Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung

Kurz gesagt: Wenn ein Kunde nicht zahlt, hilft keine Wut, sondern ein klarer Ablauf: freundliche Zahlungserinnerung, dann eine erste Mahnung mit Fristsetzung, bei Bedarf eine zweite mit Verzugszinsen. SimplyBills verschickt für jede Stufe eine Zahlungserinnerung mit festem Text, auf Wunsch automatisch. Verzugszinsen und Pauschale berechnest du separat, zum Beispiel mit dem Verzugszinsen-Rechner, und forderst sie in einem eigenen Schreiben.

Eine unbezahlte Rechnung ist selten böse Absicht. Meistens hat jemand sie einfach übersehen. Dein Geld brauchst du trotzdem. Bleib professionell, ohne weich zu werden. Ein paar Sätze aus dem BGB und feste Textbausteine reichen, du musst das nicht jedes Mal neu erfinden. Wer regelmäßig offene Rechnungen eintreiben muss, spart mit einem festen Ablauf Stunden pro Monat. Und Nerven.

Was ist eine Mahnung überhaupt, und wann beginnt der Verzug?

Eine Mahnung ist die schriftliche Aufforderung an deinen Schuldner, eine fällige Leistung zu erfüllen. In unserem Fall die offene Rechnung. Sie ist nicht dasselbe wie die bloße Zahlungserinnerung. Rechtlich erfüllen beide denselben Zweck, im Ton unterscheiden sie sich. Sobald deine Mahnung den Empfänger erreicht hat und du eine Frist gesetzt hast, ist er spätestens dann in Verzug. Mit allen finanziellen Folgen, die das BGB vorsieht.

Verzug ist kein moralisches Urteil. Es ist ein klar definierter Zustand nach § 286 BGB. Drei Konstellationen sind für Solo-Selbstständige relevant:

• Fest vereinbarter Zahlungstermin. Habt ihr „Zahlung bis 30. Juli“ vereinbart, etwa im Vertrag, ist der Kunde am 31. Juli automatisch im Verzug. Du musst vorher nicht mahnen (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Steht das Datum nur auf deiner Rechnung, ohne dass ihr es abgesprochen habt, reicht das in der Regel nicht.
• Keine konkrete Frist gesetzt. 30 Tage nach Zugang der Rechnung gilt der Kunde automatisch als im Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern muss dieser Hinweis ausdrücklich auf der Rechnung stehen. Eine Übersicht aller Pflichtangaben auf der Rechnung findest du in unserer Checkliste.
• B2B-Geschäfte. Bei Geschäftskunden gilt die 30-Tage-Regel ebenfalls, solange nichts anderes vereinbart ist. Dazu kommt automatisch die Verzugspauschale von 40 €.

Du musst also nicht zwingend eine erste Mahnung schicken, um Verzugszinsen fordern zu können. Die bessere Reihenfolge ist trotzdem die freundliche. Ein Kunde, der nach einer Erinnerung zahlt, bleibt oft Kunde. Wer gleich juristisch drauflos prügelt, hat den Auftrag in der Tasche und den nächsten nie.

Zahlungserinnerung oder direkt Mahnung: was ist der Unterschied?

Juristisch macht der Name deines Schreibens keinen Unterschied. "Zahlungserinnerung" ist die freundliche Variante, "1. Mahnung" die etwas deutlichere. Beide können den Verzug auslösen. Praktisch hat sich das dreistufige Modell durchgesetzt:

1. Zahlungserinnerung. Freundlich, 7 bis 10 Tage nach Fälligkeit.
2. 1. Mahnung mit Fristsetzung. Deutlich, aber sachlich. 7 weitere Tage Frist.
3. 2. und letzte Mahnung mit Verzugszinsen und Mahngebühren. Letzter außergerichtlicher Versuch, bevor du eskalierst (Mahnbescheid, Anwalt, Inkasso).

Manche Ratgeber erwähnen noch die "3. Mahnung". Rechtlich bringt sie nichts. Ab der zweiten Mahnung ist alles gesagt, was außergerichtlich gesagt werden muss. Wer trotzdem eine dritte schreibt, sollte sie eindeutig als "letzte Mahnung" oder "Inkasso-Ankündigung" formulieren. Sonst signalisierst du nur, dass du nicht ernst zu nehmen bist.

Verzugszinsen und Mahngebühren: was darfst du fordern?

Ab dem Tag, an dem dein Kunde in Verzug ist, hast du Anspruch auf Verzugszinsen nach § 288 BGB. Die Höhe richtet sich danach, ob du es mit einem Verbraucher oder einem Unternehmer zu tun hast.

• Gegenüber Verbrauchern: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgesetzt. Stand 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 %, die Verzugszinsen damit bei 6,52 % pro Jahr.
• Gegenüber Unternehmen: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte, damit 10,52 % pro Jahr (Stand 1. Juli 2026). Zusätzlich hast du Anspruch auf eine Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Die wird für B2B-Geschäfte ohne weiteren Nachweis fällig, einmal pro offener Rechnung.

Beispielrechnung: Eine Rechnung über 1.000 € ist seit 30 Tagen überfällig. Bei einem Unternehmenskunden ergeben sich Verzugszinsen von 1.000 € × 10,52 % × 30/365 = rund 8,65 € plus 40 € Pauschale = 48,65 €. Bei einem Verbraucher entsprechend rund 5,36 €. Der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli, für eigene Fälle berechnest du den genauen Betrag tagesgenau mit dem Verzugszinsen-Rechner.

Mahngebühren darfst du nur fordern, wenn sie tatsächlich entstanden sind. Üblich sind 2,50 bis 10 € pro Mahnung, je nach tatsächlichem Aufwand (Papier, Druck, Porto, Buchhaltungsarbeit). Mehr darf in der Regel nur ein Anwalt fordern. Als Solo-Selbstständige bleibst du besser realistisch. Wer 25 € für ein automatisch generiertes PDF fordert, riskiert, dass die Forderung vor Gericht gestrichen wird.

Aufbau einer rechtssicheren Mahnung

Damit deine Mahnung wirkt und gerichtlich durchsetzbar ist, gehören sechs Elemente immer hinein:

1. Eindeutige Bezeichnung als "Zahlungserinnerung", "1. Mahnung" oder "2. und letzte Mahnung".
2. Bezug zur Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, ursprünglicher Betrag.
3. Konkrete Fristsetzung mit Datum: "Bitte zahlen Sie bis zum 17. August 2026."
4. Aufstellung des Gesamtbetrags: Hauptforderung plus Mahngebühren plus Verzugszinsen.
5. Hinweis auf Konsequenzen bei Nichtzahlung (gerichtliches Mahnverfahren, Inkasso, Anwalt).
6. Zahlungsdaten (IBAN, Verwendungszweck). Sonst hat der Kunde eine bequeme Ausrede.

Wer seine Rechnungen in einem strukturierten System schreibt, etwa mit dem Online-Rechnungstool von SimplyBills, hat all diese Daten ohnehin schon hinterlegt. Die Mahnung greift dann automatisch auf die richtigen Werte zu.

Mahnung schreiben in 5 Schritten

Wenn du noch nie eine Mahnung verschickt hast, läuft jeder neue Fall nach demselben Schema. Mit etwas Übung dauert das Ganze keine zehn Minuten:

1. Status prüfen. Öffne deine Rechnungsliste, filtere nach "überfällig" und identifiziere die betroffenen Rechnungen.
2. Stufe wählen. Erste Erinnerung (7-10 Tage überfällig), 1. Mahnung (14-21 Tage), 2. Mahnung (ab 30 Tagen).
3. Vorlage anpassen. Name, Rechnungsnummer, Datum, neue Frist eintragen. Bei Stufe 2 zusätzlich Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen.
4. Versenden. Per E-Mail (mit Lesebestätigung) oder bei höheren Beträgen per Einschreiben.
5. Dokumentieren. Versand und Inhalt archivieren. Das ist später entscheidend, wenn es vor Gericht geht. Mehr dazu im Beitrag GoBD-konform Rechnungen archivieren.

Musterformulierungen für alle drei Stufen

Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung (Muster)

Betreff: Freundliche Erinnerung zur Rechnung Nr. 2026-0031

Sehr geehrte Frau Schneider,

vielleicht ist meine Rechnung vom 05. Juli 2026 untergegangen. Der Zahlungseingang ist bei mir bisher nicht zu sehen. Ich wollte kurz nachfragen, ob Sie die Rechnung erhalten haben und ob ich sie noch einmal schicken soll.

Ich bitte um Zahlung innerhalb der nächsten sieben Tage. Sollte sich unser E-Mail-Verkehr mit Ihrer Buchhaltung überschnitten haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Diese Stufe enthält bewusst keine Gebühren und keine harten Konsequenzen. Sie öffnet die Tür für ein Gespräch und lässt dem Kunden Gesicht.

Stufe 2: 1. Mahnung mit Fristsetzung (Muster)

Betreff: 1. Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-0031

Sehr geehrte Frau Schneider,

leider konnte ich auf meine Zahlungserinnerung vom 20. Juli 2026 noch keinen Zahlungseingang verbuchen. Die Rechnung Nr. 2026-0031 vom 05. Juli 2026 über 1.190 € ist damit überfällig.

Ich bitte Sie, den offenen Betrag bis zum 04. August 2026 auf das bekannte Konto zu überweisen. Sollten Zahlungsschwierigkeiten vorliegen, melden Sie sich bitte, damit wir eine Lösung finden können.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Die 1. Mahnung ist sachlich, nennt Datum und Betrag und setzt eine klare neue Frist. Das Angebot, eine Lösung zu finden, ist kein Schwäche-Signal. Es ist guter Stil und verkürzt oft den Zahlungseingang.

Stufe 3: 2. und letzte Mahnung (Muster)

Betreff: 2. und letzte Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-0031

Sehr geehrte Frau Schneider,

trotz meiner Zahlungserinnerung und der ersten Mahnung ist die Rechnung Nr. 2026-0031 über 1.190 € weiterhin offen. Sie befinden sich seit dem 19. Juli 2026 im Verzug.

Ich fordere Sie hiermit letztmalig auf, den offenen Betrag zuzüglich 5 € Mahngebühr und Verzugszinsen in Höhe von derzeit 12 € bis zum 17. August 2026 zu zahlen. Gesamtbetrag: 1.207 €.

Sollte der Betrag bis dahin nicht auf meinem Konto eingegangen sein, werde ich ohne weitere Mahnung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Wichtig in der letzten Mahnung: Die Drohung muss real sein. Wer "ich werde einen Anwalt einschalten" schreibt und es nicht tut, verliert beim nächsten Mal jede Glaubwürdigkeit.

Sonderfälle: Mahnung als Kleinunternehmer und für Freelancer

Ob du als Handwerker, Texterin oder IT-Berater unterwegs bist: Im Mahnverfahren gelten dieselben Regeln. Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG darfst du Verzugszinsen und Mahngebühren fordern. Die USt-Befreiung gilt nur für die Hauptforderung, nicht für Verzugsschäden. Wenn du dir unsicher bist, wie deine Rechnungen vorher aussehen sollen, hilft die Anleitung zum Rechnungschreiben für Freiberufler.

Bei Freelancern sind die Mandanten oft Unternehmen. Also gilt B2B mit Verzugspauschale und 9-Prozent-Punkten Verzugszinsen. Bei Handwerkern mit Privatkunden bleibt es bei 5 Prozentpunkten. Aufgepasst bei Mischfällen: Eine Firma kauft die Leistung für einen Mitarbeiter privat? Im Zweifel zählt der Vertragstyp, wer den Vertrag unterschrieben hat.

Eine besondere Konstellation sind Stornorechnungen. Wenn dein Kunde die Leistung tatsächlich reklamiert, statt einfach nicht zu zahlen, ist eine Mahnung der falsche Weg. Hier brauchst du eine korrekte Stornorechnung und keinen Streit über Verzugszinsen.

Mahnung per E-Mail: ist das überhaupt rechtssicher?

Ja. Eine Mahnung per E-Mail ist ausreichend, solange du den Zugang beim Empfänger nachweisen kannst. Das BGB schreibt keine Form vor, weder Brief noch Einschreiben. Im Streitfall musst du allerdings beweisen, dass die Mail angekommen ist. Nicht, dass sie gelesen wurde. Drei Tipps:

• Fordere eine Lesebestätigung an. Kein Beweis, aber ein Indiz.
• Archiviere den Versand-Header mit Zustellbericht aus deinem Mailprogramm.
• Bei Beträgen über 1.000 € parallel ein Einwurf-Einschreiben. Das Einschreiben mit Rückschein ist nicht zwingend nötig und sogar problematisch: Wenn der Empfänger nicht abholt, gilt es als nicht zugestellt.

SimplyBills protokolliert automatisch, wann welche Mahnstufe an welche Adresse verschickt wurde. Diesen Zeitstempel hast du im Zweifel als Nachweis griffbereit.

Wann lohnt sich das gerichtliche Mahnverfahren?

Wenn die zweite Mahnung verpufft und dein Kunde weiterhin nicht reagiert, bleibt nur die Eskalation. Das außergerichtliche Mahnverfahren ist dann beendet. Der Ablauf des gerichtlichen Verfahrens:

1. Du stellst einen Antrag auf Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht (online über mahnantrag.de oder mein-mahnantrag.de, Gebühr ab 36 €).
2. Das Gericht stellt den Mahnbescheid dem Schuldner zu. Reagiert er nicht innerhalb von zwei Wochen mit Widerspruch, beantragst du den Vollstreckungsbescheid.
3. Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen, der pfänden darf.

Für Solo-Selbstständige lohnt sich das Mahnverfahren in der Regel ab Beträgen um 500 €. Bei kleineren Beträgen ist der Aufwand oft höher als der Ertrag. Dann ist es ehrlicher, die Rechnung abzuschreiben und den Kunden intern als "nicht mehr bedienen" zu markieren. Wer ein DATEV-Export an den Steuerberater nutzt, kann die Abschreibung sauber durch die Buchhaltung schicken.

So vermeidest du Mahnungen von vornherein

Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. Diese fünf Routinen reduzieren Zahlungsausfälle deutlich:

• Sofort nach Leistung Rechnung stellen. Wer drei Wochen wartet, wird auch drei Wochen später bezahlt. Mehr im Beitrag Rechnung richtig schreiben.
• Klare Zahlungsziele auf der Rechnung, idealerweise 7 oder 14 Tage, nicht 30. Kein Gesetz verlangt 30 Tage.
• Vorab-Angebot mit Annahme-Klick. Wer ein Angebot schreibt und es vor Auftragsbeginn bestätigen lässt, hat im Streitfall den Vertrag schwarz auf weiß.
• Anzahlung vereinbaren bei Beträgen ab 1.000 €. 30 % vor Beginn ist branchenüblich.
• Wiederkehrende Aufträge automatisieren. Wer monatlich gleich abrechnet, sollte wiederkehrende Rechnungen automatisieren, statt jedes Mal manuell zu erinnern.

Automatisiertes Mahnwesen mit SimplyBills

Im Rechnungsmenü siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind. Auf der Rechnung selbst zeigt dir SimplyBills zusätzlich, seit wie vielen Tagen sie überfällig ist. Ein Klick öffnet einen Bestätigungsdialog für die nächste Erinnerungsstufe, die E-Mail geht mit festem Text und der Original-Rechnung als PDF im Anhang raus und wird mit Datum und Stufe automatisch protokolliert. Verzugszinsen und Mahngebühr berechnest du separat, zum Beispiel mit dem Verzugszinsen-Rechner, und forderst sie in einem eigenen Schreiben.

Mit dem Pro-Plan für 9 € pro Monat (oder 7 € pro Monat im Jahres-Abo) sind die Mahnvorlagen, der automatische Mahnversand und das GoBD-Archiv enthalten. Wer mag, verbindet zusätzlich sein eigenes ChatGPT oder Claude über die KI-Schnittstelle (MCP) mit SimplyBills. Die KI spürt dann auf Zuruf überfällige Rechnungen auf (in Pro). Im Max-Plan für 29 € pro Monat darf sie die passende Erinnerung nach deiner Bestätigung auch direkt verschicken.

Was du beim Mahnen niemals tun solltest

• Nicht emotional werden. Selbst wenn du dich ärgerst, halte den Ton sachlich. Sobald du im Brief dramatisch wirst, verlierst du Verhandlungsspielraum und gerichtliche Glaubwürdigkeit.
• Nicht zu lange warten. Wer erst nach drei Monaten mahnt, signalisiert, dass seine Rechnungen keine Priorität haben. Du landest am Ende der Bezahlliste.
• Nicht vorschnell mit Anwalt drohen. Eine leere Drohung ist schlechter als keine. Wenn du "ich werde einen Anwalt einschalten" schreibst, musst du es im Zweifel auch tun.
• Keine überzogenen Mahngebühren. 25 € für ein automatisch generiertes Schreiben sind nicht durchsetzbar. Bleib bei 2,50 bis 10 €.
• Nicht öffentlich beschämen. Posts auf LinkedIn oder Bewertungen mit Klarnamen können dich wegen Rufschädigung selbst in Schwierigkeiten bringen.

FAQ: Häufige Fragen zur Mahnung

Wie schreibe ich eine Mahnung richtig?

Eine korrekte Mahnung enthält die Bezeichnung der Stufe ("1. Mahnung"), den Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Nummer, Datum, Betrag), eine konkrete Zahlungsfrist mit Datum, gegebenenfalls Mahngebühren und Verzugszinsen sowie einen Hinweis auf die Konsequenzen bei Nichtzahlung. Ton: sachlich, nicht drohend, nicht emotional.

Mahnverzug: ab wann ist mein Kunde im Verzug?

Bei einem festen Zahlungstermin auf der Rechnung: am Tag nach Ablauf der Frist. Ohne Frist: 30 Tage nach Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Alternativ schon früher, wenn du eine Mahnung mit Fristsetzung schickst. Ab Zugang dieser Mahnung läuft der Verzug.

Wann darf ich mahnen?

Theoretisch ab dem ersten Tag nach Fälligkeit. In der Praxis hat sich eingebürgert, 7 bis 10 Tage zu warten und dann zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung zu verschicken. Wer am Tag nach Fälligkeit eine harte Mahnung schickt, riskiert die Geschäftsbeziehung.

Wie hoch sind Mahngebühren gesetzlich erlaubt?

Es gibt keinen gesetzlichen Höchstbetrag, aber sie müssen "angemessen" sein und tatsächlich entstanden sein. Gerichtlich anerkannt sind in der Regel 2,50 bis 10 € pro Mahnung. Bei B2B kommt automatisch die Verzugspauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB hinzu. Achtung: Die Pauschale wird auf etwaige Anwaltskosten angerechnet.

Was kostet eine 3. Mahnung?

Rechtlich existiert keine dritte Mahnung als eigene Stufe. Wer ein drittes Schreiben verschickt, sollte es als "letzte Mahnung vor Mahnbescheid" formulieren und maximal 5-10 € Mahngebühr zusätzlich verlangen. Höhere Beträge sind nicht durchsetzbar. Ein gerichtliches Mahnverfahren startet ab 36 € Gerichtskosten.

Wann lohnt sich ein außergerichtliches Mahnverfahren noch, und wann muss ich vor Gericht?

Solange dein Kunde Reaktionen zeigt (Rückmeldung, Teilzahlung, Stundungsbitte), lohnt das außergerichtliche Verfahren. Wer drei Schreiben ignoriert, reagiert auch auf das vierte nicht. Spätestens dann ist der Mahnbescheid der nächste logische Schritt. Bei Beträgen ab etwa 500 € lohnt er sich auch wirtschaftlich.

Kann ich Verzugszinsen rückwirkend fordern?

Ja. Verzugszinsen laufen ab dem Tag, an dem dein Kunde in Verzug ist, nicht erst ab der Mahnung. Du kannst sie also auch in der ersten Mahnung schon einrechnen, wenn der Kunde bereits 30 Tage nach Rechnungszugang nicht gezahlt hat. Praktisch macht das aber erst in Mahnung 2 Sinn, sonst wirkt die Erinnerung übertrieben.

Was du jetzt machen solltest

Schau dir heute deine Liste offener Rechnungen an. Wenn eine davon mehr als 10 Tage überfällig ist, öffne sie, klick auf "Mahnung schreiben" und verschick die freundliche Variante. Beim nächsten Mal sitzt der Reflex schon. Wer das ein Quartal konsequent durchzieht, hat danach einen halben Monatsumsatz mehr auf dem Konto. Kein Witz.

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