Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software auslesen kann, ohne dass jemand etwas abtippt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Eine PDF, die du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung, auch wenn du sie am Computer erstellt hast.
Für die Buchhaltung ist das praktisch, für Menschen weniger. Öffnest du eine XRechnung im Editor, siehst du Zeilen wie <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1013.81</cbc:PayableAmount>. Der Viewer macht daraus wieder eine Rechnung, die du lesen kannst.
Empfangspflicht seit 2025, auch für Kleinunternehmer
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ein eigenes Programm brauchst du dafür nicht, ein E-Mail-Postfach reicht. Die Rechnung musst du aber lesen können, und aufbewahren musst du sie so, wie sie angekommen ist: als XML oder als ZUGFeRD-PDF, nicht nur als Ausdruck.
Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmer im Inland an andere Unternehmen noch Papierrechnungen schicken, eine PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. 2027 gilt das weiter für Unternehmer mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 müssen auch alle übrigen Unternehmer an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), Rechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden sind dauerhaft ausgenommen. Was das für dich heißt, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.
XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied
In Deutschland begegnen dir vor allem zwei Formate. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Behörden verlangen sie, und auch viele Firmen nutzen sie. ZUGFeRD ist eine PDF mit einer eingebetteten XML-Datei: Du öffnest sie wie jede andere PDF, deine Buchhaltungssoftware liest die Daten aus dem Anhang. Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format.
Die XML selbst kann in zwei Syntaxen geschrieben sein, UBL oder UN/CEFACT CII. Der Viewer liest beide. Bei einer ZUGFeRD-Datei zeigt er die eingebettete XML, nicht die sichtbare PDF. Du siehst also genau die Daten, die eine Buchhaltungssoftware übernimmt. Wann welches Format passt, erklärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD. Willst du selbst eine schreiben, geht das mit XRechnung erstellen oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
So öffnest du eine XRechnung
Mit dem XRechnung Viewer oben dauert das keine Minute:
- Speichere die Rechnung aus der E-Mail auf deinem Gerät. Eine XRechnung endet meist auf .xml, eine ZUGFeRD-Rechnung auf .pdf.
- Zieh die Datei in das Feld oben oder klick auf „Datei auswählen“.
- Prüf Absender, Positionen, Beträge und Bankverbindung. Über „Drucken“ bekommst du eine saubere Papierfassung oder, mit „Als PDF speichern“ im Druckdialog, eine PDF für deine Unterlagen.
Der Ausdruck ersetzt die Originaldatei nicht. Die musst du trotzdem aufbewahren.
Was der Viewer nicht prüft
Der Viewer zeigt, was in der Datei steht. Ob die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und die Regeln der XRechnung einhält, prüft er nicht. Fehlt ein Feld, bleibt die Stelle leer. Nachgerechnet wird auch nichts, alle Summen kommen aus der Datei. Ob die Datei die Regeln von EN 16931 und XRechnung einhält, zeigt dir der E-Rechnung-Validator, mit einer Erklärung zu jedem Fehler.
