Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste 2026

Eine Rechnung ist schnell geschrieben. Aber ist sie auch vollständig? In Deutschland schreibt §14 UStG genau vor, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Fehlt auch nur eine, kann das den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden. Und das führt zu Ärger, Nachfragen und Korrekturen, die niemand braucht.

In diesem Artikel findest du alle Pflichtangaben im Detail, eine kompakte Checkliste zum Abhaken und die wichtigsten Sonderfälle für 2026.

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz definiert in §14 Abs. 4 zehn Angaben, die auf jeder Rechnung enthalten sein müssen. Hier sind sie einzeln erklärt.

1. Name und Anschrift des Leistenden

Dein vollständiger Name (bei Einzelunternehmen) oder die Firma (bei Kapitalgesellschaften) plus deine Anschrift. Ein Postfach reicht aus, solange es dem Finanzamt bekannt ist. Seit einem BFH-Urteil von 2018 muss es nicht zwingend der Ort der wirtschaftlichen Tätigkeit sein.

2. Name und Anschrift des Empfängers

Der vollständige Name und die Anschrift deines Kunden. Bei Rechnungen an Unternehmen ist das die Firmenbezeichnung laut Handelsregister. Tippfehler im Namen sind kein Beinbruch, solange die Zuordnung eindeutig bleibt. Aber: Komplett falsche Angaben machen die Rechnung ungültig.

3. Steuernummer oder USt-IdNr.

Du musst entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Beides gleichzeitig ist erlaubt, aber nicht nötig. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. Pflicht, und zwar von beiden Seiten.

4. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Klingt trivial, wird aber gelegentlich vergessen. Besonders bei automatisch generierten Rechnungen, wo das Datum manchmal im Template fehlt. Ohne Datum ist die Rechnung formell unwirksam.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer. Sie muss fortlaufend sein, aber nicht lückenlos. Du kannst Präfixe verwenden (z.B. 2026-001) oder nach Kundengruppen trennen. Wichtig ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird. Das Finanzamt will nachvollziehen können, dass keine Rechnung fehlt oder doppelt existiert.

6. Leistungsbeschreibung

Was hast du geliefert oder welche Dienstleistung hast du erbracht? Die Beschreibung muss so konkret sein, dass ein Dritter die Leistung nachvollziehen kann. "Beratung" reicht nicht. "Beratung zur Einführung eines CRM-Systems, 8 Stunden" schon. Je klarer die Beschreibung, desto weniger Rückfragen.

7. Leistungszeitpunkt oder -zeitraum

Wann wurde die Leistung erbracht? Das kann ein konkretes Datum sein ("Lieferung am 15.03.2026") oder ein Zeitraum ("Beratungsleistungen im März 2026"). Fehlt diese Angabe, darf das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Selbst wenn Rechnungsdatum und Leistungsdatum identisch sind, muss der Leistungszeitpunkt explizit genannt werden. Ein Hinweis wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt.

8. Entgelt (Nettobetrag)

Der Betrag ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. Wenn du Positionen mit 19 % und 7 % auf einer Rechnung hast, musst du die Nettobeträge getrennt ausweisen. Das gilt auch für steuerfreie Leistungen.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Der angewandte Steuersatz (19 % oder 7 %) und der sich daraus ergebende Steuerbetrag in Euro. Bei steuerfreien Leistungen entfällt der Steuerbetrag, aber du musst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aufnehmen (z.B. "Steuerfrei nach §4 Nr. 21 UStG").

10. Vorab vereinbarte Entgeltminderungen

Hast du Skonto, Rabatte oder Boni vereinbart? Dann müssen diese auf der Rechnung stehen. Beispiel: "Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen gewähren wir 2 % Skonto." Ohne diesen Hinweis fehlt eine Pflichtangabe.

Die Checkliste zum Abhaken

Hier alle zehn Pflichtangaben kompakt in einer Liste. Geh sie vor dem Versand jeder Rechnung durch:

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers (vollständig, postalisch korrekt)
2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Firmenbezeichnung oder vollständiger Name)
3. Steuernummer oder USt-IdNr. (mindestens eine von beiden)
4. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum der Rechnung)
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, einmalig vergeben)
6. Leistungsbeschreibung (Art und Umfang der Leistung, nachvollziehbar)
7. Leistungszeitpunkt oder -zeitraum (auch wenn identisch mit Rechnungsdatum)
8. Nettobetrag (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen)
9. Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
10. Vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto, Rabatte, Boni)

Tipp: Speichere diese Liste als Vorlage und prüfe jede Rechnung systematisch, bevor du sie verschickst. Das dauert 30 Sekunden und spart dir stundenlange Korrekturen.

Sonderfall: Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (brutto) gelten vereinfachte Regeln nach §33 UStDV. Du musst weniger Angaben machen:

• Name und Anschrift des Leistenden
• Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung (Art und Menge)
• Bruttobetrag
• Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Was wegfällt: Name des Empfängers, Rechnungsnummer, Nettobetrag, separater Steuerbetrag und Leistungszeitpunkt. Diese Vereinfachung ist praktisch für Kassenbons, Taxiquittungen oder kleine Dienstleistungsrechnungen.

Aber Vorsicht: Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer. Und nur weil du weniger angeben musst, heißt das nicht, dass du es nicht darfst. Mehr Angaben schaden nie.

Sonderfall: Kleinunternehmer nach §19 UStG

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Das ändert einige Pflichtangaben:

• Steuersatz und Steuerbetrag entfallen
• Stattdessen brauchst du einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
• Alle anderen neun Pflichtangaben bleiben bestehen

Der Hinweis muss auf der Rechnung stehen. Eine bewährte Formulierung: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ohne diesen Hinweis könnte das Finanzamt annehmen, du hättest die Steuer vergessen, und sie nachfordern.

Wichtig: Als Kleinunternehmer darfst du keine USt-IdNr. auf der Rechnung angeben, wenn du keine hast. Die Steuernummer genügt.

Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?

Die häufigste Konsequenz: Dein Kunde verliert den Vorsteuerabzug. Das Finanzamt prüft bei Betriebsprüfungen gezielt, ob eingehende Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten. Fehlt etwas, wird der Vorsteuerabzug gestrichen. Dein Kunde muss die abgezogene Vorsteuer zurückzahlen, plus Zinsen.

Für dich als Rechnungssteller hat das zunächst keine direkte steuerliche Folge. Aber: Dein Kunde wird sich melden und eine korrigierte Rechnung verlangen. Das kostet Zeit, beschädigt die Geschäftsbeziehung und wirkt unprofessionell.

Bei wiederholten Fehlern kann das Finanzamt auch deine Buchführung beanstanden. Besonders die fortlaufende Rechnungsnummer ist ein Punkt, den Prüfer genau unter die Lupe nehmen.

Die häufigsten Fehler in der Praxis

Nach hunderten geprüfter Rechnungen sind das die Klassiker:

• Fehlender Leistungszeitraum: Der häufigste Fehler überhaupt. Wird gerne vergessen, weil er auf vielen Vorlagen gar nicht vorgesehen ist.
• Rechnungsnummer nicht fortlaufend: Manche Unternehmen vergeben Nummern manuell und erzeugen Lücken oder Dopplungen. Beides ist problematisch.
• Unklare Leistungsbeschreibung: "Dienstleistung lt. Vereinbarung" sagt dem Finanzamt nichts. Konkret werden.
• Steuernummer vergessen: Kommt vor, wenn Vorlagen aus dem Ausland übernommen werden, wo keine Steuernummer üblich ist.
• Skonto-Hinweis fehlt: Viele vereinbaren Skonto mündlich, vergessen aber den Hinweis auf der Rechnung.
• Falscher Empfänger: Bei Konzernen wird die Rechnung an die falsche Gesellschaft adressiert. Das kann den Vorsteuerabzug kosten.

Pflichtangaben bei E-Rechnungen

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format gelten dieselben Pflichtangaben wie für Papierrechnungen. Es kommen aber technische Anforderungen dazu.

Die XML-Daten müssen die Pflichtangaben in den richtigen Feldern enthalten. Ein freitextliches "Leistungszeitraum: März 2026" im PDF reicht nicht. Das Feld muss im XML-Schema korrekt befüllt sein. Sonst schlägt die Validierung fehl.

Tools wie SimplyBills helfen dabei, weil sie die Pflichtfelder automatisch prüfen, bevor die Rechnung erzeugt wird. Du kannst eine Rechnung gar nicht erst erstellen, wenn Pflichtangaben fehlen. Das eliminiert die häufigsten Fehler von vornherein.

Rechnungskorrektur bei Fehlern

Hast du eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben verschickt? Dann korrigiere sie zeitnah. Es gibt zwei Wege:

1. Korrigierte Rechnung: Du stellst eine neue Rechnung mit derselben Rechnungsnummer aus und versiehst sie mit dem Hinweis "Korrigierte Rechnung, ersetzt Rechnung Nr. XYZ vom [Datum]".
2. Ergänzungsdokument: Du schickst ein separates Dokument, das die fehlenden Angaben ergänzt und eindeutig auf die Originalrechnung verweist.

Beide Varianten sind zulässig. Die korrigierte Rechnung ist aber der sauberere Weg, weil alles in einem Dokument steht.

Wichtig: Die Korrektur wirkt rückwirkend auf den ursprünglichen Rechnungszeitpunkt. Dein Kunde kann den Vorsteuerabzug dann für den ursprünglichen Zeitraum geltend machen.

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Fazit

Zehn Pflichtangaben klingen überschaubar, und das sind sie auch. Die Herausforderung liegt im Detail und in der Konsequenz. Jede einzelne fehlende Angabe kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden. Mit einer sauberen Vorlage und einer kurzen Kontrolle vor dem Versand vermeidest du das zuverlässig.

Nutze die Checkliste aus diesem Artikel als Standard für jede Rechnung. So bist du auf der sicheren Seite, egal ob Papierrechnung, PDF oder E-Rechnung.