„Beratungsleistung laut Vereinbarung, 2.400 €". Als Leistungsbeschreibung auf der Rechnung ist so eine Zeile jahrelang meistens durchgegangen. In einer E-Rechnung, die du ab dem 1. Januar 2027 ausstellst, wird sie zum Risiko, vor allem für deinen Kunden. Das Bundesfinanzministerium hat im Oktober 2026 festgelegt, dass die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen und dort für sich allein verständlich sein muss. Ein bloßer Verweis auf Angebot, Vertrag oder Anlage leistet das nicht.
Klingt nach Mehraufwand, ist aber selten mehr als ein konkreter Satz pro Position. Wie dieser Satz aussieht, zeigen zehn Muster aus Handwerk und Dienstleistung weiter unten.
Was das Gesetz schon immer verlangt
Die Leistungsbeschreibung ist eine der Pflichtangaben auf jeder Rechnung. Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG brauchst du bei Waren die Menge und die handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen (im Gesetz „sonstige Leistung") den Umfang und die Art der Leistung. Dazu kommt nach Nr. 6 der Zeitpunkt, also das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) ergänzt in Abschnitt 14.5 Abs. 15: Die Bezeichnung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Allgemeine Sammelbegriffe, unter die ganz verschiedene Dinge fallen, reichen nicht. Das galt schon immer, für Papier, PDF und E-Rechnung, auch für Kleinunternehmer und für die Kleinbetragsrechnung bis 250 €.
Was bei der E-Rechnung ab 2027 dazukommt
Neu ist der Ort, an dem die Beschreibung stehen muss. Eine E-Rechnung hat einen strukturierten Teil, die XML-Daten, die eine Buchhaltungssoftware automatisch liest. Dazu kommen optional eingebettete Anhänge und bei ZUGFeRD eine PDF-Ansicht. Laut dem dritten BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2026 müssen vier Angaben so eindeutig im strukturierten Teil stehen, dass man die Leistung allein damit steuerlich einordnen kann (Rn. 12, künftig auch Abschnitt 14.5 Abs. 15 Satz 3 UStAE):
| Angabe | Frage dahinter | Beispiel Malerbetrieb |
|---|---|---|
| Leistungsart | Was für eine Leistung war es? | Anstrich von Wänden und Decken |
| Leistungsumfang | Wie viel? | 86 m², zweifach gestrichen |
| Leistungsgehalt | Was genau, in welcher Ausführung? | Dispersionsfarbe weiß, inklusive Abkleben und Abdecken |
| Leistungsort (ggf.) | Wo? | Treppenhaus Hauptstraße 12, Bielefeld |
Der Maßstab ist ein Prüfer, der nur die Daten sieht. Er muss erkennen können, ob du etwas geliefert oder eine Dienstleistung erbracht hast, wo die Leistung ausgeführt wurde, ob der Steuersatz passt und ob dein Kunde sie für sein Unternehmen bezogen hat. Beim letzten Punkt hilft oft schon die Adresse. „Gartenpflege, 450 €" kann der Firmenhof sein oder der private Garten des Inhabers. „Gartenpflege Betriebsgelände Industriestraße 8, Oktober 2026" lässt keine Frage offen.
Gleichzeitig sagt das BMF ausdrücklich: Du musst die Leistung nicht erschöpfend beschreiben, und nicht jedes Detail gehört in die Daten (Rn. 11). Was nur der Nachvollziehbarkeit dient, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, darf in einen eingebetteten Anhang (Rn. 12).
Leistungsbeschreibung und Vorsteuerabzug: warum dein Kunde darauf achtet
Mit dem BMF-Schreiben wurde auch Abschnitt 15.11 Abs. 3 UStAE neu gefasst. Fehlt eine der Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 8 und 10 UStG, darf dein Kunde keine Vorsteuer abziehen, bis die Rechnung vervollständigt ist. Die Leistungsbeschreibung ist Nummer 5. Vervollständigen musst die Rechnung grundsätzlich du als Aussteller.
In der Praxis heißt das: Die Buchhaltung deines Kunden oder sein Steuerberater schickt dir die Rechnung zurück und bittet um eine Berichtigung. Im besseren Fall merkt das jemand sofort, im schlechteren erst bei der Betriebsprüfung Jahre später. Beides kostet dich Zeit und im Zweifel einen guten Kunden. Rechnest du als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer ab, gibt es für deinen Kunden zwar keine Vorsteuer zu verlieren. Die Leistungsbeschreibung bleibt trotzdem Pflicht.
Eine Schonfrist gibt es nur noch bis Silvester. E-Rechnungen, die du bis zum 31. Dezember 2026 ausstellst und die den älteren BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug.
Muster und Beispiele: zu knapp und ausreichend
Die folgenden Formulierungen kannst du als Muster nehmen und an deinen Auftrag anpassen. Die rechte Spalte ist kein Roman, sie beantwortet nur die vier Fragen von oben.
| Branche | Zu knapp | Ausreichend |
|---|---|---|
| Elektriker | Elektroarbeiten | Austausch Unterverteilung, 12 Stromkreise, inkl. 2 FI-Schutzschalter, Lindenstraße 4, Bielefeld |
| Maler | Malerarbeiten lt. Angebot | Anstrich Treppenhaus, Wände und Decken, 86 m², zweifach, Dispersionsfarbe weiß |
| Heizung und Sanitär | Reparatur Heizung | Wartung Gas-Brennwerttherme inkl. Abgasmessung, Austausch Zündelektrode, Am Markt 3, Herford |
| Webdesign | Webseite | Gestaltung und Umsetzung Unternehmenswebsite, 6 Seiten, WordPress, inkl. 2 Korrekturschleifen |
| IT-Betreuung | IT-Pauschale | IT-Betreuung Oktober 2026: Fernwartung und Updates für 8 Arbeitsplätze, bis 6 Stunden |
| Beratung | Beratung | Beratung Kalkulation und Stundensätze, 2 Workshops à 4 Std. am 6. und 13.10.2026 |
| Text | Texte | 4 Blogartikel zum Thema Wärmepumpe, je ca. 1.200 Wörter, inkl. Nutzungsrecht für die Firmenwebsite |
| Fotografie | Fotoshooting | Businessfotos Team, 1 Tag am Firmensitz, 40 bearbeitete Bilder, Nutzung Website und Social Media |
| Hausmeisterdienst | Hausmeisterleistungen | Hausmeisterdienst Wohnanlage Parkweg 2 bis 6, Oktober 2026: Treppenhausreinigung wöchentlich, Grünpflege 2x |
| Kurier | Fahrten | Kurierfahrt Bielefeld nach Hamburg am 18.10.2026, 1 Palette Ersatzteile |
Ein Wort zur Länge: Kein Mensch erwartet Fließtext. Ein Positionstext mit 10 bis 20 Wörtern, eine sinnvolle Einheit und ein Datum decken fast jeden Auftrag ab. Wer mehrere Leistungen erbringt, schreibt mehrere Positionen statt einer Sammelzeile.
Position, Bemerkung oder Anhang: was in der E-Rechnung wohin gehört
| Feld der E-Rechnung | Was hinein gehört | Beispiel |
|---|---|---|
| Positionstext | Art und Inhalt der Leistung | Anstrich Treppenhaus, Dispersionsfarbe weiß |
| Menge und Einheit | Umfang | 86 m², 6 Std., 1 pauschal |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | Zeitpunkt | 14. bis 16.10.2026 |
| Lieferanschrift | Ort, wenn er vom Kundensitz abweicht | Baustelle Lindenstraße 4, Bielefeld |
| Bemerkung | Übergreifende Hinweise | Bezug auf Auftrag vom 2.10.2026 |
| Eingebetteter Anhang | Ergänzungen, die nicht zur Prüfung nötig sind | Stundenzettel, Aufmaß, Fotos |
Eine einfache Probe hilft: Würde dein Kunde die Rechnung in drei Jahren noch verstehen, ohne den Anhang der E-Rechnung zu öffnen? Wenn ja, passt die Verteilung.
Sonderfälle aus dem Alltag
Abrechnung nach Stunden
Die Einheit ist „Std.", die Menge die Stundenzahl. In den Positionstext gehört, was in diesen Stunden passiert ist, etwa „Fehlersuche und Reparatur Netzwerk Büro, 2. OG". Den Stundenzettel mit einzelnen Tagen und Uhrzeiten darfst du als Anhang beilegen, das nennt das BMF sogar als Beispiel.
Pauschalen und monatliche Retainer
Eine Pauschale ist in Ordnung, wenn klar ist, was sie umfasst und für welchen Zeitraum sie gilt. „Pauschale Oktober" reicht nicht, „Social-Media-Betreuung Oktober 2026: 12 Beiträge, Community-Management bis 5 Std." schon. Wie du solche Rechnungen jeden Monat automatisch erzeugst, steht im Beitrag zu wiederkehrenden Rechnungen.
Material und Arbeit
Material gehört mit Menge und handelsüblicher Bezeichnung auf die Rechnung, also „3 Schuko-Steckdosen, reinweiß" statt „Material". Bei Privatkunden lohnt sich die Trennung doppelt, denn nur die Arbeitskosten zählen für ihren Steuerbonus nach § 35a EStG. Details dazu in der Anleitung zur Handwerkerrechnung.
Bauleistungen nach Leistungsverzeichnis
Wer nach LV abrechnet, darf derzeit im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen angeben, wenn die Aufschlüsselung nach LV als lesbare Anlage eingebettet ist und der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist (Rn. 13 und 14). Das ist eine Ausnahme, ebenso wie die befristete Regel für Rechnungen auf Bruttopreisbasis. Im Normalfall trägt ein Anhang nur Ergänzungen, nie die Beschreibung selbst.
Schlussrechnung nach Abschlägen
Die Schlussrechnung beschreibt die gesamte Leistung, nicht nur den Rest. Die bereits bezahlten Abschläge ziehst du ab. Wie das aussieht, zeigt der Beitrag Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.
Fünf Fehler, die Rückfragen auslösen
- „Laut Angebot", „laut Vertrag" oder „laut Anlage" als einziger Text der Position.
- Sammelbegriffe wie „Diverses", „Sonstiges" oder „Material" ohne nähere Angabe.
- Kein Leistungsdatum und kein Leistungszeitraum, sondern nur das Rechnungsdatum.
- Wichtige Angaben stehen nur im PDF-Layout oder im Anhang, nicht in den Positionen.
- Interne Kürzel, die nur du verstehst, etwa „Pos. 3.2" oder eine Artikelnummer ohne Bezeichnung.
Checkliste vor dem Versand
- Steht in jeder Position, was du gemacht oder geliefert hast?
- Gibt es eine Menge mit sinnvoller Einheit, etwa Stunden, Stück oder Quadratmeter?
- Ist das Leistungsdatum oder der Zeitraum angegeben?
- Ist der Ort erkennbar, wenn er nicht der Sitz deines Kunden ist?
- Versteht ein Fremder die Rechnung ohne Angebot, Vertrag und Anhang?
So geht es in SimplyBills
In SimplyBills schreibst du jede Position mit Text, Menge und Einheit. Einheiten wie „Std.", „Stk.", „m²" oder „pauschal" werden automatisch in die Codes der E-Rechnung übersetzt. PDF und XML entstehen aus denselben Daten, dein Positionstext steht also immer im strukturierten Teil. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, eine abweichende Lieferanschrift für Baustelle oder Objekt sowie Kopftext und Hinweise landen ebenfalls im XML.
Damit du gute Texte nicht jedes Mal neu tippen musst, speicherst du häufige Leistungen als Artikelvorlage (ab Pro). Im Max-Plan pflegst du einen ganzen Leistungskatalog und importierst ihn per CSV. Eingebettete Anhänge erzeugt SimplyBills nicht. Das ist aber auch nicht nötig, solange die Leistung vollständig in den Positionen steht, wie es das BMF verlangt.
Der Free-Plan enthält 3 Rechnungen im Monat inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Pro kostet 9 € im Monat oder 7 € im Monat bei jährlicher Zahlung, mit unbegrenzten Rechnungen, Vorlagen, Mahnungen und GoBD-Archiv. Max kostet 29 € im Monat oder 24 € bei jährlicher Zahlung. Ob eine fertige E-Rechnung die Prüfregeln besteht, testest du kostenlos im E-Rechnung-Validator.
FAQ zur Leistungsbeschreibung auf der Rechnung
Was ist die Leistungsbeschreibung auf einer Rechnung?
Die Angabe, was du geliefert oder geleistet hast: bei Waren Menge und handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen Umfang und Art (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). Sie muss so eindeutig sein, dass sich die Leistung leicht nachprüfen lässt.
Reicht „laut Angebot" als Leistungsbeschreibung?
In einer E-Rechnung ab 2027 nicht. Leistungsart, Umfang, Gehalt und gegebenenfalls Ort müssen im strukturierten Teil selbst stehen. Einen Hinweis auf das Angebot kannst du ergänzen, er ersetzt die Beschreibung aber nicht.
Muss die Leistungsbeschreibung in der E-Rechnung im XML stehen?
Ja. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 gehört sie in den strukturierten Teil, also die XML-Daten. Was nur in der PDF-Ansicht oder einem Anhang steht, reicht für die Leistungsbeschreibung nicht. Erleichterungen gibt es für Bauleistungen nach Leistungsverzeichnis und bis Ende 2027 für Rechnungen auf Bruttopreisbasis.
Darf ich Stundenzettel als Anhang mitschicken?
Ja. Ergänzende Angaben, die für die steuerliche Prüfung nicht nötig sind, dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen. Das BMF nennt die Aufschlüsselung von Stundennachweisen ausdrücklich als Beispiel. Die Position selbst muss trotzdem beschreiben, was in den Stunden gemacht wurde.
Was passiert, wenn die Leistungsbeschreibung zu ungenau ist?
Dann fehlt eine Pflichtangabe, und dein Kunde darf keine Vorsteuer abziehen, bis die Rechnung vervollständigt ist. In der Regel musst du als Aussteller die Rechnung berichtigen. Für E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den älteren Vorgaben entsprechen, gilt noch eine Nichtbeanstandung.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Die Leistungsbeschreibung ist auch für Kleinunternehmer Pflicht, auf jeder Rechnung. E-Rechnungen ausstellen müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG aber nicht (§ 34a UStDV). Die Regel zum strukturierten Teil betrifft sie nur, wenn sie freiwillig E-Rechnungen schreiben.
Fazit
Eine gute Leistungsbeschreibung beantwortet vier Fragen: was, wie viel, in welcher Ausführung und wo. Ab 2027 muss das in einer E-Rechnung im XML stehen, nicht nur im PDF oder im Anhang. Wer seine häufigsten Positionen einmal sauber formuliert und als Vorlage speichert, hat das Thema in einer Stunde erledigt und erspart seinen Kunden Ärger beim Vorsteuerabzug.
Quelle: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017, Rn. 10 bis 14, sowie § 14 Abs. 4 UStG. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
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