Rechnungen GoBD-konform archivieren – was Solo-Selbstständige 2026 wissen müssen

Kurz gesagt: Du musst alle Rechnungen 10 Jahre lang so aufbewahren, dass sie unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar sind (§ 147 AO, § 14b UStG). SimplyBills macht das automatisch im GoBD-Archiv: jede abgesendete Rechnung wird in der Originalform gespeichert, mit Zeitstempel und SHA-256-Prüfsumme. Ab dem Pro-Plan ist die Hash-Versiegelung enthalten, im Max-Plan kommt eine fertige Verfahrensdokumentations-Vorlage dazu.

GoBD ist einer dieser Begriffe, bei dem Solo-Selbstständige normalerweise die Augen verdrehen. Die Regeln klingen nach Konzern-Compliance, sind aber seit dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 für jeden verbindlich, der steuerrelevante Daten erzeugt. Also auch für dich als Freelancer, Handwerker oder Kleinunternehmer. Dieser Ratgeber erklärt in deutlicher Sprache, was die GoBD wirklich von dir verlangt, welche Aufbewahrungsfristen gelten, wie ein revisionssicheres Archiv aussieht und wo SimplyBills dir die Arbeit abnimmt.

Was heißt GoBD eigentlich?

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 28.11.2019, das die Vorgängerversion von 2014 abgelöst hat. Es regelt, wie steuerrelevante digitale Belege aufbewahrt werden müssen – inklusive elektronischer Rechnungen, E-Mails mit Auftragsbestätigungen, gescannter Belege und sogar Kassendaten.

Rechtsgrundlage sind im Wesentlichen § 145 bis § 147 der Abgabenordnung (AO) sowie § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Das BMF-Schreiben konkretisiert, wie diese Paragraphen in der Praxis umgesetzt werden. Die fünf Kerngrundsätze in Klartext:

Die fünf Pflicht-Eigenschaften der GoBD

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Jede Änderung an einem Beleg muss dokumentiert sein. Wer eine Rechnung nachträglich verändert, ohne die Ursprungsform zu bewahren, fliegt im Zweifel auf. Der Prüfer muss den Weg vom Beleg bis zur Steuererklärung in beide Richtungen verfolgen können.
2. Vollständigkeit. Du darfst nichts auslassen. Auch die eine Rechnung an den Kumpel gehört ins Archiv. Gleiches gilt für stornierte Rechnungen und Gutschriften.
3. Richtigkeit. Die archivierten Dokumente entsprechen exakt dem, was du tatsächlich verschickt hast. Der Hash der Datei darf sich nicht ändern.
4. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung. Belege werden zeitnah abgelegt – die GoBD sprechen von 8 bis maximal 10 Tagen nach Geschäftsvorfall. Eine sinnvolle Ordnungsstruktur (zum Beispiel chronologisch nach Rechnungsnummer) ist Pflicht.
5. Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit. Eine archivierte Rechnung ist schreibgeschützt. Keine nachträglichen Anpassungen, keine Umbenennungen, kein Löschen. Gleichzeitig muss sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar bleiben – auch wenn du das Tool wechselst.

Wer sich daran hält, hat bei einer Betriebsprüfung keine Angst vor dem Archiv-Teil. Wer es nicht tut, riskiert die Aberkennung seiner Buchführung. Das Finanzamt schätzt dann den Gewinn nach § 162 AO, und diese Schätzung fällt fast nie zu deinen Gunsten aus.

Wer ist GoBD-pflichtig?

Kurze Antwort: praktisch jeder Selbstständige. Die GoBD gelten für alle Steuerpflichtigen, die nach Handels- oder Steuerrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen erstellen müssen. Das umfasst Kaufleute mit doppelter Buchführung genauso wie EÜR-Freiberufler und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Selbst wenn du als Solo-Freelancer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machst, gelten die GoBD für jede einzelne Ausgangsrechnung, jede Eingangsrechnung und jede E-Mail mit steuerrelevantem Inhalt.

Wenn du noch unsicher bist, wie du als Freiberufler überhaupt Rechnungen schreibst, findest du hier den Einstieg: Rechnung schreiben als Freiberufler – die komplette Anleitung. Für die rechtssichere Form jeder Rechnung lohnt ein Blick in die Pflichtangaben-Checkliste.

Wie lange musst du aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen liegt nach § 147 Abs. 3 AO bei 10 Jahren. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispiel: eine Rechnung vom 15. März 2026 ist bis zum 31. Dezember 2036 aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

• 10 Jahre: Rechnungen (Ausgang und Eingang), Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, EÜR-Aufzeichnungen.
• 6 Jahre: Geschäftsbriefe, E-Mails mit geschäftlichem Kontext, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine ohne Belegcharakter.
• Sonderfall E-Mail: Enthält die Mail einen Beleg im Anhang oder dient sie selbst als Rechnung, gilt die 10-Jahres-Frist. Reine Geschäftskorrespondenz ist 6 Jahre.

Es gibt seit Jahren Gesprächsbedarf darüber, die Frist auf 8 Jahre zu verkürzen. Bis sich rechtlich etwas ändert, planst du besser mit 10 Jahren. Achtung bei laufenden Betriebsprüfungen: die Aufbewahrungsfrist verlängert sich automatisch, solange die Prüfung läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Warum ein Ordner im Dateisystem nicht reicht

Klassischer Fehler: Du legst einen Ordner "Rechnungen 2026" auf dem Desktop an und speicherst dort jede PDF. Das fühlt sich sauber an, verletzt aber gleich vier GoBD-Regeln gleichzeitig:

• Unveränderbarkeit. Jede Datei auf deiner Festplatte kann jederzeit überschrieben werden. Für GoBD reicht das nicht, weil es keinen technischen Schutz gibt. Selbst Schreibschutz-Häkchen im Betriebssystem zählen nicht als unveränderbar – die kann jeder mit zwei Klicks entfernen.
• Nachvollziehbarkeit. Wenn du eine Rechnung korrigierst, merkst du es meistens nicht mehr nach zwei Jahren. Ein Archiv muss den alten Stand trotzdem verwahren.
• Datenzugriff. Der Prüfer hat das Recht, maschinell auf die Daten zuzugreifen (Z1/Z2/Z3-Zugriff, § 147 Abs. 6 AO). Eine reine PDF-Sammlung lässt sich nicht filtern, sortieren, durchsuchen.
• Verfahrensdokumentation. Selbst ein technisch sauberes Archiv genügt nicht – du brauchst eine schriftliche Beschreibung, wie dein Archiv funktioniert (dazu gleich mehr).

Genauso problematisch: Rechnungen im E-Mail-Postfach lassen. "Gobd e-mail aufbewahren" ist eines der häufigsten Suchanfragen, weil viele glauben, die Mail im Posteingang erfüllt schon den Zweck. Tut sie nicht. Mails können verschoben, gelöscht oder beim Provider-Wechsel verloren gehen. Du brauchst ein dediziertes Archiv außerhalb deines E-Mail-Programms.

Pflicht-Eigenschaften eines elektronischen Archivs

Was zählt als "GoBD-konformes" Archiv? Das BMF beschreibt es als revisionssicheres System, das die folgenden technischen Kriterien erfüllt:

Unveränderbares Format

PDF/A-3 ist das De-facto-Format für GoBD-Archive. Es bettet Schriftarten, Farbprofile und (bei ZUGFeRD) die strukturierte XML-Rechnung direkt in die Datei ein. Eine reine PDF reicht nicht zwingend, weil sie nicht garantiert langzeit-lesbar ist. Mehr zu den Formaten: ZUGFeRD-Rechnung erstellen und XRechnung erstellen.

Hash- oder Zeitstempel-Versiegelung

Ein SHA-256-Hash macht aus deiner Rechnung einen digitalen Fingerabdruck. Verändert sich auch nur ein Byte, ändert sich der Hash. Speicherst du den Hash zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel, kannst du jederzeit beweisen, dass die Rechnung seit Tag X unverändert ist. SimplyBills macht das ab dem Pro-Plan automatisch.

Zugriffskonzept und Berechtigungen

Nur befugte Personen dürfen auf das Archiv. Bei Solo-Selbstständigen bist du das normalerweise selbst plus optional dein Steuerberater. Wichtig: ein Mitarbeiter, der nur Rechnungen schreibt, sollte das Archiv nicht löschen können.

Backup und Verfügbarkeit über 10 Jahre

Das Archiv muss die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Cloud-Lösungen mit redundanter Speicherung in der EU erfüllen das problemlos. Eine externe Festplatte im Schrank tut es theoretisch auch – aber wer ersetzt sie nach 8 Jahren rechtzeitig, bevor die Mechanik streikt?

Cloud-Archiv: erlaubt, aber mit Bedingungen

"Gobd cloud archiv" ist ein häufiger Suchbegriff, weil viele Solo-Selbstständige zu Recht fragen, ob die Cloud überhaupt zulässig ist. Die Antwort: ja, ausdrücklich – das BMF erlaubt seit 2019 ohne Einschränkung Cloud-Speicherung im EU-Ausland, sofern der Datenzugriff für den Prüfer jederzeit möglich ist.

Speicherung außerhalb der EU braucht eine Bewilligung nach § 146 Abs. 2a/2b AO. Praktisch heißt das: solange dein Tool die Daten in Deutschland, Frankreich oder einem anderen EU-Land hostet, bist du auf der sicheren Seite. SimplyBills speichert alle Daten in Frankfurt (Supabase EU-Region).

Verfahrensdokumentation: das oft vergessene Pflicht-Dokument

Selbst das beste technische Archiv reicht nicht ohne Verfahrensdokumentation. Das ist eine schriftliche Beschreibung, wie deine Buchhaltung funktioniert – vom Eingang einer Rechnung bis zur Archivierung. Solo-Selbstständige denken oft, das gelte nur für große Firmen. Stimmt nicht: die Verfahrensdokumentation ist seit den GoBD 2015 für alle Pflicht.

Was muss in eine Verfahrensdokumentation?

• Allgemeine Beschreibung: Wer du bist, welche Geschäftsvorfälle anfallen, welche Software du nutzt.
• Anwenderdokumentation: Wer macht was (bei Solo: du). Welche Rollen und Berechtigungen gibt es?
• Technische Systemdokumentation: Welche Tools sind im Einsatz? SimplyBills, Banking-App, Steuerberater-DATEV-Schnittstelle, etc.
• Betriebsdokumentation: Backup-Strategie, Notfallplan, Berechtigungsvergabe, Aufbewahrungsorte.

"Verfahrensdokumentation muster" ist eine der häufigsten Suchen, weil das Dokument am Anfang einschüchternd wirkt. Im Max-Plan von SimplyBills bekommst du eine fertige Vorlage, die du nur an deine konkreten Daten anpassen musst – meistens 30 Minuten Arbeit statt einem halben Tag. Wer den Aufbau lieber selbst macht: orientier dich an der Mustervorlage der Bundessteuerberaterkammer.

Originär-elektronisch vs. eingescannt

Die GoBD unterscheiden zwischen Belegen, die elektronisch entstanden sind ("originär-elektronisch"), und Belegen, die du eingescannt hast. Die Regeln sind unterschiedlich:

Originär-elektronische Rechnungen

Eine ZUGFeRD- oder XRechnung, eine PDF aus deinem Tool, eine E-Mail-Rechnung: das alles ist originär-elektronisch und muss in dieser Form archiviert werden. Ausdrucken und in den Ordner heften ist explizit nicht erlaubt – der Ausdruck ist keine Rechnung mehr im Sinne der GoBD. Mehr zur Pflicht-Form: E-Rechnungspflicht 2025-2027 und für Kleinunternehmer speziell E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Eingescannte Papierbelege

Wenn dir jemand eine Papierrechnung gibt, scannst du sie ein. Das Original solltest du aufbewahren, solange du keine Verfahrensdokumentation nach TR RESISCAN führst (ersetzendes Scannen, BSI-Standard). Mit dokumentiertem ersetzenden Scannen darfst du das Papier nach dem Scan vernichten. Ohne Doku: Papier behalten.

Wie SimplyBills das Archiv löst

Das GoBD-Archiv in SimplyBills (im Pro- und Max-Plan enthalten) läuft im Hintergrund. Sobald du eine Rechnung als "Versendet" markierst, passiert automatisch Folgendes:

1. Die Rechnung wird als PDF/A-3 gespeichert (Langzeitformat mit eingebetteten Schriftarten und Metadaten).
2. Das XRechnung-XML oder das ZUGFeRD-XML wird zusätzlich archiviert.
3. Ein SHA-256-Hash der Datei wird in der Datenbank abgelegt, inklusive Zeitstempel.
4. Das Original wird als unveränderbar markiert. Du kannst sie ansehen und herunterladen, aber nicht mehr bearbeiten.
5. Wenn du sie stornieren musst, erzeugt SimplyBills automatisch eine Stornorechnung und verknüpft beide miteinander. Die Originalrechnung bleibt im Archiv. Details: Stornorechnung erstellen.

Das Ergebnis: Bei einer Betriebsprüfung kannst du einen Jahresexport ziehen, der alle Rechnungen mit Metadaten, Prüfsummen und Rohdaten enthält. Direkt für den DATEV-Import deines Steuerberaters gibt es zusätzlich den passenden Export: DATEV-Export für den Steuerberater. Für die EÜR und die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Kleinunternehmer-Kontext ergänzt der ELSTER-Export das Bild.

Z1, Z2, Z3 – die drei Stufen des Datenzugriffs

Diese Abkürzungen aus § 147 Abs. 6 AO stehen für drei Arten des Datenzugriffs, die der Prüfer verlangen darf:

• Z1 (unmittelbar). Du öffnest dein System und der Prüfer schaut zu oder navigiert selbst. SimplyBills kannst du im Lesemodus freigeben.
• Z2 (mittelbar). Du führst Auswertungen auf Wunsch des Prüfers aus, er wertet dann die Ergebnisse aus.
• Z3 (Datenträger). Du gibst die Daten als Datei heraus (IDEA-Format oder CSV), der Prüfer wertet sie offline in seiner eigenen Prüfsoftware (meistens IDEA von Audicon) aus.

SimplyBills unterstützt alle drei. Z3 ist am häufigsten und funktioniert über den Archiv-Export: du ziehst dir eine ZIP-Datei mit allen Rechnungen und einer CSV-Übersicht, gibst sie auf einen USB-Stick oder lädst sie hoch und reichst sie beim Prüfer ein.

GoBD-konform archivieren in 4 Schritten

Wenn du heute startest, kommst du in einer Stunde zum sauberen Setup. So sieht der Weg aus:

Schritt 1: Tool mit GoBD-Archiv wählen

Such dir eine Software, die explizit ein GoBD-Archiv mit Hash-Versiegelung bietet. SimplyBills hat das ab dem Pro-Plan (9 €/Monat, 7 €/Monat im Jahres-Abo).

Schritt 2: Bestehende Rechnungen importieren

Falls du aus lexoffice, sevdesk oder einem anderen Tool kommst, exportier dort alle bisherigen Rechnungen als ZIP. SimplyBills hat halbautomatische Importer für die gängigen Anbieter. Wer noch nie ordentlich angefangen hat: alte PDFs einscannen oder per Rechnungs-Editor nachtragen.

Schritt 3: Verfahrensdokumentation ausfüllen

Im Max-Plan findest du die Vorlage unter "Einstellungen → Verfahrensdokumentation". Felder ausfüllen (Firmenname, Steuernummer, eingesetzte Tools, Backup-Strategie), als PDF exportieren, ins Archiv legen. Fertig.

Schritt 4: Zugriff für Steuerberater freischalten

Optional, aber clever: gib deinem Steuerberater einen Lesezugriff aufs Archiv und auf den DATEV-Export. So sieht er die Belege im Original und du brauchst keine E-Mails mehr hin- und herzuschicken.

Häufige Fehler von Solo-Selbstständigen

• PDF überschreiben. Du erstellst eine Rechnung, schickst sie raus, merkst einen Tippfehler, änderst die PDF und speicherst drüber. GoBD-Verstoß. Richtig: Storno und Neuausstellung.
• Rechnung im E-Mail-Postfach lassen. Outlook und Gmail sind kein Archiv. Sobald du den Provider wechselst, der Mail-Server abraucht oder du ein Postfach aufräumst, sind die Belege weg.
• Rechnungsnummern haben Lücken. Wer aus einer Reihe mittendrin eine Rechnung löscht, verstößt gegen die Vollständigkeit. Stornorechnungen sind die einzige korrekte Lösung.
• Keine Verfahrensdokumentation. Das Archiv ist technisch perfekt, aber ohne schriftliche Beschreibung kann der Prüfer es trotzdem ablehnen.
• Nur die PDF, nicht das XML archivieren. Bei ZUGFeRD/XRechnung ist die strukturierte XML-Datei rechtlich der maßgebliche Teil. Verlust = GoBD-Verstoß.
• Backups vergessen. "Die Cloud hat ja Backup" – stimmt, aber ein eigenes Jahres-Backup auf einer externen Platte ist Pflicht für ruhigen Schlaf.

GoBD für Kleinunternehmer: bist du wirklich betroffen?

Ja, auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die GoBD gelten für alle, die in irgendeiner Form buchführungspflichtige oder aufzeichnungspflichtige Unterlagen erstellen. Das fängt bei der ersten Rechnung an. "Gobd kleinunternehmer" ist eine der häufigsten Suchen rund um das Thema – die gute Nachricht: die Pflichten sind die gleichen, aber der Prüfer ist bei Solo-Selbstständigen meistens pragmatisch, solange das System insgesamt nachvollziehbar ist.

Mit einem ordentlichen Archiv bist du aus dem gröbsten Ärger raus. Wir haben Kunden, die nach einer Betriebsprüfung erzählt haben, dass der Prüfer die SimplyBills-Exportdatei aufgemacht, kurz durchgescrollt und dann ins nächste Thema übergegangen ist. Genau so soll es sein.

Sanktionen bei Verstößen

Was passiert, wenn der Prüfer die Buchführung verwirft? Drei Stufen:

• Stufe 1 – Verwarnung. Bei kleineren formellen Mängeln und Erstprüfung. Du bekommst Auflagen für die Zukunft.
• Stufe 2 – Schätzung nach § 162 AO. Wenn die Buchführung nicht den GoBD entspricht, schätzt das Finanzamt den Gewinn. In der Praxis bedeutet das Steuernachzahlungen plus Zinsen.
• Stufe 3 – Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Bei vorsätzlicher Manipulation drohen Geldstrafen und im Wiederholungsfall Freiheitsstrafe.

Für Solo-Selbstständige relevant ist fast immer Stufe 1 oder 2. Beides vermeidest du mit einem sauberen Archiv-Tool.

FAQ – häufige Fragen zur GoBD-Archivierung

Was ist GoBD?

Die GoBD sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – ein BMF-Schreiben vom 28.11.2019, das festlegt, wie steuerrelevante digitale Belege archiviert werden müssen. Es konkretisiert §§ 145-147 AO und § 14b UStG.

Wer ist GoBD-pflichtig?

Alle Selbstständigen, Freiberufler und Unternehmer, die steuerrelevante Aufzeichnungen führen. Das schließt EÜR-Freiberufler und Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausdrücklich ein – auch ohne doppelte Buchführung gelten die GoBD ab der ersten Rechnung.

Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht?

10 Jahre für Rechnungen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse (§ 147 Abs. 3 AO). 6 Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige geschäftliche E-Mails. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Reicht eine PDF auf der Festplatte?

Nein. Eine PDF im Dateisystem ist nicht unveränderbar im GoBD-Sinn, weil sie jederzeit überschrieben werden kann. Du brauchst ein dediziertes Archivsystem mit Hash-Versiegelung oder Zeitstempel und einem nachvollziehbaren Schreibschutz.

Ist ein Cloud-Archiv erlaubt?

Ja, das BMF erlaubt seit 2019 ausdrücklich die Speicherung in einer EU-Cloud. Wichtig: Hosting muss in der EU stattfinden, der Datenzugriff für den Prüfer muss jederzeit möglich sein. SimplyBills hostet in Frankfurt.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine schriftliche Beschreibung deiner Buchhaltungs- und Archivprozesse – inkl. eingesetzter Software, Backup-Strategie, Zugriffsberechtigungen. Sie ist seit den GoBD 2015 für alle Steuerpflichtigen Pflicht. Im Max-Plan von SimplyBills bekommst du eine fertige Vorlage.

Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?

Ja, vollständig. Die Befreiung von der Umsatzsteuer nach § 19 UStG hat keinen Einfluss auf die GoBD-Pflicht. Sobald du eine Rechnung ausstellst oder eine Eingangsrechnung erhältst, gelten die Aufbewahrungs- und Unveränderbarkeitsregeln.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen?

Bei kleineren Mängeln eine Verwarnung. Bei schwereren Verstößen kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und den Gewinn nach § 162 AO schätzen – das endet meist in Steuernachzahlungen plus Zinsen. Vorsätzliche Manipulationen können als Steuerhinterziehung nach § 370 AO verfolgt werden.

Was du jetzt machen solltest

Drei konkrete Schritte für die nächsten 30 Minuten:

1. Pro- oder Max-Plan aktivieren (Preise vergleichen) und das GoBD-Archiv einschalten.
2. Bestehende Rechnungen über den Import oder den Rechnungs-Editor ins Archiv ziehen.
3. Verfahrensdokumentations-Vorlage (Max-Plan) ausfüllen, als PDF exportieren, ins Archiv legen – fertig.

Wenn du noch fragst, ob Pro oder Max für dich passt: das GoBD-Archiv mit Hash-Versiegelung steckt ab Pro drin, die Verfahrensdokumentations-Vorlage und das voll-revisionssichere Archiv inkl. DATEV-Export im Max-Plan. Mehr Funktionen im Detail: SimplyBills-Funktionen.

Archiv öffnen →