Eine Kleinunternehmer-Rechnung kommt mit weniger Pflichtangaben aus als eine normale Rechnung. Seit 2025 gilt dafür eine eigene, kürzere Liste in § 34a UStDV, und statt der Umsatzsteuer steht ein Hinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung. Unten zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du sie richtig aufbaust, mit einer ausgefüllten Beispielrechnung und den drei Fehlern, die uns in Kundenrechnungen am häufigsten begegnen.
Wer als Kleinunternehmer startet, greift meist zuerst zu Word oder Excel. Das funktioniert, bis die erste Rechnungsnummer doppelt vergeben wird oder der § 19-Hinweis vergessen geht. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es beim Schreiben ankommt, egal ob du eine Rechnung in Word abtippst oder direkt mit einem Tool ausfüllst.
Was eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt seit 2025 nicht mehr die lange Liste aus § 14 Abs. 4 UStG, sondern § 34a UStDV. Dort stehen nur diese Angaben:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer (erlaubt sind auch USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, in der Regel reicht die Steuernummer)
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
- Der Gesamtbetrag, ohne Steuersatz, weil keine Umsatzsteuer anfällt
- Der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
- Nur wenn dein Kunde die Rechnung für dich ausstellt: das Wort „Gutschrift“
Rechnungsnummer und Leistungsdatum fehlen in dieser Liste. Vorgeschrieben sind sie für Kleinunternehmer also nicht, empfehlenswert trotzdem: Über eine fortlaufende Nummer findest du jede Rechnung wieder und ordnest Zahlungen eindeutig zu, und das Leistungsdatum hält fest, wann du gearbeitet hast. Deshalb stehen beide in den Beispielen unten.
Die vollständige Erklärung zu jedem einzelnen Punkt, inklusive Sonderfällen wie Reverse-Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung, steht in der Checkliste zu den Pflichtangaben auf der Rechnung. Hier geht es um das Ausfüllen, nicht um die Theorie dahinter.
So baust du die Rechnung Zeile für Zeile auf
So sieht eine schlanke, rechtssichere Kleinunternehmer-Rechnung aus. Ersetze die eckigen Klammern durch deine Angaben:
[Dein Name / Firma]
[Deine Straße, PLZ Ort]
Steuernummer: [deine Steuernummer]
Rechnung an:
[Name des Kunden]
[Straße, PLZ Ort des Kunden]
Rechnungsnummer: [z.B. RE-2026-001]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Leistungszeitraum: [TT.MM.JJJJ] oder "entspricht Rechnungsdatum"
Leistung:
[Pos. 1: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Summe]
[Pos. 2: ...]
Gesamtbetrag: [X,XX] €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar bis [TT.MM.JJJJ] auf folgendes Konto:
IBAN: [deine IBAN]
Wichtig ist die Reihenfolge nicht, die Vollständigkeit schon. Fehlt eine Zeile, etwa der § 19-Hinweis, kann das Finanzamt bei deinem Kunden Rückfragen auslösen, selbst wenn inhaltlich alles stimmt.
Ausgefülltes Beispiel
Damit der Aufbau weniger abstrakt bleibt, hier eine reale Beispielrechnung. Anna Schmidt ist Grafikdesignerin und Kleinunternehmerin, sie hat für ein Café ein Logo entwickelt:
Anna Schmidt, Grafikdesign
Musterweg 5, 12345 Musterstadt
Steuernummer: 12/345/67890
Rechnung an:
Café Sonnenblick GmbH
Bahnhofstraße 3, 54321 Musterhausen
Rechnungsnummer: RE-2026-0031
Rechnungsdatum: 03.03.2026
Leistungszeitraum: 15.02.2026 bis 01.03.2026
Leistung:
1. Logo-Konzept, 4 Std. à 65,00 € 260,00 €
2. Finales Logo-Design, 6 Std. à 65,00 € 390,00 €
Gesamtbetrag: 650,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar bis 17.03.2026 auf folgendes Konto:
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
Zwei Positionen, ein glatter Gesamtbetrag, ein sauberer § 19-Hinweis. Genau in dieser Schlichtheit soll eine Kleinunternehmer-Rechnung sein: vollständig, aber ohne unnötigen Ballast.
Die drei häufigsten Fehler beim Selberschreiben
Aus wiederkehrenden Supportfragen und Rechnungsprüfungen die Klassiker:
- Der § 19-Hinweis fehlt komplett. Ohne ihn wirkt die Rechnung, als hättest du die Umsatzsteuer schlicht vergessen. Das Finanzamt kann bei deinem Kunden nachfragen. Im schlimmsten Fall wird die Vorsteuer verweigert, obwohl gar keine anfiel.
- Rechnungsnummern werden doppelt vergeben. Wer die Nummer in Word manuell hochzählt, verliert irgendwann den Überblick, besonders nach dem Jahreswechsel. Vorgeschrieben ist die Nummer für Kleinunternehmer zwar nicht, aber zwei Rechnungen mit derselben Nummer kannst du bei Zahlungseingang oder Rückfragen kaum noch auseinanderhalten.
- Ein Steuersatz wird trotzdem angegeben. Manche Word-Vorlagen sind für Regelbesteuerung gebaut und haben eine "19 %"-Zeile fest eingebaut. Die muss für Kleinunternehmer komplett raus, nicht nur auf 0 gesetzt werden.
Wo Word und Excel an ihre Grenzen stoßen
Eine einzelne Rechnung in Word zu tippen, ist kein Problem. Bei der zwanzigsten wird es mühsam: die Rechnungsnummer manuell hochzählen, den § 19-Hinweis in jeder neuen Datei neu einfügen, den Überblick behalten, welche Rechnung schon bezahlt ist. Genau diese Wiederholung automatisiert SimplyBills.
Du legst dein Profil einmal mit Steuernummer und § 19-Status an, hinterlegst deine Kunden, und ab dann läuft die Nummernvergabe automatisch fortlaufend. Der Kleinunternehmer-Hinweis erscheint auf jeder Rechnung von selbst. Du siehst auf einen Blick, was offen und was bezahlt ist. Am Ende bekommst du automatisch eine ZUGFeRD-PDF, die passende XRechnung-XML exportierst du bei Bedarf zusätzlich.
Der Umstieg ist kostenlos möglich: Free deckt bis zu 3 Rechnungen im Monat ab, inklusive ZUGFeRD, XRechnung und Kundenverwaltung. Wächst dein Geschäft, kostet Pro 9 Euro im Monat mit Angeboten, Zahlungserinnerungen und GoBD-Archiv, Max 29 Euro mit DATEV-Export und KI-Funktionen obendrauf. Probier es direkt im Rechnungs-Editor aus.
FAQ zur Kleinunternehmer-Rechnung
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung, was nicht?
Nach § 34a UStDV genügen diese Angaben: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Steuersatz und Steuerbetrag fallen weg. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind für Kleinunternehmer nicht vorgeschrieben, empfehlenswert sind sie trotzdem.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. auf der Rechnung?
In der Regel nicht. Die Steuernummer reicht aus. Eine USt-IdNr. brauchst du nur, wenn du zusätzlich innergemeinschaftlich lieferst oder Reverse-Charge-Geschäfte abwickelst, was für die meisten Kleinunternehmer die Ausnahme ist.
Gibt es eine kostenlose Vorlage zum Download?
Ja, die fertige Vorlage zum Ausfüllen (PDF und Excel) findest du auf der Seite Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer. Für mehr als ein paar Rechnungen im Monat lohnt sich langfristig trotzdem ein Tool wie SimplyBills, weil Rechnungsnummer, § 19-Hinweis und Pflichtfelder automatisch stimmen, statt sie jedes Mal neu zu prüfen.
Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?
Dann schuldest du diese Steuer laut § 14c Abs. 2 UStG trotzdem ans Finanzamt, obwohl du als Kleinunternehmer eigentlich keine erheben darfst. Die Rechnung muss dafür formal korrigiert werden. Deshalb lohnt sich der Blick, ob eine Vorlage wirklich für Kleinunternehmer gebaut ist und keine feste Steuerzeile mitschleppt.
Ab wann lohnt sich ein Tool statt Word oder Excel?
Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst und Wert auf eine korrekte, lückenlose Nummerierung legst, meist ab der zweiten oder dritten Rechnung im Monat. Der Zeitaufwand für manuelles Formatieren und Prüfen summiert sich schneller, als man denkt. Fehler fallen oft erst auf, wenn der Kunde oder das Finanzamt nachfragt.
Fazit
Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist keine Wissenschaft: die kurze Liste aus § 34a UStDV, kein Steuersatz, dafür der § 19-Hinweis. Der Aufbau oben reicht für den Start völlig aus. Sobald du merkst, dass Rechnungsnummern, Kundendaten und der Überblick über offene Zahlungen zur eigenen Kleinarbeit werden, ist der Wechsel zu einem Tool der logische nächste Schritt.
Direkt loslegen: Rechnung erstellen · Funktionen ansehen · Plan wählen.
