Wer an öffentliche Auftraggeber in Deutschland liefert, kommt an der E-Rechnung nicht vorbei. Seit dem 27. November 2020 gilt für Rechnungen an Bundesbehörden die volle E-Rechnungspflicht nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV / BundV). Papierbriefe oder einfache PDFs werden nicht mehr akzeptiert. Du brauchst ein strukturiertes elektronisches Format, eine Leitweg-ID und den richtigen Übertragungsweg.
Klingt kompliziert? Muss es nicht sein. Dieser Artikel erklärt dir Schritt für Schritt, wie du eine XRechnung an Bund, Länder oder Kommunen sendest – mit konkreten Leitweg-ID-Beispielen, Portal-URLs und einer praktischen Fehlerliste.
B2G-Pflicht seit 2020: Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht im B2G-Bereich (Business-to-Government) geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück. Deutschland hat sie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format einreichen.
Für dich als Lieferant bedeutet das: Wenn du einen Auftrag von einer Bundesbehörde bekommst – egal ob als Handwerker, Freelancer oder Kleinunternehmer – musst du die Rechnung elektronisch stellen. Es gibt nur eine Bagatellgrenze: Direktaufträge bis 1.000 EUR netto sind von der XRechnung-Pflicht ausgenommen, hier reicht weiterhin eine PDF. Alles darüber muss als XRechnung kommen.
Wichtig zu unterscheiden: Die B2G-Pflicht (Lieferant → Behörde) gibt es seit 2020. Die B2B-Pflicht (Unternehmen → Unternehmen) startet erst seit dem 1. Januar 2025 in der Empfangs-Stufe und wird ab 2027/2028 zur vollen Versandpflicht. Mehr dazu in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht 2025–2027 und der konkreten B2B-Anleitung.
Auf Länderebene sieht es uneinheitlich aus. Einige Bundesländer haben eigene E-Rechnungsgesetze, andere akzeptieren E-Rechnungen freiwillig, schreiben sie aber noch nicht zwingend vor. Dazu weiter unten im Detail.
XRechnung ist das Pflichtformat für Behörden
Bundesbehörden akzeptieren E-Rechnungen im Format XRechnung. Das ist ein reines XML-Format, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert und von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards in Bremen) gepflegt wird. Wenn du den Hintergrund zur Norm verstehen willst, lies unseren Artikel zum EN 16931 Standard erklärt.
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch ein klassisches ZUGFeRD-PDF wird von den Bundesportalen nicht ohne Weiteres akzeptiert. Du brauchst eine XRechnung als XML-Datei – entweder pur oder in seltenen Fällen als ZUGFeRD-Hybrid im Profil "XRECHNUNG".
Die XRechnung enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form: Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuern. Dazu kommen B2G-spezifische Felder wie die Leitweg-ID (BT-10), die Bestellreferenz (BT-13) und die Lieferantenreferenz (BT-11). Ein menschenlesbares PDF gibt es im reinen XRechnung-Format nicht. Die Daten werden erst im System der Behörde visualisiert. Wie du eine XRechnung Schritt für Schritt erstellst, zeigt unsere XRechnung-Anleitung.
Was ist mit ZUGFeRD?
ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder EXTENDED erfüllt die europäische Norm. Einige Bundesländer und viele B2B-Partner akzeptieren ZUGFeRD. Die Bundesportale ZRE und OZG-RE unterstützen aber primär XRechnung. Wenn du auf der sicheren Seite sein willst, nutze XRechnung für Behörden. Den Unterschied der beiden Formate erklären wir im Detail in XRechnung vs. ZUGFeRD. Für B2B-Kunden, bei denen ein PDF mitkommen soll, ist ZUGFeRD die bessere Wahl.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die zentrale Adressinformation für E-Rechnungen an Behörden. Sie identifiziert den Rechnungsempfänger innerhalb der Verwaltung eindeutig. Ohne Leitweg-ID kann deine Rechnung nicht zugestellt werden – das ist die häufigste Ablehnungsursache überhaupt.
Eine Leitweg-ID sieht zum Beispiel so aus:
- 04011000-12345-67 – kurze Variante (Grob-Fein-Prüfziffer)
- 04011000-1234512345-06 – mit längerer Feinadressierung
- 991-12345-89 – Testumgebung ZRE
Sie besteht immer aus drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
- Grobadressierung (Pflicht): 2–12 Zeichen. Kennzeichnet die übergeordnete Behörde nach amtlichem Gemeindeschlüssel oder Bundeskennzahl. Beispiel:
04011000= Bundesministerium der Finanzen. - Feinadressierung (optional): bis zu 30 Zeichen. Identifiziert die konkrete Organisationseinheit, Dienststelle oder Kostenstelle. Wird von der Behörde vergeben.
- Prüfziffer (Pflicht): Zweistellige Zahl zur Fehlererkennung, berechnet nach Modulo-97 ähnlich zur IBAN.
Leitweg-ID finden: Wo steht sie?
Du bekommst die Leitweg-ID immer von deinem Auftraggeber. Sie steht in der Regel an einem dieser Orte:
- Im Auftragsschreiben oder Bestellschreiben
- In der Rahmenvereinbarung oder dem Vertrag
- In der E-Mail-Signatur des Sachbearbeiters
- Auf der Webseite der Behörde unter "E-Rechnung" oder "Lieferanten-Infos"
- Im Vergabeportal (z. B. eVergabe, Vergabemarktplatz NRW)
Wenn du sie nicht findest: Frag explizit nach der "Leitweg-ID nach BT-10 für die XRechnung". Mit dem Fachbegriff bekommst du schneller eine Antwort als mit "Rechnungsadresse". Manche Behörden veröffentlichen ihre IDs auch in einem Adressbuch auf xrechnung-bdr.de oder im Portal der eigenen Verwaltung.
ZRE und OZG-RE: Die Einreichungsportale des Bundes
Der Bund betreibt zwei zentrale Portale für den Empfang von E-Rechnungen. Welches du nutzt, hängt davon ab, ob dein Auftraggeber zur unmittelbaren oder mittelbaren Bundesverwaltung gehört.
ZRE – Zentrale Rechnungseingangsplattform
Das ZRE ist das Portal für die unmittelbare Bundesverwaltung: Ministerien, Bundesämter, oberste Bundesbehörden und deren nachgeordnete Stellen. Du erreichst es unter xrechnung.bund.de. Übermittlungswege:
- Webupload: XML-Datei manuell im Portal hochladen
- Web-Erfassung: Rechnung direkt im Formular eingeben
- E-Mail: XRechnung als Anhang an eine persönliche Eingangsadresse senden
- PEPPOL: über einen Access Point automatisiert übermitteln
- Webservice: SOAP-Schnittstelle für ERP-Anbindungen
Die Registrierung beim ZRE ist kostenlos. Sie braucht in der Regel ein ELSTER-Zertifikat oder ein BundID-Konto und dauert wenige Tage. Plane das ein, bevor du den ersten Auftrag stellst.
OZG-RE – Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingang
Das OZG-RE ist für die mittelbare Bundesverwaltung und weitere öffentliche Auftraggeber gedacht: Sozialversicherungsträger (DRV, BG, Krankenkassen), Stiftungen des öffentlichen Rechts, Bundesanstalten und einige Landeseinrichtungen. Die URL lautet xrechnung.bund.de – derselbe Login-Bereich, aber ein separater Workflow.
Bremen, Hamburg, Sachsen, Mecklenburg-Vorpommern und Thüringen nutzen das OZG-RE auch als Landesportal. Der Vorteil: Eine Registrierung, viele Empfänger.
Welches Portal brauche ich? Leitweg-ID lesen
Die Leitweg-ID verrät es dir. Die ersten 2–4 Ziffern der Grobadressierung zeigen den Empfangsbereich:
- 991* – Test-/Demoumgebung ZRE
- 992* – Test-/Demoumgebung OZG-RE
- 993* – Produktiv-IDs (selten)
- 04* – Bundesbehörden (z. B.
04011000= BMF) - 05* – NRW (Land + Kommunen)
- 06* – Hessen
- 07* – Rheinland-Pfalz
- 08* – Baden-Württemberg
- 09* – Bayern
- 11* – Berlin
- 04 0 * – Bundesverwaltung allgemein
Im Zweifel hilft der Test-Validator auf xrechnung.bund.de oder ein kurzer Anruf beim Auftraggeber. Auch SimplyBills macht beim Speichern der Leitweg-ID einen Format-Check und warnt, wenn die Prüfziffer nicht passt.
PEPPOL als Übertragungsweg
Neben den Webportalen gibt es einen weiteren Weg: das PEPPOL-Netzwerk. PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Es funktioniert ähnlich wie E-Mail: Du hast einen Zugangspunkt (Access Point), über den du Dokumente an andere Teilnehmer im Netzwerk sendest. Jeder Empfänger hat eine PEPPOL-Adresse (z. B. iso6523-actorid-upis::0204:991-12345-89).
Für den Rechnungsversand an Bundesbehörden ist PEPPOL eine offizielle Alternative zu ZRE und OZG-RE. Auch viele Bundesländer und EU-Behörden sind über PEPPOL erreichbar. Softwarelösungen mit PEPPOL-Anbindung können Rechnungen direkt versenden, ohne dass du manuell ein Portal nutzen musst.
Vorteile von PEPPOL:
- Europaweit einheitlicher Zugangsweg
- Versand automatisierbar – keine manuellen Uploads
- Sofortige Empfangsbestätigung (Message Level Response)
- Auch für B2B nutzbar, nicht nur B2G
Nachteile: Du brauchst einen Access-Point-Provider (kostenpflichtig ab ca. 5–20 EUR/Monat). Für Solo-Selbstständige mit wenigen Behördenrechnungen lohnt sich das selten – der direkte Upload im ZRE/OZG-RE ist meist günstiger und einfacher.
Bundesländer im Überblick: Wer akzeptiert was?
Die E-Rechnungspflicht gilt verbindlich für Bundesbehörden. Auf Landesebene ist die Lage uneinheitlich. Hier ein Überblick über den Stand 2026:
| Ebene | E-Rechnungspflicht | Format / Portal |
|---|---|---|
| Bund | Ja, seit 27.11.2020 | XRechnung – ZRE / OZG-RE / PEPPOL |
| Baden-Württemberg | Ja, seit 01.01.2022 (ab 1.000 EUR) | XRechnung, ZUGFeRD – eigenes Landesportal |
| Bayern | Empfangsbereitschaft, keine Pflicht für Lieferanten | XRechnung – Bayerisches Behördennetz |
| Berlin | Ja, seit 18.04.2024 | XRechnung – berlin.de E-Rechnungsportal |
| Brandenburg | Ja, seit 18.04.2024 | XRechnung – ZeRD Brandenburg |
| Bremen | Ja, seit 27.11.2020 | XRechnung – OZG-RE |
| Hamburg | Ja | XRechnung, ZUGFeRD – OZG-RE |
| Hessen | Ja, seit 18.04.2024 | XRechnung – Landesportal Hessen |
| Mecklenburg-Vorpommern | Empfangsbereitschaft | XRechnung – OZG-RE |
| Niedersachsen | Empfangsbereitschaft, keine Pflicht | XRechnung – PEPPOL |
| Nordrhein-Westfalen | Ja, seit April 2024 | XRechnung – E-Rechnungsplattform NRW |
| Rheinland-Pfalz | Ja, seit 01.01.2024 | XRechnung – ZeRD RLP |
| Saarland | Ja | XRechnung – eigenes Portal |
| Sachsen | Empfangsbereitschaft | XRechnung – OZG-RE |
| Sachsen-Anhalt | Ja | XRechnung – Landesportal |
| Schleswig-Holstein | Ja, seit 18.04.2024 | XRechnung – Landesportal SH |
| Thüringen | Empfangsbereitschaft | XRechnung – OZG-RE |
Die Tabelle zeigt den Stand 2026. Die genauen Regelungen ändern sich regelmäßig – vor allem Bagatellgrenzen und der Stichtag für Kommunen variieren. Prüfe im konkreten Fall immer die aktuelle Regelung des jeweiligen Bundeslandes. Die Webseite der KoSIT (xoev.de) und die E-Rechnungsportale der Länder sind dafür gute Quellen.
Kommunen und Stadtverwaltungen
Für Kommunen gilt: Sie folgen meist der Regelung ihres Bundeslandes, mit Übergangsfristen. Großstädte wie München, Köln, Frankfurt oder Stuttgart akzeptieren XRechnungen über PEPPOL oder eigene Upload-Portale. Kleine Gemeinden bieten oft eine "weiche" Lösung: E-Mail an eine zentrale Eingangsadresse mit XRechnung im Anhang. Bei kleineren Kommunen lohnt sich ein Anruf, bevor du im falschen Portal hochlädst.
Schritt für Schritt: XRechnung an Behörde in 5 Schritten
Hier der komplette Ablauf, kompakt zusammengefasst:
1. Leitweg-ID beschaffen und Daten sammeln
Frag deinen Auftraggeber nach der Leitweg-ID. Sie muss im Vertrag oder in der Bestellung stehen. Sammle außerdem: Bestellnummer (BT-13), Lieferantennummer (BT-11) falls vorhanden, Ansprechpartner-E-Mail für Rückfragen.
2. XRechnung erstellen
Erzeuge eine XRechnung im XML-Format. Achte darauf, dass alle Pflichtfelder befüllt sind: Leitweg-ID, Rechnungsnummer (eindeutig fortlaufend), Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Steuer-ID oder USt-IdNr., alle Positionen mit Einzel- und Gesamtpreis. Kleinunternehmer nach §19 UStG geben den entsprechenden Hinweis und keinen Steuerbetrag an.
3. Validierung
Prüfe die XRechnung mit einem Validator, bevor du sie versendest. Die KoSIT bietet einen kostenlosen Prüf-Service auf xrechnung.bund.de an. Fehler in der XML-Struktur, fehlende Pflichtfelder oder falsche Schema-Versionen führen zur sofortigen Ablehnung durch das Portal.
4. Portal wählen und einreichen
Bestimme anhand der Leitweg-ID, ob du ZRE, OZG-RE, ein Landesportal oder PEPPOL nutzen musst. Melde dich beim entsprechenden Portal an (ELSTER-Zertifikat oder BundID für ZRE). Lade die XML-Datei hoch oder übermittle sie per Webservice bzw. PEPPOL.
5. Eingangsbestätigung prüfen
Das Portal bestätigt den Empfang per E-Mail und im Dashboard. Prüfe, ob die Rechnung "angenommen" oder "abgelehnt" wurde. Bei Ablehnung bekommst du eine Fehlermeldung mit Hinweisen zur Korrektur – die häufigsten Codes findest du weiter unten. Bewahre die Eingangsbestätigung GoBD-konform auf.
Häufige Fehler beim Behördenversand
Einige Probleme treten beim B2G-Versand immer wieder auf. Die folgende Liste hilft dir, sie zu vermeiden:
- Fehlende Leitweg-ID: Ohne sie wird die Rechnung sofort abgelehnt. Pflichtfeld BT-10 muss befüllt sein.
- Falsche Leitweg-ID: Vertippt oder verwechselt. Die Prüfziffer fängt nicht jeden Fehler ab – z. B. eine vertauschte Zahl in der Feinadressierung kommt durch.
- Fehlende Bestellreferenz: Viele Behörden verlangen die Bestellnummer in BT-13. Fehlt sie, kann die Rechnung intern nicht zugeordnet werden und bleibt liegen.
- Validierungsfehler: Pflichtfelder nicht befüllt, falsche Datentypen, Schema-Verstöße gegen die aktuelle XRechnung-Version (z. B. 3.0.x). Den Validator vorher nutzen spart Frust.
- Falsches Format: PDF statt XML hochgeladen. Oder ZUGFeRD an ein Portal gesendet, das nur reines XRechnung-XML akzeptiert.
- Fehlende USt-IdNr.: Auch Kleinunternehmer brauchen entweder Steuernummer oder USt-IdNr. plus den §19-Hinweis.
- Anhang in PDF: Du kannst zusätzliche Dokumente (Stundenzettel, Lieferschein) als Embedded Object einbetten. Sie dürfen die XML aber nicht ersetzen.
ZRE-Fehlermeldungen lesen
Wenn das ZRE eine Rechnung ablehnt, bekommst du einen Validierungsbericht mit Fehlercodes. Die wichtigsten:
- BR-DE-1: Pflichtfeld Leitweg-ID fehlt
- BR-DE-15: Bankverbindung fehlt bei Zahlart "Überweisung"
- BR-CO-25: Steuer-Berechnung stimmt nicht (Rundungsfehler)
- BR-S-08: Steuersatz nicht plausibel
- schematron-fail: Strukturfehler im XML – meist falsche Version
Du kannst den Bericht in SimplyBills oder einem beliebigen Editor öffnen. Die Position des Fehlers steht im XPath-Pfad. Korrigiere, validiere erneut, sende neu.
SimplyBills für Behördenrechnungen
Mit SimplyBills kannst du XRechnungen direkt aus deinen Rechnungsdaten erzeugen – auch im Free-Plan, ohne Limit beim Format (5 Rechnungen/Monat kostenlos). Der Workflow:
- Kunden anlegen: Im Kundendaten-Formular gibt es ein Pflichtfeld Leitweg-ID. Format-Check und Prüfziffer werden automatisch validiert.
- Rechnung erstellen wie gewohnt – Positionen, Beträge, Leistungszeitraum.
- Format wählen: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3). Für Behörden: XRechnung.
- Datei herunterladen und im ZRE/OZG-RE/PEPPOL-Provider hochladen. Alternativ direkt per E-Mail an die Behörde senden, wenn die Stelle eine Eingangsadresse anbietet.
- Status in SimplyBills auf "versendet" setzen. Die Rechnung wird GoBD-konform archiviert (Pro/Max-Plan).
Die Software prüft automatisch, ob alle Pflichtfelder für Behördenrechnungen befüllt sind. So vermeidest du Ablehnungen und Nachfragen. Wenn dir noch Felder fehlen (z. B. Bestellnummer), bekommst du vor dem Export einen klaren Hinweis. Welche Funktionen sonst noch dabei sind und was du in welchem Plan bekommst, siehst du auf den jeweiligen Seiten.
Bonus: Wenn du als Freelancer oder Solo-Selbstständiger viele kleine Rechnungen schreibst, ist auch unsere Anleitung für Freiberufler hilfreich. Und wenn du aus alten PDF-Rechnungen XRechnungen machen willst (z. B. Eingangsrechnungen archivieren), nutzt du den KI-Scan aus dem Max-Plan.
Häufige Fragen (FAQ)
Welches Format brauche ich für Behörden?
Für Bundesbehörden und die meisten Landesbehörden ist XRechnung als reines XML das Pflichtformat. Einige Bundesländer (Baden-Württemberg, Hamburg) akzeptieren auch ZUGFeRD im Profil "EN 16931" oder "XRECHNUNG". Eine PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten reicht nicht aus – auch nicht per E-Mail.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse einer Behörde im Sinne der XRechnung (Feld BT-10). Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer, z. B. 04011000-12345-67. Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung von ZRE und OZG-RE abgelehnt.
Wie finde ich die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID bekommst du immer von deinem Auftraggeber. Sie steht in der Bestellung, im Vertrag oder auf der Lieferanten-Infoseite der Behörde. Frag gezielt nach "Leitweg-ID nach BT-10". Manche Behörden veröffentlichen ihre IDs im PEPPOL-Verzeichnis oder im eigenen Webportal.
ZRE vs. OZG-RE: Was ist der Unterschied?
Beide sind Bundesportale. Das ZRE ist für die unmittelbare Bundesverwaltung (Ministerien, Bundesämter). Das OZG-RE ist für mittelbare Bundesverwaltung, Sozialversicherungsträger und einige Länder (Bremen, Hamburg, Sachsen, MV, Thüringen). Welches Portal du brauchst, zeigt die Grobadressierung deiner Leitweg-ID. Login-URL ist bei beiden xrechnung.bund.de.
Funktioniert PEPPOL für Bundesbehörden?
Ja. Bund, alle 16 Länder und viele Kommunen sind über das PEPPOL-Netzwerk erreichbar. Du brauchst einen PEPPOL Access Point (z. B. über Mentana, Seeburger, B2BRouter). Für gelegentlichen B2G-Versand lohnt sich der direkte Upload im ZRE/OZG-RE eher als ein PEPPOL-Vertrag. Für regelmäßige Versender mit ERP ist PEPPOL deutlich effizienter.
Was kostet der Versand einer XRechnung an Behörden?
Der Versand selbst ist kostenlos: ZRE, OZG-RE und die meisten Landesportale berechnen keine Gebühren. Bei PEPPOL fallen Provider-Kosten an (5–20 EUR/Monat). Die Software zur Erstellung kostet ebenfalls Geld – bei SimplyBills ist XRechnung im Free-Plan enthalten (5 Rechnungen/Monat). Für mehr Volumen reicht der Pro-Plan ab 7 EUR/Monat.
Was tun, wenn die Behörde keine Leitweg-ID hat?
Sehr kleine Behörden oder Vereine in öffentlicher Trägerschaft haben manchmal keine eigene Leitweg-ID. In diesem Fall: Frag explizit nach, ob die übergeordnete Verwaltung eine ID hat (z. B. Landkreis statt Gemeinde). Wenn wirklich keine vorhanden ist und auch die übergeordnete Stelle keine zur Verfügung stellt, gilt die XRechnung-Pflicht für diesen Empfänger nicht – dann reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail. Lass dir das aber schriftlich bestätigen.
Muss ich als Kleinunternehmer XRechnungen senden?
Ja, sobald du an eine Bundesbehörde lieferst und der Auftrag über 1.000 EUR liegt. Die Kleinunternehmer-Regelung nach §19 UStG ändert nichts an der XRechnung-Pflicht – du musst nur den entsprechenden Hinweis im Rechnungstext und im Steuerfeld vermerken (Steuerbefreiungsgrund). SimplyBills macht das automatisch, wenn du im Profil "Kleinunternehmer" aktiviert hast.
Fazit: B2G-Versand ist machbar
E-Rechnungen an Behörden erfordern das Format XRechnung, eine gültige Leitweg-ID und die Einreichung über ZRE, OZG-RE, ein Landesportal oder PEPPOL. Die Pflicht gilt seit 2020 für Bundesbehörden, auf Landesebene variieren die Stichtage und Bagatellgrenzen. Der Prozess ist klar definiert, aber die Details erfordern Sorgfalt: richtige Portal-Auswahl, validierte XML, vollständige Pflichtfelder. Mit der richtigen Software und einer sauberen Vorbereitung ist der Versand in wenigen Minuten erledigt – auch für Solo-Selbstständige, die zum ersten Mal an den Bund liefern.
Wenn du jetzt direkt loslegen willst: XRechnung kostenlos erstellen – ohne Setup, ohne Kreditkarte, mit Leitweg-ID-Feld und automatischer Validierung.
