Rechnungspositionen als Artikelvorlagen speichern

Gleiche Leistung, fünfte Rechnung, wieder alles von Hand. Beschreibung. Einheit. Preis. Das zermürbt. Die Minuten gehören in die eigentliche Kundenarbeit, nicht ins Abtippen.

Artikelvorlagen in SimplyBills machen Schluss damit. Einmal anlegen, danach per Klick einfügen. Tagessatz IT-Beratung, Arbeitsstunde Elektriker, Webdesign-Paket: alles liegt bereit, inklusive USt-Schlüssel und Einheit.

Unten steht, wie die Vorlagen funktionieren, für wen sie sich lohnen, welche Fehler teuer werden und wie du mit Auto-Suggest plus CSV-Import in unter 10 Minuten einen kompletten Leistungskatalog hinbekommst.

Das Problem: Copy-Paste bei jeder Rechnung

Ein Webdesigner rechnet oft drei feste Leistungen ab: Konzeption, Design, Abstimmung. Eine IT-Beraterin setzt dieselben Tagessätze für Strategy-Workshop, Architektur-Review und On-Site-Coaching. Handwerker haben Material, Arbeitsstunden, Anfahrt. Coaches rechnen in Stunden, Paketen oder als Retainer.

Ohne gespeicherte Positionen sieht der Ablauf immer gleich aus. Rechnung auf, Text tippen, Preis nachschlagen, Einheit wählen. Nächster Kunde, dasselbe. Irgendwann sitzt ein Tippfehler drin. Oder der alte Stundensatz, weil der neue nie im Kopf angekommen ist.

Komfort ist hier das kleinere Problem. Falsche Positionen lösen Rückfragen aus, erzwingen Korrekturen an Pflichtangaben und schieben das Zahlungsziel nach hinten. Das kostet mehr als ein paar Tippminuten. Unter Solo-Selbstständigen ist eine falsch übertragene Brutto/Netto-Position die häufigste Ursache für Storno-Rechnungen.

Was kostet Wiedereingabe wirklich?

Grob gerechnet: drei Minuten pro Position, drei Positionen pro Rechnung, zwölf Rechnungen im Monat. 108 Minuten nur fürs Tippen, plus Korrekturen und Rückfragen. Bei 80 Euro Stundensatz kommen 160 bis 240 Euro im Monat zusammen. Die holst du dir mit Vorlagen zurück.

Was ist eine Artikelvorlage?

Eine Artikelvorlage ist eine gespeicherte Rechnungsposition. Einmal anlegen, Felder fertig. Dazu gehören:

• Bezeichnung: kurzer Name, z. B. "Tagessatz IT-Beratung"
• Beschreibung: die Langfassung, z. B. "Beratung zu Cloud-Architektur und DevOps, vor Ort oder remote"
• Einzelpreis: netto bei B2B, brutto bei B2C oder Kleinunternehmer
• Einheit: Stunde, Tag, Stück, Pauschale, Wort, Quadratmeter, kWh
• USt-Schlüssel: 19 %, 7 % oder steuerfrei nach § 19 UStG
• Optional Tag oder Kategorie: z. B. "Beratung", "Material", "Schulung"

Nach dem Speichern sitzt die Position in jeder neuen Rechnung einen Klick entfernt. Felder kommen automatisch. Kein Abtippen, kein Nachschlagen, kein verrutschtes Dezimalkomma.

Enthalten ist das im SimplyBills Pro-Plan, zusammen mit unbegrenzten Rechnungen, Angeboten, Stornorechnungen, GoBD-Archiv und Mahnwesen.

Artikelvorlage in 3 Schritten anlegen

Am schnellsten geht es über die Artikelseite. Baust du gerade zum Quartalswechsel den Leistungskatalog neu auf, leg die Vorlagen dort gebündelt an.

Schritt 1: Artikelseite öffnen

In der App auf /artikel navigieren. Dort siehst du alle bereits gespeicherten Vorlagen mit Bezeichnung, Preis und Einheit. Oben rechts der Button "Neuer Artikel".

Schritt 2: Felder ausfüllen

Bezeichnung, Beschreibung, Einzelpreis, Einheit und USt-Schlüssel eintragen. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG bleibt der USt-Schlüssel leer, die Steuer wird auf der Rechnung nicht ausgewiesen.

Schritt 3: Speichern

Klick auf "Speichern". Die Vorlage ist sofort in allen neuen Rechnungen verfügbar. Du kannst direkt die nächste Vorlage anlegen, ohne die Seite zu verlassen.

Drei Wege, Vorlagen in Rechnungen einzufügen

Du musst den Katalog nicht vorher durchplanen. SimplyBills kennt drei Wege, Vorlagen anzulegen und zu nutzen. Welcher passt, hängt davon ab, wie du gerade arbeitest.

Weg 1: Artikel auf der Artikelseite anlegen

Beschrieben oben. Macht Sinn, wenn du deinen Katalog einmalig sauber aufsetzen willst. Zum Beispiel beim Start: alle Standardleistungen anlegen, Preise prüfen, fertig. Oder beim Jahreswechsel: alle Preise auf einen Blick anpassen.

Weg 2: Direkt aus der Rechnung speichern

Du tippst gerade eine neue Position in eine Rechnung. Die Leistung ist neu, und du weißt noch nicht, ob du sie nochmal brauchst. Dann lass sie stehen.

Wenn du merkst "Das werde ich öfter brauchen", klick einfach auf das Speichern-Symbol in der Positionszeile. Die Position landet direkt in deinen Artikelvorlagen. Kein Umweg über die Artikelseite nötig.

Weg 3: Per Auto-Suggest einfügen

Du fängst an zu tippen. Ähnelt die Eingabe einer gespeicherten Position, erscheinen Vorschläge unter dem Feld. Bei "Tag…" kommt "Tagessatz IT-Beratung". Ein Klick füllt Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und USt-Schlüssel.

Keine gespeicherte Position passt? Klick auf den Picker und blättere durch alle Artikelvorlagen. Auswählen, einfügen, weiter.

Bulk-Import per CSV

Beim Umzug aus Word oder Excel liegt der Leistungskatalog oft schon als Tabelle da. SimplyBills nimmt CSV mit den Spalten name, description, unit_price, unit, vat_rate. Erste Zeile: Kopfzeile.

So sieht eine Beispiel-CSV für eine IT-Beraterin aus:

name,description,unit_price,unit,vat_rate
Tagessatz IT-Beratung,Beratung zu Cloud und DevOps,1200.00,Tag,19
Stundensatz Remote,Remote-Beratung pro Stunde,180.00,Stunde,19
Architektur-Review,Schriftlicher Review inkl. Dokumentation,2400.00,Pauschale,19
DevOps Onboarding,Workshop vor Ort 2 Tage,2800.00,Pauschale,19
Reisepauschale Inland,Anfahrt bis 200 km,180.00,Pauschale,19

Datei hochladen unter /artikel → Import. SimplyBills validiert die Zeilen, zeigt Fehler an (z. B. ungültiger USt-Satz) und legt nach Bestätigung alle Vorlagen auf einmal an. Wer DATEV-Export nutzt, kann denselben Katalog später für Buchungskonten weiterverwenden.

Beispiel-Sets für verschiedene Berufe

Drei Sets aus der Praxis, damit du nicht bei null startest. 1:1 übernehmen oder Preise und Texte anpassen.

Set 1: IT-Beratung / Software-Entwicklung

• Tagessatz IT-Beratung, 1.200,00 Euro / Tag / 19 %
• Stundensatz Remote, 180,00 Euro / Stunde / 19 %
• Architektur-Review (schriftlich), 2.400,00 Euro / Pauschale / 19 %
• Code-Audit, 1.800,00 Euro / Pauschale / 19 %
• Reisepauschale Inland, 180,00 Euro / Pauschale / 19 %
• Monatlicher Retainer 20 Stunden, 3.400,00 Euro / Monat / 19 %

Wer regelmäßig Retainer abrechnet, kombiniert Artikelvorlagen mit wiederkehrenden Rechnungen. Position einmal definieren, Monatsrhythmus einstellen, fertig.

Set 2: Handwerk (Elektriker / Sanitär / Maler)

• Arbeitsstunde Geselle, 65,00 Euro / Stunde / 19 %
• Arbeitsstunde Meister, 95,00 Euro / Stunde / 19 %
• Anfahrtspauschale Stadtgebiet, 35,00 Euro / Pauschale / 19 %
• Anfahrtspauschale Umland, 65,00 Euro / Pauschale / 19 %
• LED-Deckenleuchte 2700 K, 48,00 Euro / Stück / 19 %
• Kabel NYM-J 3x1,5, 1,90 Euro / Meter / 19 %
• Entsorgungspauschale, 25,00 Euro / Pauschale / 19 %

Tipp: Material und Arbeitsleistung als getrennte Vorlagen führen. So kannst du auf Rechnungen die Aufteilung zeigen, die Kunden im Privatbereich für den Steuerabzug nach § 35a EStG brauchen.

Set 3: Webdesign / Content / Marketing

• Landingpage responsive, 1.200,00 Euro / Pauschale / 19 %
• Logo-Paket Basic, 480,00 Euro / Pauschale / 19 %
• Blogartikel 1.000 Wörter, 180,00 Euro / Stück / 19 %
• Newsletter (Konzept + Versand), 120,00 Euro / Stück / 19 %
• SEO-Audit kompakt, 380,00 Euro / Pauschale / 19 %
• Stundensatz Konzeption, 95,00 Euro / Stunde / 19 %

Wer als Freelancer abrechnet, profitiert besonders von festen Pauschalpaketen. Kunden verstehen Preise besser, du sparst Verhandlungszeit.

Kategorisierung und Tagging

Ab ungefähr zehn Vorlagen willst du Struktur. Jeder Artikelvorlage kannst du ein Tag geben, etwa "Beratung", "Material", "Schulung", "Reise". Filtern auf der Artikelseite wird einfacher. Später siehst du auch, wie viel Umsatz aus Beratung kommt und wie viel aus Material.

Eine sinnvolle Tag-Struktur für Solo-Selbstständige:

• Leistungsart: Beratung, Umsetzung, Schulung, Material, Reise
• Kundengruppe: B2B, B2C, Behörde (z. B. wenn du an Behörden mit XRechnung abrechnest)
• Steuerstatus: 19 %, 7 %, steuerfrei

Du musst nicht alle drei nutzen. Schon ein einziges Tag ("Beratung" vs. "Material") hilft enorm, wenn dein Katalog auf 30+ Vorlagen wächst.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Verschiedene USt-Sätze pro Kunde in eine Vorlage

Eine Vorlage hat genau einen USt-Schlüssel. Wenn du dieselbe Leistung an EU-Kunden ohne USt-ID (mit deutscher USt) und an EU-Kunden mit USt-ID (Reverse Charge, ohne deutsche USt) verkaufst, brauchst du zwei Vorlagen. Beispiel: "Beratung Stunde DE 19 %" und "Beratung Stunde EU Reverse Charge". Klingt nach Doppelarbeit, verhindert aber genau die Tippfehler, die im Steuerbescheid auffallen.

Fehler 2: Brutto- und Netto-Vorlagen mischen

Entscheide dich einmal: Sind deine Vorlagen in Netto- oder Brutto-Preisen gespeichert? In SimplyBills entscheidest du das beim Anlegen. Standard für B2B-Freelancer ist Netto. Für Handwerker mit Privatkundenanteil sind Brutto-Preise oft praktischer, weil sie 1:1 dem entsprechen, was der Kunde zahlt. Beides geht. Misch sie nur nicht innerhalb eines Katalogs. Sonst rechnet die Software bei manchen Positionen die USt drauf, bei anderen nicht.

Fehler 3: Preise nie überprüfen

Vorlagen sind "set and forget", und genau das ist die Falle. Wenn dein Stundensatz seit 2023 nicht mehr angepasst wurde, schreibst du 2026 Rechnungen mit Preisen von 2023. Plane einmal pro Quartal 15 Minuten ein, um den Katalog durchzugehen. Inflationsausgleich, neue Leistungen, ausrangierte Positionen.

Fehler 4: Zu wenig Beschreibung

Die Bezeichnung ist für dich, die Beschreibung ist für den Kunden. "Beratung" als Beschreibung ist zu wenig, der Finanzamt-Prüfer will eine konkrete Leistung sehen. Schreib "Beratung zu Cloud-Architektur, Workshop am 15.05.2026, 8 Std.". Auf XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien wandert genau dieser Text in die XML, also lieber zu konkret als zu kurz. Mehr Hintergrund dazu im Artikel XRechnung erstellen: Anleitung.

Pro-Tipps für erfahrene Nutzer

Tipp 1: Vorlagen mit Platzhaltern

Manche Positionen ändern sich pro Rechnung minimal, z. B. "Beratung am [Datum], [Stunden] Std.". Leg die Vorlage mit Platzhaltern in eckigen Klammern an, beim Einfügen ersetzt du sie in fünf Sekunden mit konkreten Werten.

Tipp 2: Quartals-Review im Kalender

Trag einen wiederkehrenden Termin "Artikelvorlagen review" alle 90 Tage in deinen Kalender ein. 15 Minuten reichen: Preise prüfen, neue Leistungen ergänzen, alte rauswerfen.

Tipp 3: Mit der KI-Schnittstelle kombinieren

Wenn du Rechnungen per Chat mit deinem eigenen ChatGPT oder Claude über die KI-Schnittstelle anlegst, profitierst du doppelt: Die KI sucht zuerst in deinen Artikelvorlagen nach passenden Positionen und übernimmt sie automatisch.

Tipp 4: Mahngebühr als eigene Vorlage

Bei Mahnungen und Mahngebühren hilft eine eigene Vorlage "Mahngebühr 1. Mahnung, 5,00 Euro, Pauschale, 19 %". So vergisst du nie, sie einzubauen, falls deine AGB sie vorsehen.

Wann sich Artikelvorlagen nicht lohnen

Wenn du wirklich nur ein paar Rechnungen pro Jahr schreibst, z. B. als Nebenberufler mit zwei Stammkunden und immer denselben zwei Positionen, reicht Copy-Paste aus dem letzten Rechnungs-Entwurf. Faustregel: Wenn du dieselbe Position innerhalb eines Quartals mindestens dreimal brauchst, leg eine Vorlage an.

FAQ: häufige Fragen zu Artikelvorlagen

Was sind Artikelvorlagen?

Artikelvorlagen sind gespeicherte Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Beschreibung, Einzelpreis, Einheit und USt-Schlüssel. Du legst eine Position einmal an und fügst sie in beliebig vielen Rechnungen per Klick oder Auto-Suggest ein. Spart Tippzeit und vermeidet Preisfehler.

Wie viele Vorlagen kann ich anlegen?

Im SimplyBills Pro-Plan unbegrenzt. Erfahrungsgemäß starten Solo-Selbstständige mit 5 bis 10 Vorlagen, Handwerker und Online-Shop-Betreiber wachsen schnell auf 30 bis 100. Mehr als 200 macht selten Sinn, dann lohnt sich eine echte Artikelverwaltung mit Lagerbeständen.

Vorlagen mit Brutto oder Netto?

Standard ist Netto bei B2B-Rechnungen, da Geschäftskunden die USt absetzen. Bei Privatkundenanteil (Handwerk, Coaching) sind Brutto-Vorlagen praktischer. Kleinunternehmer nach § 19 UStG arbeiten ohne ausgewiesene Steuer, der Preis ist gleichzeitig der Endpreis. Wichtig: nicht innerhalb eines Katalogs mischen.

Kann ich Vorlagen mit verschiedenen Steuersätzen anlegen?

Ja, jede Vorlage hat ihren eigenen USt-Schlüssel. Du kannst gleichzeitig Vorlagen mit 19 % (Standard), 7 % (Bücher, Lebensmittel, Personenbeförderung) und 0 % (steuerfrei, Reverse Charge) führen. Auf der Rechnung berechnet SimplyBills die Summen pro Steuersatz korrekt, auch bei gemischten Positionen.

Wie übernehme ich eine Vorlage in die Rechnung?

Drei Wege: (1) Über die Picker-Liste in der Positionszeile alle Vorlagen durchblättern und auswählen. (2) Über Auto-Suggest, die ersten Buchstaben tippen, Vorschlag anklicken. (3) Mehrere Vorlagen auf einmal aus der Artikelseite "Zu Rechnung hinzufügen". Welcher Weg am schnellsten ist, hängt davon ab, ob du noch im Tipp-Flow bist oder die Rechnung gerade öffnest.

Eignen sich Vorlagen für Stunden- oder Stückpreis?

Beides. Die Einheit ist frei wählbar: Stunde, Tag, Stück, Pauschale, Wort, Quadratmeter, kWh, Meter. Auf der Rechnung trägst du dann die Menge ein (z. B. 8 Stunden), der Einzelpreis kommt aus der Vorlage, die Gesamtsumme errechnet SimplyBills automatisch.

Vorlagen importieren, geht das?

Ja. SimplyBills akzeptiert CSV-Imports mit den Spalten name, description, unit_price, unit, vat_rate. Damit kannst du einen bestehenden Leistungskatalog aus Excel oder einem anderen Rechnungsprogramm in unter einer Minute übernehmen. Auch Exporte aus sevdesk oder lexoffice lassen sich nach kurzem Spalten-Remapping importieren.

Sind Artikelvorlagen im Free-Plan enthalten?

Nein. Artikelvorlagen sind Teil des Pro-Plans (9 Euro / Monat oder 7 Euro / Monat im Jahresabo). Im Free-Plan kannst du bis zu 3 Rechnungen pro Monat erstellen, aber keine Vorlagen speichern. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, amortisiert den Pro-Plan meist mit der ersten Vorlage.

Jetzt loslegen

Schon im Pro-Plan oder höher? Dann direkt zu /artikel und die ersten Vorlagen anlegen. Drei häufigste Positionen reichen. Beim nächsten Tipp-Flow speicherst du Neue aus der Rechnung heraus.

Du bist noch auf dem Free-Plan? Artikelvorlagen sind ab dem Pro-Plan enthalten, zusammen mit unbegrenzten Rechnungen, Angeboten, Stornorechnungen und GoBD-Archiv. Einen Planvergleich findest du auf der Preisseite. Alle Features im Überblick: Funktionen-Übersicht. Direkt loslegen: Erste Rechnung kostenlos erstellen.

Erste Schritte, wenn du loslegen möchtest:

1. Geh zu /artikel in der App
2. Leg deine häufigsten Positionen an (Bezeichnung, Preis, Einheit, USt-Schlüssel)
3. Erstell eine Rechnung und tippe die ersten Buchstaben einer Position
4. Auto-Suggest schlägt vor, Klick, fertig

Ab dann läuft es automatisch. Bei größeren Katalogen den CSV-Import nutzen, eine Stunde Setup spart über das Jahr Tage. Erste Rechnung erstellen und direkt ausprobieren.

Weiterführende Artikel

• Rechnung schreiben als Freiberufler: Pflichtangaben, Vorlage und Tipps
• Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste 2026
• Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Retainer, Abos, Verträge
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• XRechnung erstellen: Anleitung für Solo-Selbstständige
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