Die Idee steht. Vielleicht wartet sogar schon jemand auf ein Angebot. Dann kommen die praktischen Fragen: Gewerbe oder Freiberuf? Welches Amt zuerst? Brauche ich eine Umsatzsteuer-ID? Wie versichere ich mich? Und wann darf ich die erste Rechnung schicken?
Unten stehen zehn Schritte, in der Reihenfolge, in der die Ämter sie von dir wollen. Mit den Zahlen für 2026, den neuen Grenzen nach § 19 UStG und dem Fahrplan zur E-Rechnung. Ohne Behördendeutsch.
Schritt 1: Idee und Voraussetzungen ehrlich prüfen
Bevor ein Formular rausgeht, drei Fragen, und zwar ungeschönt. Erstens: Würde jemand zahlen, der dich nicht kennt? Freunde, die "klingt super" sagen, sind keine Kunden. Zweitens: Wie viele bezahlte Aufträge brauchst du im Monat, damit die Kosten gedeckt sind? Drittens: Hast du Geld für die ersten Monate, in denen mehr rausgeht als reinkommt?
Vom ersten Tag an genug Umsatz? Kommt selten vor. Rechne mit drei bis sechs Monaten Aufbau. Wer nebenberuflich startet, hat es leichter: Das Gehalt läuft weiter. Mehr dazu im Artikel nebenberuflich selbstständig machen.
Manche Tätigkeiten brauchen eine Qualifikation oder Erlaubnis. Handwerker in zulassungspflichtigen Gewerken (Anlage A der Handwerksordnung) brauchen einen Meisterbrief oder einen Betriebsleiter mit Meistertitel. Gastronomie, Maklertätigkeit und Personenbeförderung sind erlaubnispflichtig. Das vorher klären, sonst stoppt dich später das Amt. Fürs Handwerk gibt es einen eigenen Leitfaden für Handwerker.
Schritt 2: Freiberufler oder Gewerbe? Die Weichenstellung
An der Einordnung hängt fast alles danach: welche Ämter, ob Gewerbesteuer, ob IHK. Du wählst das nicht aus. Das Finanzamt ordnet dich nach der Tätigkeit zu.
Freiberufler sind die Katalogberufe nach § 18 EStG und ähnliche Tätigkeiten: Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Übersetzer, Designer, Programmierer, Coaches, Heilpraktiker. Wer freiberuflich ist, meldet kein Gewerbe an, zahlt keine Gewerbesteuer und muss nicht in die IHK. Es reicht die Meldung beim Finanzamt.
Gewerbetreibende sind alle anderen: Händler, Handwerker, die meisten Onlineshops, Gastronomen, Berater ohne akademisches Profil, Influencer mit Produktverkauf. Hier ist eine Gewerbeanmeldung Pflicht. Ab einem Gewinn von 24.500 Euro im Jahr fällt Gewerbesteuer an.
Die Grenze ist oft unscharf. Ein Webentwickler kann freiberuflich sein, ein "Online-Marketing-Berater" eher gewerblich. Im Zweifel das Finanzamt oder einen Steuerberater fragen. Beispiele und Abgrenzung stehen unter Freiberufler oder Gewerbe: der Unterschied.
Faustregel: Verkaufst oder produzierst du etwas, ist es meist Gewerbe. Verkaufst du dein persönliches Fachwissen oder eine kreative Leistung, bist du oft Freiberufler.
Schritt 3: Die Kleinunternehmerregelung verstehen (neue Grenzen ab 2025)
Gewerbe oder Freiberuf, die nächste Frage ist dieselbe: mit oder ohne Umsatzsteuer starten? Dafür gibt es die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Zum 1. Januar 2025 wurde sie umgebaut.
Seit 2025 gelten zwei neue Grenzen:
- 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr (vorher 22.000 Euro)
- 100.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr (vorher 50.000 Euro)
Bleibst du darunter, weist du keine Umsatzsteuer aus. Keine 19 Prozent auf der Rechnung. Im Gegenzug zieht du auch keine Vorsteuer aus Einkäufen. Für Dienstleister mit wenig Wareneinkauf ist das oft die einfachere Variante: weniger Buchhaltung, gegenüber Privatkunden ein günstigerer Preis.
Die 100.000-Euro-Grenze ist eine harte Kante. Überschreitest du sie im laufenden Jahr, fällst du sofort raus. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze reißt, wird umsatzsteuerpflichtig. Früher galt eine Prognose. Im Gründungsjahr gilt: Liegt dein voraussichtlicher Umsatz über 25.000 Euro, kannst du die Regelung von Anfang an nicht nutzen.
Wer klein anfängt und vor allem an Privatkunden oder andere Kleinunternehmer verkauft, startet meist als Kleinunternehmer. Wer große Investitionen plant oder fast nur an vorsteuerabzugsberechtigte Firmen verkauft, sollte die Regelbesteuerung durchrechnen. Entscheidungshilfe steht im Artikel Kleinunternehmerregelung: lohnt sich das?.
Schritt 4: Gewerbe anmelden (nur falls Gewerbe)
Bist du Gewerbetreibender, geht der erste offizielle Weg zum Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde. Viele Kommunen bieten die Anmeldung online an, sonst mit Personalausweis vorbei. Bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten die Nachweise mitnehmen (Meisterbrief, Führungszeugnis und so weiter).
Die Gebühr für die Gewerbeanmeldung liegt 2026 je nach Stadt zwischen etwa 15 und 65 Euro. Einen bundesweit einheitlichen Satz gibt es nicht, jede Kommune legt das selbst fest. Falls du ein Führungszeugnis brauchst, rechne mit rund 13 Euro extra.
Nach der Anmeldung läuft einiges von allein: Das Gewerbeamt informiert Finanzamt, IHK beziehungsweise Handwerkskammer und je nach Branche die Berufsgenossenschaft. Unterlagen und Ablauf stehen unter Kleingewerbe anmelden. Freiberufler überspringen diesen Schritt und gehen direkt zu Schritt 5.
Schritt 5: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER
Das ist der zentrale Schritt für jede Gründung, Gewerbe wie Freiberuf. Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Seit 2021 geht das verpflichtend elektronisch über das Portal ELSTER (oder über deinen Steuerberater).
Wofür? Du bekommst deine Steuernummer. Und du sagst dem Finanzamt, wie du besteuert werden willst. Wichtige Angaben:
- Persönliche Daten und Art der Tätigkeit
- Voraussichtlicher Gewinn im Gründungs- und Folgejahr (Schätzung reicht, beeinflusst aber deine Vorauszahlungen)
- Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst oder zur Regelbesteuerung optierst
- Ob du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst
- Bankverbindung für Erstattungen und Lastschriften
Gewinn lieber vorsichtig schätzen. Setzt du ihn zu hoch an, setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest, die dir die Liquidität nehmen. Feld für Feld erklärt der Artikel Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.
Schritt 6: Steuernummer und USt-IdNr.
Nach dem Fragebogen dauert es meist zwei bis sechs Wochen, dann liegt deine Steuernummer im Briefkasten. Die Nummer gehört auf jede Rechnung. Ohne sie darfst du strenggenommen keine korrekte Rechnung ausstellen. Also den ersten Auftrag nicht fakturieren, bevor sie da ist.
Etwas anderes ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., Format DE123456789). Die brauchst du, sobald du Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland machst. Zum Beispiel Werbung über eine irische Plattform oder Verkauf an Firmenkunden in Österreich. Du kannst sie direkt im Fragebogen oder später kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
Kleinunternehmer können ebenfalls eine USt-IdNr. bekommen. Brauchen tun sie sie nur bei grenzüberschreitenden Geschäften. Für rein innerdeutsche Rechnungen genügt die normale Steuernummer.
Schritt 7: Versicherungen klären
Als Selbstständiger fällst du aus dem automatischen Sozialsystem. Du musst dich selbst kümmern. Drei Bereiche zählen.
Krankenversicherung
Hauptberuflich Selbstständige können sich nicht pflichtversichern. Die Wahl ist freiwillig gesetzlich (GKV) oder privat (PKV). In der GKV gibt es eine Mindestbemessungsgrundlage: 2026 liegt sie bei rund 1.318 Euro pro Monat. Auch bei niedrigem Gewinn zahlst du auf diese fiktive Basis. In der Praxis sind das etwa 260 bis 280 Euro im Monat inklusive Pflegeversicherung. Verdienst du mehr, steigt der Beitrag bis zur Beitragsbemessungsgrenze.
Die PKV kann anfangs günstiger sein, vor allem für junge, gesunde Gründer ohne Kinder. Die Beiträge steigen mit dem Alter, und der Rückweg in die GKV ist schwer. Wer Familie plant, fährt mit der GKV (Familienversicherung) meist besser. Diese Entscheidung später umzudrehen, ist teuer.
Rentenversicherung
Die meisten Selbstständigen sind nicht rentenversicherungspflichtig. Einige Gruppen schon: bestimmte Handwerker, Lehrer, Pflegekräfte, Hebammen und sogenannte arbeitnehmerähnliche Selbstständige (nur ein Auftraggeber, keine eigenen Angestellten). Künstler und Publizisten zahlen über die Künstlersozialkasse (KSK) ein und bekommen dort die Hälfte ihrer Beiträge bezuschusst. Gehörst du dazu, ist das ein klarer Vorteil. Auch wer nicht pflichtversichert ist, sollte privat fürs Alter vorsorgen. Ohne eigene Rücklagen wird es im Alter eng.
Weitere wichtige Policen
Eine Berufshaftpflicht ist für viele Tätigkeiten Pflicht oder zumindest dringend zu empfehlen. Sie schützt dich vor teuren Fehlern. Dazu kommen je nach Beruf Berufsunfähigkeitsversicherung, Inhaltsversicherung oder Cyber-Police. Monatskosten und Übersicht stehen im Artikel was Selbstständigkeit kostet: Versicherungen.
Schritt 8: Geschäftskonto und Buchhaltung einrichten
Rechtlich bist du als Einzelunternehmer oder Freiberufler nicht verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Praktisch lohnt es sich fast immer: Privates und Geschäftliches bleiben getrennt, die Steuererklärung wird kürzer, gegenüber Kunden wirkst du aufgeräumter. Viele Banken bieten Konten für Selbstständige ab 0 bis 12 Euro im Monat.
Bei der Buchhaltung gilt für die allermeisten Solo-Selbstständigen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Einnahmen minus Ausgaben. Keine doppelte Buchführung, keine Bilanz. Drei Dinge von Tag eins an sauber halten:
- Belege sammeln, lückenlos und geordnet. Jede Ausgabe ohne Beleg ist verschenktes Geld.
- Rechnungen fortlaufend nummerieren und revisionssicher ablegen.
- Rücklage fürs Finanzamt bilden. Faustregel: 25 bis 30 Prozent vom Gewinn beiseitelegen, damit die erste Steuernachzahlung dich nicht umhaut.
Wie Einkommensteuer, Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR im ersten Jahr zusammenlaufen, steht im Artikel Steuern für Selbstständige im ersten Jahr.
Schritt 9: Preise kalkulieren (der Schritt, den fast alle unterschätzen)
Viele Gründer rechnen den Stundensatz aus dem alten Angestelltengehalt. Das liegt daneben. Als Selbstständiger trägst du Krankenversicherung, Rente, Urlaub, Krankheitstage, Akquise, Buchhaltung und Steuern selbst. Dein Satz muss klar über dem liegen, was du als Angestellter "pro Stunde" verdient hast.
Eine einfache Kalkulation in vier Schritten:
1. Wunsch-Jahresgewinn (vor Steuern): 45.000 €
2. + Betriebskosten (Versicherung, Software,
Büro, Weiterbildung) pro Jahr: 15.000 €
= nötiger Jahresumsatz: 60.000 €
3. Verrechenbare Stunden pro Jahr
(von ~1.600 Arbeitsstunden bleiben nach
Akquise, Pausen, Urlaub real ca. 1.000): 1.000 h
4. Stundensatz = 60.000 € / 1.000 h = 60 €/h nettoSechzig Euro klingen hoch. Sie sind realistisch, weil nur ein Teil der Arbeitszeit bezahlt wird. Wer zu billig startet, arbeitet sich kaputt und kommt aus dem Loch nur schwer wieder raus. Lieber den Wert klar benennen und den Satz dazu passend setzen.
Schritt 10: Erste Kunden gewinnen und die erste Rechnung schreiben
Ohne Kunden bleibt alles Theorie. Die ersten Aufträge kommen selten über Anzeigen. Sie kommen über dein Netzwerk: ehemalige Kollegen, frühere Auftraggeber, Branchenkontakte, lokale Empfehlungen. Sag allen, was du jetzt machst. Eine schlichte Website mit Angebot und Kontaktweg hilft, ebenso ein vollständiges Profil dort, wo deine Kunden suchen. Vom Gespräch zum bezahlten Auftrag führt von der Idee zum ersten Kunden.
Bei größeren Aufträgen schickst du zuerst ein schriftliches Angebot. Das klärt Umfang und Preis. Später ist es dein Beleg, falls es Streit ums Geld gibt. Ist der Auftrag erledigt, kommt die erste Rechnung.
Eine korrekte Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG: deinen Namen und deine Anschrift, die des Kunden, deine Steuernummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum sowie die Beträge. Als Kleinunternehmer ergänzt du den Hinweis "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Muster und Aufbau stehen unter Rechnung schreiben: Anleitung und in der Pflichtangaben-Checkliste.
E-Rechnungspflicht: das musst du von Anfang an wissen
Im B2B-Verkehr in Deutschland gilt eine schrittweise E-Rechnungspflicht. Viele Gründer übersehen das, weil die Regel noch neu ist. "E-Rechnung" meint ein strukturiertes XML-Format (XRechnung oder ZUGFeRD). Eine PDF aus Word zählt ausdrücklich nicht.
- Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch du als frischer Gründer. Eine E-Mail-Adresse reicht technisch aus.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 01.01.2028: Die Versandpflicht gilt für alle B2B-Umsätze, also auch für kleine Betriebe und (mit Erleichterungen) Kleinunternehmer.
Verkaufst du an Firmenkunden, wirst du spätestens 2028 strukturierte E-Rechnungen verschicken müssen. Wer jetzt gründet, fängt besser gleich mit einem Tool an, das XRechnung und ZUGFeRD kann, statt in zwei Jahren umzustellen. Den Fahrplan liefert E-Rechnungspflicht 2025/2027: was Unternehmen wissen müssen.
SimplyBills legt Unternehmensprofil und Kunden einmal an. Danach schreibst du Rechnungen in wenigen Minuten, als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung. Die Nummern laufen lückenlos, der § 19-Hinweis sitzt, der ELSTER-Export hilft bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Kostenlos starten kannst du mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat unter Rechnung erstellen.
Tools und Checkliste für deinen Start
Was du als Solo-Selbstständiger wirklich brauchst, ist überschaubar:
- Rechnungstool, das E-Rechnung kann (PDF, ZUGFeRD, XRechnung), zum Beispiel SimplyBills, siehe Funktionen
- Geschäftskonto zur sauberen Trennung von privat und geschäftlich
- Belegablage, digital und revisionssicher
- Steuerrücklage-Konto, 25 bis 30 Prozent vom Gewinn parken
- ELSTER-Zugang für Fragebogen, Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärung
Die Reihenfolge als Checkliste:
[ ] 1. Idee, Markt und Finanzierung geprüft
[ ] 2. Freiberufler oder Gewerbe geklärt
[ ] 3. Entscheidung Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung
[ ] 4. Gewerbe angemeldet (nur falls Gewerbe)
[ ] 5. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung via ELSTER abgegeben
[ ] 6. Steuernummer erhalten, ggf. USt-IdNr. beantragt
[ ] 7. Kranken-, Renten- und Haftpflichtversicherung geklärt
[ ] 8. Geschäftskonto eröffnet, Buchhaltung aufgesetzt
[ ] 9. Preise kalkuliert (realistischer Stundensatz)
[ ] 10. Erste Kunden gewonnen, erste Rechnung geschriebenFAQ: Häufige Fragen zur Selbstständigkeit
Was brauche ich, um mich selbstständig zu machen?
Zuerst klären, ob die Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist. Gewerbetreibende melden ein Gewerbe beim Gewerbeamt an (Gebühr je nach Stadt 15 bis 65 Euro), Freiberufler nicht. Beide füllen innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER aus und bekommen so ihre Steuernummer. Dazu kommen Krankenversicherung, eventuell Rentenversicherung, eine passende Haftpflicht, ein Geschäftskonto und ein Rechnungstool. Dann darfst du legal Rechnungen schreiben.
Was kostet es, sich selbstständig zu machen?
Die Gewerbeanmeldung selbst kostet 2026 je nach Kommune zwischen 15 und 65 Euro. Freiberufler zahlen dafür nichts. Die laufenden Kosten sind der eigentliche Posten: Krankenversicherung ab rund 260 bis 280 Euro pro Monat in der GKV, dazu Haftpflicht, Software und gegebenenfalls Steuerberater. Ein Geschäftskonto gibt es ab 0 bis 12 Euro im Monat. Für den Start zählt vor allem ein finanzieller Puffer für die ersten Monate.
Muss ich ein Gewerbe anmelden oder reicht das Finanzamt?
Das hängt von der Tätigkeit ab. Freiberufler (Katalogberufe nach § 18 EStG wie Ärzte, Designer, Entwickler, Journalisten) brauchen keine Gewerbeanmeldung. Für sie reicht die Meldung beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Gewerbetreibende (Handel, Handwerk, Produktion, viele Beratungen) müssen zusätzlich ein Gewerbe anmelden. Im Zweifel klärt das Finanzamt die Einordnung.
Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung 2026?
Seit 2025 gilt die Regelung bei bis zu 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Sie lohnt sich vor allem für Dienstleister mit wenig Wareneinkauf und überwiegend Privatkunden, weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und die Buchhaltung einfacher bleibt. Wer große Investitionen plant oder fast nur an vorsteuerabzugsberechtigte Firmen verkauft, sollte die Regelbesteuerung durchrechnen.
Muss ich als Gründer schon E-Rechnungen schreiben?
Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Dafür reicht eine E-Mail-Adresse. Versenden müssen zunächst nur große Unternehmen ab 2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz), ab 2028 dann alle im B2B-Bereich. Wer an Firmenkunden verkauft, sollte trotzdem gleich ein Tool nutzen, das XRechnung und ZUGFeRD beherrscht. Dann steht später kein Umstieg unter Zeitdruck an.
Wie schreibe ich meine allererste Rechnung?
Warte, bis deine Steuernummer da ist. Sie gehört auf jede Rechnung. Dann brauchst du die Pflichtangaben nach § 14 UStG: deinen Namen und deine Anschrift, die des Kunden, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum und die Beträge. Als Kleinunternehmer ergänzt du den § 19-Hinweis. Mit einem Tool wie SimplyBills füllst du das in wenigen Minuten aus, inklusive E-Rechnungsformat.
Fazit
Die Schritte sind überschaubar, wenn du sie in der richtigen Reihenfolge gehst. Tätigkeit einordnen, gegebenenfalls Gewerbe anmelden, Fragebogen über ELSTER, Versicherungen, Konto und Buchhaltung, Preise kalkulieren, Kunden gewinnen, Rechnung schreiben. Wer Rechnungen und Belege von Anfang an ordentlich führt, hat später weniger Ärger mit dem Finanzamt.
Wenn du heute deine erste rechtssichere Rechnung schreiben willst: Rechnung erstellen mit SimplyBills, kostenlos starten, ohne Kreditkarte. Welcher Tarif zu dir passt, zeigt die Preisübersicht.
