Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen
Wer digitale Rechnungen erstellt und archiviert, braucht eine Verfahrensdokumentation. Sie zeigt dem Finanzamt, wie deine Belege entstehen, geprüft und aufbewahrt werden – und ist nach GoBD Rz. 151–155 für jedes Unternehmen Pflicht. Auch für dich als Soloselbstständigen.
SimplyBills erstellt deine Verfahrensdokumentation automatisch und hält sie aktuell. Du kannst sie jederzeit als PDF herunterladen und deinem Steuerberater oder Betriebsprüfer vorlegen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Unternehmen digitale Belege – also Rechnungen, Quittungen und sonstige steuerrelevante Dokumente – erfasst, verarbeitet, archiviert und schließlich löscht. Sie ist kein Buchhaltungsbeleg, sondern eine Art Bedienungsanleitung deines Buchhaltungs- und Archivierungsverfahrens.
Geregelt ist sie in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), konkret in den Randziffern 151 bis 155. Das Bundesfinanzministerium verlangt dort, dass jeder digital arbeitende Betrieb sein Verfahren so dokumentiert, dass ein sachverständiger Dritter es in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Ohne diese Dokumentation kann das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung die formelle Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung anzweifeln. Das ist kein theoretisches Risiko, sondern in der Praxis ein häufiger Streitpunkt.
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Kurz: jeder, der digitale Belege verarbeitet. Die GoBD machen keinen Unterschied zwischen großen Konzernen und Solo-Selbstständigen. Sobald du auch nur eine PDF-Rechnung per E-Mail empfängst oder eine E-Rechnung erstellst, bist du betroffen.
- Freiberufler: Berater, Designer, Entwickler, Texter, Coaches – alle, die regelmäßig digital abrechnen
- Handwerker: Elektriker, Maler, Tischler, Klempner – sobald digitale Eingangs- oder Ausgangsrechnungen im Spiel sind
- Kleinunternehmer nach §19 UStG: auch ohne Umsatzsteuerausweis gilt die GoBD-Pflicht
- Online-Händler: wegen der Vielzahl an Plattformabrechnungen besonders prüfungsrelevant
Auch wer nur Word, Excel oder ein einfaches PDF-Tool nutzt, ist nicht ausgenommen. Im Gegenteil: Gerade Eigenbau-Lösungen sind dokumentationspflichtig, weil sie für Außenstehende schwer zu durchschauen sind.
Was muss drin stehen?
Die GoBD verlangen vier zentrale Bestandteile. Jeder davon beantwortet eine andere Frage rund um dein Verfahren.
1. Allgemeine Beschreibung
Eine kurze Übersicht, was dein System eigentlich macht. Welche Belege werden verarbeitet, auf welcher Rechtsgrundlage (GoBD, AO §147, DSGVO) und in welchem Umfang. Hier definierst du den Rahmen.
2. Anwenderdokumentation
Wie wird das System im Alltag bedient? Wie kommt eine Rechnung ins Archiv, wie suchst du Dokumente, wie prüfst du die Integrität? Diese Sektion beschreibt deinen typischen Arbeitsablauf so, dass ein neuer Mitarbeiter ihn sofort nachmachen könnte.
3. Technische Systemdokumentation
Welche Technologien stehen unter der Haube? Datenbank, Verschlüsselung, Hashing, Berechtigungskonzept, Speicherort. Hier zeigst du dem Prüfer, dass die technischen Maßnahmen den GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit genügen.
4. Betriebsdokumentation
Wie wird der laufende Betrieb sichergestellt? Backups, Disaster-Recovery, Zugriffsverwaltung, Aufbewahrungsfristen und geplante Löschungen. Auch der Umgang mit Störungen gehört in diesen Block.
Wie SimplyBills dir die Arbeit abnimmt
Statt eine Verfahrensdokumentation manuell zu schreiben oder Vorlagen aus dem Internet zusammenzukopieren, generiert SimplyBills sie automatisch aus dem tatsächlich eingesetzten System. Du musst nichts pflegen, nichts versionieren und nichts zusammensuchen – die Dokumentation passt immer zu deinem aktuellen Setup.
- Vollständige Dokumentation nach GoBD Rz. 151–155, alle vier Bestandteile abgedeckt
- GoBD-Compliance-Matrix mit Zuordnung jeder gesetzlichen Anforderung zur konkreten technischen Maßnahme
- Automatische Anpassung, sobald sich am Verfahren oder an den gesetzlichen Vorgaben etwas ändert
- Direkter Download als PDF – fertig für Steuerberater oder Betriebsprüfer
Du brauchst dafür nur ein SimplyBills-Konto. Die Verfahrensdokumentation findest du anschließend im Archiv-Bereich deiner App.
Häufige Fragen
Brauche ich als Kleinunternehmer wirklich eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Die GoBD-Pflicht zur Verfahrensdokumentation gilt nach Rz. 151–155 unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG, Freiberufler und Soloselbstständige müssen dokumentieren, wie sie ihre digitalen Belege erfassen, verarbeiten und archivieren. Im Rahmen einer Betriebsprüfung wird sie aktiv eingefordert.
Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?
Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, kann das Finanzamt die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln. Im Ernstfall droht eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder ein Sicherheitszuschlag. Bei reinen Formfehlern bleibt es meist bei einer Beanstandung – aber das Risiko liegt bei dir.
Was muss in einer Verfahrensdokumentation stehen?
Laut GoBD Rz. 151–155 sind das im Kern: eine allgemeine Beschreibung des Systems, die Anwenderdokumentation, die technische Systemdokumentation sowie die Betriebsdokumentation. Außerdem die Aufbewahrungs- und Löschregeln. Wichtig: Die Dokumentation muss zum tatsächlichen Verfahren passen und bei Änderungen aktualisiert werden.
Kann ich die Verfahrensdokumentation selbst schreiben?
Grundsätzlich ja. In der Praxis ist das aber zeitintensiv und fehleranfällig, weil du jedes Detail deines digitalen Workflows beschreiben musst. Tools wie SimplyBills generieren die Dokumentation automatisch aus dem konkret eingesetzten System und halten sie aktuell.
Wie oft muss die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich am Verfahren etwas Wesentliches ändert: neue Software, neue Archivierungslogik, neue gesetzliche Vorgaben. SimplyBills versioniert die Dokumentation automatisch, sodass du den jeweils aktuellen Stand vorlegen kannst.
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