Diese Angaben gehören auf deine Rechnung
Eine Rechnung mit Umsatzsteuer braucht nach § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben. Die Vorlage hat für jede davon ein Feld:
- vollständiger Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden
- deine Steuernummer oder USt-IdNr. (in der Fußzeile)
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung, also was du geliefert oder gemacht hast
- Leistungsdatum. Der Monat reicht, zum Beispiel „September 2026“ (§ 31 Abs. 4 UStDV)
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, bei mehreren Steuersätzen getrennt je Satz. Für steuerfreie Positionen (0 %) ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG), dafür hat die Vorlage ein eigenes Feld neben den Summen
Die ganze Liste mit Beispielen und den Sonderfällen wie Kleinbetragsrechnung oder Rechnungen an Privatkunden findest du in der Checkliste zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Zum Abhaken vor dem Versand gibt es die Liste auch als PDF:
So füllst du die Vorlage aus
Ausfüllbare PDF
Öffne die Datei im Adobe Acrobat Reader, im Browser oder in der Vorschau auf dem Mac. In die hellgrünen Felder klickst du rein und tippst. Die PDF rechnet nicht: Zeilenbeträge, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag trägst du selbst ein. Speichere die fertige Rechnung unter einem eigenen Namen, am besten mit der Rechnungsnummer im Dateinamen.
Excel-Datei
In Excel füllst du nur die grünen Zellen aus. In der Spalte USt wählst du je Position 19, 7 oder 0, vorbelegt ist 19. Den Betrag pro Zeile, Netto und Umsatzsteuer je Steuersatz und den Gesamtbetrag rechnet die Tabelle. Die Datei funktioniert auch in LibreOffice, Numbers und Google Tabellen. Verschickt wird die Rechnung als PDF, dafür exportierst du das Blatt über „Speichern unter“ oder „Drucken“.
Druckversion
Die Druck-PDF ist dieselbe Vorlage ohne Formularfelder. Druck sie aus, wenn du lieber mit dem Kugelschreiber schreibst, zum Beispiel direkt beim Kunden nach dem Auftrag.
Zwei Tipps aus der Praxis: Vergib die Rechnungsnummern nach einem festen Muster wie RE-2026-0001. Und schreib ein konkretes Zahlungsziel mit Datum in die Zahlungsbedingungen, etwa „14 Tage ohne Abzug (bis 08.10.2026)“. Mit einem Datum lässt sich später leichter mahnen als mit „zahlbar sofort“.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Mit dieser Vorlage schreibst du eine Papier- oder PDF-Rechnung. Eine E-Rechnung ist etwas anderes: ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD, den die Software deines Kunden direkt einlesen kann. Für dich heißt das:
- Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
- Rechnungen an andere Unternehmen im Inland darfst du bis 31.12.2026 noch auf Papier schreiben. Eine PDF-Rechnung geht nur, wenn dein Kunde zustimmt.
- 2027 gilt diese Übergangsregel weiter, aber nur, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
- Ab 01.01.2028 müssen alle übrigen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
- Dauerhaft ausgenommen sind Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden.
Wenn du ohnehin umstellen musst, kannst du dir das Abtippen in eine Vorlage auch gleich sparen. Mit SimplyBills schreibst du die Rechnung einmal und bekommst sie als ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung. Der Free-Tarif kostet nichts und reicht für drei Rechnungen im Monat.
Du bist Kleinunternehmer?
Dann darf auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer stehen. Statt Netto, USt und Brutto brauchst du nur den Gesamtbetrag und einen Hinweis, der die Steuerbefreiung klar benennt, etwa „Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Genau so ist die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer aufgebaut, ebenfalls als PDF und Excel.
