software, die XRechnungen im UBL- oder CII-Format erzeugen kann. Von Hand eine XML-Datei schreiben ist theoretisch möglich, in der Praxis aber Wahnsinn, die Fehlerquote ist zu hoch und die XML-Struktur zu komplex.

In SimplyBills wählst du beim Erstellen einer neuen Rechnung einfach "XRechnung" als Ausgabeformat. Das Tool kennt die Pflichtfelder und führt dich durch den Prozess. Im Free-Plan sind 3 XRechnungen pro Monat kostenlos enthalten, ideal für Freelancer und Handwerker mit wenigen Behördenkunden. Siehe auch unsere Preisübersicht.

2. Absender- und Empfängerdaten eingeben

Trage deine Unternehmensdaten ein: Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, E-Mail-Adresse. Diese Daten legst du idealerweise einmalig im Profil an. Dann werden sie bei jeder Rechnung automatisch übernommen.

Beim Empfänger: Name und Adresse. Bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die Leitweg-ID. Falls dein Empfänger eine PEPPOL-Teilnehmer-ID hat, kannst du diese ebenfalls hinterlegen, das erleichtert den Versand später.

3. Rechnungspositionen anlegen

Für jede Leistung oder jedes Produkt eine Position. Pro Position brauchst du Beschreibung, Menge und Einheit, Einzelpreis (netto) sowie den Umsatzsteuersatz (19%, 7% oder 0%).

Das Tool berechnet Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag automatisch. Achte darauf, dass die Summen stimmen. Rundungsdifferenzen sind ein häufiger Validierungsfehler. Bei Freelancer-Rechnungen reicht meist eine Position mit Stundenanzahl und Stundensatz.

4. Leitweg-ID und Zahlungsinfos ergänzen

Fälligkeitsdatum, IBAN und ggf. Skonto-Bedingungen. Bei Behörden zwingend die Leitweg-ID im entsprechenden Feld (BT-10) eintragen. Ohne diese ID wird die Rechnung vom Empfangssystem abgewiesen, kein Verhandlungsspielraum.

5. Prüfen und generieren

Kontrolliere alle Angaben. Dann generiere die XRechnung. Das Ergebnis ist eine XML-Datei, die du speichern und versenden kannst. SimplyBills validiert die Datei automatisch gegen den KoSIT-Schematron-Standard, bevor sie ausgegeben wird.

XRechnung Muster XML: wie sieht das aus?

Zur Veranschaulichung: So sieht ein minimales XRechnung-UBL-Dokument für einen Solo-Freelancer aus (gekürzt auf das Wesentliche):

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#
    urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RE-2026-0001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-05-27</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-06-10</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>04011000-1234512345-01</cbc:BuyerReference>
  <cac:AccountingSupplierParty> ... </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty> ... </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
  <cac:InvoiceLine> ... </cac:InvoiceLine>
</ubl:Invoice>

Du siehst: Das ist nicht trivial, aber auch kein Hexenwerk. Wichtig sind besonders zwei Stellen, der CustomizationID-Hinweis auf XRechnung 3.0 und die BuyerReference mit der Leitweg-ID. Wenn du regelmäßig fakturierst, lohnt sich ein Tool, das die XML automatisch baut. Mehr Hintergrund zur Spezifikation findest du in unserem Artikel zum EN 16931 Standard.

Validierung, der Pflichtschritt vor dem Versand

Bevor du eine XRechnung verschickst, solltest du sie validieren. Das ist kein optionaler Schritt. Behörden lehnen ungültige Rechnungen ab. Und auch im B2B-Bereich willst du keine fehlerhaften Dateien versenden.

Was prüft die Validierung?

• Sind alle Pflichtfelder vorhanden?
• Stimmen die Datentypen (z.B. Datum im richtigen Format YYYY-MM-DD)?
• Sind die Codelisten korrekt (z.B. gültige Steuercodes)?
• Stimmen die Summen (Positionsbeträge vs. Gesamtbetrag)?
• Ist die XML-Struktur wohlgeformt und schemakonform?
• Erfüllt das Dokument die XRechnung-spezifischen Geschäftsregeln (Schematron)?

Welche Validatoren gibt es?

KoSIT-Validator: Das offizielle Tool der KoSIT. Open Source, kann lokal oder als Service genutzt werden. Prüft XRechnung und EN 16931. Sehr zuverlässig und der Goldstandard für Behörden.

Online-Validatoren: Verschiedene Anbieter bieten kostenlose Online-Prüfungen an. Du lädst die XML-Datei hoch und bekommst sofort ein Ergebnis. Praktisch für schnelle Checks. Beispiele: der Validator der Bundesdruckerei oder Mustangproject.

Integrierte Validierung: Gute E-Rechnungstools validieren automatisch vor dem Versand. Fehler werden direkt angezeigt, bevor die Rechnung rausgeht. SimplyBills macht das im Hintergrund, wenn etwas nicht passt, siehst du es direkt im Editor mit Klartext-Hinweis.

Versandwege: PEPPOL, ZRE, OZG-RE und E-Mail

Die XRechnung ist erstellt und validiert. Jetzt muss sie zum Empfänger. Dafür gibt es mehrere Wege, je nach Empfänger ist ein anderer Kanal vorgeschrieben oder bevorzugt.

PEPPOL-Versand

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Wenn dein Empfänger im PEPPOL-Verzeichnis registriert ist, kannst du die XRechnung direkt über das Netzwerk zustellen. Das geht schnell, sicher und wird von immer mehr Behörden und Unternehmen unterstützt.

Du brauchst dafür einen PEPPOL Access Point. Das kann ein spezialisierter Dienstleister sein oder eine Software, die PEPPOL-Versand integriert hat. Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit Empfangsbestätigung, quasi das DHL für Rechnungen.

ZRE und OZG-RE: XRechnung an den Bund senden

Für Rechnungen an Bundesbehörden gibt es die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) unter xrechnung.bund.de. Du lädst die XRechnung-Datei im Portal hoch, und sie wird an die zuständige Behörde weitergeleitet.

Für Rechnungen an Landesbehörden und Kommunen gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Das Prinzip ist dasselbe: Hochladen und fertig. Manche Bundesländer (Bayern, Sachsen, Hessen) betreiben eigene Portale.

Für beide Portale brauchst du ein ELSTER-Zertifikat oder ein BundID-Konto zur Authentifizierung. Falls du das noch nicht hast, beantrage es rechtzeitig, die Ausstellung dauert ein paar Tage.

E-Mail

Im B2B-Bereich ist der Versand per E-Mail die einfachste Variante. Du hängst die XML-Datei als Anhang an eine E-Mail und verschickst sie. Kein Portal, kein Netzwerk nötig. Mehr zur B2B-E-Rechnungspflicht findest du im separaten Ratgeber.

Allerdings: Nicht alle Empfänger akzeptieren XRechnungen per E-Mail. Manche Behörden bestehen auf dem Eingang über ZRE oder PEPPOL. Kläre vorher, welcher Kanal gewünscht ist.

DE-Mail und besondere elektronische Postfächer

Theoretisch auch ein Zustellweg, in der Praxis aber selten genutzt. Die meisten Unternehmen und Behörden setzen auf PEPPOL, ZRE oder E-Mail.

Häufige Fehler: und wie du sie vermeidest

Aus der Erfahrung mit hunderten von XRechnungen: Das sind die Fehler, die am häufigsten auftreten.

Fehlende Leitweg-ID: Bei Rechnungen an Behörden der Klassiker. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen. Kein Verhandlungsspielraum.

Falsche Steuerkategorie: Besonders bei steuerfreien Leistungen oder Reverse-Charge-Fällen wird oft der falsche Code eingetragen. Kleinunternehmer nach §19 UStG brauchen Code E mit Begründung, nicht S. Das führt sonst zu Validierungsfehlern und Rückfragen.

Rundungsdifferenzen: Die Summe der Positionsbeträge muss exakt mit dem Gesamtbetrag übereinstimmen. Schon ein Cent Abweichung kann die Validierung scheitern lassen. Ursache sind meist Rundungen bei der Steuerberechnung.

Fehlende Bankverbindung: XRechnung verlangt die Angabe einer Bankverbindung bei Überweisungs-Zahlart (Code 58). In der Praxis vergessen das erstaunlich viele.

Ungültiges Datumsformat: XRechnung erwartet Datumsangaben im Format YYYY-MM-DD. Wer "27.05.2026" schreibt, bekommt einen Fehler.

Fehlende E-Mail des Verkäufers: In XRechnung 3.0 ist die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers Pflicht (BT-43). Auch das wird gerne übersehen.

Falsche XRechnung-Version: Die Empfangssysteme von Behörden akzeptieren nicht immer alle Versionen. Prüfe vorher, welche Version gefordert wird. Aktuell ist Version 3.0.x der Standard.

Fehlende Bestellreferenz: Technisch kein Validierungsfehler, aber in der Praxis ein Problem. Ohne Bestellnummer kann der Empfänger die Rechnung oft nicht zuordnen. Das verzögert die Bearbeitung und damit die Zahlung.

XRechnung kostenlos erstellen, geht das?

Ja. Es gibt mehrere kostenlose Wege:

• SimplyBills Free-Plan: 3 XRechnungen pro Monat kostenlos, mit voller KoSIT-Validierung. Ideal für Solo-Selbstständige mit wenigen Behördenkunden. Preise ansehen.
• ZRE Web-Formular: Auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes kannst du Rechnungen direkt im Webformular eingeben. Die Plattform generiert dann die XML. Aber: nur für Bundesbehörden, und das Formular ist sperrig.
• Open-Source-Tools: Mustangproject, KoSIT-Validator, Open-eInvoice. Erfordern technisches Wissen und Kommandozeilen-Komfort.

Für Freelancer und Handwerker, die nur gelegentlich an Behörden fakturieren, ist der SimplyBills Free-Plan der kürzeste Weg. Wer mehr braucht, Logo, Mahnungen, unbegrenzte Rechnungen, wechselt für 9 Euro pro Monat in den Pro-Plan. Alle Features im Detail unter Funktionen.

Tipps aus der Praxis

Ein paar Dinge, die den Alltag leichter machen:

1. Stammdaten pflegen: Je sauberer deine Kunden- und Unternehmensdaten sind, desto schneller geht die Rechnungserstellung. Leitweg-IDs, Adressen und Steuernummern einmal korrekt anlegen spart bei jeder Rechnung Zeit.
2. Vorlagen nutzen: Wenn du regelmäßig an dieselben Empfänger fakturierst, lege Vorlagen an. Wiederkehrende Positionen, Zahlungsbedingungen und Empfängerdaten sind dann vorausgefüllt.
3. Immer validieren: Auch wenn du dir sicher bist. Die Validierung dauert Sekunden und erspart dir peinliche Rückläufer.
4. Versandkanal vorher klären: Frag deinen Auftraggeber, ob er PEPPOL, ZRE oder E-Mail bevorzugt. Das spart Nachfragen und beschleunigt die Bezahlung.
5. XML archivieren: Die XML-Datei ist das rechtlich relevante Dokument. Speichere sie sorgfältig. Ein visueller Ausdruck ersetzt nicht das Original.
6. Alte PDFs nachrüsten: Hast du noch viele PDF-Rechnungen aus 2024? Die kannst du per KI-Scan in eine E-Rechnung umwandeln, praktisch für Buchhaltung und Archiv.

Sonderfälle

Ein paar Situationen, die in der Praxis regelmäßig Fragen aufwerfen:

Gutschriften: Auch Gutschriften müssen als XRechnung erstellt werden, wenn sie im B2B-Kontext ausgestellt werden. Der Rechnungstyp-Code ist dann 381 statt 380. Ansonsten gelten dieselben Pflichtfelder.

Teilrechnungen und Schlussrechnungen: Im Baugewerbe und bei Projekten sind Teilrechnungen üblich. Jede Teilrechnung ist eine eigenständige XRechnung mit eigener Rechnungsnummer. In der Schlussrechnung verweist du auf die vorherigen Teilrechnungen über das Feld BT-25 (vorangehende Rechnungsreferenz).

Rechnungskorrekturen: Wenn du eine bereits versendete XRechnung korrigieren musst, erstellst du eine Stornorechnung und eine neue Rechnung. Die Stornorechnung verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Eine nachträgliche Änderung der Original-XML-Datei ist nicht zulässig.

Kleinunternehmer: Du fakturierst nach §19 UStG ohne Umsatzsteuer? Dann setzt du in der XRechnung den Steuercode E (steuerbefreit) mit Begründungstext "Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß §19 UStG". Mehr dazu in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Und bei B2B?

Bisher war XRechnung vor allem im öffentlichen Bereich relevant. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 ändert sich das. Auch Rechnungen zwischen Unternehmen müssen künftig in einem EN-16931-konformen Format ausgestellt werden.

Für B2B hast du die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen. XRechnung ist schlanker, ZUGFeRD bietet zusätzlich eine PDF-Ansicht. Was besser passt, hängt von deinen Kunden ab. Manche bevorzugen das PDF für ihre Ablage, andere wollen reine Daten für die automatische Verarbeitung.

In SimplyBills kannst du pro Kunde festlegen, welches Format verwendet wird. So bedienst du beide Welten ohne Mehraufwand, bis zu 3 Rechnungen pro Monat sogar im Free-Plan.

FAQ: Häufige Fragen zur XRechnung

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931 mit deutscher CIUS-Spezifikation. Sie enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form und ist Pflichtformat für Rechnungen an deutsche Behörden.

Wer muss XRechnung verwenden?

Alle, die an deutsche Bundesbehörden, oberste Landesbehörden oder die meisten kommunalen Empfänger fakturieren. Seit 2025 muss zudem jeder Unternehmer (auch Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige) E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können, XRechnung ist dafür eines von zwei zulässigen Formaten.

Wie sende ich eine XRechnung an eine Behörde?

Drei Wege: über das ZRE-Portal (Bund), über OZG-RE (Länder und Kommunen) oder direkt via PEPPOL-Netzwerk. Manche Behörden akzeptieren XRechnung auch per E-Mail-Anhang, vorher beim Auftraggeber nachfragen. Die Leitweg-ID des Empfängers muss zwingend in der XML enthalten sein.

XRechnung kostenlos erstellen, geht das?

Ja. SimplyBills bietet im Free-Plan 3 XRechnungen pro Monat kostenlos inkl. KoSIT-Validierung. Alternativ kann man auf der ZRE-Plattform des Bundes direkt im Webformular eine XRechnung eingeben und versenden. Wer technisch versiert ist, kann auch Open-Source-Tools wie Mustangproject nutzen.

Welche Validierung braucht eine XRechnung?

Zwei Stufen: Schema-Validierung (ist die XML wohlgeformt und entspricht sie dem UBL- oder CII-Schema?) und Schematron-Validierung (erfüllt sie die XRechnung- und EN-16931-Geschäftsregeln?). Der offizielle KoSIT-Validator prüft beides. Gute Rechnungstools machen das automatisch vor dem Versand.

PEPPOL-Versand: wie funktioniert das?

Du brauchst einen PEPPOL Access Point, entweder als Dienstleister oder über ein Tool, das PEPPOL integriert hat. Der Empfänger muss im PEPPOL-Verzeichnis mit einer Teilnehmer-ID registriert sein. Dann wird die XRechnung verschlüsselt durch das Netzwerk zugestellt, inkl. Empfangsbestätigung.

Kann ich XRechnung-XML manuell schreiben?

Technisch ja, praktisch nein. Die XML-Struktur ist komplex, es gibt rund 150 Geschäftsregeln, und die Validierung ist streng. Schon ein falscher Steuercode oder eine Rundungsdifferenz von einem Cent führt zur Ablehnung. Für regelmäßigen Versand lohnt sich immer ein Tool wie SimplyBills, das die XML automatisch baut und validiert.

Zusammenfassung

Eine XRechnung zu erstellen ist kein Hexenwerk. Du brauchst die richtigen Daten (Leitweg-ID, Steuernummer, Bankverbindung), ein geeignetes Tool und ein paar Minuten Zeit. Die häufigsten Fehler lassen sich durch Validierung vor dem Versand vermeiden.

Der Ablauf: Daten eingeben, Positionen anlegen, Format wählen, validieren, versenden. Mit einem guten Tool dauert das tatsächlich nicht länger als fünf Minuten pro Rechnung. Und mit jeder weiteren Rechnung geht es schneller, weil Stammdaten und Vorlagen die Arbeit abnehmen.

Wenn du noch heute deine erste XRechnung versenden willst: Im SimplyBills-Editor startest du ohne Installation, ohne Kreditkarte. Bis zu 3 XRechnungen pro Monat sind dauerhaft kostenlos.