Kurz gesagt: Wiederkehrende Rechnungen in SimplyBills stellen dir jeden Monat (oder jedes Quartal, Halbjahr, Jahr) automatisch eine Rechnung aus und schicken sie an den Kunden. Einmal einrichten, dann läuft sie von selbst. Du siehst nur noch die Zahlungseingänge. Und damit einen Cashflow, der zum ersten Mal wirklich planbar ist.
Wer einmal einen Retainer-Kunden hatte, weiß: Die Rechnung ist der einfachste Teil, kostet aber trotzdem 5 bis 10 Minuten pro Monat, weil sie nie von selbst entsteht. Multipliziert mit 8 Dauerkunden sind das schon 80 Minuten. Jeden Monat, für eine Aufgabe, die keinen Kunden glücklicher macht. Genau das automatisieren wir weg.
Was ist eine wiederkehrende Rechnung?
Eine wiederkehrende Rechnung (auch Dauerrechnung oder Recurring Invoice) ist eine Rechnung, die nach einem festen Rhythmus automatisch neu erzeugt wird. Die Grundidee: Du legst einmal fest, wer der Kunde ist, welche Positionen drauf stehen und in welchem Intervall sie rausgehen soll. SimplyBills kümmert sich dann um den Rest, inklusive E-Rechnungs-Format (ZUGFeRD oder XRechnung), Versand, Archivierung im GoBD-konformen Archiv und Vorbereitung für deinen DATEV-Export.
Rechtlich ist sie eine ganz normale Rechnung gemäß § 14 UStG, nur eben automatisch erzeugt. Sie braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung auch. Wer unsicher ist, was draufstehen muss, findet in unserer Pflichtangaben-Checkliste die vollständige Liste.
Typische Anwendungsfälle im Solo-Business
- Retainer bei Beratungen, Agenturen, Freelancern (monatlich, fester Betrag).
- Wartungsverträge im IT- oder Handwerks-Bereich (quartalsweise oder jährlich).
- Hosting-Pauschalen bei Webdesignern und Agenturen (z. B. 25 € pro Monat pro Kundenseite).
- Miet- und Lizenzrechnungen für Coworking-Plätze oder Software-Unterlizenzen.
- Abo-Modelle bei Coaches, Content-Creatorn, Newslettern, Membership-Programmen.
- Mitgliedsbeiträge kleiner Vereine oder Netzwerke.
- Buchhaltungs-Flatrate bei Steuerberatern und Lohnbüros mit Selbstständigen-Klientel.
Alles, was sich mit den Worten "immer am 1." oder "jeden Monat dasselbe" beschreiben lässt, gehört in eine wiederkehrende Rechnung. Wenn du dazu noch eine saubere Positionsstruktur willst, lohnt sich vorher der Blick auf gespeicherte Rechnungspositionen und Artikelvorlagen. Die kannst du nämlich auch in Serien einsetzen.
Zwei konkrete Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Webagentur, monatliche Wartungspauschale
Eine kleine Webagentur betreut 12 WordPress-Seiten von Stammkunden. Jeder Kunde zahlt 1.500 € pro Monat für Updates, Backups, Security-Checks und kleine Content-Änderungen. Vor SimplyBills: 12 Rechnungen pro Monat manuell aus Word kopieren. Mit wiederkehrenden Rechnungen: einmalig 12 Serien eingerichtet, danach 0 Minuten pro Monat. Zeitersparnis im Jahr: rund 18 Stunden.
Beispiel 2: IT-Beratung, 8-Stunden-Retainer
Ein IT-Berater hat mit drei Kunden einen 8-Stunden-Monatsretainer für 1.040 € netto (130 €/Std.) abgeschlossen. Die Rechnung geht am 1. jedes Monats raus, im XRechnung-Format, weil zwei der Kunden öffentliche Auftraggeber sind. Details zum Format und zur Leitweg-ID gibt es in unserer XRechnung-Anleitung.
Warum Retainer dein Cashflow-Geheimnis sind
Automatisierte Rechnungen wirken auf den ersten Blick wie eine Kleinigkeit. Ein paar Minuten pro Monat sparen, was soll schon der Unterschied sein? Drei Dinge passieren aber, die sich spürbar summieren.
Erstens: Du vergisst nichts mehr. Jeder Solo-Selbstständige kennt das Erlebnis, im März zu merken, dass die Februar-Rechnung nie rausging. Eine wiederkehrende Rechnung vergisst nichts.
Zweitens: Deine Einnahmen werden planbar. Wenn du weißt, dass am 1. jeden Monats drei Retainer-Rechnungen automatisch rausgehen und nach 10 bis 14 Tagen auf dem Konto landen, kannst du deinen Cashflow präziser planen.
Drittens: Kundenbindung steigt. Wer in einem Retainer steckt, kündigt seltener spontan. Schon weil der Akt des Kündigens aktiv passieren muss.
Wer Liquiditätsprobleme aus dem Projektgeschäft kennt, sollte zusätzlich die KI-Schnittstelle nutzen und sein eigenes ChatGPT oder Claude überfällige Rechnungen aufspüren lassen.
Vertragsgrundlage: Was ins Retainer-Agreement gehört
Wiederkehrende Rechnungen ohne sauberes Retainer-Agreement sind ein Risiko. Du brauchst kein 20-Seiten-Dokument, aber folgende Punkte solltest du schriftlich fixieren. Ideal direkt in deinem Angebot, das dann zur Vertragsgrundlage wird.
Pflichtbestandteile eines Retainer-Vertrags
- Leistungsumfang. Konkret: "10 Stunden Support pro Monat, nicht übertragbar, jede weitere Stunde 120 € netto."
- Reaktionszeit. "Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen." Sonst entsteht die Erwartung von 24/7-Support.
- Mindestlaufzeit. Üblich 3, 6 oder 12 Monate.
- Kündigungsfrist. 30 Tage zum Monatsende ist marktüblich.
- Anpassungsklausel. "Preise werden jährlich überprüft und 60 Tage im Voraus kommuniziert."
- Pausenregelung. Was passiert im Urlaub, bei Krankheit, bei Projekt-Pausen?
Wiederkehrende Rechnung in SimplyBills einrichten: in 4 Schritten
Wenn du im Menü "Wiederkehrende" eine neue Serie anlegst, definierst du fünf Dinge in vier kurzen Schritten. Der Workflow ist bewusst auf Geschwindigkeit getrimmt: weniger als 5 Minuten pro Serie, auch wenn du es zum ersten Mal machst.
Schritt 1: Kunde und Empfänger festlegen
Bestandskunde aus dem Kundenstamm wählen oder neu anlegen. Bei Behörden zwingend die Leitweg-ID hinterlegen, sonst kommt die XRechnung nicht durch das Empfänger-Portal. Wenn dein Kunde mehrere Empfänger-Adressen hat (z. B. eine Buchhaltungs-Mail und eine Projektleitungs-Mail), trage beide als Empfänger ein. Die Rechnung geht dann automatisch an beide.
Schritt 2: Positionen aus Vorlagen einfügen
Wie bei einer normalen Rechnung. Du kannst gespeicherte Artikel einfügen, eigene Texte erfassen oder bestehende Positionen kopieren. Wer regelmäßig Retainer abrechnet, sollte die Position einmal als Vorlage anlegen. Das spart bei zukünftigen Serien jedes Mal 2 Minuten.
Schritt 3: Intervall, Startdatum, Enddatum wählen
Monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich. Auch "alle 2 Monate" oder "alle 4 Wochen" sind möglich. Start ist meistens der erste Tag des nächsten Monats. Das Enddatum kannst du offen lassen (unbefristete Serie) oder fest hinterlegen (z. B. bei einem 12-Monats-Retainer endet die Serie automatisch nach 12 Rechnungen). Wer einen abgesicherten Retainer mit Mindestlaufzeit hat, sollte das Enddatum auf das vertragliche Vertragsende setzen und es bei Verlängerung manuell anpassen.
Schritt 4: Versand und Eskalation konfigurieren
Automatisch per E-Mail, als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, mit deinem Standard-Text. Du kannst zusätzlich eine Eskalations-Logik aktivieren: Wenn eine Rechnung X Tage überfällig ist, wird automatisch eine Erinnerung verschickt. So wird aus dem Versand auch ein kleiner Inkasso-Workflow. Mehr dazu in unserer Anleitung zum Mahnung schreiben und Zahlungserinnerung.
Nach dem Speichern siehst du in einer Übersicht, wann die nächste Rechnung fällig ist, wie viele bereits verschickt wurden und wie viele noch kommen. Wenn du eine einzelne pausieren willst (zum Beispiel im Urlaub), geht das mit zwei Klicks. Ohne dass die ganze Serie deaktiviert wird.
Preisanpassungen und Vertragsänderungen
Die häufigste Frage zur wiederkehrenden Rechnung: Was passiert, wenn der Preis sich ändert? Antwort: Du öffnest die Serie, änderst die Position und speicherst. Die Änderung gilt ab der nächsten automatisch erzeugten Rechnung. Bereits versendete bleiben unverändert (GoBD-Regel, siehe Archiv).
Für Preisanpassungen solltest du deinen Kunden vorher informieren. Eine Mail im September reicht, wenn ab Januar ein neuer Preis gilt. SimplyBills bietet aber auch einen Textbaustein "Preisanpassung zum..." an, den du als Erinnerung in die letzte Rechnung des alten Preisniveaus aufnehmen kannst.
Vertragspause oder Projektpause
Wenn dein Kunde drei Monate auf Elternzeit, in der Sommerpause oder bei einer Geschäftsumstellung ist, willst du nicht weiter Rechnungen schicken. In SimplyBills kannst du die Serie mit zwei Klicks pausieren. Die Serie bleibt erhalten, generiert aber bis zum Re-Start keine neuen Rechnungen. Wichtig: Pausen schriftlich bestätigen. Sonst kann der Kunde nach drei Monaten plötzlich behaupten, er sei längst raus gewesen.
Vorzeitige Beendigung
Wenn ein Kunde vorzeitig kündigt, beendest du die Serie mit Wirkung zum Kündigungsdatum. Die bis dahin versendeten Rechnungen bleiben gültig und müssen bezahlt werden. Bei vereinbarter Mindestlaufzeit und vorzeitiger Kündigung ohne wichtigen Grund kannst du eine Abstandszahlung fordern (in den Vertrag schreiben!).
GoBD-Konformität bei wiederkehrenden Rechnungen
Wiederkehrende Rechnungen sind aus Sicht der Finanzverwaltung ganz normale Rechnungen. Das heißt: Sie müssen GoBD-konform aufbewahrt werden, 8 Jahre lang und unverändert. Im Pro-Plan legt SimplyBills jede Rechnung automatisch im GoBD-Archiv ab, sobald sie versendet ist. Du musst nichts extra tun.
Wichtig zu wissen: Wenn du eine Position in einer Serie änderst (Preis hoch, Beschreibung anders), wird die Änderung NICHT rückwirkend auf bereits versendete Rechnungen angewendet. Das wäre nämlich genau die nachträgliche Änderung, die GoBD verbietet. Die alten Rechnungen bleiben wie sie waren. Die neuen kommen mit dem neuen Preis raus.
Wer am Jahresende seinen Steuerberater bedienen muss, exportiert die Daten per DATEV-Export mit zwei Klicks. Wiederkehrende Rechnungen werden dabei genauso behandelt wie manuelle Rechnungen, du musst keine Sonderlogik beachten.
Automatischer Versand und DSGVO
Wenn SimplyBills die Rechnung automatisch per E-Mail schickt, verarbeitest du personenbezogene Daten (Empfänger-Mail, Name, Anschrift). DSGVO-rechtlich ist das unkritisch: Die Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Trotzdem solltest du in deiner Datenschutzerklärung erwähnen, dass du eine Rechnungssoftware nutzt und welche Daten dabei verarbeitet werden. SimplyBills ist EU-gehostet (Frankfurt), die Daten verlassen also nicht den europäischen Wirtschaftsraum. Das macht die DSGVO-Dokumentation deutlich einfacher als bei US-Tools.
Wiederkehrende Rechnung als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)
Im B2B musst du Rechnungen ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung ausstellen, wenn du nicht Kleinunternehmer bist. Wiederkehrende Rechnungen sind davon nicht ausgenommen. Im Gegenteil, sie sind der ideale Use Case. Du legst die Serie einmal an, wählst das Format (ZUGFeRD für Privatwirtschaft, XRechnung für öffentliche Auftraggeber), und ab dann geht jede Rechnung als hybrider PDF/A-3 oder als reine XML-Datei raus.
Wer noch keine E-Rechnung versenden kann, findet in unserer Anleitung zum Rechnung schreiben für Freiberufler den Schnellstart. Wer speziell für Behörden arbeitet, sollte die XRechnung-Anleitung lesen, inklusive Leitweg-ID-Handling.
Retainer vs. stundenbasierte Abrechnung
Wenn du darüber nachdenkst, ob ein Retainer für dich überhaupt passt, kurz ein paar Gedanken dazu.
Retainer funktionieren gut, wenn:
- Der Aufwand pro Monat halbwegs vorhersehbar ist (z. B. 6 bis 10 Stunden).
- Der Kunde Sicherheit über den Service schätzt und du Sicherheit über den Umsatz.
- Dein Kunde Reaktionszeiten und Verfügbarkeit honoriert, nicht allein die geleistete Stundenzahl.
Retainer funktionieren schlecht, wenn:
- Der Aufwand stark schwankt (manche Monate 2 Stunden, andere 20).
- Der Kunde den Retainer als Freischein für unbegrenzte Anrufe und Emails versteht.
- Du noch nicht weißt, wie viel Zeit ein Kunde realistisch braucht.
Schreib die Spielregeln ins Angebot. „10 Stunden Support pro Monat, nicht übertragbar, jede weitere Stunde 120 €“ ist besser als „Ich bin einfach für Sie da“. Wer ohnehin Angebote schreibt, kann sich an der Anleitung Angebot schreiben als Freiberufler orientieren.
Beispiel: Ein typischer Retainer-Monat in SimplyBills
- 01. des Monats, 6:00 Uhr morgens: SimplyBills erstellt automatisch die Monatsrechnung an Retainer-Kunde A.
- Die PDF (ZUGFeRD) oder XML (XRechnung) geht per E-Mail an den im Kunden hinterlegten Empfänger.
- Im SimplyBills-Dashboard taucht die Rechnung als "Versendet" auf.
- Der Kunde bezahlt am 09. des Monats. Du markierst die Rechnung mit einem Klick als "Bezahlt".
- Sollte der Kunde nicht zahlen, schickt SimplyBills nach den von dir konfigurierten Tagen eine erste Zahlungserinnerung. Ohne dass du etwas tun musst.
- Du hast in dem Monat null Sekunden mit der Rechnung verbracht.
So läuft das idealerweise mit 3, 5, 10 Kunden parallel. Dein Zeitaufwand für die reine Rechnungsstellung geht gegen null, und der Eskalations-Workflow nimmt dir auch das Nachfassen ab.
Was SimplyBills nicht automatisch macht
- Kein automatisches Einziehen. Wir erstellen die Rechnung und verschicken sie, aber wir buchen das Geld nicht eigenständig vom Kundenkonto ab. Wer SEPA-Lastschrift will, braucht dafür einen eigenen Zahlungsdienstleister. Das unterstützen wir aktuell nicht.
- Kein Unterschriften-Workflow. Wenn dein Retainer-Vertrag unterschrieben werden muss, machst du das außerhalb (z. B. per PDF-Versand oder DocuSign) und legst die wiederkehrende Rechnung erst an, wenn der Vertrag steht.
- Kein automatischer Stop bei Nichtzahlung. Auch wenn ein Kunde die Februar-Rechnung nicht zahlt, wird die März-Rechnung automatisch erzeugt. Du bleibst verantwortlich für die Entscheidung, ob die Serie pausiert wird. Wenn du dein eigenes ChatGPT oder Claude über die KI-Schnittstelle verbindest, kannst du es nach offenen Posten fragen und dir Eskalations-Vorschläge geben lassen.
Wiederkehrende Rechnungen in SimplyBills: Was sie kosten
Wiederkehrende Rechnungen gehören zum Pro-Plan für 9 € pro Monat (oder 7 € pro Monat im Jahres-Abo). Im Free-Plan gibt es sie nicht. Der Max-Plan enthält sie ebenfalls und bringt zusätzlich DATEV-Export, KI-Scan und die volle KI-Schnittstelle mit (dein eigenes ChatGPT oder Claude darf dann nach Bestätigung auch versenden und löschen).
Wer noch unsicher ist, ob sich der Wechsel lohnt: 9 € Pro-Plan kosten bei 8 Retainer-Kunden weniger als die manuelle Rechnungserstellung an Lebenszeit kostet. Eine genaue Aufstellung aller Funktionen findest du auf der Funktionen-Seite. Wenn du direkt mit einer wiederkehrenden Rechnung starten willst, kannst du auch einfach eine Rechnung erstellen und dann auf "als wiederkehrende Serie speichern" klicken.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine wiederkehrende Rechnung?
Eine wiederkehrende Rechnung (Dauerrechnung, Recurring Invoice) wird in einem festen Rhythmus (z. B. monatlich, quartalsweise, jährlich) automatisch erstellt und versendet. Sie ist eine vollwertige Rechnung gemäß § 14 UStG und muss alle Pflichtangaben enthalten. Der Unterschied zu manuellen Rechnungen: Du legst sie einmal an, danach läuft sie automatisch.
Was ist das Retainer-Modell?
Ein Retainer ist eine monatliche Pauschalvergütung für eine vorher definierte Leistung, typischerweise eine Anzahl Stunden, eine Reaktionszeit oder einen Leistungskorridor. Der Kunde zahlt jeden Monat denselben Betrag, du sicherst ihm Verfügbarkeit oder einen festen Output zu. Vorteil: planbarer Cashflow für dich, planbarer Service für ihn. Üblich sind 3, 6 oder 12 Monate Mindestlaufzeit mit 30 Tagen Kündigungsfrist zum Monatsende.
Monatlich oder quartalsweise abrechnen?
Monatlich ist Standard bei Retainern, Hosting-Pauschalen und Coaching-Abos. Das hält den Cashflow gleichmäßig. Quartalsweise lohnt sich bei größeren Beträgen (z. B. 4.500 € pro Quartal statt 1.500 € pro Monat), wenn der Verwaltungsaufwand auf Kundenseite reduziert werden soll. Jährlich nur, wenn der Kunde Skonto bekommt oder du eine echte Vorauszahlung anbietest. Faustregel: je kleiner der Betrag, desto häufiger die Frequenz.
Was passiert bei einer Vertragspause?
In SimplyBills pausierst du die Serie mit zwei Klicks. Es werden keine neuen Rechnungen erzeugt, die Serie bleibt aber als Datensatz erhalten. Bei Re-Start läuft sie an dem von dir gewählten Datum weiter. Wichtig: Die Pause schriftlich mit dem Kunden vereinbaren (Mail reicht), damit es später keinen Streit über den genauen Pausenbeginn gibt.
Ist der automatische Versand DSGVO-konform?
Ja. Die Verarbeitung von Rechnungs- und Empfängerdaten ist zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du brauchst keine Einwilligung, musst aber in deiner Datenschutzerklärung erwähnen, dass du eine Rechnungssoftware nutzt. SimplyBills ist EU-gehostet, alle Daten bleiben im europäischen Wirtschaftsraum.
Wie reagiere ich auf Preisänderungen?
Mindestens 60 Tage vorher den Kunden informieren, am besten per Mail mit klarem neuen Preis und neuem Geltungsdatum. In SimplyBills öffnest du dann die Serie, änderst die Position und speicherst. Die Änderung gilt ab der nächsten Rechnung, bereits versendete bleiben unverändert (GoBD). Manche Solo-Selbstständige nutzen den Jahreswechsel als Standard-Anpassungsdatum. Das macht es für beide Seiten erwartbar.
Kann ich eine wiederkehrende Rechnung als XRechnung versenden?
Ja. Bei der Einrichtung der Serie wählst du das Format: ZUGFeRD (hybrid PDF/A-3 mit eingebettetem XML, ideal für privatwirtschaftliche Kunden) oder XRechnung (reine XML, Pflicht für öffentliche Auftraggeber). Die Leitweg-ID hinterlegst du am Kundendatensatz, sie wird dann automatisch in jede generierte XRechnung übernommen.
Welcher SimplyBills-Plan enthält wiederkehrende Rechnungen?
Der Pro-Plan (9 € pro Monat oder 7 € pro Monat im Jahres-Abo) und der Max-Plan. Im Free-Plan ist die Funktion nicht enthalten.
Was du jetzt machen solltest
Wenn du auch nur einen einzigen wiederkehrenden Kunden hast (Retainer, Wartung, Abo), leg die Serie heute an. Die 5 Minuten Einrichtung sparen dir spätestens im dritten Monat mehr Zeit, als sie gekostet haben. Und du hast einen Kopf freier für die Arbeit, für die der Kunde dich eigentlich bezahlt. Nicht für das Erinnern an seine Monatsrechnung.
Wenn du noch keinen Retainer-Kunden hast, aber einen Stammkunden, der jeden Monat ungefähr dasselbe braucht: Schick ihm ein Angebot mit Retainer-Modell.
