Freiberufler sind keine eigene Ausnahme bei der E-Rechnung. Ob du als Texterin, Entwickler, Architektin oder Berater arbeitest, spielt für das Umsatzsteuergesetz keine Rolle. Es fragt nur drei Dinge: An wen geht die Rechnung, bist du Kleinunternehmer, und wie hoch war dein Umsatz im Vorjahr. Aus diesen drei Antworten ergibt sich, ob du gar keine E-Rechnung ausstellen musst, ab 2027 oder ab 2028.
Empfangen ist einfacher: Das müssen alle inländischen Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 können, Freiberufler und Kleinunternehmer eingeschlossen. Beim Ausstellen wird es zum Entscheidungsbaum, und genau den gehen wir hier durch.
Warum „Freiberufler" im Gesetz nicht vorkommt
Die E-Rechnungspflicht steht in § 14 UStG und den Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Dort ist von „Unternehmern" die Rede, nicht von Gewerbetreibenden oder Freiberuflern. Die Unterscheidung nach § 18 EStG, die für Gewerbesteuer und Gewerbeanmeldung so wichtig ist, existiert im Umsatzsteuerrecht schlicht nicht. Ein Freiberufler mit Regelbesteuerung steht vor denselben Fristen wie ein Elektrobetrieb.
Was dich als Freiberufler trotzdem häufig aus der Pflicht nimmt, sind zwei andere Merkmale: Viele Freiberufler sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG, und viele rechnen ausschließlich mit Privatpersonen ab. Beides ist dauerhaft ausgenommen. Das ist der Grund, warum sich so viele Freiberufler fälschlich für „grundsätzlich befreit" halten. Sie sind es oft, aber aus anderen Gründen als gedacht.
Der Entscheidungsbaum: fünf Fragen, eine Antwort
Geh die Fragen der Reihe nach durch. Sobald eine mit „Ja" beantwortet ist, bist du fertig.
| Frage | Wenn ja |
|---|---|
| 1. Geht die Rechnung an eine Privatperson? | Keine Ausstellungspflicht, auch nach 2028 nicht. Papier oder PDF bleibt. |
| 2. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG? | Keine Ausstellungspflicht, dauerhaft (§ 34a Satz 4 UStDV). |
| 3. Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 €? | Keine Ausstellungspflicht (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV). |
| 4. Ist der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei? | Keine Ausstellungspflicht. Betrifft etwa Heilberufe, Unterricht, Finanzdienste. |
| 5. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? | E-Rechnung ab 1. Januar 2027. |
| Alle fünf mit Nein beantwortet? | E-Rechnung ab 1. Januar 2028. Bis dahin Papier, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
Der Sonderfall Behörde steht bewusst nicht in der Tabelle. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber laufen seit 2020 nach eigenen Regeln, meist als XRechnung über ein Portal. Wenn du für Kommunen, Hochschulen oder Landesbehörden arbeitest, gilt für dich der Beitrag E-Rechnung an Behörden senden.
Die vier Fälle im Detail
Fall A: Du rechnest mit Privatkunden ab
Nachhilfelehrer, Fotografin für Familienshootings, Coach für Privatpersonen: Alles, was an Verbraucher geht, bleibt außen vor. Die Ausstellungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Das ändert sich auch nach 2028 nicht. Du darfst natürlich trotzdem eine E-Rechnung schicken, aber niemand kann sie von dir verlangen. Was du bei Rechnungen an Privatpersonen sonst weglassen darfst, steht im Beitrag Rechnung an Privatkunden.
Fall B: Du bist Kleinunternehmer
Der Fall, der am häufigsten falsch erklärt wird. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind seit dem Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen, geregelt in § 34a Satz 4 UStDV. Es gibt keine Frist, die 2028 ausläuft. Das BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, sagt das ausdrücklich. Du musst E-Rechnungen empfangen können, mehr nicht.
Die Ausnahme hängt allerdings am Status. Überschreitest du die Kleinunternehmergrenze oder verzichtest freiwillig auf die Regelung, fällst du in die Regelbesteuerung und damit in Fall C oder D. Alle Details zum XML-Hinweis nach § 19, falls du freiwillig E-Rechnungen schreibst, stehen im Beitrag E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer.
Fall C: Regelbesteuert, Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €
Für Solo-Freiberufler eher selten, aber möglich, etwa bei IT-Beratern mit Subunternehmern oder Ärzten mit umsatzsteuerpflichtigen Nebenleistungen. Wer 2026 über 800.000 € Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG lag, muss ab dem 1. Januar 2027 inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Die Zwischenfrist nach § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG gilt nur für die kleineren Betriebe.
Fall D: Regelbesteuert, unter 800.000 €
Das ist der Normalfall für Freiberufler mit Umsatzsteuer: Entwickler, Designerinnen, Berater, Ingenieurinnen, die an Unternehmen fakturieren. Für dich gilt:
- Bis 31. Dezember 2026: Papier ist erlaubt. Ein PDF oder ein anderes unstrukturiertes Format nur, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung braucht keine Form, ein stillschweigendes Akzeptieren reicht.
- Bis 31. Dezember 2027: Dasselbe gilt weiter, weil dein Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 € lag.
- Ab 1. Januar 2028: Jede Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer muss eine E-Rechnung sein. Also XRechnung oder ZUGFeRD, nicht ein PDF aus Word.
Das klingt nach viel Zeit. Ich würde trotzdem nicht bis Dezember 2027 warten. Dein größter Kunde stellt seine Buchhaltung irgendwann vorher um und fragt dann nach dem strukturierten Format, ob du schon musst oder nicht.
Was „E-Rechnung" konkret heißt
Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind das in der Praxis zwei Varianten. XRechnung ist eine reine XML-Datei, die Behörden und große Konzerne bevorzugen. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML: Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten. Für die meisten Freiberufler ist ZUGFeRD die bequemere Wahl, weil sie auf beiden Seiten funktioniert. Den Vergleich findest du unter XRechnung vs. ZUGFeRD.
Eine PDF-Rechnung ohne XML ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung". Sie ist in Fall D noch bis Ende 2027 zulässig, danach im B2B nicht mehr. Wer einfach weiter PDFs verschickt, stellt ab 2028 keine ordnungsgemäße Rechnung mehr aus, und der Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug. Das ist der eigentliche Druck: nicht ein Bußgeld, sondern die Buchhaltung deines Kunden, die die Rechnung zurückschickt.
Empfang: seit 2025 für alle
Die Empfangspflicht kennt keinen Entscheidungsbaum. Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jeder inländische Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schicken, und du kannst nicht auf Papier bestehen. Das gilt auch, wenn du Kleinunternehmer bist oder nur Privatkunden hast. Technisch reicht ein E-Mail-Postfach. Praktisch brauchst du etwas, das XML lesbar macht, weil eine reine XRechnung im Anhang sonst nur Code ist. ZUGFeRD-PDFs öffnest du wie jedes andere PDF.
Wie SimplyBills die Fälle abbildet
In SimplyBills wählst du beim Anlegen deines Profils, ob du Kleinunternehmer bist oder Umsatzsteuer ausweist. Danach schreibst du jede Rechnung wie gewohnt und entscheidest beim Versand, ob sie als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung rausgeht. Der § 19-Hinweis, der Steuercode und die Pflichtfelder der EN 16931 werden automatisch gesetzt. Damit bist du in Fall D vor 2028 fertig und kannst in Fall A und B trotzdem eine E-Rechnung anbieten, wenn ein Kunde danach fragt.
Der Free-Plan enthält 3 Rechnungen im Monat inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Pro (ab 7 € im Monat bei jährlicher Zahlung) hebt das Limit auf und ergänzt Angebote, Mahnungen und das GoBD-Archiv. Max (ab 24 € im Monat jährlich) legt DATEV-Export und KI-Funktionen drauf. Für den Einstieg reicht Free, gerade wenn du erst prüfen willst, wie deine Kunden auf das neue Format reagieren.
FAQ zur E-Rechnung als Freiberufler
Gilt die E-Rechnungspflicht für Freiberufler?
Ja, aber nicht wegen des Status, sondern weil Freiberufler Unternehmer im Sinne des UStG sind. Es gibt keine Ausnahme für freie Berufe. Ausgenommen bist du nur, wenn du Kleinunternehmer bist, an Privatpersonen abrechnest, unter 250 € bleibst oder steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG erbringst.
Ab wann muss ich als Freiberufler E-Rechnungen ausstellen?
Mit Regelbesteuerung und Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € ab dem 1. Januar 2027. Mit Regelbesteuerung und weniger Umsatz ab dem 1. Januar 2028. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nie, solange der Status besteht.
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. § 34a Satz 4 UStDV nimmt Kleinunternehmer dauerhaft von der Ausstellungspflicht aus. 2028 ändert daran nichts. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, seit 2025.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können, auch wenn ich keine ausstellen muss?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer, unabhängig von Kleinunternehmerstatus oder Kundenkreis. Ein E-Mail-Postfach reicht formal, ein Viewer für XML-Dateien ist sinnvoll.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist eine sonstige Rechnung. Im B2B ist sie für regelbesteuerte Freiberufler bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig, ab 2028 nicht mehr. Eine E-Rechnung braucht das Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Was gilt bei Rechnungen an Behörden?
Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln seit 2020, meist XRechnung über ein Rechnungsportal mit Leitweg-ID. Die Fristen aus diesem Beitrag betreffen nur Rechnungen an andere Unternehmen.
Fazit
Vergiss die Frage, ob du Freiberufler bist. Frag stattdessen: Privatkunde, Kleinunternehmer, unter 250 €, steuerfrei nach § 4? Dann nichts. Regelbesteuert über 800.000 €? Ab 2027. Alle anderen ab 2028. Empfangen müssen alle seit 2025. Und wer schon heute ZUGFeRD verschickt, hat das Thema erledigt, bevor der erste Kunde nachfragt.
Direkt loslegen: Rechnung erstellen · Funktionen ansehen · Plan wählen.
