Was die Prüfung über VIES aussagt
VIES ist das Abfragesystem der EU-Kommission für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Es leitet deine Anfrage an die Datenbank des Landes weiter, das die Nummer vergeben hat, und meldet zurück, ob sie zum Zeitpunkt der Abfrage gültig ist. Manche Länder schicken Name und Anschrift des Unternehmens mit, andere nicht. Bei deutschen Nummern kommt in der Regel nur „gültig“ oder „ungültig“.
Für einen zurückliegenden Tag kannst du eine Nummer nicht prüfen. Mach den Check deshalb, bevor du die Rechnung schreibst, und bei Stammkunden ab und zu erneut.
Für deine Unterlagen: die qualifizierte Bestätigung beim BZSt
Bei Reverse Charge und bei steuerfreien Lieferungen in andere EU-Staaten musst du belegen können, dass dein Kunde Unternehmer ist. Dafür empfiehlt sich die qualifizierte Bestätigung beim Bundeszentralamt für Steuern. Sie prüft zusätzlich zur Gültigkeit, ob Firmenname mit Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße zu den Daten passen, die im Land deines Kunden hinterlegt sind.
- Die Abfrage ist kostenlos und läuft über das Online-Formular des BZSt.
- Du brauchst eine eigene deutsche USt-IdNr., die du bei jeder Abfrage angibst.
- Vor der qualifizierten Bestätigung machst du immer eine einfache.
- Das BZSt verschickt keine schriftliche Bestätigung. Als Nachweis hebst du einen Ausdruck oder einen Screenshot des Ergebnisses auf.
Deutsche Nummern bestätigt das BZSt nicht
Als deutsches Unternehmen lässt du dir beim BZSt nur Nummern aus anderen EU-Staaten bestätigen. Deutsche Nummern dürfen dort nur Lagerhalter und Betreiber elektronischer Schnittstellen wie Online-Marktplätze abfragen. Für eine deutsche Nummer bleibt dir also die einfache Prüfung über VIES, so wie hier im Tool. Will umgekehrt dein Kunde aus dem Ausland deine deutsche Nummer bestätigt haben, wendet er sich an die zuständige Behörde in seinem Land.
Wann die USt-IdNr. deines Kunden auf die Rechnung gehört
Erbringst du eine Leistung in einem anderen EU-Staat und schuldet dort dein Kunde die Umsatzsteuer, trägt deine Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Auf so eine Rechnung gehören deine eigene USt-IdNr. und die deines Kunden (§ 14a Abs. 1 UStG). Bei Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten muss die Rechnung außerdem bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt sein. Wie das konkret aussieht, zeigt das Muster für eine Reverse-Charge-Rechnung. Die übrigen Angaben findest du in der Checkliste der Pflichtangaben auf Rechnungen.
Was mit deiner Eingabe passiert
Die Nummer geht über unseren Server direkt an VIES. Wir speichern sie nicht und schreiben sie in kein Protokoll. Damit Programme das Tool nicht massenhaft abfragen, bestätigst du vor der Prüfung kurz den Bot-Schutz von Cloudflare Turnstile.
