Kurz gesagt: Eine Rechnung über 250 Euro braucht deine Steuernummer oder deine USt-IdNr., § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG. Fehlt beides, ist die Rechnung unvollständig, und ein Geschäftskunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Eine gesetzliche Schonfrist für Gründer, die noch auf ihre Nummer warten, gibt es nicht. Was es gibt, ist ein sauberer Praxisweg: Rechnung mit Vermerk schicken, nach der Zuteilung berichtigen.
Das Problem ist verbreitet, weil die Zeiten nicht zusammenpassen. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung musst du innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit abgeben. Die Steuernummer kommt danach oft erst nach mehreren Wochen. Der erste Kunde will aber jetzt eine Rechnung. Dieser Beitrag erklärt, was du in der Zwischenzeit tun darfst, was du lassen solltest und wo Kleinunternehmer besonders aufpassen müssen.
Was das Gesetz verlangt
§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben einer Rechnung. Nummer 2 verlangt „die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer". Eine von beiden reicht. Die USt-IdNr. bekommst du allerdings erst, wenn du eine Steuernummer hast, für Gründer ist das also keine Abkürzung.
Die Folge einer fehlenden Nummer trifft nicht dich zuerst, sondern deinen Kunden. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass zum Vorsteuerabzug setzt der Abzug eine Rechnung voraus, die alle Angaben nach § 14 Abs. 4 enthält. Ein Unternehmer, der deine Rechnung ohne Steuernummer bucht, riskiert bei der nächsten Prüfung, dass das Finanzamt die Vorsteuer streicht. Manche Buchhaltungen schicken solche Rechnungen deshalb ungeprüft zurück. Das ist kein böser Wille, das ist Selbstschutz.
Bei Privatkunden ist die Lage entspannter. Sie ziehen keine Vorsteuer, für sie ist die fehlende Nummer ein Schönheitsfehler. Ordnungsgemäß ist die Rechnung trotzdem nicht, und für deine eigene Buchführung gilt sie als unvollständiger Beleg.
Der Praxisweg: Vermerk jetzt, Berichtigung später
Was sich in der Praxis durchgesetzt hat, und was auch Finanzämter regelmäßig akzeptieren, ist ein zweistufiges Vorgehen:
- Du schreibst die Rechnung mit allen anderen Pflichtangaben und setzt an die Stelle der Steuernummer den Vermerk „Steuernummer beim Finanzamt Bielefeld-Innenstadt beantragt". Nenne das zuständige Finanzamt, das macht den Vermerk nachprüfbar.
- Sobald die Nummer da ist, stellst du eine berichtigte Rechnung aus. Gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag, gleiches Leistungsdatum, jetzt mit Steuernummer und dem Hinweis „Berichtigte Fassung der Rechnung Nr. RE-2026-0001 vom 14.10.2026". Erst diese Fassung berechtigt deinen Kunden zum Vorsteuerabzug.
Wichtig: Eine Berichtigung ist keine Stornierung. Du schreibst die Rechnung nicht neu mit neuer Nummer, sondern ergänzt die fehlende Angabe. § 14 Abs. 6 UStG in Verbindung mit § 31 Abs. 5 UStDV erlaubt genau das. Wenn du stattdessen stornierst und neu ausstellst, brauchst du eine Stornorechnung, und das ist hier unnötiger Aufwand.
Sag deinem Kunden vorher Bescheid. Ein Satz in der E-Mail reicht: „Meine Steuernummer ist beantragt, ich schicke dir die berichtigte Rechnung, sobald sie da ist." Die meisten Geschäftskunden kennen das von anderen Gründern und buchen die Rechnung erst nach der Berichtigung.
So sieht die Rechnung in der Wartezeit aus
Lena Hoffmann, Webdesign
Ravensberger Str. 12, 33602 Bielefeld
Steuernummer: beim Finanzamt Bielefeld-Innenstadt beantragt
Rechnung an:
Müller Sanitär GmbH
Detmolder Str. 88, 33604 Bielefeld
Rechnungsnummer: RE-2026-0001
Rechnungsdatum: 14.10.2026
Leistungszeitraum: 01.10. bis 10.10.2026
Konzeption und Umsetzung Landingpage
12 Std. à 75,00 € netto 900,00 €
Nettobetrag: 900,00 €
zzgl. 19 % USt: 171,00 €
Gesamtbetrag: 1.071,00 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
Nach Zuteilung der Nummer ersetzt du die dritte Zeile durch „Steuernummer: 305/5123/4567" und ergänzt oben „Berichtigte Fassung, ersetzt die Rechnung vom 14.10.2026". Alles andere bleibt identisch.
Unter 250 Euro: die Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gilt § 33 UStDV. Eine Kleinbetragsrechnung braucht nur Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und den Steuersatz (oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Die Steuernummer steht nicht auf der Liste. Wer in den ersten Wochen viele kleine Aufträge abrechnet, hat das Problem also gar nicht.
Die Grenze ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der Einzelposten. Drei Leistungen zu je 100 Euro auf einer Rechnung ergeben 300 Euro und damit eine normale Rechnung mit Steuernummer-Pflicht. Künstlich aufteilen solltest du das nicht. Wer denselben Auftrag in drei Kleinbetragsrechnungen zerlegt, nur um die Pflichtangaben zu umgehen, handelt sich bei einer Prüfung Ärger ein.
Kleinunternehmer: dieselbe Pflicht, plus zwei Fallen
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, könnte meinen, die Steuernummer sei weniger wichtig, weil ohnehin keine Vorsteuer im Spiel ist. Das stimmt nicht. Auch die kürzere Pflichtliste für Kleinunternehmer in § 34a UStDV verlangt die Steuernummer (oder eine USt-IdNr.). Über 250 Euro brauchst du also die Nummer, den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ und keinen Steuerausweis.
Die erste Falle: Wer in der Wartezeit aus Unsicherheit eine Vorlage aus dem Netz nimmt und dort 19 % Umsatzsteuer stehen lässt, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt. § 14c UStG kennt keine Ausrede. Die Steuer wird fällig, obwohl du sie gar nicht hättest berechnen dürfen, und du bekommst sie nur mit einer Berichtigung wieder los. Die zweite Falle: der fehlende § 19-Hinweis. Ohne ihn geht der Kunde von einer normalen Rechnung aus und wundert sich, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Beispiele mit dem passenden Hinweis findest du unter Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.
Wie du die Wartezeit verkürzt
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geht nur noch elektronisch über ELSTER, und die Bearbeitungszeit hängt stark vom Finanzamt ab. Was hilft: den Fragebogen gleich am ersten Tag abschicken, nicht erst am Ende der Monatsfrist. Alle Angaben zum erwarteten Umsatz realistisch ausfüllen, weil Rückfragen die Sache um Wochen verzögern. Und nach drei Wochen ohne Post beim Finanzamt anrufen. Die Nummer wird manchmal am Telefon mitgeteilt, bevor der Brief da ist. Wie du den Fragebogen ausfüllst, steht Schritt für Schritt im Beitrag Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER.
Eine Sache, die viele verwechseln: Die Steuernummer ist nicht die Steuer-Identifikationsnummer. Die elfstellige Steuer-ID hast du seit deiner Geburt oder seit deinem Zuzug, sie steht auf jedem Einkommensteuerbescheid. Auf die Rechnung gehört sie nicht. Verlangt wird die betriebliche Steuernummer, die das Finanzamt nach dem Fragebogen vergibt. Wer die Steuer-ID auf die Rechnung setzt, hat die Pflichtangabe nicht erfüllt.
Wie SimplyBills damit umgeht
In SimplyBills bleibt das Feld Steuernummer im Firmenprofil leer, bis die Nummer da ist. Du kannst in der Zwischenzeit den Vermerk „beim Finanzamt beantragt" als Text hinterlegen. Sobald du die Nummer einträgst, taucht sie auf allen folgenden Rechnungen auf, und für die vorherigen erstellst du mit wenigen Klicks eine berichtigte Fassung. Der Kleinunternehmer-Modus setzt den § 19-Hinweis automatisch und unterdrückt den Steuerausweis, damit § 14c UStG gar nicht erst zum Thema wird.
Der Free-Plan reicht für den Start: 3 Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung inklusive. Pro (ab 7 € im Monat bei jährlicher Zahlung) hebt das Limit auf und bringt Angebote, Mahnungen und Vorlagen mit. Max (ab 24 € im Monat jährlich) ergänzt DATEV-Export und die KI-Funktionen.
FAQ zur Rechnung ohne Steuernummer
Darf ich eine Rechnung schreiben, bevor ich meine Steuernummer habe?
Ja, verboten ist das nicht. Die Rechnung ist aber unvollständig, weil § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG die Steuernummer oder USt-IdNr. verlangt. Schreib den Vermerk „Steuernummer beim Finanzamt [Ort] beantragt" an ihre Stelle und reiche nach der Zuteilung eine berichtigte Rechnung nach.
Kann mein Kunde aus einer Rechnung ohne Steuernummer Vorsteuer ziehen?
Nein, nicht sicher. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung mit allen Pflichtangaben voraus. Erst die berichtigte Fassung mit Steuernummer berechtigt dazu. Viele Geschäftskunden buchen deshalb erst nach der Berichtigung.
Gibt es eine Schonfrist für Gründer?
Nein. Das Gesetz kennt keine Übergangsfrist, in der die Steuernummer fehlen darf. Der Praxisweg mit Vermerk und Berichtigung ist eine Lösung, die Finanzämter akzeptieren, aber keine gesetzliche Ausnahme.
Brauche ich bei Rechnungen unter 250 Euro eine Steuernummer?
Nein. Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV bis 250 Euro brutto kommen ohne Steuernummer aus. Entscheidend ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Einen Auftrag künstlich in mehrere Kleinbetragsrechnungen aufzuteilen ist keine gute Idee.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Ja. Kleinunternehmer brauchen über 250 Euro ebenfalls die Steuernummer, dazu den Hinweis auf § 19 UStG und keinen Steuerausweis. Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet den Betrag nach § 14c UStG.
Kann ich stattdessen meine Steuer-ID angeben?
Nein. Die elfstellige Steuer-Identifikationsnummer ist eine persönliche Nummer und erfüllt die Pflichtangabe nicht. Auf die Rechnung gehört die betriebliche Steuernummer vom Finanzamt oder die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern.
Fazit
Ohne Steuernummer ist die Rechnung nicht falsch, aber unfertig. Schreib den Vermerk mit dem Namen des Finanzamts, sag dem Kunden Bescheid und schick die berichtigte Fassung, sobald der Brief da ist. Unter 250 Euro sparst du dir das Ganze. Und als Kleinunternehmer achte in der Wartezeit vor allem darauf, keine Umsatzsteuer auszuweisen, die du nachher dem Finanzamt schuldest.
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