E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer: Ab wann?

Q: E-Rechnung empfangen, ab wann ist das Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD annehmen und verarbeiten können. Ein einfaches E-Mail-Postfach für eingehende XML- oder PDF-Dateien reicht technisch aus.

Q: E-Rechnung versenden, sind Kleinunternehmer ausgenommen?

Nein, nur zeitlich begünstigt. Bis Ende 2027 dürfen wegen der allgemeinen Übergangsfrist noch Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 müssen auch Kleinunternehmer im B2B strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Q: Brauche ich eine USt-IdNr. als Kleinunternehmer?

Nein, nicht zwingend. Auf der Rechnung reicht alternativ die Steuernummer. Eine USt-IdNr. wird erst bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU nötig, kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern beantragbar.

Q: Was ändert sich beim Wechsel von §19 UStG zur Regelbesteuerung?

USt muss ausgewiesen werden (meist 19% oder 7%), der §19-Hinweis fällt weg, der Tax Category Code im XML wechselt von 'E' auf 'S'. Vorsteuer kann jetzt gezogen werden, USt-Voranmeldungen sind Pflicht. Der Wechsel bindet für mindestens 5 Jahre an die Regelbesteuerung.

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht erst ab Konzern- oder Mittelstandsgröße. Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, muss sich trotzdem damit beschäftigen. Viele Kleinunternehmer rechnen damit, ausgenommen zu sein, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Das ist falsch. Der Irrtum hält sich hartnäckig.

Der Reihe nach: Wer gilt seit der Reform 2025 noch als Kleinunternehmer? Ab wann musst du E-Rechnungen empfangen, ab wann selbst versenden? Was steht im §19-UStG-Hinweis, und wo gehört der im XML hin? Welche Software brauchst du wirklich, und welche Tools sind für Solo-Selbstständige kostenlos? Am Ende stehen eine kompakte FAQ, eine 5-Schritte-Anleitung für deine erste E-Rechnung und die Verweise auf die Vertiefungstexte.

Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG: Das gilt seit 2025

Das Jahressteuergesetz 2024 hat die Kleinunternehmerregelung neu gefasst. Die alten Schwellen (22.000 Euro Vorjahresumsatz, 50.000 Euro voraussichtlich im laufenden Jahr) gelten nicht mehr. Seit dem 1. Januar 2025 zählen diese Grenzwerte:

25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr
100.000 Euro Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr

Die 100.000-Euro-Grenze ist eine echte Obergrenze. Wer sie unterjährig überschreitet, fällt sofort in die Regelbesteuerung. Nicht erst im Folgejahr, sondern ab dem Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird. Früher war das anders. Wer knapp darunter liegt, sollte den Umsatz laufend im Blick haben.

Zweiter Punkt aus der Reform: Die Umsätze von Kleinunternehmern sind seit 2025 nach §19 Abs. 1 UStG ausdrücklich umsatzsteuerfrei. Vorher hieß es nur "nicht erhoben". Praktisch ändert das wenig, formal schon. Der korrekte Rechnungshinweis lautet seither: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Wer ist Kleinunternehmer: und wer nicht?

Kleinunternehmer kann sein, wer als Solo-Selbstständige, Freiberufler, Handwerker oder Nebenerwerb-Gründer die genannten Umsatzgrenzen einhält und die Regelung gegenüber dem Finanzamt anwendet. Ärzte, Heilpraktiker und einige andere Berufsgruppen sind ohnehin umsatzsteuerbefreit nach §4 UStG. Sie sind keine Kleinunternehmer im Sinne von §19, auch wenn sie keine USt ausweisen.

Für die E-Rechnungspflicht ist diese Abgrenzung am Ende egal. Sobald du im B2B-Bereich Rechnungen ausstellst oder empfängst, gelten dieselben Regeln wie für jeden anderen Unternehmer. Die Rechnungsstellung für Freiberufler unterscheidet sich technisch nicht von der eines Handwerkers. Beide brauchen ab 2028 ein strukturiertes Format.

Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ja, ohne Wenn und Aber. Das Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnungspflicht in Deutschland eingeführt hat, unterscheidet nicht zwischen regelbesteuerten Unternehmen und Kleinunternehmern. Die Pflicht gilt für alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, die im B2B-Bereich Rechnungen ausstellen oder empfangen.

Ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht, spielt keine Rolle. Du bist Unternehmer, dein Geschäftspartner ist Unternehmer, also liegt ein B2B-Umsatz vor. Damit greift die Pflicht.

Echte Ausnahmen gibt es wenige. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht darunter. Ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Alles andere im B2B-Verkehr muss ab den jeweiligen Stichtagen als E-Rechnung laufen. Die Stufen stehen in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht 2025-2028.

Timeline: Empfang ab 2025, Versand spätestens 2028

Die Einführung läuft stufenweise. Die relevanten Termine:

Zeitraum	Was gilt für Kleinunternehmer?
Ab 01.01.2025	Empfangspflicht: Du musst E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können, auch als Kleinunternehmer
01.01.2025 bis 31.12.2026	Übergangsphase Versand: Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B weiter zulässig (mit Zustimmung des Empfängers)
Ab 01.01.2027	Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Ab 01.01.2028	Versandpflicht für alle Unternehmer, Kleinunternehmer eingeschlossen

Für dich als Kleinunternehmer heißt das: Die Empfangspflicht ist schon aktiv. Seit Anfang 2025 musst du E-Rechnungen annehmen können. Bis Ende 2027 darfst du selbst noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, wenn dein Geschäftskunde der Form zustimmt. Ab 2028 ist auch für dich Schluss damit.

Die Übergangsfristen sind bewusst großzügig. Der Gesetzgeber weiß, dass kleine Unternehmen Zeit brauchen. Großzügig heißt nicht endlos. Wer die Fristen verstreichen lässt, steht am Ende unter Zeitdruck.

Empfangspflicht seit 2025: Was du jetzt brauchst

Der erste Schritt läuft bereits. Schickt dir ein Lieferant oder Dienstleister eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich. XRechnung kommt als XML-Anhang, ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML.

Was du nicht mehr darfst: eine E-Rechnung ablehnen und stattdessen Papier verlangen. Bis Ende 2024 ging das. Jetzt nicht mehr. Der Lieferant darf dir eine E-Rechnung schicken, ob du das Format magst oder nicht.

Praktisch brauchst du mindestens eine Möglichkeit, XML-Dateien zu öffnen und die Rechnungsdaten auszulesen. Reine XRechnung-Dateien sind ohne Viewer nur Code. ZUGFeRD ist freundlicher: Das PDF öffnest du normal, die strukturierten Daten liegen unsichtbar darin. Welches Format wofür taugt, steht im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Versandpflicht ab 2028: Was sich für dich ändert

Die meisten Kleinunternehmer bleiben unter der 800.000-Euro-Grenze. Das ergibt sich schon daraus, dass die Kleinunternehmergrenze bei 100.000 Euro liegt. Damit gilt die Versandpflicht ab dem 1. Januar 2028. Ab diesem Datum musst du jede B2B-Rechnung als strukturierte E-Rechnung im Format EN 16931 ausstellen.

Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail genügt dann nicht mehr. Es muss maschinenlesbar sein. In der Praxis: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0 (PDF mit eingebettetem XML). Die Schritte stehen in den Anleitungen zu XRechnung erstellen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen.

Fakturierst du ausschließlich an Privatpersonen, ändert sich beim Versand nichts. Die Pflicht greift nur im B2B. Mehr dazu weiter unten unter "B2C-Rechnungen".

§19 UStG im XML: Wo der Hinweis genau hingehört

Hier wird es technisch. Die gängigen E-Rechnungsformate basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Die Norm verlangt Pflichtfelder für Steuerkategorien und Steuersätze. Du musst in der strukturierten Rechnung angeben, welche Steuerregelung gilt, auch wenn du keine Steuer berechnest.

Als Kleinunternehmer hast du folgende Pflichtangaben im XML einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung:

BT-118 (VAT category code): E für "Exempt from VAT", also umsatzsteuerbefreit
BT-119 (VAT category rate): 0.00, der Steuersatz beträgt null Prozent
BT-120 (VAT exemption reason text): Freitext mit dem Hinweis "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
BT-121 (VAT exemption reason code): vatex-eu-132 oder bei einigen Validatoren vatex-eu-ae, je nach Zielsystem und Prüfregeln

Der Freitext nach BT-120 ist Pflicht. Nur den Code zu setzen reicht nicht. Manche Prüftools (zum Beispiel der Validator der KoSIT) lehnen XRechnungen ohne Begründungstext ab. Schreib klar und vollständig: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Der Hinweis gehört zusätzlich in den sichtbaren Teil der Rechnung. Also auf das PDF bei ZUGFeRD oder als optionale Visualisierung der XRechnung. Wer eine Software wie SimplyBills nutzt, muss sich um diese Details nicht kümmern. Sobald du dein Unternehmen einmalig als Kleinunternehmer konfigurierst, werden alle Felder automatisch korrekt befüllt.

Pflichtangaben auf jeder Rechnung

Unabhängig vom Format gelten die allgemeinen Rechnungspflichtangaben. Die vollständige Übersicht steht in der Checkliste Pflichtangaben Rechnung. Für Kleinunternehmer besonders relevant:

Vollständiger Name und Anschrift von dir und dem Leistungsempfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. (mindestens eine von beiden)
Rechnungsdatum, Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig)
Leistungsbeschreibung, Menge, Zeitpunkt der Leistung
Nettobetrag (= Bruttobetrag bei Kleinunternehmern)
Hinweis auf §19 UStG

Welche Software brauchst du als Kleinunternehmer?

Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer hat sich der Markt in den letzten zwei Jahren stark verändert. Komplexe Buchhaltungspakete wie DATEV oder Lexware sind oft Overkill. Was du wirklich brauchst:

Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD im Format EN 16931
Korrekte Behandlung der §19-Felder im XML
Versand per E-Mail oder Download
Empfang und Anzeige eingehender E-Rechnungen
GoBD-konforme Archivierung (10 Jahre)
Optional: ELSTER-Export für die Einnahmenüberschussrechnung

SimplyBills deckt all das im kostenlosen Free-Plan ab, 3 Rechnungen pro Monat, XRechnung und ZUGFeRD inklusive, ELSTER-EÜR-Export ebenfalls. Für viele Solo-Selbstständige reicht das. Wer mehr Volumen oder Funktionen wie Mahnwesen, Angebote oder Stornorechnungen braucht, kann auf Pro umsteigen. Eine Übersicht aller Funktionen findest du hier.

Wenn du erstmal nur empfangen und visualisieren willst, helfen auch kostenlose Online-Viewer. Für den Versand brauchst du spätestens 2028 eine echte Lösung.

Rechnungssoftware für Kleinunternehmer mit XRechnung und ZUGFeRD

B2C, B2B, Behörden: Wann gilt was?

Die E-Rechnungspflicht greift ausschließlich im B2B-Bereich. Wer als Kleinunternehmer überwiegend an Privatpersonen verkauft, etwa ein Friseur, ein Hundetrainer oder ein Yogalehrer mit Endkunden, ist beim Versand nicht direkt betroffen. Du darfst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, solange dein Gegenüber kein Unternehmer ist.

Die meisten Kleinunternehmer haben aber einen gemischten Kundenstamm. Selbst wenn du hauptsächlich an Privatkunden verkaufst, kann ein Geschäftskunde eine Rechnung brauchen. Dann greift die Pflicht. Eine Übersicht für den Mischbetrieb steht in der B2B-E-Rechnungspflicht-Anleitung.

Bei der Empfangspflicht gibt es diese Unterscheidung nicht. Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, musst du sie annehmen, egal ob dein Hauptgeschäft B2B oder B2C ist.

Wer regelmäßig an öffentliche Auftraggeber fakturiert, hatte schon vor 2025 mit XRechnung zu tun. Bund und viele Länder verlangen das Format seit November 2020. Für Behörden gibt es keine Übergangsfrist mehr.

Erste E-Rechnung als Kleinunternehmer: In 5 Schritten

Wenn du noch nie eine E-Rechnung erstellt hast, ist der Einstieg leichter als gedacht. So gehst du vor:

Schritt 1: Software-Auswahl

Such dir ein Tool, das XRechnung und ZUGFeRD unterstützt und die Kleinunternehmerregelung sauber abbildet. SimplyBills im Free-Plan oder andere Lösungen mit ähnlichem Funktionsumfang reichen für die meisten Solo-Selbstständigen. Das Tool muss BT-120 (Begründungstext) automatisch korrekt setzen.

Schritt 2: Stammdaten anlegen

Trag dein Unternehmen mit korrekter Anschrift, Steuernummer und/oder USt-IdNr. ein. Aktiviere die Option "Kleinunternehmer nach §19 UStG". Damit weiß die Software, dass alle Rechnungen ohne USt-Ausweis erzeugt werden und der §19-Hinweis automatisch im PDF und im XML steht.

Schritt 3: Kunde erfassen

Leg deinen Geschäftskunden an, mit korrekter Firmenanschrift. Bei Rechnungen an Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers. Reine B2C-Kunden müssen weniger Angaben enthalten.

Schritt 4: Rechnung erstellen und prüfen

Trag Leistung, Menge und Nettopreis ein. Als Kleinunternehmer ist der Nettobetrag gleichzeitig der Bruttobetrag, es kommt keine Umsatzsteuer hinzu. Prüf vor dem Versand: Steht der §19-Hinweis sowohl im PDF als auch im XML? Ist der Steuersatz 0,00? Stimmt der Tax Category Code "E"?

Schritt 5: Versand und Archivierung

Schick die Rechnung per E-Mail oder lade sie für ein Portal hoch. Speichere die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF im Original, 10 Jahre lang, unveränderbar, jederzeit zugänglich. Hinweise zur GoBD-konformen Archivierung helfen bei der praktischen Umsetzung. Mit SimplyBills erledigt der GoBD-Archiv-Modus das automatisch.

Mehr Details für den ganzen Erstellungs-Workflow stehen im Beitrag Rechnung erstellen auf unserer Hauptseite.

Wechsel von §19 zu Regelbesteuerung: Was du beachten musst

Es kann gute Gründe geben, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, etwa wenn du hohe Investitionen tätigst und Vorsteuer ziehen willst. Oder du überschreitest die 100.000-Euro-Grenze und fällst automatisch in die Regelbesteuerung.

Für die Rechnungsstellung bedeutet der Wechsel: Du musst plötzlich USt ausweisen (meist 19% oder 7%), die Felder im XML ändern sich (Tax Category Code von "E" auf "S" für Standard), der §19-Hinweis fällt weg. Auch deine Buchhaltung muss auf USt-Voranmeldungen umgestellt werden. Wenn du die EÜR über ELSTER einreichst, ändern sich die ausgefüllten Felder.

Der Wechsel zur Regelbesteuerung bindet dich für mindestens 5 Jahre. Eine spätere Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung ist erst danach möglich. Solche Entscheidungen vorher mit dem Steuerberater durchsprechen.

Bei einem unterjährigen Übergang gilt: Rechnungen, die vor dem Stichtag mit §19-Hinweis ausgestellt wurden, bleiben gültig. Ab dem Tag der Regelbesteuerung musst du USt ausweisen und die alten Rechnungen sauber von den neuen abgrenzen.

Häufige Irrtümer

Ein paar Missverständnisse tauchen in Beratungsgesprächen immer wieder auf:

"Ich bin Kleinunternehmer, also bin ich von der E-Rechnung befreit." Falsch. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig von der Besteuerungsform. Das BMF-Schreiben vom November 2024 stellt das unmissverständlich klar.

"Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist doch eine E-Rechnung." Nein. Eine einfache PDF ist kein strukturiertes Datenformat. Sie gilt seit 2025 nur noch als "sonstige Rechnung" und ist im Übergang bis 2027 bzw. 2028 noch zulässig, danach nicht mehr für B2B.

"Ich schreibe nur zwei Rechnungen im Monat, das lohnt sich nicht." Die Anzahl spielt keine Rolle. Auch bei zwei Rechnungen im Monat greift die Pflicht. Der Aufwand bleibt klein, wenn du das richtige Tool nutzt.

"Ich brauche eine USt-IdNr. für E-Rechnungen." Nicht zwingend. Kleinunternehmer haben oft keine USt-IdNr., und das ist legitim. In der E-Rechnung kannst du stattdessen deine Steuernummer angeben. Mindestens eine der beiden Angaben ist Pflicht.

"Mit dem Kleinunternehmerstatus zahle ich keine Bußgelder." Stimmt nicht ganz. Das Gesetz sieht keine spezifischen Bußgelder vor. Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann aber den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden und damit zu Reklamationen oder Vertragsstreit führen.

FAQ: E-Rechnung Pflicht Kleinunternehmer

Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ja. Die Pflicht gilt für alle Unternehmer, die im B2B-Bereich Rechnungen ausstellen oder empfangen, unabhängig davon, ob du nach §19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist. Ausgenommen sind nur reine B2C-Geschäfte, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

E-Rechnung empfangen, ab wann ist das Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025. Du musst E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD annehmen und verarbeiten können, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach für eingehende XML- oder PDF-Dateien reicht technisch aus. Eine Viewer-Software ist trotzdem sinnvoll.

E-Rechnung versenden, sind Kleinunternehmer ausgenommen?

Nein, nur zeitlich begünstigt. Bis Ende 2027 darfst du wegen der allgemeinen Übergangsfrist noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 musst auch du als Kleinunternehmer im B2B strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Welche Software brauche ich als Kleinunternehmer?

Eine Lösung, die XRechnung und ZUGFeRD im Format EN 16931 erstellt und die §19-Felder im XML korrekt setzt. SimplyBills im kostenlosen Free-Plan deckt das ab (3 Rechnungen pro Monat inklusive, XRechnung, ZUGFeRD und ELSTER-EÜR-Export inklusive). Komplexe Buchhaltungspakete sind für die meisten Solo-Selbstständigen Overkill.

Wo gehört der §19-UStG-Hinweis in der E-Rechnung hin?

In das XML-Feld BT-120 (VAT exemption reason text) als Freitext: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Zusätzlich setzt du BT-118 (Category Code) auf "E", BT-119 (Steuersatz) auf 0,00 und ggf. BT-121 (Exemption Reason Code) auf "vatex-eu-132". Und der Klartext gehört auch in den sichtbaren Teil der Rechnung.

Darf ich Privatkunden weiter eine PDF-Rechnung schicken?

Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt nur im B2B-Bereich. Wer ausschließlich an Privatpersonen fakturiert, kann weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, vor und nach 2028. Sobald aber ein einzelner Geschäftskunde eine Rechnung braucht, greift die Pflicht für diesen Vorgang.

Brauche ich eine USt-IdNr. als Kleinunternehmer?

Nein, nicht zwingend. Auf der Rechnung reicht alternativ deine Steuernummer. Eine USt-IdNr. brauchst du nur, wenn du grenzüberschreitende Leistungen innerhalb der EU erbringst oder empfängst. Dann beantragst du sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern. Im B2B-Inland reicht die Steuernummer.

Was ändert sich beim Wechsel von §19 UStG zur Regelbesteuerung?

Du musst USt ausweisen (meist 19% oder 7%), der §19-Hinweis fällt weg, der Tax Category Code im XML wechselt von "E" auf "S". Außerdem reichst du USt-Voranmeldungen ein und kannst Vorsteuer ziehen. Der Wechsel bindet dich für mindestens 5 Jahre an die Regelbesteuerung. Plan das nicht ohne Steuerberater.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht macht vor Kleinunternehmern nicht halt. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 musst du sie auch versenden. Der Aufwand bleibt überschaubar, wenn du dich rechtzeitig vorbereitest und ein passendes Tool nutzt.

Die wichtigsten Punkte: Konfiguriere den richtigen Tax-Code (E / Exempt), setz den Steuersatz auf 0,00 und vergiss den Freitext-Hinweis "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." in Feld BT-120 nicht. Nutze ZUGFeRD, wenn du es einfach halten willst, oder XRechnung für Behördenrechnungen. Fang lieber heute als morgen an. 2028 klingt weit weg und kommt schneller, als man denkt.

Mit dem SimplyBills Free-Plan kannst du sofort loslegen, ohne Kreditkarte, ohne Risiko. 3 Rechnungen pro Monat inklusive XRechnung, ZUGFeRD und ELSTER-Export. Genau das, was ein Solo-Selbstständiger als Einstieg braucht.