Kurz gesagt: Schreib dem KI-Assistenten einen Satz wie "Rechnung an Müller GmbH, 3 Stunden Beratung à 120 €, zahlbar in 14 Tagen". Der Assistent legt daraus eine fertige E-Rechnung an, mit Positionen, Kundendaten und Steuerhinweis. Du musst nur noch draufschauen und auf Senden drücken.
Rechnungen schreiben ist mühsame Klickarbeit. Kundenauswahl. Positionen eintragen. Steuersatz prüfen. Vorschau öffnen. Tippfehler korrigieren. Bis die Rechnung raus ist, sind fünf Minuten weg, obwohl der eigentliche Inhalt in zehn Sekunden im Kopf war.
Der KI-Assistent dreht das um. Du sagst, was auf die Rechnung soll, und SimplyBills baut sie zusammen.
Wie der KI-Assistent funktioniert
Im Sidebar-Menü findest du den Eintrag KI-Assistent. Wenn du ihn öffnest, siehst du ein einfaches Chatfenster. Keine Formulare, keine Pflichtfelder, nur ein Eingabefeld. Oben stehen ein paar Vorlagen für Einsteiger, unten tippst du in normaler Sprache, was du brauchst.
Beispiele, die in unseren Tests zuverlässig funktionieren:
- "Rechnung an Müller GmbH, 3 Stunden Beratung à 120 Euro, 14 Tage Zahlungsziel."
- "Neue Rechnung für Frau Schneider, einmal Logo-Design 450 Euro netto, einmal Abstimmung 1 Stunde 90 Euro, S19 UStG."
- "Wiederhole die letzte Rechnung an Hofmann Elektro mit heutigem Datum."
- "Erstell eine XRechnung an die Stadtverwaltung München, Leitweg-ID 04011000-1234-56, einmal Beratung 800 Euro."
Der Assistent legt im Hintergrund einen Entwurf an und zeigt dir die Rechnung in der Vorschau. Wenn Kundendaten fehlen, fragt er zurück. Wenn der Kunde schon in deiner Datenbank steht, zieht er Adresse und Steuernummer automatisch.
Warum das besser ist als ein Formular
Formulare sind schnell zu bauen, aber langsam zu benutzen. Du musst jeden Klick denken, jedes Feld finden, jeden Dropdown öffnen. Bei der Rechnung Nummer 47 im Monat nervt das.
Ein Chat ist anders. Du formulierst einmal, was du willst, und der Rest läuft im Hintergrund. In unseren Zeitmessungen braucht ein eingearbeiteter Nutzer im Formular etwa 2 bis 3 Minuten pro Rechnung. Mit dem KI-Assistenten sind es unter 30 Sekunden, inklusive der kurzen Kontrolle am Ende.
Der Unterschied fällt besonders dann auf, wenn du auf dem Handy arbeitest. Kleine Touch-Formulare sind die Hölle, ein Chatfenster ist ein Chatfenster.
Was der Assistent alles versteht
Die kurze Antwort: alles, was auf eine normale Rechnung gehört. Die etwas längere:
- Kunden. Per Name, Firmenname oder Kurzform ("wie letzte Woche an Hofmann").
- Positionen. Menge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis, Rabatt. Einheiten werden ausgeschrieben, also "Stunden" statt "h".
- Steuer. 19 Prozent, 7 Prozent, Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wenn du nichts sagst, nutzt der Assistent die Voreinstellung aus deinem Firmenprofil.
- Zahlungsziel. "Sofort", "in 14 Tagen", "bis 30. Juni".
- Format. ZUGFeRD für normale Geschäftskunden, XRechnung für Behörden.
Was der Assistent bewusst nicht tut: heimlich abschicken. Eine Rechnung verlässt SimplyBills immer erst, wenn du auf Senden klickst. Das ist eine Grundregel, die wir nicht verhandeln.
Beispiel: Rechnung in 20 Sekunden
So sieht ein typischer Ablauf aus, mit echten Zeiten aus einer Messung von letzter Woche:
- 0 Sekunden. Du öffnest den KI-Assistent.
- 5 Sekunden. Du tippst: "Rechnung an Hofmann Elektro, 4 Stunden Installation à 95 Euro, 19 Prozent MwSt, 7 Tage Zahlungsziel."
- 12 Sekunden. Entwurf ist fertig, Kunde und Positionen stimmen, Steuerbetrag und Gesamtbetrag rechnen sich automatisch.
- 18 Sekunden. Du klickst auf Senden. Die Rechnung geht als ZUGFeRD-PDF per E-Mail raus und landet im Archiv.
Du hast während der 20 Sekunden nichts außer Tippen gemacht. Kein Menü, kein Dropdown, keine Maus.
Wem das wirklich hilft
Der KI-Assistent ist kein Spielzeug, sondern gedacht für Leute, die viele kleine Rechnungen schreiben und bei denen jeder gesparte Klick sich aufsummiert. Aus dem Support hören wir das vor allem von:
- Handwerkern, die nach einem Einsatz direkt vom Auto aus abrechnen wollen.
- Coaches und Beratern mit dem Stundensatz als Dauerthema.
- Freelancern mit vielen Klein-Aufträgen (Texte, Grafiken, Korrekturen).
- Solo-Agenturen, die abends schnell den Tagesstapel schreiben.
Wenn du nur zwei Rechnungen im Monat stellst, brauchst du das nicht. Das sagen wir lieber offen, bevor du den Max-Plan abonnierst und merkst, dass das Formular auch gereicht hätte.
Was ist mit der Rechnungshoheit?
Eine berechtigte Sorge: Wenn eine KI Rechnungen schreibt, wer haftet? Die Antwort ist unverändert: du. Der Assistent macht nichts, was du nicht vorher siehst und bestätigst. Du bleibst Rechnungssteller und du bleibst verantwortlich für die Richtigkeit. SimplyBills ist dabei nur das Werkzeug, wie ein Taschenrechner oder ein Word-Dokument.
Und weil Vertrauen wichtig ist: Die KI-Anfragen laufen über einen europäischen Anbieter, deine Rechnungsdaten werden nicht zum Trainieren von Modellen genutzt. Was du in SimplyBills eingibst, bleibt in SimplyBills.
Preis und Verfügbarkeit
Der KI-Assistent ist Teil vom Max-Plan (29 € pro Monat oder 24 € pro Monat im Jahres-Abo). Im selben Plan sind auch KI-Scan, KI-Zahlungscoach, DATEV-Export und wiederkehrende Rechnungen enthalten. Für den Preis von einem Abendessen zu zweit bekommst du die komplette KI-Suite von SimplyBills.
Häufige Fragen
Brauche ich spezielle Eingaben oder Befehle?
Nein. Schreib, wie du sprichst. "Rechnung an..." reicht als Anfang, alles Weitere versteht der Assistent aus dem Kontext.
Kann ich Vorlagen anlegen?
Oben im Chatfenster findest du Quick-Templates für die häufigsten Fälle. Wenn du eine eigene Vorlage willst, tipp "Vorlage speichern" nach einer Rechnung und gib ihr einen Namen.
Funktioniert das auch offline?
Nein, der Assistent braucht eine Internetverbindung, weil die Spracherkennung serverseitig läuft. Für Offline-Rechnungen bleibt das klassische Formular dein Freund.
Kann ich Rechnungen per Sprache diktieren?
Auf dem Handy ja, mit der normalen System-Tastatur und dem Mikrofon-Knopf. Das ist kein Extra-Feature von SimplyBills, sondern nutzt einfach dein Betriebssystem. Praktisch ist es trotzdem.
Was du jetzt machen kannst
Die beste Art, den KI-Assistenten zu verstehen, ist ihn zu benutzen. Log dich ein, öffne den Chat und schreib eine Rechnung, die du sowieso heute noch raushauen musst. Nach der ersten fertigen Rechnung weißt du, ob das für deinen Alltag passt.
