KI-Schnittstelle: alle Funktionen, Rechte und Beispiele

Listet deine Rechnungen, auf Wunsch nur einen Status (Entwurf, versendet, bezahlt, storniert) oder nur einen Kunden.

• „Welche Rechnungen sind verschickt, aber noch nicht bezahlt?“
• „Zeig mir alle Rechnungen an die Müller GmbH.“

Ruft eine einzelne Rechnung mit allen Positionen, Beträgen und Daten ab.

• „Was stand auf der letzten Rechnung an die Bäckerei Krause?“

Legt eine Rechnung als Entwurf an. Rechnungsnummer, Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnet SimplyBills selbst aus. Verschickt wird dabei nichts.

In Max übernimmt die KI Preis, Einheit und Umsatzsteuer auf Wunsch aus deinem Leistungskatalog.

• „Leg eine Rechnung für die Müller GmbH an: 3 Stunden Beratung à 80 Euro, zahlbar in 14 Tagen.“
• „Schreib Familie Schmidt eine Rechnung für das Bad: Material 1.250 Euro, 18 Stunden Arbeit à 55 Euro.“

Ändert einen Rechnungsentwurf. Die Positionen werden komplett ersetzt und neu berechnet, Rechnungsnummer und Status bleiben gleich. Notiz, Zahlungsbedingungen und Leistungsdatum schickt die KI jedes Mal mit, sonst sind sie danach leer.

Versendete Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern.

• „Im Entwurf für die Müller GmbH waren es 4 Stunden, nicht 3.“

Schickt eine Rechnung per E-Mail als PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-E-Rechnung. Hat der Kunde eine Leitweg-ID, hängt SimplyBills zusätzlich die XRechnung an. Empfänger, Kopie, Betreff und Anschreiben kann die KI mitgeben.

• „Schick den Rechnungsentwurf für die Müller GmbH raus.“
• „Versende die Rechnung an Frau Schmidt und schreib ein kurzes Dankeschön dazu.“

Löscht einen Rechnungsentwurf endgültig. Versendete Rechnungen lassen sich nicht löschen.

• „Lösch den doppelten Rechnungsentwurf für die Bäckerei Krause.“

Trägt einen Zahlungseingang zu einer versendeten Rechnung ein, auch eine Anzahlung oder Rate. Ist danach nichts mehr offen, gilt die Rechnung als bezahlt.

Geld bewegt die KI dabei nicht. Mehr als den offenen Betrag nimmt SimplyBills nicht an.

• „Die Müller GmbH hat heute 500 Euro auf RE-2026-0012 angezahlt.“

Löscht eine erfasste Zahlung, etwa eine doppelt gebuchte. Der Betrag ist danach wieder offen.

• „Lösch die doppelt erfasste Zahlung bei RE-2026-0012.“

Legt bis zu 50 Rechnungsentwürfe in einem Aufruf an und meldet je Eintrag die Rechnungsnummer oder den Fehler. Scheitert ein Eintrag beim Anlegen, laufen die übrigen trotzdem durch.

Kunden legt der Stapel nicht an. Neue Kunden legt die KI vorher mit „Kunde anlegen“ an.

• „Leg für alle sieben Baustellen von heute Entwürfe an, je 8 Stunden zu 65 Euro netto.“
• „Erstell für jeden Kunden mit Wartungsvertrag einen Entwurf über die Oktober-Pauschale.“

Übernimmt bis zu 50 Rechnungen aus deinem bisherigen Programm, mit Originalnummer, Rechnungsdatum und Status offen oder bezahlt. Es geht keine E-Mail raus und es entsteht kein neues PDF, dein Original bleibt der Beleg.

Auf Wunsch zählt SimplyBills danach ab deiner höchsten importierten Nummer weiter, wenn sie dem Format RE-2026-0001 folgt.

• „Übernimm meine 18 Rechnungen aus Juni und Juli aus lexoffice, die bezahlten mit Zahlungsdatum.“
• „Hier ist meine Excel-Liste mit offenen Rechnungen, trag sie als Altbestand ein.“

Trägt für bis zu 50 versendete Rechnungen je einen Zahlungseingang mit Datum ein. Ohne Betrag gilt die Rechnung danach als bezahlt, mit Betrag wird eine Teilzahlung gebucht.

• „Laut Kontoauszug sind RE-2026-0012, -0014 und -0015 am 14. Oktober bezahlt worden.“
• „Gleich die offenen Rechnungen mit diesen Zahlungseingängen ab.“

Verschickt bis zu 10 Rechnungsentwürfe nach einer einzigen Bestätigung. Vorher bekommst du eine Liste mit Nummer, Kunde, Betrag und Empfänger.

• „Schick die sieben Entwürfe von heute raus.“
• „Versende alle Entwürfe für Müller und Schmidt.“

Listet versendete Rechnungen, die über die Fälligkeit hinaus noch nicht bezahlt sind, jeweils mit den Tagen Verzug.

• „Wer schuldet mir noch Geld?“
• „Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen überfällig?“

Schickt dem Kunden per E-Mail die nächste Mahnstufe zu einer überfälligen Rechnung: erst die Zahlungserinnerung, dann die 1. Mahnung, zuletzt die letzte Mahnung. Einen eigenen Text kann die KI mitgeben, Verzugszinsen weist sie auf Wunsch aus.

Höchstens drei Erinnerungen je Rechnung, dazwischen mindestens eine Stunde.

• „Erinner die Müller GmbH freundlich an die offene Rechnung.“
• „Schick allen, die seit über zwei Wochen überfällig sind, eine Erinnerung.“

Wertet deine offenen Rechnungen nach Alter aus: wer wie viel schuldet, wie lange jeder Kunde im Schnitt zum Zahlen braucht und welche Mahnstufe als Nächstes dran ist, mit einer Vorschau auf die Verzugszinsen.

• „Welche Rechnungen sind überfällig, und wer schuldet mir am meisten?“
• „Wie lange brauchen meine Kunden im Schnitt, bis sie zahlen?“

Mahnt bis zu 20 überfällige Rechnungen auf einmal, jede auf ihrer nächsten Stufe. Du bestätigst einmal für den ganzen Stapel.

Ändert sich zwischen Vorschau und Bestätigung etwas am Stapel, fragt die KI noch einmal nach.

• „Mahne alle Rechnungen, die mehr als 30 Tage überfällig sind, mit Verzugszinsen.“
• „Schick allen mit offenen Rechnungen von vor dem 1. September die nächste Mahnstufe.“

Legt deine eigenen Texte für Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung fest und ob Verzugszinsen standardmäßig mitgehen.

• „Formulier meine 1. Mahnung etwas strenger und weise ab dort Zinsen aus.“
• „Setz die Mahntexte wieder auf den Standard zurück.“

Listet deine Angebote, auf Wunsch nur einen Status (Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt, storniert).

• „Welche Angebote sind verschickt und noch nicht beantwortet?“
• „Zeig mir alle angenommenen Angebote.“

Ruft ein einzelnes Angebot mit allen Positionen ab.

• „Was hatte ich Frau Schmidt für das Bad angeboten?“

Legt ein Angebot als Entwurf an, mit Datum und „gültig bis“. Die Beträge rechnet SimplyBills aus.

• „Erstell ein Angebot für Frau Schmidt: Badrenovierung pauschal 2.400 Euro, gültig vier Wochen.“
• „Mach aus der letzten Rechnung an die Müller GmbH ein Angebot mit denselben Positionen.“

Schickt ein Angebot als PDF per E-Mail. Empfänger, Kopie, Betreff und Anschreiben kann die KI mitgeben.

• „Schick das Angebot für die Badrenovierung an Frau Schmidt.“

Löscht einen Angebotsentwurf endgültig.

• „Lösch den alten Angebotsentwurf für die Müller GmbH.“

Listet deine Stornorechnungen und Gutschriften.

• „Welche Rechnungen habe ich dieses Jahr storniert?“

Ruft eine einzelne Stornorechnung mit allen Positionen ab.

• „Zeig mir die Stornorechnung zur Rechnung an die Bäckerei Krause.“

Legt zu einer versendeten oder bezahlten Rechnung eine Stornorechnung als Entwurf an. Positionen und Beträge übernimmt SimplyBills aus dem Original, mit umgekehrtem Vorzeichen.

Storniert wird immer die ganze Rechnung, eigene Positionen nimmt das Werkzeug nicht an.

• „Storniere die Rechnung an die Müller GmbH, der Auftrag ist ausgefallen.“

Schickt eine Stornorechnung per E-Mail als PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-E-Rechnung.

• „Schick der Müller GmbH die Stornorechnung.“

Löscht einen Storno-Entwurf endgültig. Die Originalrechnung ist danach nicht mehr storniert.

• „Lösch den Storno-Entwurf, die Rechnung bleibt doch bestehen.“

Listet deine Kunden, auf Wunsch nach Name gefiltert.

• „Welche Kunden habe ich in Bielefeld?“

Ruft einen Kunden mit Adresse, Kontaktdaten, USt-IdNr. und Leitweg-ID ab.

• „Welche E-Mail-Adresse hat die Müller GmbH bei mir?“

Legt einen neuen Kunden an. Ohne eigene Angabe vergibt SimplyBills die Kundennummer, etwa K-0001.

• „Leg die Bäckerei Krause als Kunden an: Hauptstraße 5, 33602 Bielefeld.“

Ändert einzelne Angaben eines Kunden. Alles, was die KI nicht mitschickt, bleibt unverändert.

• „Die Bäckerei Krause ist umgezogen, neue Adresse: Marktplatz 2, 33602 Bielefeld.“
• „Die Müller GmbH will Rechnungen ab jetzt an buchhaltung@mueller-gmbh.de.“

Löscht einen Kunden endgültig. Das klappt nur, solange keine Rechnung, kein Angebot und kein anderer Beleg auf ihn verweist.

• „Lösch den Testkunden, den ich gestern angelegt habe.“

Sucht in deinem Katalog nach Bezeichnung, Artikelnummer oder Kategorie und findet auch bei Tippfehlern und Umlauten den richtigen Artikel.

• „Was kostet bei mir die Wartung einer Gas-Brennwerttherme?“
• „Zeig mir alle Leistungen aus der Kategorie Messung.“

Ruft einen Artikel mit Preis, Einheit, Umsatzsteuer und Notiz ab.

• „Zeig mir den Artikel 104 mit allen Details.“

Legt einen Artikel an oder ändert ihn. Eine zweite Preisvariante mit derselben Bezeichnung entsteht dabei nicht.

• „Leg die Abgasmessung mit 35 Euro netto, pauschal, 19 % Umsatzsteuer an.“
• „Setz den Preis für Artikel 104 auf 31 Euro.“

Übernimmt eine Preisliste als CSV oder Liste. Die KI zeigt dir erst, was neu dazukommt, was sich ändert und welche Zeilen fehlerhaft sind, und importiert nach deiner Bestätigung.

• „Hier ist meine CSV aus der Warenwirtschaft, zeig mir erst, was neu dazukommt.“
• „Importier diese Preisliste und überschreib vorhandene Preise.“

Löscht einen Artikel aus dem Katalog. Rechnungen und Angebote, die ihn schon nutzen, bleiben unverändert.

• „Lösch den Artikel „Siphon tauschen“ aus meinem Katalog.“

Listet deine Ausgaben, neueste zuerst, mit Datum, Lieferant, Kategorie, Bruttobetrag, Zahlungsstatus und ob ein Beleg hinterlegt ist.

• „Was habe ich diesen Monat für Material ausgegeben?“
• „Zu welchen Ausgaben fehlt noch der Beleg?“

Ruft eine einzelne Ausgabe mit allen Details ab.

• „Zeig mir die Details zur letzten Tankquittung.“

Erfasst eine Ausgabe mit Datum, Lieferant, Nettobetrag und Steuersatz. Umsatzsteuer und Bruttobetrag rechnet SimplyBills aus.

• „Trag ein: heute 45 Euro netto bei Bauhaus für Schrauben, 19 % USt, schon bezahlt.“

Ändert eine Ausgabe, zum Beispiel Kategorie oder Zahlungsstatus. Ändert sich Betrag oder Steuersatz, rechnet SimplyBills neu.

• „Die Tankrechnung vom 3. Oktober ist inzwischen bezahlt.“

Hängt einen Beleg (PDF, JPEG oder PNG, bis 10 MB) an eine Ausgabe. Hat deine KI die Datei im Chat, lädt SimplyBills sie selbst hoch. Sonst bekommst du einen Upload-Link, der 10 Minuten gilt, und einen Link zur Ausgabe.

• „Leg die Tankquittung aus dem Chat als Ausgabe an und häng sie an.“

Löscht eine Ausgabe endgültig.

• „Die Ausgabe bei Bauhaus von gestern habe ich doppelt erfasst, lösch eine davon.“

Zeigt deinen Umsatz netto, die Umsatzsteuer und brutto je Monat, Quartal, Jahr oder Kunde, gestellt und bezahlt, auf Wunsch im Vergleich zur Vorperiode oder zum Vorjahr.

• „Wie viel Umsatz habe ich im dritten Quartal gemacht, und wie war das im Vorjahr?“
• „Zeig mir meinen Umsatz 2026 pro Monat: was ist gestellt und was ist schon bezahlt?“

Zeigt Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast je Monat oder Quartal, nach Soll- oder Ist-Versteuerung.

Als Kleinunternehmer bekommst du nur einen Hinweis, weil keine Umsatzsteuer anfällt.

• „Wie hoch ist meine Umsatzsteuer-Zahllast für Oktober?“
• „Ich versteuere nach Ist. Wie viel Umsatzsteuer und Vorsteuer hatte ich je Quartal 2026?“

Rechnet deinen Gewinn nach EÜR: Einnahmen nach Zahlungseingang, Ausgaben nach Kategorie, auf Wunsch je Monat oder Quartal.

• „Was habe ich dieses Jahr bisher verdient, nach Abzug der Ausgaben?“
• „Zeig mir meinen Gewinn 2025 pro Quartal und welche Ausgaben am größten waren.“

Zeigt Umsatz und Anteil je Kunde, die größten zuerst. Wer noch zahlen muss, zeigt „Offene Posten auswerten“.

• „Welche Kunden bringen mir den meisten Umsatz, und wie groß ist ihr Anteil?“
• „Wie abhängig bin ich von meinem größten Kunden? Nimm die bezahlten Rechnungen der letzten zwölf Monate.“

Ruft dein Unternehmensprofil ab: Absender, Kontakt, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung, Kleinunternehmer-Status und Präfix der Rechnungsnummer.

• „Welche Bankverbindung steht auf meinen Rechnungen?“

Ändert dein Unternehmensprofil: Adresse, Kontakt, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung, Kleinunternehmer-Status, Präfix der Rechnungsnummer und den Briefkopf der PDFs. Gibt es noch kein Profil, wird es angelegt.

• „Meine neue Telefonnummer ist 0521 123456.“
• „Setz das Logo im Briefkopf nach rechts.“

Zeigt deinen Tarif, wie viele Rechnungen du diesen Monat geschrieben hast, das Limit und welche Funktionen freigeschaltet sind.

• „Welchen Tarif habe ich, und was ist drin?“

Durchsucht Rechnungen, Angebote und Kunden nach Belegnummer oder Kundenname. Liefert bis zu 20 Treffer, jeweils mit Link in die App.

Durchsucht werden die jeweils 100 neuesten Rechnungen und Angebote.

• „Such alles zur Müller GmbH.“
• „Finde die Rechnung RE-2026-0007.“

Öffnet einen Treffer aus der Suche und liefert eine lesbare Zusammenfassung mit Link in die App.

• „Öffne den ersten Treffer und fass ihn kurz zusammen.“

Liest die Hilfe zu SimplyBills nach: wie etwas funktioniert, wo du es in der App findest, welche Menüpunkte und Buttons es gibt und was in welchem Tarif enthalten ist.

Steht eine Antwort nicht in der Hilfe, verweist die KI auf „Hilfe & Support“ in der App.

• „Wie lege ich in SimplyBills eine Stornorechnung an?“
• „Wo stelle ich ein, dass Rechnungen automatisch erinnert werden?“

Liest die aktuellen AGB, die Datenschutzerklärung oder den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) von SimplyBills nach, mit Paragraph oder Anlage als Fundstelle.

Das ist der veröffentlichte Wortlaut, keine Rechtsberatung.

• „Was steht in den AGB zur Kündigung?“
• „Welche Unterauftragsverarbeiter nennt der AVV, und wo sitzen sie?“

Zeigt den Stand deines Abos: Tarif, bis wann es läuft, ob es gekündigt ist, wann die Testphase endet, wann die nächste Abbuchung ansteht und ob eine Zahlung fehlgeschlagen ist.

Beträge nennt dieses Werkzeug nicht. Die Details findest du in der App unter „Einstellungen“ › „Abo“.

• „Bis wann läuft mein Abo?“
• „Habe ich gekündigt, und wann wird das nächste Mal abgebucht?“

Liest nach, was bei SimplyBills neu ist und seit wann. Auf Wunsch sucht die KI zu einem Stichwort und sagt dir, ob die Funktion in deinem Tarif dabei ist.

• „Was ist bei SimplyBills zuletzt neu dazugekommen?“
• „Kann man inzwischen Teilzahlungen erfassen?“

Holt passende Abschnitte aus den Ratgebern auf simplybills.de zur E-Rechnung, etwa zu Fristen, Pflichtangaben, Formaten, Aufbewahrung oder Kleinunternehmern, jeweils mit Link zum Ratgeber.

Das sind allgemeine Informationen und kein Ersatz für Steuer- oder Rechtsberatung.

• „Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?“
• „Was muss als Kleinunternehmer auf meine Rechnung?“

Erklärt dir Fehlercodes der E-Rechnung-Prüfung, zum Beispiel BR-DE-15, in normaler Sprache und sagt, wo du das Problem in SimplyBills behebst. Praktisch, wenn ein Kunde oder eine Behörde eine E-Rechnung ablehnt.

Kennt SimplyBills den Code nicht, erfindet die KI keine Erklärung und verweist an den Support.

• „Mein Kunde hat die E-Rechnung abgelehnt: „[BR-DE-15] Das Element fehlt“. Was heißt das?“