Ein Kunde kauft für 38 Euro Kleinteile im Laden, eine Nachbarin lässt sich für 24 Euro den Fahrradschlauch flicken: Für Beträge in dieser Größenordnung wäre eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG mit allen zehn Pflichtangaben reiner Aufwand. Deshalb gibt es die Kleinbetragsrechnung. Bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro reichen vier Angaben, geregelt in § 33 UStDV.
Dieser Beitrag zeigt, wo die 250-Euro-Grenze genau verläuft, welche vier Pflichtangaben eine Kleinbetragsrechnung braucht, wie ein Muster aussieht, was Kleinunternehmer zusätzlich beachten müssen und warum diese Rechnungen auch nach 2028 nicht zur E-Rechnung werden müssen.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für Umsätze, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Der Begriff kommt aus § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) und meint keine eigene Rechnungsart mit eigenem Formular, sondern eine gesetzliche Erleichterung: Statt der zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG reichen vier Angaben. Das betrifft praktisch jede kleine Quittung, jeden Kassenbon und jede kurze Rechnung für einen kleinen Auftrag, egal ob an Privatkunden oder an Geschäftskunden.
Verwechsle die Kleinbetragsrechnung nicht mit der Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG. Das eine betrifft die Höhe der einzelnen Rechnung, das andere den Umsatzsteuerstatus des Ausstellers. Ein Kleinunternehmer kann sowohl Kleinbetragsrechnungen als auch normale Rechnungen über 250 Euro schreiben, und ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen kann ebenso Kleinbetragsrechnungen ausstellen. Beides schließt sich nicht aus, wie der Abschnitt zu Kleinunternehmern weiter unten zeigt.
Die 250-Euro-Grenze im Detail
Maßgeblich ist der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer, nicht der Nettobetrag. Kostet ein Auftrag netto 220 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, liegt der Bruttobetrag bei 261,80 Euro, und die Kleinbetragsregel greift nicht mehr. Für 250,00 Euro brutto gilt sie noch, für 250,01 Euro nicht mehr. An der Grenze lohnt sich also ein Blick auf den tatsächlichen Endbetrag, nicht auf den Preis vor Steuer.
Die Vereinfachung gilt außerdem nicht für jeden Umsatz unter 250 Euro. Ausgenommen sind laut § 33 UStDV innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG), Fernverkäufe (§ 3c UStG) und Fälle, in denen der Kunde die Steuer schuldet, das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Wer zum Beispiel als Subunternehmer eine kleine Bauleistung an einen anderen Bauleister abrechnet, der als Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), braucht trotz des niedrigen Betrags eine vollständige Rechnung.
Die vier Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung
Nach § 33 UStDV muss eine Kleinbetragsrechnung mindestens folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens. Die Anschrift des Kunden ist dagegen nicht nötig.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung, kurz und konkret beschrieben.
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie der Steuersatz, oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf. Ein gesonderter Ausweis von Netto- und Steuerbetrag ist nicht vorgeschrieben.
Nicht vorgeschrieben sind dagegen eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers und die Anschrift des Leistungsempfängers. Die vollständige Liste aller zehn Pflichtangaben für Rechnungen über 250 Euro, samt Sonderfällen, findest du in der Checkliste Pflichtangaben Rechnung.
Muster: So sieht eine Kleinbetragsrechnung aus
Ein einfaches Beispiel für eine Fahrradwerkstatt:
Fahrradwerkstatt Meyer, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Datum: 06.10.2026
1x Reparatur Fahrradschlauch (Montage und Material)
Gesamtbetrag: 24,00 € (inkl. 19 % USt)
Vier Zeilen, vier Pflichtangaben, fertig. Für Kleinunternehmer ändert sich nur die letzte Zeile, siehe unten. Wichtig ist trotzdem: Auch eine Kleinbetragsrechnung sollte lesbar und aufbewahrbar sein, denn die achtjährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG gilt genauso wie bei jeder anderen Rechnung.
Kleinbetragsrechnung als Kleinunternehmer schreiben
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weist du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. § 33 UStDV verlangt für diesen Fall statt Steuersatz und Steuerbetrag einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. In der Praxis reicht der gewohnte Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Aus dem Beispiel oben wird dann:
Gesamtbetrag: 24,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Auch als Kleinunternehmer bleibt es bei den vier Pflichtangaben, mehr nicht. Wer noch gar keine Steuernummer hat, etwa direkt nach der Gründung, profitiert davon zusätzlich: Eine Kleinbetragsrechnung braucht keine Steuernummer, während eine normale Rechnung über 250 Euro ohne Steuernummer unvollständig ist. Was in dieser Übergangszeit sonst noch gilt, steht im Beitrag Rechnung schreiben ohne Steuernummer.
Quittung, Kassenbon oder Kleinbetragsrechnung: was ist der Unterschied?
In der Praxis werden die Begriffe oft durcheinandergeworfen, meinen aber verschiedene Dinge. Eine Quittung bestätigt in erster Linie den Zahlungseingang, ein Kassenbon ist die Quittung einer Registrierkasse. Beide können gleichzeitig als Kleinbetragsrechnung gelten, wenn sie die vier Pflichtangaben nach § 33 UStDV enthalten, allen voran Art und Menge der Leistung und den Steuerhinweis. Fehlt eine dieser Angaben, etwa weil auf dem Beleg nur „Danke für Ihren Einkauf“ und ein Betrag stehen, reicht der Beleg dem Finanzamt und dem Kunden für den Vorsteuerabzug nicht.
Für kleine Bar- oder Sofortzahlungen lohnt sich deshalb eine fertige Quittungsvorlage mit allen Pflichtfeldern, statt jedes Mal neu zu überlegen, was draufgehört.
Kleinbetragsrechnung und die E-Rechnungspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, das gilt auch für Kleinunternehmer. Bei der Ausstellung im inländischen B2B-Geschäft gibt es dagegen eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF nutzen, 2027 gilt das noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, ab 2028 wird die E-Rechnung für die verbleibenden Fälle zur Pflicht.
Kleinbetragsrechnungen sind von dieser Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen. § 33 Satz 4 UStDV erlaubt es ausdrücklich, eine Kleinbetragsrechnung abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also auf Papier oder als einfaches PDF, auch nach 2028. Das bestätigt auch das BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 in der Fassung vom 15. Oktober 2025 (Rn. 22), das dieselbe Ausnahme für Fahrausweise (§ 34 UStDV) nennt. Kleinunternehmer sind unabhängig vom Rechnungsbetrag ebenfalls von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit, das regelt § 34a UStDV. Wer freiwillig trotzdem digital und strukturiert abrechnen möchte, etwa weil der Kunde es bevorzugt, kann das natürlich weiterhin tun.
SimplyBills ist das einfachste E-Rechnungstool für Solo-Selbstständige und deckt beide Welten ab: Für kleine Beträge reicht eine schnelle Rechnung mit den nötigen Pflichtangaben, für größere Aufträge erstellst du im selben Tool XRechnung oder ZUGFeRD, ganz ohne Formatwechsel. Rechnungsnummern laufen automatisch durch, der § 19-Hinweis ist hinterlegt, und du startest kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat. Brauchst du mehr, kostet Pro 9 Euro im Monat (7 Euro bei jährlicher Zahlung, unter anderem mit Mahnwesen und GoBD-Archiv), Max 29 Euro im Monat (24 Euro jährlich, zusätzlich mit DATEV-Export und KI-Scan).
FAQ: Kleinbetragsrechnung
Was ist eine Kleinbetragsrechnung genau?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für Umsätze bis 250 Euro brutto, geregelt in § 33 UStDV. Statt der zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG reichen vier Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Bis zu welchem Betrag gilt eine Kleinbetragsrechnung?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro inklusive Umsatzsteuer. Maßgeblich ist der Bruttoendbetrag, nicht der Nettopreis. Liegt der Betrag bei 250,01 Euro oder darüber, brauchst du eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?
Vier Angaben nach § 33 UStDV: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag samt Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer oder Steuernummer?
Nein. Anders als bei einer vollständigen Rechnung sind eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID sowie die Anschrift des Kunden bei einer Kleinbetragsrechnung nicht vorgeschrieben.
Muss ich als Kleinunternehmer bei einer Kleinbetragsrechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, auch nicht auf einer Kleinbetragsrechnung. Statt Steuersatz und Steuerbetrag reicht der Hinweis, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Muss eine Kleinbetragsrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden?
Nein. § 33 Satz 4 UStDV erlaubt es, eine Kleinbetragsrechnung immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als Papier- oder PDF-Rechnung, auch nach 2028. Das bestätigt auch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 in der Fassung vom 15. Oktober 2025.
Fazit
Die Kleinbetragsrechnung nimmt dir bei kleinen Beträgen viel Formalismus ab: vier Angaben statt zehn, keine Rechnungsnummer, keine Steuernummer und dauerhaft keine E-Rechnungspflicht. Die Grenze bei 250 Euro brutto solltest du trotzdem im Kopf behalten, genauso wie die Ausnahmen bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen. Für alles, was regelmäßiger oder größer wird, lohnt sich ein Tool, das beide Rechnungsarten ohne Umwege abdeckt.
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