XRechnung kostenlos erstellen, ohne teure Software

Als Solo-Selbstständige oder Kleinunternehmer brauchst du oft eine XRechnung, willst dafür aber kein Abo zahlen. Nachvollziehbar. Bei fünf oder zehn Rechnungen im Monat rechnet sich keine Buchhaltungssoftware für 30 Euro aufwärts. Eine gültige XRechnung kannst du trotzdem kostenlos erstellen. Entscheidend ist, welche Wege wirklich XML liefern und welche dich später Zeit oder Nerven kosten.

Unten findest du die kostenlosen Optionen, eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung und die Punkte, an denen Gratis-Tools scheitern. Es geht hier um den Preis, nicht um jedes XML-Feld. Die allgemeine Mechanik, Feld für Feld, steht in der ausführlichen Anleitung zum XRechnung erstellen.

Was eine XRechnung überhaupt ist

Eine XRechnung ist kein hübsches PDF. Sie ist eine reine XML-Datei: strukturierte Daten, die ein Computer auslesen kann. Das Format folgt der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung davon, im Fachjargon eine CIUS. Jede Position, jeder Betrag und jede Adresse sitzt in einem festgelegten Feld, damit die Software des Empfängers die Rechnung automatisch verbuchen kann.

Ein PDF aus Word ist keine XRechnung. Ein gescanntes Papierdokument auch nicht. Es muss das maschinenlesbare XML sein. Den Unterschied zur hybriden Variante erklärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD: ZUGFeRD packt das XML zusätzlich in ein sichtbares PDF, die reine XRechnung kommt ohne menschlich lesbare Ansicht aus. Die technischen Hintergründe der Norm stehen im Beitrag EN 16931 Standard erklärt.

Wer eine XRechnung braucht

Pflicht ist die XRechnung vor allem im Geschäft mit Behörden (B2G). Wer an Bundesbehörden fakturiert, muss elektronisch übermitteln, in der Regel als XRechnung. Im B2B-Bereich greift die E-Rechnungspflicht stufenweise:

• Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für dich als Kleinunternehmer.
• Ab 2027 müssen Firmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden.
• Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen, auch für Solo-Selbstständige mit Regelbesteuerung. Kleinunternehmer müssen dauerhaft nicht ausstellen (§ 34a UStDV).

Die Kleinunternehmer-Details stehen im Beitrag E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer. Empfangen musst du schon jetzt. Versenden musst du als Kleinunternehmer nicht, viele Geschäftskunden und Behörden wollen es trotzdem. Dann hilft ein kostenloser Weg, den du schon eingerichtet hast.

Kostenlose Wege zur XRechnung im Überblick

Drei Wege führen zu einer XRechnung gratis. Jeder hat seine Berechtigung. Nicht jeder passt zu jedem.

1. Spezialisierte Tools mit Gratis-Tarif

Am einfachsten ist ein Online-Rechnungstool mit echtem kostenlosen Tarif. Du füllst ein Formular aus, das Tool erzeugt das gültige XML. SimplyBills zum Beispiel startet mit 30 Tagen Pro, ohne Kreditkarte. Danach bleiben im Free-Tarif bis zu 3 Rechnungen pro Monat als XRechnung, ZUGFeRD oder PDF. Für gelegentliche Rechnungen reicht das.

2. Öffentliche Erfassungsportale für Behörden

Für Rechnungen an Bundesbehörden gibt es die staatlichen Portale ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und OZG-RE. Dort tippst du eine E-Rechnung über eine Weberfassung ein, ohne eigene Software. Kostenlos, aber nur für den B2G-Versand gedacht. Den Ablauf beschreibt der Leitfaden E-Rechnung an Behörden senden. Für regelmäßige B2B-Rechnungen taugt die Weberfassung wenig, weil du jedes Mal alles neu eingibst.

3. Word und Excel: der Weg, der nicht funktioniert

Viele starten mit ihrer Word- oder Excel-Vorlage. Für eine XRechnung reicht das nicht. Word und Excel erzeugen kein gültiges EN-16931-XML. Du kannst dort eine Rechnung gestalten und als PDF speichern. Dieses PDF ist trotzdem keine XRechnung. Du brauchst ein Werkzeug, das valides XML ausgibt. Das ist eine Formatfrage: Stimmt die Struktur nicht, wird die Rechnung abgelehnt.

"Kostenlos heißt nicht, dass du Abstriche bei der Gültigkeit machst. Ein gratis erstelltes XML muss genauso valide sein wie ein bezahltes, sonst zahlt der Empfänger nicht."

Schritt für Schritt: kostenlos eine gültige XRechnung erstellen

So läuft es mit einem Tool wie SimplyBills im Free-Tarif. Gute Tools arbeiten ähnlich. Du kannst die Schritte als Checkliste lesen.

1. Kostenlos registrieren. Konto anlegen, ohne Kreditkarte. Beim Free-Tarif gibt es keine Zahlungsdaten. Du legst nur E-Mail und Passwort an.
2. Stammdaten einmal hinterlegen. Trag deinen Namen oder Firmennamen, die Anschrift und deine Steuernummer oder USt-IdNr. ein. Als Kleinunternehmer setzt du den Haken für die § 19 UStG Regelung. Dann wird keine Umsatzsteuer berechnet.
3. Kunden anlegen. Name, Adresse und bei Behörden die Leitweg-ID. Diese ID ordnet die Rechnung der richtigen Stelle zu und ist im B2G-Bereich fast immer Pflicht.
4. Rechnungspositionen eingeben. Leistung oder Produkt, Menge, Einzelpreis. Das Tool rechnet Netto, Steuer und Brutto automatisch aus.
5. Format "XRechnung" wählen. Statt eines reinen PDF gibst du beim Export das XRechnungs-XML aus. Bei SimplyBills wählst du das Format direkt beim Erstellen oder Versenden.
6. Pflichtfelder prüfen lassen. Ein gutes Tool lässt keine Datei entstehen, wenn Pflichtangaben fehlen. Diese Prüfung ist der eigentliche Grund, warum sich ein Tool gegenüber Handarbeit lohnt.
7. Speichern und versenden. Lade die XML-Datei herunter oder schick sie per E-Mail an den Empfänger beziehungsweise über das passende Behördenportal.

XML von Hand schreiben musst du nicht. Software kaufen auch nicht. Nach dem ersten Mal dauert es wenige Minuten, weil Stammdaten und Kunden gespeichert bleiben.

Wie eine XRechnung von innen aussieht

Du musst das XML nie selbst tippen. Trotzdem hilft es zu sehen, welche Pflichtangaben drinstecken. Vereinfacht enthält jede XRechnung mindestens diese Bausteine:

Rechnungsnummer        z. B. RE-2026-0001
Rechnungsdatum         z. B. 2026-09-04
Leitweg-ID             bei Behoerden Pflicht
Verkaeufer             Name, Anschrift, Steuernummer
Kaeufer                Name, Anschrift
Position(en)           Beschreibung, Menge, Einzelpreis
Steuersatz             0 Prozent bei Paragraf 19 UStG
Gesamtbetrag           Netto, Steuer, Brutto
Zahlungsangaben        IBAN, Zahlungsziel

Das Tool baut daraus automatisch die korrekt verschachtelte XML-Struktur nach EN 16931. Fehlt eines dieser Felder, ist die Datei ungültig. Diese Prüfung nimmt dir eine Software ab.

Worauf du bei kostenlosen Lösungen achten solltest

Gratis ist gut. Brauchbar ist nicht jede kostenlose Lösung. Vier Punkte solltest du vor der Wahl checken.

Gibt das Tool wirklich gültiges XML aus?

Manche kostenlosen Generatoren erzeugen nur ein PDF oder ein XML, das nicht der aktuellen XRechnungs-Version entspricht. Achte darauf, dass explizit von XRechnung oder EN 16931 die Rede ist und die Datei am Ende als .xml herauskommt. Ein PDF allein erfüllt die Pflicht nicht.

Wird gegen die Norm validiert?

Eine eingebaute Prüfung der Pflichtfelder trennt "funktioniert" von "wird beim Empfänger abgelehnt". Tools mit Validierung sagen dir vor dem Versand, ob die Rechnung valide ist. Ohne diese Prüfung merkst du Fehler erst, wenn die Behörde oder der Geschäftskunde reklamiert.

Ist die Leitweg-ID vorgesehen?

Für Rechnungen an Behörden brauchst du fast immer eine Leitweg-ID. Kennt ein Gratis-Tool dieses Feld gar nicht, kannst du damit keine B2G-Rechnung stellen. Prüf das vorher, falls du an öffentliche Auftraggeber fakturierst.

Welche Limits hat der Free-Tarif?

Kostenlose Tarife haben meist Grenzen, etwa eine maximale Zahl an Rechnungen pro Monat. Bei SimplyBills sind das 3 Rechnungen im Monat, nach 30 Tagen Pro zum Start. Das reicht, wenn nur ab und zu eine Rechnung anfällt. Schreibst du regelmäßig mehr, brauchst du einen bezahlten Tarif. Rechne ehrlich, wie viele Rechnungen du im Schnitt schreibst. Dann weißt du, ob der Gratis-Weg dauerhaft trägt.

• Format: echtes XRechnungs-XML nach EN 16931, nicht nur PDF.
• Validierung: Pflichtfelder werden vor dem Versand geprüft.
• Leitweg-ID: vorhanden, falls du an Behörden fakturierst.
• Limit: passt die Anzahl Gratis-Rechnungen zu deinem Bedarf?

Warum das gerade für Kleinunternehmer passt

Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer schreiben oft nur wenige Rechnungen im Monat. Für sie ist ein kostenloser Tarif kein Kompromiss, sondern passend. Du bekommst gültige XRechnungen, ohne eine teure Buchhaltungssuite zu bezahlen, deren 90 Prozent Funktionen du nie nutzt.

Dazu kommt der § 19 UStG Vorteil: Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Ein gutes Tool hinterlegt diesen Hinweis automatisch und setzt den Steuersatz korrekt auf null, auch im XML. Steuerfelder, die für dich nicht gelten, musst du dann nicht selbst sortieren.

SimplyBills ist genau für diesen Fall gebaut: das einfachste E-Rechnungstool für Solo-Selbstständige. Im Free-Tarif erstellst du kostenlos bis zu 3 XRechnungen pro Monat, inklusive ZUGFeRD, PDF, E-Mail-Versand, Kundenverwaltung und ELSTER-Export. Pflichtfelder werden geprüft, das XML ist valide. Brauchst du mehr, kostet Pro 9 Euro im Monat (unbegrenzt, mit Angeboten, Mahnwesen und GoBD-Archiv), Max 29 Euro (zusätzlich DATEV-Export, CSV-Import und KI-Funktionen). Du kannst komplett kostenlos starten und musst nie eine Kreditkarte angeben. Weitere gratis Möglichkeiten stehen im Überblick E-Rechnungen online gratis erstellen.

FAQ: XRechnung kostenlos erstellen

Kann ich eine XRechnung wirklich komplett kostenlos erstellen?

Ja. Es gibt Tools mit echtem Gratis-Tarif, etwa SimplyBills mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat ohne Kreditkarte. Für Rechnungen an Bundesbehörden kannst du zusätzlich die kostenlosen staatlichen Portale ZRE und OZG-RE nutzen und die E-Rechnung dort manuell erfassen. Am Ende muss ein gültiges XRechnungs-XML herauskommen, kein reines PDF.

Geht das mit Word oder Excel?

Nein. Word und Excel erzeugen kein gültiges EN-16931-XML. Du kannst dort eine Rechnung gestalten und als PDF exportieren. Dieses PDF ist keine XRechnung. Für eine echte XRechnung brauchst du ein Tool, das die normgerechte XML-Datei ausgibt.

Ist ein PDF nicht schon eine E-Rechnung?

Ein reines PDF gilt nicht als XRechnung. Eine XRechnung ist strukturiertes XML nach EN 16931, das eine Maschine auslesen kann. Die hybride Variante ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML. Wenn du nur ein bildhaftes PDF verschickst, erfüllst du die E-Rechnungspflicht im B2G-Bereich nicht.

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt eine XRechnung?

Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025, auch als Kleinunternehmer. Eine Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen greift ab 2028, Kleinunternehmer bleiben davon ausgenommen. Wer an Behörden fakturiert, braucht die XRechnung schon heute. Dann ist es sinnvoll, jetzt einen kostenlosen Weg einzurichten, statt unter Zeitdruck umzustellen.

Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie immer?

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die deine Rechnung der richtigen Stelle bei einer Behörde zuordnet. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist sie fast immer Pflicht. Der Auftraggeber teilt sie dir mit. Im normalen B2B-Geschäft mit Privatfirmen brauchst du sie in der Regel nicht. Achte darauf, dass dein Tool das Feld unterstützt, falls du an Behörden lieferst.

Was ist der Haken an kostenlosen XRechnungs-Tools?

Meistens gibt es ein Limit, etwa eine begrenzte Zahl an Rechnungen pro Monat. Solange du darunter bleibst, ist der Gratis-Tarif vollwertig. Schreibst du regelmäßig mehr, brauchst du einen bezahlten Tarif. Prüf außerdem, dass das Tool gültiges XML ausgibt und die Pflichtfelder prüft. Sonst sparst du Geld und riskierst abgelehnte Rechnungen.

Fazit

Eine XRechnung kostenlos zu erstellen ist für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer machbar. Der bequemste Weg ist ein Online-Tool mit echtem Gratis-Tarif, das im Hintergrund gültiges XML erzeugt und die Pflichtfelder prüft. Für B2G-Rechnungen gibt es zusätzlich die kostenlosen Behördenportale. Der Word- oder Excel-Umweg funktioniert nicht, weil dabei kein normgerechtes XML entsteht.

Richte dir den kostenlosen Weg jetzt ein, solange du Zeit hast. Nicht erst, wenn eine Behörde oder ein Geschäftskunde auf eine XRechnung besteht. Mit SimplyBills startest du kostenlos, ohne Kreditkarte, und bist sofort fit für die E-Rechnung. Die vollständige Mechanik mit allen Feldern steht in der XRechnung Anleitung.