Angebot schreiben als Freelancer – mit Vorlage und Ein-Klick-Umwandlung in die Rechnung

Kurz gesagt: Ein gutes Angebot überzeugt schon vor der Rechnung. SimplyBills schreibt es mit dir in zwei Minuten, druckt es als PDF aus und verwandelt es nach dem "Ja" des Kunden mit einem Klick in eine fertige E-Rechnung. Keine doppelten Stammdaten, kein Copy-Paste, keine vergessene Position.

Viele Solo-Selbstständige machen beim Angebot schreiben zwei Fehler. Erstens: Sie schicken keine Angebote, sondern nur eine Preisangabe per Mail oder WhatsApp. Zweitens: Wenn sie ein Angebot schreiben, wirkt es wie ein Word-Text aus den 1990ern, ohne Bindefrist, ohne saubere Positionen, ohne Abgrenzung. Beides kostet Aufträge und drückt deinen Stundensatz. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du ein verbindliches Angebot in 6 Schritten aufsetzt, welche Pflichtangaben rein müssen, wo der rechtliche Unterschied zum Kostenvoranschlag liegt, und wie du das angenommene Angebot per Klick in eine GoBD-konforme Rechnung wandelst.

Warum ein sauberes Angebot dir mehr Geld bringt

Ein Angebot ist kein Formular. Es ist ein Verkaufsgespräch auf Papier. Wenn es gut ist, hast du drei Effekte:

• Klarheit. Der Kunde weiß genau, was er bekommt und was nicht. Das verhindert Nachfragen, Streit und nachträgliche Kürzungen.
• Vertrauen. Ein professionelles Dokument signalisiert, dass du weißt, was du tust. Eine formlose Mail signalisiert das Gegenteil.
• Verhandlungsposition. Wer ein sauberes Angebot stellt, kann selbstbewusster am Preis festhalten. Wer eine "ungefähre" Summe nennt, landet sofort in der Verhandlung.

Du schreibst ein Angebot also nicht, weil du musst, sondern weil es dir Geld bringt. Drei kleine Beispiele aus der Praxis:

• Webdesign-Angebot: Ein Freelancer schickt statt "ca. 3.000 € für eine Webseite" ein Angebot mit vier Positionen (Konzept, Umsetzung, Schulung, Aftercare) für 3.020 €. Der Kunde sagt zu, weil er versteht, was er bekommt — und nicht, weil 3.020 weniger sind als 3.000.
• IT-Beratung mit Tagessatz: Statt "950 € am Tag" steht im Angebot "5 Beratertage à 950 €, Reisekosten nach Aufwand, optional 3 zusätzliche Tage Übergabe". Der Kunde bucht direkt drei Übergabetage mit.
• Handwerker-Materialliste: Ein Elektriker trennt Material (Festpreis) und Arbeitsstunden (geschätzt, mit Obergrenze). Wenn der Kunde später meckert, dass es länger gedauert hat, zeigt der Handwerker auf die Zeile "max. 8 Stunden, jede weitere Stunde 78 €".

Was in jedes Angebot gehört: Pflicht- und Empfohlene Angaben

Angebote sind rechtlich weniger streng geregelt als Rechnungen (Stichwort Pflichtangaben Rechnung), aber ein paar Dinge solltest du trotzdem immer nennen. Wenn das Angebot später angenommen wird, ist es Teil des Vertrages — also lieber zu sauber als zu locker.

Pflichtangaben (das gehört rein)

• Deine vollständigen Kontaktdaten — Name, Adresse, Steuernummer oder USt-ID.
• Empfänger mit Name und Anschrift. Bei Firmen gehört der Firmenname inklusive Rechtsform dazu.
• Angebotsnummer und Datum. Format z. B. ANG-2026-0001.
• Leistungsbeschreibung, so konkret, dass kein Zweifel bleibt. "Logo-Design" reicht nicht. "Entwurf von drei Logo-Varianten, eine Korrekturrunde, Lieferung als SVG und PNG" reicht.
• Preis pro Position, netto und brutto. Als Kleinunternehmer weist du nur den Netto-Preis aus und ergänzt den Hinweis nach § 19 UStG.
• Gültigkeit / Bindefrist. Standard sind 14 oder 30 Tage. Ohne Frist bist du im Zweifel an deinen Preis gebunden, bis der Kunde irgendwann zuschlägt.

Empfohlene Angaben (das macht es professionell)

• Zahlungsbedingungen. 50 % Anzahlung, Skonto (z. B. "2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 7 Tagen"), Zahlungsziel 14 Tage.
• AGB-Verweis. Ein Satz wie "Es gelten meine AGB, abrufbar unter ...". Bei Privatkunden brauchst du die AGB im Wortlaut spätestens vor Vertragsschluss.
• Annahme-Klausel. "Mit Unterschrift oder schriftlicher Bestätigung bis zum 30. Juni nehmen Sie das Angebot an."
• Abgrenzung. Was ist nicht enthalten? Hosting, Domain, Stockfotos, Texte, Anfahrt, Materialaufschlag?
• Liefer- oder Fertigstellungstermin, soweit zusagbar.

Verbindliches vs. unverbindliches Angebot — und der Kostenvoranschlag

Hier liegt einer der häufigsten Anfängerfehler. Drei Begriffe, drei unterschiedliche Rechtsfolgen:

• Verbindliches Angebot. Wenn der Kunde innerhalb der Bindefrist annimmt, ist der Vertrag automatisch zustande gekommen. Du musst leisten, der Kunde muss zahlen. Das ist der Normalfall, wenn du "Angebot" schreibst und keine Einschränkung nennst.
• Unverbindliches Angebot ("freibleibend"). Mit der Formulierung "Angebot freibleibend" oder "unverbindlich" signalisierst du, dass der Vertrag erst mit deiner Auftragsbestätigung wirksam wird. Sinnvoll bei volatilen Material- oder Wechselkursen.
• Kostenvoranschlag (§ 632 BGB). Eine unverbindliche Schätzung, typisch im Handwerk. Der tatsächliche Preis darf um einen "angemessenen" Prozentsatz abweichen — die Rechtsprechung hält 10 bis 20 Prozent in der Regel für tolerabel. Bei größerer Abweichung musst du den Kunden unverzüglich informieren.

Als Faustregel: Wenn du Stundensätze und feste Positionen nennst, schreib "Angebot". Wenn du nur einen Schätzrahmen abgeben kannst, schreib "Kostenvoranschlag" und erklär in einem Satz, was dazu führen könnte, dass der Preis am Ende anders aussieht.

Brutto oder Netto im Angebot? — der häufige Privatkunden-Fehler

Die Regel ist einfach, wird aber oft falsch gemacht:

• Geschäftskunden (B2B): Netto ausweisen, Umsatzsteuer separat, dann Brutto. Geschäftskunden ziehen Vorsteuer und denken in Netto-Preisen.
• Privatkunden (B2C): Brutto ausweisen ist Pflicht (Preisangabenverordnung, PAngV). Ein Privatkunde will den Endpreis sehen, der wirklich aus dem Konto geht. Du kannst die Aufschlüsselung darunter zeigen, aber der Brutto-Preis muss klar erkennbar sein.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Es gibt keine ausgewiesene Umsatzsteuer. Du nennst den Endpreis und schreibst einen Hinweis: "Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."

Wenn du in SimplyBills den Kundentyp "Privat" wählst, schaltet das System automatisch auf Brutto-Darstellung um. Bei Geschäftskunden wird Netto pro Position gezeigt, USt unten ausgewiesen und Brutto als Gesamtsumme ergänzt.

Angebot in 6 Schritten schreiben (HowTo)

So setzt du in SimplyBills (Pro-Plan, 9 €/Monat) ein Angebot von null auf in unter zwei Minuten auf. Wenn du Word benutzt, sind es eher 15 Minuten plus Tippfehler. Die Angebots-Funktion ist Teil des Pro-Plans, sieh dir die Preise an.

1. Schritt 1 — Kunde wählen. Im Menü auf "Angebote" → "Neues Angebot". Bestehenden Kunden auswählen oder neu anlegen. Adresse, Steuernummer und Kundentyp (B2B/B2C) werden automatisch übernommen.
2. Schritt 2 — Positionen eintragen. Wie bei einer Rechnung. Aus deinen gespeicherten Artikelvorlagen kannst du Positionen mit einem Klick einfügen. Mengen, Einzelpreise und Einheiten (Stunden, Pauschale, Tage) sind frei wählbar.
3. Schritt 3 — Bindefrist setzen. Standardwert ist 14 Tage. Bei größeren Projekten lieber 21 oder 30 Tage. Achtung: Ohne Bindefrist bist du theoretisch dauerhaft gebunden.
4. Schritt 4 — Zahlungsbedingungen und Skonto. Anzahlung, Skonto-Klausel, Zahlungsziel. Diese Felder werden später automatisch in die Rechnung übernommen.
5. Schritt 5 — Abgrenzung und Notizen. Optionales Textfeld: "Nicht enthalten sind Hosting, Domain und Drittanbieter-Lizenzen." Dazu der AGB-Verweis. Erspart dir später Diskussionen.
6. Schritt 6 — PDF oder E-Mail. Speichern als PDF (mit deinem Logo) oder direkt per E-Mail aus SimplyBills verschicken. Der Status wandert auf "versendet" und der Kunde kann das Angebot mit einem Klick annehmen.

Vorlage: Angebot schreiben Muster zum Abschauen

Ein kurzes Beispiel-Angebot (Webdesign-Auftrag, Kleinunternehmer), das du als Muster für dein eigenes Angebot nehmen kannst:

Angebot Nr. ANG-2026-014
Datum: 05. Juli 2026
Gültig bis: 19. Juli 2026 (14 Tage Bindefrist)

Sehr geehrte Frau Schmidt,

vielen Dank für das Gespräch am vergangenen Donnerstag. Wie besprochen unterbreite ich Ihnen folgendes verbindliches Angebot für die Überarbeitung Ihrer Unternehmens-Webseite:

1. Analyse der bestehenden Seite und Wettbewerbsvergleich — Pauschale 350 €
2. Konzept und Wireframes für sechs Seiten — Pauschale 890 €
3. Umsetzung in WordPress inkl. Datenübernahme — Pauschale 1.600 €
4. Schulung (2 Stunden per Videocall) — Pauschale 180 €

Gesamtbetrag: 3.020 €. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus.

Nicht enthalten: Hosting, Domain, kostenpflichtige Stockfotos, Premium-Plugins.

Zahlungsbedingungen: 40 % Anzahlung bei Auftragsbestätigung, 60 % nach Livegang. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen jeweils 2 % Skonto. Zahlungsziel sonst 14 Tage nach Rechnungseingang.

Annahme: Mit einer schriftlichen Bestätigung per E-Mail bis zum 19. Juli 2026 nehmen Sie das Angebot an. Es gelten meine AGB, abrufbar unter beispiel.de/agb.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Beste Grüße
[Dein Name]

Das ist keine Hochliteratur, aber es ist klar, konkret und verhandelbar. Mehr braucht es für einen kleinen Auftrag nicht. Wenn du eine Handwerker-Vorlage brauchst, ersetzt du die vier Positionen durch Material (Festpreis) und Arbeitsstunden (geschätzt, mit Obergrenze). Bei IT-Beratung mit Tagessatz nennst du Tage à Satz statt Pauschalen.

Skonto, Anzahlung und AGB — die kleinen Hebel mit großem Effekt

Drei Klauseln, die jedes Angebot besser machen:

• Skonto beschleunigt Zahlungen. Wer 2 % Skonto bei 7 Tagen bietet, wird in der Regel innerhalb der Skonto-Frist bezahlt. 2 % auf 3.020 € sind 60 € — viele Kunden nehmen das mit, der Cashflow stimmt für dich.
• Anzahlung sichert dich gegen Auftragsabbruch ab. 30 bis 50 % bei Auftragsbestätigung ist im Freelancer-Bereich Standard. Wenn der Kunde nicht zahlt, hast du nicht schon halb gearbeitet.
• AGB-Verweis. Im Angebot reicht ein Satz mit Link. Inhaltlich sollten deine AGB Punkte wie Eigentumsvorbehalt, Mitwirkungspflichten, Nutzungsrechte und Gerichtsstand regeln. Bei Privatkunden gelten zusätzlich BGB-Schutzrechte.

Was passiert nach dem "Ja"? — Angebot in Rechnung umwandeln

Hier liegt der eigentliche Nutzen eines Tools wie SimplyBills. Ein angenommenes Angebot wird per Klick in eine Rechnung umgewandelt. Alle Positionen, Mengen und Preise werden übernommen, die Rechnungsnummer wird neu vergeben (fortlaufend, GoBD-konform), das Rechnungsdatum ist heute, die Fälligkeit greift dein Standard-Zahlungsziel.

Du musst nichts neu eintippen und kannst keine Position vergessen. Der typische Word-Fehler ("Hab ich die Abstimmungsrunde eingerechnet?") ist damit vom Tisch. Wer wissen will, wie eine korrekte Rechnung danach aussehen muss, lest die Anleitung Rechnung schreiben für Freiberufler.

Die Rechnung wird automatisch zu ZUGFeRD oder XRechnung, je nachdem wie dein Kunde sie braucht. Hintergrund: Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B, ab 2027 voll greifend. Das Angebot bleibt im System erhalten, damit du bei Rückfragen nachschauen kannst, was ursprünglich vereinbart war.

Bei Daueraufträgen mit gleichen Konditionen lohnt sich der Blick auf wiederkehrende Rechnungen. Bei Steuerberater-Übergabe lest DATEV-Export für Steuerberater.

Was tun bei Nachverhandlung oder Auftragsverlust?

Drei Szenarien aus der Praxis:

• Kunde verhandelt am Preis nach. Du erstellst eine zweite Angebotsversion (ANG-2026-014-v2) mit geänderten Positionen. Nicht einfach das alte Dokument überschreiben — du brauchst beide Versionen für die Nachvollziehbarkeit. In SimplyBills legst du dafür eine Kopie an.
• Kunde springt ab. Status auf "abgelehnt" setzen. Das Angebot bleibt im Archiv, fließt aber nicht in deine Umsatzübersicht. Wenn der Kunde Monate später wieder anfragt, hast du den Verlauf parat.
• Auftrag wurde schon angefangen, der Kunde will trotzdem stornieren. Hier kommt's drauf an, was ihr vereinbart habt. Geleistete Arbeit darf in Rechnung gestellt werden. Falls schon eine Rechnung raus ist, brauchst du eine Stornorechnung. Wenn der Kunde nicht zahlt: Mahnung schreiben.

Häufige Fehler beim Angebot schreiben

• Unklare Leistungsbeschreibungen. "Webseite bauen" führt in der Abrechnung zu Streit. "Bau einer 6-seitigen WordPress-Seite auf Basis des vereinbarten Konzepts" nicht.
• Keine Abgrenzung. Schreib dazu, was nicht enthalten ist. Hosting, Domain, Stockfotos, Texte, Anfahrt? Wer das im Angebot klar benennt, spart später die Diskussion.
• Stundensätze ohne Obergrenze. Wenn du nach Zeit abrechnest, sag, wie viele Stunden du schätzt und ab welchem Punkt du nachfragst. Sonst bist du am Ende mit deinem eigenen Aufwand unglücklich.
• Keine Bindefrist. Ein Angebot ohne Frist bindet dich auf Dauer. Immer eine Frist setzen, selbst wenn sie großzügig ist.
• Falsches Brutto/Netto bei Privatkunden. Verstoß gegen die Preisangabenverordnung. Endpreis muss raus.
• Kein Skonto, keine Anzahlung. Du arbeitest in Vorleistung und wartest dann 30 Tage aufs Geld. Vermeidbar.
• Angebot als WhatsApp-Nachricht. Rechtlich gültig, optisch eine Katastrophe und steuerlich nicht ablegbar. Immer als PDF, immer schriftlich.

Häufige Fragen (FAQ)

Was muss ein Angebot enthalten?

Pflicht: deine Kontaktdaten inkl. Steuernummer/USt-ID, Empfänger, Angebotsnummer und Datum, klare Leistungsbeschreibung, Preis pro Position (netto und brutto), Bindefrist. Empfohlen: Zahlungsbedingungen, Skonto, AGB-Verweis, Abgrenzung (was ist nicht enthalten), Annahme-Klausel, Liefer- oder Fertigstellungstermin. Als Kleinunternehmer ergänzt du den Hinweis nach § 19 UStG.

Wie lange ist ein Angebot bindend?

So lange, wie die Bindefrist im Angebot steht. Standard sind 14 bis 30 Tage. Ohne Frist bist du im Zweifel an deinen Preis gebunden, bis der Kunde irgendwann zuschlägt — das willst du nicht. Setze immer eine Bindefrist, auch wenn sie großzügig ist (z. B. 30 Tage).

Angebot vs. Kostenvoranschlag — was ist der Unterschied?

Ein Angebot ist verbindlich: Mit Annahme durch den Kunden ist der Vertrag zustande gekommen, der Preis steht. Ein Kostenvoranschlag (§ 632 BGB) ist eine unverbindliche Schätzung, typisch im Handwerk. Der tatsächliche Preis darf um einen "angemessenen" Prozentsatz abweichen (Rechtsprechung: meist 10 bis 20 %). Bei größerer Abweichung musst du den Kunden unverzüglich informieren, sonst hat er ein Kündigungsrecht.

Brutto oder Netto im Angebot?

Bei Geschäftskunden netto pro Position, Umsatzsteuer separat, brutto als Endsumme. Bei Privatkunden ist der Brutto-Endpreis Pflicht (Preisangabenverordnung). Als Kleinunternehmer nennst du den Endpreis und verweist auf § 19 UStG — es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Wie reagiere ich, wenn der Kunde nachverhandelt?

Erstelle eine neue Angebotsversion (z. B. ANG-2026-014-v2) und überschreibe nicht das alte Dokument. Du brauchst beide Versionen für die Nachvollziehbarkeit. Inhaltlich: Wenn der Kunde nur Preis drücken will, halte am Wert fest und biete stattdessen Skonto oder Anzahlung an. Wenn er Leistungen streichen möchte, mache das transparent in einer neuen Position-Liste.

Wie wandle ich ein Angebot in eine Rechnung um?

In SimplyBills mit einem Klick aus der Angebots-Detailseite: Positionen, Kunde, Zahlungsbedingungen werden übernommen, eine neue fortlaufende Rechnungsnummer wird vergeben, Rechnungsdatum ist heute. Das Ergebnis ist eine GoBD-konforme E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung), die du sofort versenden kannst. Das Angebot bleibt im Archiv und ist mit der Rechnung verknüpft.

Gibt es Angebote im Free-Plan?

Nein. Die Angebote-Funktion ist Teil des Pro-Plans (9 € pro Monat oder 7 € pro Monat im Jahresabo). Im Free-Plan kannst du bis zu 5 Rechnungen pro Monat erstellen, aber keine Angebote. Wer regelmäßig Angebote schreibt, holt die 9 € fast immer beim ersten gewonnenen Auftrag wieder rein.

Was du jetzt machen solltest

Wenn du gerade einen offenen Auftrag in der Pipeline hast, schreib dein Angebot heute. Nach der ersten fertigen PDF weißt du, wie der Ablauf sich anfühlt, und beim nächsten Mal brauchst du keine Minute mehr für die Entscheidung, wie und wo du das machst. Mit dem Pro-Plan bekommst du Angebote, Stornorechnungen, Mahnungen, Vorlagen und das GoBD-Archiv — alles für 9 € im Monat. Erste Rechnung kostenlos erstellen kannst du schon im Free-Plan, ohne Kreditkarte.

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