Kurz gesagt: "Gratis" ist bei E-Rechnungs-Tools selten geschenkt. Meist heißt es: Free-Tier mit Limit, Open-Source mit Setup-Aufwand oder 14-Tage-Trial. SimplyBills geht den Free-Tier-Weg ehrlich: 3 Rechnungen pro Monat, dauerhaft, mit allen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD, PDF) und ohne Kreditkarte. Dieser Text zeigt, was ein E-Rechnungs-Tool 2026 können muss, welche Limits realistisch sind und wann sich ein Upgrade lohnt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Wer noch mit Word oder Excel arbeitet, hat zwei Optionen: teure Vollsoftware kaufen oder ein modernes Online-Tool nutzen. Die zweite Option ist für Solo-Selbstständige fast immer die richtige.
Was "gratis" bei E-Rechnungs-Tools wirklich bedeutet
Wer nach "e-rechnung online erstellen gratis" sucht, landet schnell bei Anbietern, die mit "kostenlos" werben und damit drei sehr unterschiedliche Dinge meinen. Den Unterschied zu kennen, lohnt sich, bevor man Daten eingibt.
Freemium: dauerhaft kostenlos, aber mit Limits
Das ist das ehrlichste Modell. Du bekommst eine echte Vollversion, allerdings mit einer Mengenbeschränkung, typischerweise 3 bis 10 Rechnungen pro Monat. Wer drüber kommt, zahlt für einen Bezahlplan. Vorteil: Du kannst das Tool unbegrenzt testen, ohne dass dich eine Trial-Phase rauswirft. Nachteil: Bei mehr Volumen musst du umsteigen. SimplyBills, Zoho Invoice und einige internationale Anbieter arbeiten so.
Open-Source: kostenlos, aber Hosting selbst
Tools wie Crater oder InvoicePlane sind komplett kostenlos. Du brauchst dafür einen Server, musst PHP und MySQL installieren, Updates einspielen und Backups selbst organisieren. Für technische Selbstständige eine Option, für Handwerker oder Beraterinnen praktisch nie. Dazu kommt: Die meisten Open-Source-Lösungen unterstützen XRechnung oder ZUGFeRD nicht out of the box.
Trial: 14 oder 30 Tage, danach kostenpflichtig
Sevdesk, Lexware, Billomat, alle bieten Testphasen an, die nach Ablauf automatisch in einen Bezahlplan übergehen. Das ist kein Gratis-Angebot, sondern ein Probetrieb. Wer die Kündigung vergisst, zahlt. Wer "e-rechnung freeware" im engeren Sinn sucht, sollte solche Angebote nicht mitzählen.
Werbefinanziert oder Datenmodell
Ein paar wenige Anbieter finanzieren sich über Werbung oder durch den Verkauf von aggregierten Daten. Bei Geschäftsunterlagen ist das aus DSGVO-Sicht heikel. Wer mit Rechnungsdaten arbeitet, sollte solche Modelle meiden.
Was ein E-Rechnungs-Tool können muss
Ein gratis E-Rechnung Tool ist nur dann sinnvoll, wenn es das Wesentliche kann. Hier ist die Liste, an der du jeden Anbieter messen solltest.
XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931
Das ist der Kern. Eine echte E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine strukturierte XML-Datei nach europäischer Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Ausprägungen relevant: XRechnung als reine XML-Datei (Pflicht im B2G-Bereich, also bei Rechnungen an Behörden) und ZUGFeRD als hybrides Format aus PDF/A-3 plus eingebettetem XML (Standard im B2B). Wer den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD verstehen will, findet im verlinkten Artikel die ausführliche Erklärung.
Validierung gegen EN 16931
Eine ungültige XML wird vom Empfänger zurückgewiesen. Ein gutes Tool prüft jede Rechnung gegen das EN-16931-Schema, bevor du sie verschickst. SimplyBills macht das im Hintergrund, du siehst nur das Ergebnis: grüner Haken oder ein klarer Hinweis, was fehlt.
Pflichtangaben automatisch füllen
Eine Rechnung braucht in Deutschland mindestens zehn Pflichtangaben: vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Liefer-/Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Hinweis bei Kleinunternehmern. Die komplette Liste findest du in der Pflichtangaben-Checkliste. Ein gutes Tool füllt die meisten Felder automatisch aus Stammdaten und warnt, wenn etwas fehlt.
GoBD-konforme Archivierung
Rechnungen müssen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt werden, unveränderbar und maschinell lesbar. Ein Tool ohne Archiv erfüllt diese Anforderung nicht. Wer eine PDF im Download-Ordner hat und sie nach drei Monaten löscht, hat ein Problem bei der nächsten Betriebsprüfung.
Versand und Empfänger-Adressen
E-Mail-Versand sollte selbstverständlich sein. Für XRechnung an Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers. Ein gutes Tool kennt die gängigen Portale (ZRE Bund, OZG-RE, Landesplattformen) und macht es dir leicht, die richtige Adresse zu hinterlegen.
Gratis-Anbieter im Kurzvergleich
Wer ernsthaft 2026 eine "kostenlose e-rechnung software" sucht, hat eine Handvoll Optionen. Den ausführlichen Vergleich findest du im Artikel Beste kostenlose Rechnungsprogramme 2026. Hier ein kompakter Überblick.
SimplyBills Free
3 Rechnungen pro Monat, dauerhaft kostenlos. XRechnung und ZUGFeRD in der jeweils aktuellen Version (XRechnung 3.0.2, ZUGFeRD 2.3). PDF-Export, E-Mail-Versand, Kundenverwaltung, ELSTER-Hinweise. Hosting in der EU (Supabase Frankfurt). Keine Kreditkarte bei der Anmeldung. Upgrade auf Pro für 9 Euro pro Monat möglich, wenn du mehr brauchst.
Zoho Invoice
Komplett kostenlos bis 1.000 Rechnungen pro Jahr. Sehr mächtig, aber englischsprachig orientiert. Deutsche XRechnung wird unterstützt, ZUGFeRD nur eingeschränkt. Hosting in den USA, für manche Datenschutzbeauftragte ein Knock-out-Kriterium.
Crater (Open Source)
Kostenlos, wenn du selbst hostest. Erfordert PHP, MySQL, Web-Server. Kein natives XRechnung/ZUGFeRD ohne Plugins. Eher für Entwickler als für Solo-Selbstständige.
Lexoffice / sevdesk Trials
14 oder 30 Tage gratis testen, danach 13,90 bis 18,90 Euro pro Monat. Kein dauerhaft kostenloses Modell. Für "gratis e-rechnung erstellen" im engeren Sinn nicht passend.
Online-Generatoren ohne Anmeldung
Es gibt eine Reihe von Webseiten, die anbieten "rechnung erstellen online ohne anmeldung". Sie erzeugen eine PDF, die du dir herunterladen kannst. Was sie nicht können: validierte XRechnung erzeugen, GoBD-konform archivieren, Kunden speichern, Nummernkreise verwalten. Für eine einzelne Rechnung in Ausnahmefällen okay, für den regelmäßigen Geschäftsbetrieb ungeeignet.
SimplyBills Free-Plan im Detail
Der Free-Plan ist keine abgespeckte Demo, sondern eine vollwertige Variante mit Mengenlimit. Was du bekommst:
3 Rechnungen pro Monat, dauerhaft
Das Limit setzt sich jeden Monat zurück. Wer also im Januar 4 Rechnungen schreibt, kann im Februar wieder 3 schreiben. Es gibt keinen Trial-Counter, der irgendwann abläuft. Das Limit ist ehrlich kommuniziert: 3 reichen für viele Solo-Selbstständige mit wenigen Stammkunden, wer mehr braucht, sieht das schnell und kann upgraden.
Alle Formate ohne Aufpreis
XRechnung, ZUGFeRD und klassisches PDF sind im Free-Plan enthalten. Keine Bezahlschranke vor dem XML-Export, kein "XRechnung erst ab Pro". Das ist relevant, weil viele größere Anbieter genau diese Formate als Premium-Feature verkaufen.
E-Mail-Versand und Kundenverwaltung
Du kannst Rechnungen direkt aus dem Tool per E-Mail versenden, mit angehängter PDF und (bei ZUGFeRD) eingebettetem XML. Kunden speicherst du als Stammdatensatz: Name, Adresse, Steuernummer, Leitweg-ID bei Behörden. Bei der nächsten Rechnung klickst du den Kunden an, statt erneut alles einzutippen.
ELSTER-Vorbereitung
Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung exportiert SimplyBills die nötigen Werte. Das Tool macht nicht die Anmeldung selbst. Das ist ELSTER-Sache. Es liefert die Zahlen in einer Form, die du direkt übernehmen kannst.
EU-Hosting (Supabase Frankfurt)
Datenhaltung in der EU ist 2026 kein Luxus, sondern Standard für Geschäftsdaten. SimplyBills nutzt Supabase mit Standort Frankfurt. Damit gilt vollständig DSGVO, keine Drittlandsübermittlung in die USA, keine Standardvertragsklauseln-Diskussionen.
Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung
Anmeldung mit E-Mail und Passwort. Fertig. Wer nach drei Tagen merkt "passt nicht", schließt den Tab. Es läuft keine Zahlung an. Das ist gerade für Solo-Selbstständige relevant, die sich nicht durch Trial-Abbruch-Phasen quälen wollen.
Schritt für Schritt: erste E-Rechnung in 4 Minuten
So sieht der konkrete Ablauf aus, wenn du jetzt loslegst.
1. Konto anlegen
Auf simplybills.de/rechnung-erstellen gehst du auf "Kostenlos starten". E-Mail und Passwort eingeben, Bestätigungs-Link im Postfach klicken. Dauert unter einer Minute.
2. Firmenprofil ausfüllen
Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. Wenn du Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG bist, setzt du einen Haken, alle Folgerechnungen enthalten dann automatisch den Hinweis "Gemäß Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Wenn du unsicher bist, ob die Kleinunternehmerregelung für dich passt, hilft der Ratgeber E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer weiter.
3. Kunden und Rechnung erstellen
Du legst einen Kunden an (Name, Adresse, bei B2G zusätzlich die Leitweg-ID), wählst dann "Neue Rechnung". Positionen eingeben, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis. SimplyBills berechnet Summen und Umsatzsteuer automatisch. Format wählst du am Ende: ZUGFeRD für B2B, XRechnung für Behörden.
4. Prüfen und versenden
Vor dem Versand zeigt das Tool eine Vorschau plus Validierungsergebnis. Wenn die EN-16931-Prüfung grün ist, klickst du auf "Versenden". Die Rechnung geht per E-Mail an den Kunden, eine Kopie wandert ins GoBD-konforme Archiv (bei Free auf Kundenwunsch als Download).
Wann reicht der Free-Plan, wann nicht?
Eine ehrliche Einschätzung, wann 3 Rechnungen pro Monat reichen, und wann nicht.
Reicht typischerweise
- Nebenberufliche Freelancer mit 1-3 Stammkunden
- Kleinunternehmer im Aufbau, die monatlich wenige Rechnungen stellen
- Coaches und Berater mit Monatspauschalen
- Handwerker, die hauptsächlich kleinere Privataufträge haben
Reicht nicht mehr
- Vollzeit-Freelancer mit wechselnden Kunden (oft 8-13 Rechnungen pro Monat)
- Handwerksbetriebe mit vielen kleinen Aufträgen
- Online-Shops, die für jeden Verkauf eine Rechnung erzeugen
- Wer Mahnungen, Angebote oder wiederkehrende Rechnungen braucht
Wer regelmäßig über das Limit kommt, sieht das im Tool selbst. Die nächste Rechnung im Monat wird dann in einen "Bereit zum Versand"-Zustand gespeichert, aber nicht versendet, bis du upgradest. Keine Datenverluste, keine böse Überraschung.
Upgrade-Wege bei SimplyBills
Wenn du den Free-Plan ausgereizt hast, gibt es zwei Schritte.
Pro: 9 Euro pro Monat oder 84 Euro pro Jahr
Unbegrenzt viele Rechnungen, plus Angebote, Stornorechnungen, eigenes Logo, Mahnungen, Vorlagen und ein vollwertiges GoBD-Archiv. Bei jährlicher Zahlung sparst du 24 Euro, das entspricht 2 Monaten gratis. Mehr Details unter simplybills.de/preise.
Max: 29 Euro pro Monat oder 288 Euro pro Jahr
Zusätzlich wiederkehrende Rechnungen, DATEV-Export, CSV-Import, KI-Beleg-Scan und die KI-Schnittstelle (MCP): Du verbindest dein eigenes ChatGPT oder Claude mit SimplyBills, lässt Entwürfe anlegen und überfällige Rechnungen aufspüren. Lohnt sich, wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest oder regelmäßig Belege verarbeitest. Die komplette Funktionsliste findest du unter simplybills.de/funktionen.
Wechseln ohne Datenverlust
Beim Upgrade behältst du alle Kunden, Rechnungen und Einstellungen. Das Tool ändert sich nicht, es bekommt nur mehr Schalter. Downgrade ist genauso einfach möglich, falls du nach einem Pro-Monat merkst, dass Free wieder reicht.
Datenschutz und DSGVO bei kostenlosen Online-Tools
Geschäftsdaten gehören in EU-Hosting. Punkt. Das ist 2026 nicht verhandelbar, weil Schrems II und Folgeurteile US-Hosting für personenbezogene Daten regelmäßig fragwürdig machen. Bei Rechnungen sind Kundennamen und -adressen automatisch personenbezogen, also gilt DSGVO voll.
Worauf du achten solltest
- Hosting-Standort: EU/EWR, idealerweise Deutschland. SimplyBills nutzt Supabase Frankfurt.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Sollte automatisch beim Anlegen des Kontos verfügbar sein, ohne dass du explizit danach fragen musst.
- Verschlüsselung: TLS in der Übertragung, Verschlüsselung im Ruhezustand auf Serverseite.
- Löschung auf Anfrage: Wenn du das Konto schließt, sollten Daten löschbar sein (gesetzliche Aufbewahrungsfristen ausgenommen).
Bei Tools mit US-Hosting (Zoho, FreshBooks, Wave) musst du selbst prüfen, ob die Verarbeitung deiner Kundendaten in den USA für dich vertretbar ist. Für die meisten deutschen Solo-Selbstständigen ist die einfachere Antwort: EU-gehostetes Tool wählen.
Browser-Tool vs. Desktop-Software
Die letzten verbliebenen Desktop-Programme (z.B. Lexware buchhalter, BMD) sind 2026 für Solo-Selbstständige überholt. Ein browserbasiertes E-Rechnung-Tool hat fast nur Vorteile.
Vorteile Browser
- Keine Installation, kein OS-Lock-in (Mac/Windows/Linux egal)
- Automatische Updates, neue XRechnung-Version? Tool kann es sofort
- Mobil nutzbar, Rechnung schreiben am Telefon im Auto, am Tablet auf der Baustelle
- Geräte-Wechsel ohne Datenmigration
Vorteile Desktop (Restkategorie)
- Funktioniert offline (selten relevant für Rechnungserstellung)
- Lokale Datenhaltung (wenn du Daten lieber bei dir hast, aber dann musst du Backups selbst regeln)
Für 95 Prozent der Solo-Selbstständigen ist Browser die richtige Wahl. SimplyBills läuft in jedem modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) ohne Plugins.
Was kommt 2025-2028: E-Rechnungspflicht im Zeitplan
Die E-Rechnungspflicht hat einen klaren Stufenplan, der jeden Selbstständigen früher oder später trifft.
- 1.1.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine Standard-Mail-Adresse reicht, der Versender darf aber XRechnung/ZUGFeRD schicken, und du musst es lesen können.
- 1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.
- 1.1.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer (mit Übergangsregeln).
Wer jetzt schon ein E-Rechnungs-Tool nutzt, hat zwei Jahre Vorsprung. Wer wartet, muss in der Hochphase 2027/2028 zwischen überlasteten Steuerberatern und übervollen Support-Hotlines einsteigen.
Häufige Fragen
E-Rechnung wirklich kostenlos: wie geht das?
Bei seriösen Anbietern funktioniert das über Freemium: Du bekommst eine echte Vollversion mit Mengenlimit, und wer mehr braucht, zahlt für einen Bezahlplan. SimplyBills finanziert sich genau so, die 3 Gratis-Rechnungen pro Monat sind eine ehrliche Einstiegshilfe, die Software ist die gleiche wie im Pro-Plan. Wer "gratis" mit "kostet niemanden was" verwechselt, sollte misstrauisch werden. Hosting, Entwicklung und Support kosten Geld, entweder zahlt das ein Bezahlplan, oder du selbst mit deinen Daten.
Welche Formate erzeugt ein Gratis-Tool?
Ein gutes Gratis-Tool erzeugt mindestens XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.3 nach EN 16931. Beide Formate sind in Deutschland anerkannt, XRechnung als reine XML-Datei (Pflicht im B2G), ZUGFeRD als hybrides PDF mit eingebettetem XML (Standard im B2B). Wer nur PDF generiert, erfüllt die E-Rechnungsanforderungen ab 2027 nicht. Achte darauf, dass beide Formate ohne Aufpreis enthalten sind, bei einigen Anbietern ist XRechnung erst ab dem höchsten Bezahlplan dabei.
Was sind die Limits beim Gratis-Plan?
Bei SimplyBills: 3 Rechnungen pro Monat, kein eigenes Logo, keine Mahnungen, keine wiederkehrenden Rechnungen, kein DATEV-Export. Alle Pflichtfunktionen (XRechnung, ZUGFeRD, PDF, E-Mail, Kunden, ELSTER-Vorbereitung) sind enthalten. Bei Zoho ist das Limit höher (1.000/Jahr), dafür ist das Hosting US-basiert. Bei Open-Source-Tools gibt es keine Limits, aber du musst selbst hosten. Welches Modell passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst und wie wichtig dir Hosting-Standort und Bequemlichkeit sind.
Reicht ein Gratis-Tool für Selbstständige?
Für viele Solo-Selbstständige: ja, mindestens für den Start. Wer pro Monat 1 bis 3 Rechnungen schreibt, kommt mit dem Free-Plan komplett aus. Vollzeit-Freelancer mit wechselnden Kunden, Handwerker mit vielen kleinen Aufträgen oder Shop-Betreiber stoßen schnell ans Limit und brauchen einen Bezahlplan. Die ehrliche Antwort: Probiere den Free-Plan einen Monat lang aus. Wenn die 3 reichen, bleibst du gratis. Wenn nicht, weißt du, dass sich 9 Euro für Pro lohnen.
Was passiert bei mehr als 3 Rechnungen pro Monat?
Bei SimplyBills speicherst du die sechste Rechnung als Entwurf, kannst sie aber nicht versenden, solange du im Free-Plan bist. Es gibt keine automatische Verlängerung in einen Bezahlplan, keine böse Überraschung auf dem Konto. Du entscheidest, ob du upgradest oder bis zum nächsten Monat wartest, wenn das Kontingent zurückgesetzt wird. Bei Trials anderer Anbieter ist das anders: Dort läuft der Account oft automatisch in einen Bezahlplan, wenn du nicht aktiv kündigst.
DSGVO bei kostenlosen Online-Tools?
Hier gibt es große Unterschiede. Wichtig ist: Hosting in der EU, automatischer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), TLS-Verschlüsselung und ein klarer Löschprozess. SimplyBills nutzt Supabase Frankfurt, Daten verlassen die EU nicht. Bei Tools mit US-Hosting wie Zoho oder FreshBooks musst du selbst prüfen, ob die Verarbeitung deiner Kundendaten in den USA für dich tragbar ist. Für die meisten deutschen Selbstständigen ist die einfachere Antwort: EU-gehostetes Tool wählen.
GoBD-konform?
Ein E-Rechnungs-Tool muss erstellte Rechnungen unveränderbar archivieren, mit Index-Funktion für die Betriebsprüfung, und mindestens 10 Jahre aufbewahren. SimplyBills macht das im Pro-Plan automatisch. Im Free-Plan kannst du PDF und XML herunterladen und selbst archivieren, was funktioniert, aber Disziplin verlangt. Wer regelmäßig Rechnungen stellt, für den ist GoBD-Archiv im Pro-Plan einer der wichtigsten Gründe fürs Upgrade.
Kann ich später upgraden?
Jederzeit. Du klickst in deinem SimplyBills-Account auf "Auf Pro upgraden", wählst monatlich oder jährlich, hinterlegst eine Zahlungsmethode, fertig. Alle deine bisherigen Daten (Kunden, Rechnungen, Einstellungen) bleiben erhalten. Genauso einfach geht der Wechsel zurück: Wenn du nach einem Pro-Monat merkst, dass Free wieder reicht, downgradest du im selben Menü. Es gibt keine Mindestlaufzeit beim Monatsplan.
Fazit: Jetzt gratis starten
Die E-Rechnungspflicht ist da. Word und Excel reichen nicht mehr. Wer 2026 noch zögert, wird 2027 unter Druck umsteigen müssen, entweder zu teurer Software oder zu einem schlechten Tool. Die ruhige Variante: jetzt kostenlos starten, ein paar Wochen testen, und dann entscheiden.
SimplyBills bietet genau das. 3 Rechnungen pro Monat, dauerhaft kostenlos, mit allen Formaten und EU-Hosting. Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung. Wer mehr braucht, zahlt 9 Euro pro Monat für Pro, immer noch deutlich unter dem Marktpreis bei Lexoffice oder Sevdesk.
Wer den Schritt jetzt geht, hat 2027 keinen Stress. Wer wartet, zahlt entweder mehr oder hetzt sich. Die Entscheidung ist nicht "welches teure Tool wähle ich", sondern "fange ich jetzt gratis an oder später teuer".
