Am 15. Oktober 2026 ist das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung erschienen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat darauf zehn Seiten und 29 Randnummern verwendet, dazu kommen einige Änderungen am Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE). Es ersetzt die Schreiben vom Oktober 2024 und Oktober 2025 nicht, es ergänzt sie um Fragen, die in der Praxis offen geblieben waren: Was muss in der Leistungsbeschreibung stehen? Wie ziehst du Abschläge in der Schlussrechnung ab? Was gilt bei Bauleistungen, Skonto und Korrekturen?
Eine Antwort, auf die viele Handwerksbetriebe gehofft hatten, steht nicht drin. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hatte im Juni gefordert, die Ausstellungspflicht ab 2027 um ein Jahr zu verschieben. Das Schreiben verweist stattdessen auf die bekannten Übergangsregeln bis Ende 2027. Die Stichtage bleiben also. Unten steht jeder Punkt mit seiner Randnummer (Rn.), damit du oder dein Steuerberater im Original nachlesen könnt.
Das Schreiben in einer Übersicht
| Thema | Was gilt | Rn. |
|---|---|---|
| Fristen | Keine Verschiebung. Übergangsregeln bis 31.12.2027 bleiben. | Anwendung |
| Anzahlung, Abschlag | Vor der eigenen Pflicht gestellt: keine E-Rechnung nötig. | 2 |
| Schlussrechnung | Abschläge bis 30.06.2030 vereinfacht abziehen. | 3, 4 |
| Unklarer Kunde | Kein Verstoß, wenn du nicht erkennen konntest, dass er Unternehmer ist. | 5 bis 7 |
| Leistungsbeschreibung | Muss im strukturierten Teil stehen, Details dürfen in den Anhang. | 10 bis 12 |
| Bauleistungen | Gewerke mit Summen im XML, Leistungsverzeichnis als Anlage. | 13, 14 |
| Skonto, Rabatt, Bonus | Hinweis in der Rechnung, bei schriftlicher Vereinbarung allgemein. | 15, 16 |
| Bruttopreise | Bis 31.12.2027 Summen im XML, Einzelpositionen in der Anlage. | 17 bis 19 |
| Berichtigung | Als E-Rechnung, jede taugliche Korrekturart erlaubt. | 20, 21 |
| Validierungsfehler | Geschäftsregelfehler kostet nur bei Pflichtangaben die Vorsteuer. | 22, 23 |
| Bußgeld | Keine Ordnungswidrigkeit, wenn statt E-Rechnung ein PDF kommt. | 28 |
Betrifft dich das überhaupt?
Kurz zur Einordnung, denn an der Frage, wer wann eine E-Rechnung ausstellen muss, ändert das Schreiben nichts. Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 können, auch als Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine E-Rechnung, auch nicht ab 2028 (§ 34a UStDV). Dasselbe gilt für Rechnungen bis 250 € und für Rechnungen an Privatkunden. Regelbesteuerte Unternehmer stellen Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab 2027 als E-Rechnung aus, wenn ihr Umsatz 2026 über 800.000 € lag, die übrigen ab 2028.
Für die meisten Solo-Handwerker mit Umsatzsteuer heißt das: Selbst ausstellen musst du ab dem 1. Januar 2028. Betroffen bist du trotzdem schon 2027, und zwar als Empfänger. Dein Großhändler, der Baustoffhandel oder der Gerüstverleih liegen meist über der Grenze und schicken dir ab Januar E-Rechnungen. Ob du daraus Vorsteuer ziehen kannst, hängt an genau den Punkten, die das BMF jetzt präzisiert. Alle Fristen und Ausnahmen im Detail stehen auf der Seite E-Rechnung Pflicht 2027, was die Umstellung im Betrieb praktisch heißt, unter E-Rechnung für Handwerker. Den Sonderfall Kleinunternehmer behandelt der Beitrag E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer.
Keine Verschiebung der E-Rechnungspflicht
Der ZDH hatte seine Forderung vor allem technisch begründet. Es fehle eine verbindliche Zuordnung, welche umsatzsteuerliche Pflichtangabe in welches Feld der E-Rechnung gehört. Ohne diese Vorgabe könnten Softwarehersteller ihre Programme nicht fertig anpassen.
Auf genau diesen Punkt geht das Schreiben ein, nur anders als erhofft. Statt die Frist zu verschieben, empfiehlt die Finanzverwaltung eine Zuordnungstabelle, die die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erstellt haben (Rn. 8 und 9). Verbindlich ist die Tabelle nicht, Softwarehersteller werden sich aber daran halten. Zur Frist selbst steht im Schreiben nur, dass die Übergangsregeln bis zum 31. Dezember 2027 zu beachten sind.
Eine echte Verschiebung könnte ohnehin nicht per BMF-Schreiben kommen. Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, ändern könnte sie nur der Gesetzgeber. Solange das nicht passiert, gelten 2027 und 2028, und genau damit solltest du planen.
Leistungsbeschreibung: Das Wichtige gehört in die Daten
Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Teil, also den XML-Daten, und optional aus eingebetteten Anhängen. Bei ZUGFeRD kommt die sichtbare PDF-Ansicht dazu. Steuerlich zählt der strukturierte Teil. Was nur im PDF oder in einem Anhang steht, hilft der Buchhaltung deines Kunden wenig, wenn seine Software die Daten automatisch verarbeitet.
Das BMF wird hier jetzt deutlich: Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort müssen so eindeutig im strukturierten Teil stehen, dass schon damit klar wird, ob es eine Lieferung oder eine sonstige Leistung war, wo sie ausgeführt wurde, ob der Steuersatz stimmt und ob der Kunde sie für sein Unternehmen bezogen hat (Rn. 12). Dieser Satz steht künftig auch in Abschnitt 14.5 Abs. 15 UStAE.
Gleichzeitig nimmt das Schreiben Druck raus. Du musst die Leistung nicht erschöpfend beschreiben, und nicht jedes Detail gehört in die Daten (Rn. 11). Stundennachweise und ähnliche Aufschlüsselungen dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen, etwa als PDF.
Für einen Elektriker heißt das: „Arbeiten laut Auftrag" im XML und der Rest im Anhang reicht nicht. „Austausch Unterverteilung mit 12 Stromkreisen und FI-Schutzschaltern, Mehrfamilienhaus Lindenstraße 4, Bielefeld, 14. bis 16.10.2026" reicht. Für E-Rechnungen, die du ab dem 1. Januar 2027 ausstellst, gilt diese Anforderung in vollem Umfang. Wie das für andere Branchen aussieht, zeigen die Muster und Beispiele für die Leistungsbeschreibung, jeweils mit einer zu knappen und einer ausreichenden Variante.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung
Zwei Regeln helfen allen, die längere Aufträge in Raten abrechnen.
Erstens: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die du stellst, bevor du selbst zur E-Rechnung verpflichtet bist, müssen keine E-Rechnung sein. Das gilt auch, wenn die Arbeit oder die Zahlung erst danach kommt (Rn. 2). Ein Beispiel: Du sanierst für eine Hausverwaltung ein Bad und stellst im November 2027 einen Abschlag als PDF, mit Zustimmung der Verwaltung. Fertig wirst du im Februar 2028. Der Abschlag bleibt gültig, die Schlussrechnung im Februar muss dann eine E-Rechnung sein.
Zweitens: In der Schlussrechnung musst du die bereits bezahlten Abschläge und die darauf entfallende Steuer abziehen (§ 14 Abs. 5 UStG). Bis zum 30. Juni 2030 erlaubt das BMF dafür zwei vereinfachte Wege (Rn. 3 und 4):
- Die Summe der Abschläge steht im Feld „Paid amount" (BT-113), die Einzelheiten wie Nummer, Datum, Betrag und Steuer jeder Abschlagsrechnung im Bemerkungsfeld (BT-22).
- Die Aufstellung der Abschläge steht in einem eingebetteten Anhang, und der strukturierte Teil weist ausdrücklich darauf hin.
Den zweiten Weg gab es schon seit 2024, er sollte aber Ende 2027 auslaufen. Jetzt gilt er zweieinhalb Jahre länger. Wie Abschlag und Schlussrechnung grundsätzlich aufgebaut sind, zeigt der Beitrag Abschlagsrechnung und Schlussrechnung. Für Aufträge nach VOB/B gibt es ein eigenes Muster für die Abschlagsrechnung nach VOB, für Vorkasse vor Arbeitsbeginn die Anzahlungsrechnung.
E-Rechnung bei Bauleistungen: Gewerke im XML, Leistungsverzeichnis als Anlage
Am Bau wird oft nach Leistungsverzeichnis (LV) abgerechnet, mit Dutzenden Positionen und Ordnungszahlen. Das Kern-Datenmodell der E-Rechnung kann ein LV technisch nicht sauber abbilden, und das räumt das BMF auch ein (Rn. 13).
Deshalb wird es derzeit nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen stehen, etwa „Fliesenarbeiten 4.860,00 €" und „Sanitärinstallation 7.215,00 €" (Rn. 14). Die Aufschlüsselung nach LV muss dann in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage stehen, auf die der strukturierte Teil eindeutig verweist. Zusätzlich darfst du das LV als GAEB-Datei mitschicken. Ein Enddatum für diese Erleichterung nennt das Schreiben nicht.
Für kleinere Handwerksbetriebe ohne LV ändert sich dadurch wenig. Wer seine Arbeit in normalen Rechnungspositionen abrechnet, schreibt sie wie bisher in die Positionen, nur eben konkret genug. Was eine Handwerkerrechnung sonst noch braucht, etwa die getrennten Lohnkosten für den Steuerbonus deiner Privatkunden, bleibt gleich.
Skonto, Rabatte und Boni
Wer „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen" anbietet, muss das in der Rechnung angeben. Das ist nicht neu, es steht in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG. Neu ist eine Erleichterung für Rabatte und Boni, deren Höhe beim Schreiben der Rechnung noch nicht feststeht (Rn. 15 und 16):
- Gibt es eine schriftliche Vereinbarung, reicht in der Rechnung ein allgemeiner Hinweis darauf. Du musst die Unterlagen aber kurzfristig vorlegen können.
- Ändert sich die Vereinbarung nach dem Ausstellen der Rechnung, musst du die Rechnung deswegen nicht berichtigen.
Was dich ein Skonto netto kostet, rechnet der kostenlose Skonto-Rechner aus.
Rechnung korrigieren: auch als E-Rechnung
Musst du eine E-Rechnung ausstellen, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein (Rn. 20). Welcher Rechnungstyp für welche Art der Korrektur gilt, ist technisch noch nicht festgelegt. Bis dahin ist jede praxistaugliche Korrektur erlaubt, solange sich aus ursprünglicher Rechnung und Berichtigung zusammen klar ergibt, was am Ende gilt (Rn. 21).
Zwei Änderungen im UStAE kommen dazu. Dein Kunde darf eine E-Rechnung auch per Gutschrift berichtigen, wenn ihr das vorher vereinbart habt und die Gutschrift eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Abschnitt 14.11 Abs. 2). Und Abschnitt 15.11 Abs. 3 stellt klar: Fehlen Pflichtangaben, gibt es keinen Vorsteuerabzug, bis die Rechnung vervollständigt ist, und zwar grundsätzlich von dir als Aussteller. Wie du eine Rechnung sauber zurücknimmst, steht im Beitrag Stornorechnung erstellen.
Validierungsfehler und Vorsteuerabzug
Wer eine E-Rechnung durch ein Prüfprogramm schickt, bekommt manchmal eine Liste roter Meldungen. Das BMF trennt jetzt sauber zwei Sichtweisen (Rn. 22 und 23).
Technisch ist eine Datei, die eine Geschäftsregel der Norm EN 16931 verletzt, keine normgerechte E-Rechnung mehr. Umsatzsteuerlich ist sie trotzdem grundsätzlich eine E-Rechnung, solange kein Formatfehler vorliegt, die Datei also überhaupt im vorgesehenen Format gebaut ist. Für den Vorsteuerabzug kommt es dann nur darauf an, ob die Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG richtig und vollständig sind. Ein Geschäftsregelfehler wird erst zum Problem, wenn er eine dieser Pflichtangaben betrifft.
Als Empfänger solltest du eine Rechnung also nicht automatisch zurückweisen, nur weil eine Prüfung anschlägt. Schau dir an, worauf sich der Fehler bezieht. Als Absender ersparst du dir solche Diskussionen mit sauberen Dateien. Mit dem kostenlosen E-Rechnung-Validator prüfst du eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei gegen die offiziellen Prüfregeln der KoSIT, bevor sie rausgeht oder bevor du sie buchst.
Kein Bußgeld für das falsche Format
Stellst du trotz Pflicht eine PDF- oder Papierrechnung aus, ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28). Das ist nur eine halbe Entwarnung. Eine sonstige Rechnung statt der vorgeschriebenen E-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung, dein Kunde riskiert damit seinen Vorsteuerabzug. Er wird die Rechnung zurückschicken, und du wartest länger auf dein Geld.
Weitere Punkte, kurz erklärt
Konntest du mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen, dass dein Kunde Unternehmer ist, wird die fehlende E-Rechnung nicht beanstandet (Rn. 5). Für Handwerker ist das wichtiger, als es klingt: Auch private Vermieter gelten umsatzsteuerlich als Unternehmer, und nicht jeder sagt dir, dass die Wohnung vermietet ist.
Wer mit festen Bruttopreisen arbeitet, etwa bei preisgebundenen Büchern, darf bis Ende 2027 im XML nur die Summen je Steuersatz angeben und die Einzelpositionen in eine eingebettete Anlage packen (Rn. 17 bis 19). Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten UStG und E-Rechnungsverordnungen nebeneinander, im Zweifel zählt die strengere Vorgabe (Rn. 24 und 25). Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung an Behörden senden. Und Gebührenbescheide der Kommune dürfen bis Mitte 2030 weiter als sonstige Rechnung kommen (Rn. 27).
Schonfrist bis zum 31. Dezember 2026
Für alle E-Rechnungen, die du bis Silvester ausstellst, gibt es eine Übergangsregel. Erfüllen sie die Vorgaben der Schreiben von 2024 und 2025, aber nicht die neuen Präzisierungen, wird das nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug deines Kunden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das neue Schreiben voll.
Was du jetzt tun solltest
| Deine Lage | To-do |
|---|---|
| Kleinunternehmer | Nichts ausstellen. Sicherstellen, dass du eingehende E-Rechnungen öffnen und aufbewahren kannst. |
| Regelbesteuert, unter 800.000 € Umsatz | Eingangsrechnungen ab Januar 2027 auf Leistungsbeschreibung prüfen. Eigene Positionstexte bis spätestens Ende 2027 umstellen. |
| Regelbesteuert, über 800.000 € Umsatz | Ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen nach dem neuen Schreiben: Positionen, Abschläge, Korrekturen. |
| Bau mit Leistungsverzeichnis | Klären, wie dein Programm Gewerke-Summen und die LV-Anlage einbettet. |
| Skonto oder Rabatte | Hinweis in die Zahlungsbedingungen, schriftliche Vereinbarungen griffbereit ablegen. |
Ich würde mit den eigenen Rechnungen nicht bis Dezember 2027 warten. Hausverwaltungen, Generalunternehmer und größere Firmenkunden stellen ihre Buchhaltung früher um und fragen dann nach der E-Rechnung, egal ob du schon musst.
So setzt du das mit SimplyBills um
In SimplyBills schreibst du Positionen mit Menge, Einheit und Beschreibung wie gewohnt. PDF und XML entstehen aus denselben Daten, deine Leistungsbeschreibung steht also automatisch im strukturierten Teil und nicht nur in der Ansicht. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Kopftext und Hinweise landen ebenfalls im XML. Als Kleinunternehmer setzt SimplyBills den Hinweis nach § 19 UStG automatisch. Eingebettete Anlagen wie ein komplettes Leistungsverzeichnis erzeugt SimplyBills nicht. Wer am Bau nach LV abrechnet, ist mit einem Bauprogramm besser bedient.
ZUGFeRD und XRechnung sind in jedem Plan enthalten, auch im kostenlosen Free-Plan mit 3 Rechnungen im Monat. Pro kostet 9 € im Monat oder 7 € im Monat bei jährlicher Zahlung und bringt unbegrenzte Rechnungen, Angebote, Stornorechnungen, Mahnungen und das GoBD-Archiv. Max (29 € im Monat, 24 € bei jährlicher Zahlung) ergänzt DATEV-Export, Leistungskatalog und KI-Funktionen. Eingehende E-Rechnungen prüfst du kostenlos im Validator oder liest sie im E-Rechnung-Viewer.
FAQ zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026
Was regelt das neue BMF-Schreiben zur E-Rechnung?
Es ergänzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 um Praxisfragen: Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Bauleistungen, Rabatte und Skonto, Bruttopreise, Berichtigungen, Geschäftsregelfehler und Sanktionen. Dazu ändert es mehrere Abschnitte des UStAE.
Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?
Nein. Das Schreiben enthält keine Verschiebung und verweist auf die Übergangsregeln bis 31. Dezember 2027. Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG und ließen sich nur durch ein Gesetz ändern. Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hatte, stellt ab 2027 E-Rechnungen aus, die übrigen regelbesteuerten Unternehmer ab 2028, Kleinunternehmer nie.
Was muss in der Leistungsbeschreibung einer E-Rechnung stehen?
Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort, und zwar im strukturierten Teil. Daraus muss erkennbar sein, was geliefert oder geleistet wurde, wo, zu welchem Steuersatz und ob es für das Unternehmen des Kunden war. Ergänzende Details wie Stundennachweise dürfen in einen eingebetteten Anhang.
Muss eine Abschlagsrechnung eine E-Rechnung sein?
Nur, wenn du sie stellst, nachdem deine eigene E-Rechnungspflicht begonnen hat. Abschläge, die du vorher stellst, bleiben gültig, auch wenn Arbeit und Zahlung später kommen. Die Schlussrechnung danach muss eine E-Rechnung sein, die Abschläge darfst du bis 30. Juni 2030 vereinfacht abziehen.
Verliert mein Kunde die Vorsteuer, wenn der Validator Fehler meldet?
Nicht automatisch. Eine Datei mit Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, gilt steuerlich grundsätzlich weiter als E-Rechnung. Für den Vorsteuerabzug zählt, ob die Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG richtig und vollständig sind. Nur wenn der Fehler eine Pflichtangabe betrifft, liegt ein Inhaltsfehler vor.
Gilt das BMF-Schreiben auch für Kleinunternehmer?
Für ausgehende Rechnungen kaum, denn Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen seit 2025. Wer freiwillig E-Rechnungen schreibt, sollte die Regeln zur Leistungsbeschreibung trotzdem beachten.
Fazit
Neue Fristen bringt das dritte BMF-Schreiben nicht, dafür klarere Regeln für den Alltag. Für Handwerker und Solo-Selbstständige läuft es auf einen Satz hinaus: Ab 2027 muss im XML stehen, was du gemacht hast, nicht nur im PDF. Bei Abschlägen, Bauleistungen und Skonto kommt dir das BMF entgegen, und ein roter Validator ist noch kein verlorener Vorsteuerabzug. Wer seine Positionstexte jetzt einmal überarbeitet, hat 2028 eine Sorge weniger.
Quelle: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017, ergänzend zu den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
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