Kurz gesagt: Mit KI-Scan in SimplyBills lädst du eine alte PDF oder ein Foto einer Papierrechnung hoch und bekommst in unter einer Minute eine fertige E-Rechnung zurück. ZUGFeRD oder XRechnung, ganz wie du willst. Ohne Tippen, ohne Nacharbeit, ohne Pflichtfelder-Puzzle.
Wenn du schon länger selbstständig bist, hast du wahrscheinlich einen Stapel PDF-Rechnungen aus Word oder einer alten Buchhaltungssoftware. Und jetzt, wo Geschäftskunden plötzlich nach XRechnung oder ZUGFeRD fragen, stehst du vor dem Problem: Alles neu tippen? Kein Mensch hat dafür Zeit.
Genau dafür haben wir KI-Scan gebaut.
Was ist KI-Scan in SimplyBills?
KI-Scan ist ein Upload-Feld in deinem SimplyBills-Konto. Du ziehst eine PDF oder ein Foto hinein, zum Beispiel eine Rechnung, die du per Mail bekommen hast oder die ein Kunde dir in Papierform übergeben hat. Die KI liest den Beleg aus, erkennt Positionen, Mengen, Einzelpreise, Steuerangaben, Kundendaten und Rechnungsnummer. Dann füllt sie eine neue Rechnung in SimplyBills vor und du musst nur noch prüfen, was nicht stimmt.
Was du ausgeben lässt, entscheidest du selbst: ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reine XML-Datei für Behörden). Beides rechtssicher, beides EN 16931.
Wann lohnt sich das?
KI-Scan rechnet sich, sobald du mehr als ein paar Rechnungen pro Monat umwandeln musst. Typische Situationen aus unserem Support-Postfach:
- Handwerker mit 20 alten Word-Rechnungen, die ein Großkunde rückwirkend als ZUGFeRD haben will.
- Freelancer, die ihre bisherige Rechnungssoftware verlassen und den Altbestand sauber übernehmen wollen.
- Solo-Agenturen, die Belege aus einem Online-Shop als PDF bekommen und in XRechnung weiterreichen sollen.
- Kleinunternehmer, die eine Papierrechnung abfotografieren und sauber digitalisieren wollen.
In jedem dieser Fälle ist das Abschreiben reine Verschwendung. Die Daten existieren ja schon, sie liegen nur in der falschen Verpackung.
So funktioniert der Scan Schritt für Schritt
Der Ablauf ist absichtlich kurz gehalten. Wir wollten kein Wizard mit sieben Screens.
- Datei hochladen. PDF, PNG oder JPG, bis 10 MB pro Datei. Du kannst auch mehrere Rechnungen auf einmal einwerfen.
- Warten, höchstens 30 Sekunden. Die KI liest den Text aus, erkennt Layout und Struktur und gleicht Pflichtfelder mit EN 16931 ab.
- Vorschau prüfen. SimplyBills zeigt dir links die Original-PDF und rechts die befüllten Felder. Was falsch ist, klickst du kurz gerade.
- Format wählen und speichern. ZUGFeRD, XRechnung oder erst einmal als Entwurf. Fertig.
Die Rechnung landet danach in deinem normalen Rechnungsverzeichnis. Du kannst sie verschicken, archivieren oder an einen Kunden mit Leitweg-ID weiterleiten. Die KI-Vorarbeit merkst du nur daran, dass du keine 15 Minuten pro Beleg mehr brauchst.
Was die KI gut kann – und was nicht
Wir sind ehrlich: OCR und Strukturerkennung sind solide, aber nicht unfehlbar. Was in unseren Tests über mehrere hundert Belege gut klappt:
- Klare Tabellen mit Menge, Beschreibung und Einzelpreis.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
- Adresse und Steuernummer des Empfängers, wenn sie im Standard-Block oben stehen.
- Summen, Steuersätze und Kleinunternehmer-Hinweise nach § 19 UStG.
Wo du eher noch einmal drüberschauen solltest: handschriftliche Notizen am Rand, verschmierte Fotos, exotische Layouts mit mehreren Spalten. In diesen Fällen korrigierst du ein, zwei Felder. Immer noch schneller als Abtippen.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Die Verarbeitung läuft über einen europäischen KI-Anbieter, die Rechnungsdateien werden nach dem Scan nicht dauerhaft gespeichert. Deine fertige Rechnung landet verschlüsselt in unserer Supabase-Datenbank in Frankfurt. Wenn du den Scan rückgängig machst, ist das Original weg. Das ist wichtig, weil viele Buchhaltungs-Apps Belege an US-Server schicken, was für deutsche Kleinunternehmer schnell zum Problem wird.
Was kostet KI-Scan?
KI-Scan ist Teil vom Max-Plan für 29 € im Monat (oder 288 € im Jahr, also 24 € monatlich). Max enthält außerdem unbegrenzte Rechnungen, DATEV-Export, den KI-Rechnungsassistenten und den KI-Zahlungscoach. Wenn du nur gelegentlich eine Rechnung umwandeln willst, probier es einfach im Trial aus und stornier danach wieder.
Wir haben KI-Scan bewusst nicht in den Free-Plan gelegt. Der Grund ist simpel: OCR mit einem vernünftigen Modell kostet bei jedem Scan Geld. Wer das gratis anbietet, finanziert es entweder über Datenverkauf oder macht es absichtlich unbrauchbar. Beides wollten wir nicht.
Vergleich: KI-Scan vs. Abtippen vs. Drittanbieter-OCR
| Methode | Zeit pro Rechnung | Fehlerquote | ZUGFeRD/XRechnung |
|---|---|---|---|
| Abtippen in Word | 10–15 Minuten | Mittel | Nein |
| Generische OCR-App | 3–5 Minuten | Hoch bei Summen | Meist nein |
| SimplyBills KI-Scan | 30–60 Sekunden | Niedrig | Ja, Ein-Klick |
Häufige Fragen
Kann ich auch Fotos vom Handy hochladen?
Ja. Halte das Handy so, dass die Rechnung komplett im Bild ist und der Text nicht schief steht. Die KI verzeiht kleine Verzerrungen, aber bei extrem schrägen Fotos sinkt die Trefferquote.
Funktioniert KI-Scan auch für Belege in anderen Sprachen?
Deutsch und Englisch sind stabil. Französisch, Italienisch und Spanisch funktionieren grundsätzlich, aber hier prüfen wir noch aktiv. Für die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist das meist egal, weil dein Ausgabeformat sowieso deutsch sein sollte.
Kann ich damit eine Eingangsrechnung verbuchen?
KI-Scan erstellt derzeit Ausgangsrechnungen (also Rechnungen, die du ausstellst). Für Eingangsrechnungen bauen wir gerade einen eigenen Import in Richtung DATEV. Wenn du darauf wartest, schreib uns eine Mail, dann melden wir uns, sobald es live ist.
Muss ich trotzdem noch jede Rechnung prüfen?
Ja, und das ist auch richtig so. Kein OCR ist perfekt, und eine Rechnung mit falschem Betrag ist schneller gemacht als zurückgerufen. Kalkulier 20 Sekunden Kontrolle pro Beleg ein. Das ist immer noch um Größenordnungen schneller als Abtippen.
Was du jetzt machen solltest
Wenn du einen Stapel alter Rechnungen hast, die du eh irgendwann umwandeln wolltest: Heute ist der Tag. Registrier dich im Max-Plan, lade die ersten drei Belege hoch und schau dir das Ergebnis an. Nach den ersten paar Scans weißt du, ob sich die Automatik für dich lohnt.
