Neuigkeiten

Bei „Alte Rechnung übernehmen“ fragt der KI-Scan jetzt zuerst, ob du die Rechnung schon verschickt hast. Noch nicht verschickt: Mit „Wie mein PDF“ bleiben Aussehen und Nummer deines PDFs, SimplyBills hängt nur die E-Rechnungsdaten an. Schon verschickt: Die Rechnung kommt mit ihrer Originalnummer und deinem PDF ins Archiv, es entsteht keine zweite Rechnung, und eine E-Rechnung erstellst du bei Bedarf später mit „E-Rechnung erstellen“. In der Handy-App fragt „Als Rechnung übernehmen“ jetzt ebenfalls, ob die Rechnung schon verschickt ist. Eine schon verschickte Rechnung übernimmt die App mit ihrer Nummer und legt dein PDF ins Archiv.

Mit Max arbeiten bis zu 5 Personen im selben Konto, du eingeschlossen. Du lädst unter „Einstellungen“ > „Team“ per E-Mail ein, danach arbeiten alle mit denselben Rechnungen, Angeboten und Kunden. An Rechnungen, Angeboten und Stornos steht „Erstellt von“ und „Versendet von“, so siehst du, wer was gemacht hat.

Bisher konnte der KI-Scan einen neuen Kunden aus deiner Rechnung nicht anlegen und brach mit der Meldung „Kunde konnte nicht angelegt werden.“ ab. Jetzt wird der Kunde samt Postleitzahl angelegt.

Bisher standen in den Antworten des KI-Assistenten in der Handy-App Sternchen und Rauten. Jetzt siehst du sie wie im Web, mit fetten Stellen, Listen und Überschriften. Tippst du auf einen Link zu einer Rechnung, öffnet sie sich direkt in der App.

Du kannst jetzt deine GLN und die GLN deines Kunden eintragen. Auf Rechnungen und Angeboten gibst du außerdem eine abweichende Lieferanschrift an, zum Beispiel für Lieferungen an Handelsketten. Beides steht im PDF, auf Rechnungen auch in der E-Rechnung. Eine Standard-Lieferanschrift hinterlegst du beim Kunden.

Die SimplyBills App gibt es jetzt auch fürs iPhone, kostenlos im App Store. Du meldest dich mit deinem Konto an und hast Rechnungen, Angebote und Kunden unterwegs dabei.

In der iPhone-App kannst du Pro und Max jetzt direkt buchen, unter „Mehr“ > „Einstellungen“ > „Abo“ oder über „Pro ansehen“ bzw. „Max ansehen“ bei einer gesperrten Funktion. Bezahlt wird über deine Apple-ID, kündigen kannst du in den Abo-Einstellungen von Apple.

Bisher ging bei neuen Konten in der ersten Woche nur der vorgeschlagene Text an die beim Kunden gespeicherte Adresse. Jetzt kannst du schon am ersten Tag Betreff und Anschreiben anpassen, eine andere Adresse eintragen und „Kopie an mich“ nutzen. Das gilt auch für Angebote und Stornorechnungen.

Die Kundenliste lässt sich jetzt nach Name oder Kundennummer sortieren, auf- oder absteigend. Die Auswahl steht direkt neben der Suche, und SimplyBills merkt sich deine Wahl.

Unter „Ausgaben“ findest du jetzt „Mehrere Belege hochladen“. Mit Pro wählst du bis zu 5 Dateien auf einmal und trägst die Werte in einer Prüfliste ein, mit Max bis zu 20 und die KI liest sie aus. Mit „Alle speichern“ wird aus jeder Zeile eine Ausgabe mit Beleg. E-Rechnungen liest SimplyBills ohne KI aus.

Für den KI-Scan gilt jetzt eine Grenze: 1.000 Seiten pro Monat und 20 Scans pro Stunde, für Rechnungen und Belege zusammen. Das trifft ab dieser Version alle Max-Konten. Beim Hochladen siehst du, wie viel noch frei ist. Ist ein Limit erreicht, sagt SimplyBills dir, wann es weitergeht, und du erfasst Belege weiter ohne KI. Das Speichern von Belegen bleibt unbegrenzt.

Deine KI legt eine Ausgabe an und hängt den Beleg gleich dazu. In ChatGPT legst du die Datei in den Chat, in Claude Code lädt die KI sie über einen Link hoch. Geht beides nicht, bekommst du den Link zur Ausgabe in SimplyBills.

Große Handyfotos speichert SimplyBills jetzt kleiner, der Text auf dem Beleg bleibt lesbar. Ortsangaben im Foto werden dabei entfernt. PDFs und E-Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Bei jedem Dokument im Archiv siehst du jetzt zwei Daten: bis wann du es aufbewahren musst (in der Regel 8 Jahre ab Ende des Belegjahres) und bis wann SimplyBills es speichert (10 Jahre). Beide Daten stehen auch im Export.

Ist die Aufbewahrungspflicht vorbei, kannst du ein Dokument im Archiv selbst löschen. Läuft noch eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerbescheid offen, behältst du es besser, bis das geklärt ist.

Archivierte Dokumente und die Belegdateien an deinen Ausgaben löschen wir 10 Jahre nach Ende des Belegjahres automatisch, nach einer Frist von 30 Tagen. Die Ausgabe selbst bleibt bestehen. Beim Löschen einer Ausgabe weisen wir dich auf die Aufbewahrungspflicht des Belegs hin.

Der Knopf unter „Ausgaben“ heißt jetzt „Beleg mit KI auslesen“. Du kannst dort einen Beleg fotografieren oder ein PDF hochladen, die KI liest beides aus.

Hast du die Datei nach dem KI-Scan auf deinem Rechner verschoben, fehlte der Beleg bisher an der gespeicherten Ausgabe. Jetzt wird er trotzdem angehängt. Scheitert das Hochladen eines Belegs, legt ein zweiter Klick auf „Speichern“ die Ausgabe außerdem nicht mehr doppelt an.

Die SimplyBills App gibt es jetzt kostenlos bei Google Play. Du meldest dich mit deinem Konto an und hast Rechnungen, Angebote und Kunden auch unterwegs dabei. Fürs iPhone kommt sie bald.

Unter „Einstellungen“ › „Rechnung“ schickst du dir mit „Testrechnung an mich schicken“ eine Beispielrechnung an deine eigene E-Mail-Adresse. So siehst du, wie Rechnung und E-Rechnung bei deinen Kunden ankommen, bevor die erste echte rausgeht.

Unter Hilfe → „Feedback & Rezension“ wählst du jetzt, was du schicken willst. Feedback geht nur an uns, dazu gibst du an, wie dringend es ist. Eine Rezension mit Sternen zeigen wir nach Freigabe auf simplybills.de.

Rechnungen und Angebote bekommen auf Wunsch einen eigenen Text zwischen Überschrift und Positionen, zum Beispiel „Bauvorhaben: Neubau Müller, Gartenweg 3“. Trag ihn im Feld „Kopftext (optional)“ ein, auch bei regelmäßigen Rechnungen. Er steht im PDF und in der E-Rechnung und geht mit, wenn du ein Angebot in eine Rechnung umwandelst oder eine Rechnung duplizierst.

Frag den KI-Assistenten, bis wann dein Abo läuft, ob es gekündigt ist, wann deine Testphase endet oder wann das nächste Mal abgebucht wird. Er schaut in deinem Konto nach und sagt dir, wo du das unter Einstellungen › Abo selbst siehst.

Neben AGB und Datenschutzerklärung liest der KI-Assistent jetzt auch den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. So erfährst du zum Beispiel, welche Dienstleister deine Daten verarbeiten und wo, und er nennt dir die Stelle im Vertrag.

Fragst du nach der E-Rechnungspflicht, nach Kleinunternehmern oder nach Pflichtangaben auf der Rechnung, antwortet der KI-Assistent aus unseren Ratgebern auf simplybills.de und gibt dir den Link zum Nachlesen mit. Steht etwas dort nicht, sagt er das, statt zu raten.

Wird eine E-Rechnung abgelehnt, kopier die Meldung mit dem Fehlercode (zum Beispiel BR-DE-15) in den KI-Assistenten. Er sagt dir in einfachen Worten, was fehlt und wo du es in SimplyBills einträgst.

Der KI-Assistent weiß jetzt, was die Handy-App kann, wie du dich dort anmeldest und was du weiter am Rechner erledigst.

Willst du wissen, was sich geändert hat oder ob es eine Funktion schon gibt, frag einfach den KI-Assistenten. Er schaut in den Neuigkeiten nach und sagt dir auch, ob sie in deinem Tarif enthalten ist.

Kommst du mit dem KI-Assistenten nicht weiter, bietet er dir an, das Gespräch an unseren Support zu übergeben. Erst wenn du zustimmst, schickt er den Chatverlauf an support@simplybills.de, die Antwort bekommst du per E-Mail.

Über die KI-Schnittstelle kann deine KI jetzt dieselben Fragen beantworten: dein Abo, AGB, Datenschutz und AVV, unsere Ratgeber zur E-Rechnung, Fehlercodes abgelehnter E-Rechnungen, die Neuigkeiten und wie SimplyBills funktioniert.

Fragst du den KI-Assistenten, wie die Kündigung läuft, ob du Geld zurückbekommst oder wann deine Daten gelöscht werden, schlägt er in den aktuellen AGB und der Datenschutzerklärung nach und sagt dir, wo es steht. Bisher hat er hier manchmal geraten. Regeln die Texte deine Frage nicht, sagt er das und schickt dich an support@simplybills.de.

Unter Ausgaben findest du jetzt „E-Rechnung hochladen“. Lade eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF) hoch. Die Daten stecken schon in der Datei, SimplyBills übernimmt sie genau und ohne KI. Du bekommst pro Steuersatz eine Ausgabe vorgeschlagen, prüfst die Angaben und speicherst. Das Original wird im Archiv aufbewahrt. Wenn möglich, prüft SimplyBills auch, ob die Rechnung der Norm entspricht. Empfangen per E-Mail-Adresse geht noch nicht.

Lädst du eine E-Rechnung in den KI-Scan, erkennt SimplyBills sie und liest die Werte direkt aus der Datei, ohne KI zu fragen. Die Detailseite der Ausgabe zeigt dir dann die Rechnung im Original.

Unter Einstellungen › Rechnung legst du jetzt einmal ein Zahlungsziel in Tagen und einen Standard-Zahlungshinweis fest. Beides wird bei jeder neuen Rechnung vorausgefüllt, der Zahlungshinweis auch bei Angeboten. Im Einzelfall kannst du es dort weiter ändern.

Du kannst uns jetzt beliebig oft Feedback schicken. Bisher wurde nur deine letzte Rückmeldung gespeichert, jetzt bleibt jede einzeln erhalten.

Hast du in der Web-App zwischen 0 und 2 Uhr eine Rechnung oder ein Angebot angelegt, stand bisher das Datum vom Vortag im Formular. Jetzt ist es der richtige Tag. Und eine Rechnung, die vor ihrem Rechnungsdatum fällig wäre, lässt sich nicht mehr speichern.

Statt „Als bezahlt markieren“ heißt es jetzt „Zahlung erfassen“: Du buchst Betrag und Datum, auch Anzahlungen und Raten. Die Rechnung zeigt, was bezahlt und was noch offen ist. Erinnerungen und Verzugszinsen beziehen sich auf den offenen Rest, die Umsatzsteuer nach Ist auf die tatsächlichen Zahlungen.

Die Seitenleiste der Web-App hat nur noch sieben Punkte. Umsatzsteuer, EÜR, DATEV und Archiv findest du unter Steuer. Unter Einstellungen liegen Firma, Rechnung (Logo, Briefkopf, Nummern und Zahlungsziel), Mahnungen, Abo und die Verbindung zu ChatGPT oder Claude. Die Lupe oben findet jede Funktion, zum Beispiel „Mahnung“ oder „Logo“.

Die Hilfe beantwortet jetzt die Alltagsfragen zuerst, etwa zu Teilzahlungen, Erinnerungen oder einem größeren Logo. Neu ist der Teil „KI in SimplyBills“: Er erklärt den KI-Assistenten, das Auslesen von Belegen und wie du ChatGPT oder Claude mit SimplyBills verbindest.

Auf der Übersicht siehst du zuerst, wie viel offen ist und wie viel davon überfällig. Darunter stehen offene Rechnungen und Entwürfe mit Kundennamen und dem nächsten Schritt. Daneben stehen, was in den nächsten 7 Tagen fällig wird, deine offenen Angebote und, wenn du Umsatzsteuer ausweist, was du fürs Finanzamt im laufenden Quartal zurücklegen solltest. Monats- und Jahreszahlen klappst du bei Bedarf unter „Umsatz und Gewinn“ auf.

Jede Zeile beginnt jetzt mit dem Kunden, darunter stehen Nummer und Fälligkeit. Über die Reiter Offen, Überfällig, Entwürfe, Bezahlt und Alle wechselst du die Ansicht, darüber steht die Summe, etwa „Offen gesamt“. Angebote und Ausgaben sind genauso aufgebaut, jede Liste hat ein Suchfeld.

Eine Rechnung zeigt oben ihren Stand, zum Beispiel „Überfällig seit 12 Tagen“, und daneben nur die passenden Knöpfe. Seltenes wie Storno oder XRechnung liegt unter „Mehr“. Vor dem Versand einer Erinnerung siehst du ihren Text.

Klickst du auf einen Kunden, siehst du seine Rechnungen, Angebote und den offenen Betrag und startest von dort eine neue Rechnung. Im Rechnungsformular suchst du den Kunden oder legst ihn direkt dort neu an. Beim Anlegen wählst du zuerst Privatperson, Firma oder Behörde und siehst nur die passenden Felder.

Unter Einstellungen › Rechnung stellst du die Logo-Größe von Klein bis Sehr groß ein, für jeden Briefkopf. Mittig gesetzt reicht ein breites Logo bei „Sehr groß“ fast über die ganze Seitenbreite.

Unter Steuer › Umsatzsteuer stehen die Kennzahlen für ELSTER jetzt groß und mit Kopier-Knopf. Hast du Ausgaben erfasst, steht die Vorsteuer daraus gleich dabei.

Bei einer neuen Ausgabe trägst du den Betrag laut Beleg ein, also brutto. 19 % sind vorbelegt, Netto und Umsatzsteuer rechnet SimplyBills selbst aus. Neue Ausgaben stehen gleich auf „Bezahlt“.

Unter Einstellungen › Mahnungen fügst du Kundenname, Fälligkeitsdatum und andere Angaben per Klick in deine Mahntexte ein. Geschweifte Klammern musst du nicht mehr tippen.

In Zahlungserinnerungen und im vorbereiteten Text beim Rechnungsversand stand das Datum bisher als 2026-06-27. Jetzt steht dort 27.06.2026, genauso in Listen und auf den Detailseiten.

Leerst du den Chat mit dem KI-Assistenten, wird der Verlauf jetzt gelöscht und nicht nur ausgeblendet.

Öffnest du die Web-App auf dem Handy, siehst du die Positionen einer Rechnung oder eines Angebots jetzt als Karten statt einer abgeschnittenen Tabelle. Die Firmendaten stehen dort untereinander und werden nicht mehr abgeschnitten.

Deine KI listet offene Rechnungen nach Alter und sieht, in welcher Mahnstufe jede steht. Verzugszinsen nach § 288 BGB rechnet sie als Schätzung aus. Bis zu 20 Mahnungen gehen mit einer Bestätigung raus, auf Wunsch mit deinen eigenen Mahntexten.

Frag nach Umsatz, Umsatzsteuer-Zahllast, Gewinn oder Umsatz je Kunde. SimplyBills rechnet dabei genauso wie im ELSTER-Export und in der EÜR.

Deine KI übernimmt die Preise aus deinem Katalog und weist dich auf abweichende Preise hin. Eine Preisliste importierst du als CSV, über die KI oder unter Artikel.

Bis zu 50 Rechnungsentwürfe legt deine KI in einem Aufruf an. Rechnungen aus deinem alten Programm übernimmt sie mit Originalnummer, ohne Mail und ohne neues PDF. Bis zu 50 Zahlungseingänge trägt sie auf einmal ein.

ELSTER-Export und EÜR ziehen Stornos und versendete Gutschriften jetzt ab. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung zählt ein Storno in dem Zeitraum, in dem sein eigenes Datum liegt.

Die zweite Erinnerung heißt im Betreff jetzt „1. Mahnung“, die dritte „Letzte Mahnung“.