Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 musst du Rechnungen und andere Buchungsbelege nur noch 8 Jahre aufbewahren, nicht mehr 10 (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin 10 Jahre. Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen bleiben bei 6 Jahren. Privatpersonen müssen eine Handwerkerrechnung für Arbeiten an einem Grundstück 2 Jahre aufheben, wenn die Leistung steuerpflichtig war. Bei Rechnungen von Kleinunternehmern gilt diese Pflicht nicht.
Die Verkürzung sorgt seit der Gesetzesänderung für Verwirrung, weil sie nicht für alle Unterlagen gilt und weil viele ältere Ratgeber noch die alte 10-Jahres-Frist nennen. Dieser Beitrag zeigt, was seit 2025 wirklich gilt, ab wann die Frist zählt und was du als Solo-Selbstständiger konkret beachten musst.
Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Ausgangs- und Eingangsrechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege (Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge mit Belegfunktion) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, Korrespondenz) | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO |
| Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
| Lieferscheine ohne Belegfunktion | bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO |
| Verträge | je nach Funktion 6 oder 8 Jahre | als Geschäftsbrief 6 Jahre, als Buchungsbeleg 8 Jahre |
| E-Mails | nur, wenn die E-Mail selbst Rechnung, Beleg oder Geschäftsbrief ist | 6 oder 8 Jahre je nach Inhalt |
Wichtig für alle Zeilen: Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder versandt, die letzte Buchung gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Lieferscheine ohne Belegfunktion musst du steuerlich nicht mehr aufheben, sobald die zugehörige Rechnung vorliegt oder versandt ist. Für Kaufleute im Sinne des HGB kann handelsrechtlich (§ 257 HGB) eine längere Pflicht bleiben, weil ein Lieferschein auch ein Handelsbrief sein kann. Wie ein Lieferschein aufgebaut ist, zeigt die Lieferschein-Vorlage.
8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege
Rechtsgrundlage ist § 147 Abs. 3 AO. Der Gesetzestext unterscheidet nach Unterlagenart und legt für jede Gruppe eine eigene Frist fest:
„Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren […]“
Absatz 1 Nummer 4 sind die Buchungsbelege, und eine Rechnung ist genau das: der Beleg zu einer Buchung. Für Rechnungen aus Sicht des Unternehmens (ausgehend wie eingehend) gilt seither die 8-Jahres-Frist. Dieselbe Verkürzung steht seit 2025 auch direkt im Umsatzsteuergesetz, für die Rechnung selbst:
„Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren.“ (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG)
Zwei Gesetze, ein Ergebnis: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge mit Belegcharakter, Lohnabrechnungen und alle anderen Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Vorher, bis Ende 2024, waren es 10 Jahre. Die Verkürzung kam über das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, das die entsprechenden Absätze in AO und UStG geändert hat.
10 Jahre bleiben für Bücher und Jahresabschlüsse
Nicht jede Unterlage wurde kürzer. § 147 Abs. 3 AO nennt in Absatz 1 Nummer 1 eine eigene Gruppe, die bei 10 Jahren bleibt:
- Bücher und Aufzeichnungen (zum Beispiel dein Kassenbuch oder die laufende EÜR-Aufstellung selbst, nicht die einzelnen Belege dahinter)
- Inventare
- Jahresabschlüsse und Lageberichte
- die Eröffnungsbilanz
- die dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Für Solo-Selbstständige mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung heißt das konkret: Die EÜR-Aufstellung selbst zählt als Aufzeichnung und bleibt 10 Jahre pflichtig, während die einzelnen Rechnungen und Quittungen, aus denen sie sich zusammensetzt, nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden müssen. In der Praxis lohnt es sich trotzdem, beides gemeinsam im selben Archiv zu behalten, schon damit die Zahlen im Zweifel nachvollziehbar bleiben.
6 Jahre für Geschäftsbriefe
Die dritte Gruppe, „die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen“, umfasst empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen ohne Belegcharakter. Dazu zählen Angebote, Auftragsbestätigungen und allgemeine Geschäftskorrespondenz. Für diese Gruppe bleibt es bei 6 Jahren, unverändert durch die Reform 2025.
Seit wann gilt die 8-Jahres-Frist wirklich?
Die Verkürzung gilt formal seit dem 1. Januar 2025. Wichtig ist aber, ob sie auch für ältere Unterlagen gilt, deren Frist Ende 2024 noch lief. Die Übergangsvorschrift in Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO regelt das so:
„§ 147 Absatz 3 Satz 1 der Abgabenordnung in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung gilt vorbehaltlich des Absatzes 3 erstmals für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung in der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist.“
Für die Rechnungsaufbewahrung nach § 14b UStG gilt eine praktisch wortgleiche Übergangsregel in § 27 Abs. 40 UStG. Übersetzt heißt das: Lief die alte 10-Jahres-Frist einer Unterlage am 31. Dezember 2024 noch, verkürzt sich ihre Restlaufzeit ab sofort auf 8 Jahre ab dem ursprünglichen Fristbeginn, auch wenn die Unterlage aus einem früheren Jahr stammt.
Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2018 hätte nach altem Recht bis zum 31. Dezember 2028 aufbewahrt werden müssen (Fristbeginn Ende 2018, plus 10 Jahre). Diese Frist lief am 31. Dezember 2024 noch, also greift die neue Regel: Fristbeginn Ende 2018, plus 8 Jahre, macht ein Fristende zum 31. Dezember 2026. Diese Rechnung darf ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden, zwei Jahre früher als ursprünglich geplant.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Der Fristbeginn steht in § 147 Abs. 4 AO: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung, der Beleg, der Jahresabschluss oder die sonstige Unterlage entstanden ist. Nicht das genaue Datum der Rechnung zählt also, sondern das Jahresende danach.
Beispiel: Eine Rechnung vom 3. Juni 2026 beginnt ihre Frist am 31. Dezember 2026 und muss bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden (8 Jahre). Ist zu diesem Zeitpunkt die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch nicht abgelaufen, endet die Aufbewahrungsfrist trotzdem nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa weil eine laufende Außenprüfung die Festsetzungsfrist hemmt.
Sonderfall: Was Privatpersonen aufbewahren müssen
Die 8-Jahres-Frist betrifft den Unternehmer, der die Rechnung ausstellt. Für den privaten Kunden gilt eine eigene, viel kürzere Pflicht, wenn es um eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück geht, also klassische Handwerkerleistungen wie eine Dachsanierung, eine neue Heizung oder eine Badsanierung. Grundlage ist § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG in Verbindung mit § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG:
„In den Fällen des § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 3 hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre […] aufzubewahren, soweit er 1. nicht Unternehmer ist oder 2. Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet.“
Für dich als Handwerker heißt das: Stellst du einer Privatperson eine Rechnung für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, muss der Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Kunden mit auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG), unabhängig von deiner eigenen 8-Jahres-Pflicht als Aussteller. Rechnest du als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei ab, ist deine Leistung nicht steuerpflichtig im Sinne dieser Vorschrift, und die Pflichtangabe entfällt. Die vollständige Übersicht aller Pflichtangaben findest du in der Checkliste Pflichtangaben Rechnung.
E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Aufbewahrung gilt dabei eine zusätzliche Anforderung: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung, also die XML-Datei bei XRechnung oder ZUGFeRD, muss in genau der Form archiviert werden, in der sie ausgestellt oder empfangen wurde. Ein Ausdruck oder eine reine Bildschirmansicht reicht nicht, weil die XML-Struktur dabei verloren geht. Das stellt das BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 in der Fassung vom 15. Oktober 2025 klar (Rn. 60).
Das betrifft dieselbe 8-Jahres-Frist wie bei jeder anderen Rechnung, nur eben zusätzlich in einem bestimmten Dateiformat statt als Papier oder Foto. Wie du ein technisch sauberes, unveränderbares Archiv für PDF und XML gleichzeitig aufbaust, inklusive Zeitstempel und Prüfsumme, erklärt der Ratgeber Rechnungen GoBD-konform archivieren im Detail.
Kontoauszüge aufbewahren: Unternehmer und privat
Kontoauszüge als Unternehmer
Für ein Geschäftskonto gelten Kontoauszüge in der Praxis als Buchungsbelege. Sie belegen Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge und sind die Grundlage für deine Buchungen. Damit gilt die 8-Jahres-Frist nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO. Das gilt auch dann, wenn du als Einnahmen-Überschuss-Rechner keine doppelte Buchführung hast, denn auch die EÜR braucht Belege. Gemischt genutzte Privatkonten solltest du gleich behandeln, sobald betriebliche Zahlungen darüber laufen. Bekommst du die Kontoauszüge nur elektronisch (etwa als PDF im Online-Banking), bewahrst du sie nach den GoBD auch elektronisch auf. Ein Ausdruck allein ist dann in der Regel nicht ausreichend.
Kontoauszüge privat
Für reine Privatkonten gibt es im Steuerrecht keine allgemeine Aufbewahrungspflicht. Sinnvoll ist es trotzdem, Kontoauszüge so lange zu behalten, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist, denn das Finanzamt kann Nachweise anfordern. Eine Ausnahme regelt § 147a AO: Wer positive Überschusseinkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung oder sonstigen Einkünften (§ 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG) von mehr als 500.000 Euro im Jahr hat, muss die zugehörigen Aufzeichnungen und Unterlagen 6 Jahre aufbewahren. Ab dem 1. Januar 2027 steigt dieser Schwellenwert auf 750.000 Euro. Für einen Solo-Selbstständigen mit Gewinneinkünften spielt das keine Rolle.
Für Handwerkerrechnungen an Privatpersonen gilt die 2-Jahres-Frist aus § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG (siehe oben). Wer die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen nach § 35a EStG nutzen will, braucht zusätzlich die Rechnung und den Zahlungsnachweis, also den Kontoauszug oder Überweisungsbeleg, und sollte beides ebenfalls bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufheben.
Wann kann man Kontoauszüge wegwerfen?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Auszug entstanden ist. Beispiel: Ein Kontoauszug vom 14. März 2026 gehört zum Kalenderjahr 2026. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026, bei 8 Jahren endet sie am 31. Dezember 2034. Frühestens ab dem 1. Januar 2035 darfst du ihn vernichten, und nur dann, wenn nicht gerade eine Prüfung läuft oder die Festsetzungsfrist noch offen ist. Privatpersonen können Auszüge nach Bestandskraft des betreffenden Steuerbescheids wegwerfen, soweit sie nicht ohnehin aus anderen Gründen, etwa für eine Garantie oder einen Rechtsstreit, gebraucht werden.
E-Mails mit Rechnungen aufbewahren
Aufbewahrt wird die Rechnung, nicht der Transportweg. Bekommst du eine Rechnung als PDF oder als XML im Anhang, archivierst du den Anhang im Originalformat. Bei einer E-Rechnung ist das die XML-Datei (siehe oben). Die E-Mail, mit der sie ankam, musst du nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025, Rz. 121) nur dann zusätzlich aufbewahren, wenn sie selbst aufbewahrungspflichtigen Inhalt hat.
- Reine Transport-Mail („Anbei die Rechnung“): keine zusätzliche Aufbewahrung nötig, wenn die Rechnung selbst sauber archiviert ist.
- E-Mail als Rechnung: Steht die Rechnung im Mailtext selbst, ist die E-Mail die Rechnung und wird 8 Jahre aufbewahrt.
- E-Mail als Geschäftsbrief: Angebote, Auftragsbestätigungen, Vertragsänderungen oder Reklamationen per Mail sind Handels- oder Geschäftsbriefe und bleiben 6 Jahre, auch wenn kein Papier im Spiel ist.
Dein E-Mail-Postfach ist als Archiv kein guter Ort: Mails lassen sich löschen und verändern, der Anbieter kann Speicherplatz begrenzen, und bei einem Wechsel des Programms gehen Anhänge leicht verloren. Lege Rechnungen und geschäftsrelevante Mails deshalb in ein eigenes, unveränderbares Archiv.
Kleinunternehmer: gelten dieselben Fristen?
Ja. Die Aufbewahrungsfristen gelten für Kleinunternehmer nach § 19 UStG genauso. Rechnungen und Belege bewahrst du 8 Jahre auf. Bei Büchern und Aufzeichnungen sind es 10 Jahre, bei Geschäftsbriefen 6 Jahre. Kleinunternehmer sind zwar bei der Umsatzsteuer entlastet, bei den Aufbewahrungspflichten gibt es aber keine Sonderregel. Dass für Rechnungen von Kleinunternehmern im Grundstücksbereich die zusätzliche Hinweispflicht auf die 2-Jahres-Aufbewahrung beim Privatkunden entfällt, steht oben.
Wer „Kleinunternehmer 5 Jahresfrist“ sucht, meint meist etwas anderes: Verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung (Option zur Regelbesteuerung), bindet dich dieser Verzicht mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 Satz 3 UStG). Das hat mit der Aufbewahrung nichts zu tun. Mehr zu Verzicht, Grenzen und Wechsel im Beitrag Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
Elektronisch archivieren
Rechnungen, Belege und Geschäftsbriefe dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Daten während der Frist jederzeit verfügbar und lesbar sind (§ 147 Abs. 2 AO). In der Praxis heißt das: unveränderbar oder mit protokollierten Änderungen, jederzeit auffindbar und lesbar, im Originalformat. Was das konkret bedeutet, steht im Beitrag Rechnungen GoBD-konform archivieren, die Funktion in SimplyBills beschreibt die Seite GoBD-Archiv.
Aufbewahrungs-Checkliste
- Ausgestellte Rechnungen als Kopie im Originalformat aufbewahren (PDF, XRechnung oder ZUGFeRD), 8 Jahre.
- Erhaltene Rechnungen im Originalformat aufbewahren, bei E-Rechnungen die XML-Datei, 8 Jahre.
- Kontoauszüge des Geschäftskontos und Kassenbelege als Buchungsbelege, 8 Jahre.
- EÜR-Aufstellungen, Inventare und Jahresabschlüsse, 10 Jahre.
- Angebote, Auftragsbestätigungen und geschäftsrelevante E-Mails, 6 Jahre.
- Lieferscheine ohne Belegfunktion dürfen nach Erhalt oder Versand der Rechnung weg.
- Fristende notieren: Jahresende des Entstehungsjahres plus Frist, nicht das Rechnungsdatum.
- Vor dem Löschen prüfen, ob eine Prüfung läuft oder die Festsetzungsfrist noch offen ist.
- Dateien unveränderbar ablegen, nicht im E-Mail-Postfach lassen, und regelmäßig sichern.
Was bei zu früher Löschung droht
Löschst oder vernichtest du eine Rechnung vor Ablauf ihrer Frist, fehlt bei einer Betriebsprüfung ein Beleg. Im harmlosen Fall verlangt der Prüfer eine Erklärung. Im ungünstigen Fall wertet er die Buchführung als unvollständig und schätzt den Gewinn nach § 162 AO, meist zu deinen Ungunsten. Der einfachste Schutz: Lösch nichts händisch nach Gefühl, sondern verlass dich auf ein Archiv, das das Fristende pro Beleg selbst im Blick behält.
So behältst du den Überblick
Bei 8 Jahren für Rechnungen, 10 Jahren für Bücher und Jahresabschlüsse sowie 6 Jahren für Geschäftsbriefe lohnt sich pro Beleg eine klare Ablage statt eines gemeinsamen Ordners „Papierkram“. Genau dafür gibt es im Pro- und Max-Plan von SimplyBills das GoBD-Archiv: Jede versendete Rechnung wird automatisch unveränderbar mit Zeitstempel abgelegt, Eingangsrechnungen lädst du selbst hoch. Das Archiv bewahrt alles 10 Jahre auf, das deckt die 8-Jahres-Frist für Rechnungen mit zwei Jahren Puffer ab, und du musst dir kein Fristende selbst notieren. Für Kleinbetragsrechnungen, Kunden und die tägliche Rechnungsstellung reicht bereits der kostenlose Free-Plan mit bis zu 3 Rechnungen und 2 Angeboten pro Monat. Pro kostet 9 €/Monat (7 €/Monat jährlich) und bringt neben dem Archiv unbegrenzte Rechnungen und Angebote sowie Mahnwesen, Max kostet 29 €/Monat (24 €/Monat jährlich) und ergänzt DATEV-Export und KI-Scan.
FAQ: Aufbewahrungsfrist für Rechnungen
Muss ich Rechnungen 8 oder 10 Jahre aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Vorher waren es 10 Jahre. 10 Jahre gelten weiterhin für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse.
Seit wann gilt die verkürzte 8-Jahres-Frist?
Seit dem 1. Januar 2025, eingeführt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Nach der Übergangsregel in Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO und § 27 Abs. 40 UStG gilt sie auch für ältere Unterlagen, deren Frist Ende 2024 noch lief.
Wie lange muss ich Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse aufbewahren?
10 Jahre. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und blieben von der Verkürzung 2025 unberührt.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Nicht am Rechnungsdatum, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom Juni 2026 beginnt ihre Frist also erst am 31. Dezember 2026.
Wie lange muss eine Privatperson eine Handwerkerrechnung aufbewahren?
2 Jahre, wenn es um eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück geht, etwa eine Dach- oder Badsanierung (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG i. V. m. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Das ist unabhängig von der 8-Jahres-Pflicht des ausstellenden Unternehmers. Rechnet ein Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei ab, besteht diese 2-Jahres-Pflicht nicht, und der Hinweis auf der Rechnung entfällt.
Muss ich E-Rechnungen im ursprünglichen XML-Format aufbewahren?
Ja. Der strukturierte Teil einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form archiviert werden, ein Ausdruck reicht nicht. Das stellt das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 in der Fassung vom 15. Oktober 2025 klar (Rn. 60). Es gilt dieselbe 8-Jahres-Frist wie bei jeder anderen Rechnung.
Wie lange müssen Unternehmer Kontoauszüge aufbewahren?
8 Jahre. Kontoauszüge eines Geschäftskontos gelten in der Praxis als Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Auszug entstanden ist. Ein Auszug vom März 2026 darf also frühestens ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden.
Muss ich als Privatperson Kontoauszüge aufheben?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Sinnvoll ist es, Auszüge und Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids zu behalten. Eine Ausnahme gilt nach § 147a AO für Steuerpflichtige mit mehr als 500.000 Euro positiven Überschusseinkünften im Jahr (ab 2027: 750.000 Euro). Handwerkerrechnungen für steuerpflichtige Leistungen am Grundstück musst du als Privatperson 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Muss ich E-Mails mit Rechnungen aufbewahren?
Du musst die Rechnung im Originalformat aufbewahren, bei einer E-Rechnung die XML-Datei. Die E-Mail selbst nur, wenn sie eine Rechnung, einen Beleg oder einen Geschäftsbrief enthält. Eine reine Transport-Mail mit dem Text „Anbei die Rechnung“ musst du nach den GoBD nicht zusätzlich archivieren.
Gelten für Kleinunternehmer dieselben Aufbewahrungsfristen?
Ja. Auch Kleinunternehmer bewahren Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre auf. Die oft genannte „5-Jahres-Frist“ betrifft den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung, der mindestens fünf Kalenderjahre bindet (§ 19 Abs. 3 Satz 3 UStG), und nicht die Aufbewahrung.
Fazit
Seit 2025 reichen für Rechnungen und andere Buchungsbelege 8 Jahre statt 10. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren, Geschäftsbriefe bei 6. Wer Rechnungen trotzdem 10 statt 8 Jahre aufbewahrt, macht nichts falsch: Länger aufbewahren ist erlaubt, und das GoBD-Archiv von SimplyBills hält archivierte Rechnungen ebenfalls 10 Jahre vor. Wichtiger als die genaue Zahl ist ohnehin, dass jede Rechnung überhaupt unveränderbar und auffindbar bleibt, bis ihre Frist abgelaufen ist.
Schreib deine nächste Rechnung mit SimplyBills. Im Pro-Plan landet sie nach dem Versand automatisch im GoBD-Archiv, ohne dass du dir das Fristende merken musst.