Nach VOB/B stellst du Abschlagsrechnungen „auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen“ (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B). Sie müssen den Leistungsstand prüfbar nachweisen, in der Regel über ein Aufmaß, und werden 21 Tage nach Zugang fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Die Schlussrechnung folgt nach der Fertigstellung, die Zahlung ist spätestens nach 30 Tagen fällig (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B).
Dieser Beitrag zeigt für Solo-Handwerker und kleine Baubetriebe Muster für Abschlags- und Schlussrechnung, den durchgerechneten Sicherheitseinbehalt, die steuerlichen Fallen und Formulierungen zum Kopieren. Die allgemeine Variante für Freelancer steht in Abschlags- und Schlussrechnung für Selbstständige, die Anzahlung vor Leistungsbeginn in der Anzahlungsrechnung.
Wann gilt VOB/B überhaupt?
Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Vertragswerk. Sie gilt nur, wenn ihr sie im Vertrag vereinbart habt, etwa mit dem Satz „Es gilt die VOB/B in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung“ im Angebot oder Auftrag. Fehlt das, gelten die Regeln des BGB-Werkvertrags. Prüfe also vor jeder Rechnung, was im Vertrag steht. Fristen, Einbehalt und Zahlungsplan weichen dort oft vom VOB/B-Regelfall ab, und der Vertrag geht vor. Gegenüber Privatkunden musst du ihnen den VOB/B-Text bei Vertragsschluss zur Verfügung stellen, und einzelne Klauseln können unwirksam sein.
Abschlagszahlung nach § 16 Abs. 1 VOB/B
Du darfst Abschlagszahlungen verlangen „in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen“, einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Das ist der Kern von § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B. Was daraus für den Alltag folgt:
Wie oft darfst du Abschlagsrechnungen stellen?
Die VOB/B nennt keine feste Zahl, nur „in möglichst kurzen Zeitabständen“ oder zu den vereinbarten Zeitpunkten. Üblich ist ein monatlicher Rhythmus oder die Abrechnung nach Baufortschritt. Haben beide Seiten einen Zahlungsplan vereinbart, gilt dieser.
Abschlagsrechnung ohne Aufmaß: was gilt?
Die Leistungen sind laut § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B „durch eine prüfbare Aufstellung nachzuweisen“, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglichen muss. Ein gemeinsames Aufmaß ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben, die Feststellungen sollen laut § 14 Abs. 2 VOB/B aber möglichst gemeinsam mit dem Auftraggeber erfolgen. Hast du keine Mengen ermittelt, fehlt dir der Nachweis, und der Auftraggeber kann die Zahlung mit gutem Grund verweigern. Bei Pauschalverträgen reicht oft eine Aufstellung nach Leistungsstand je Position in Prozent, am besten mit Fotos und Datum.
Fälligkeit und Zahlungsziel
Ansprüche auf Abschlagszahlungen werden „binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung“ fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Als Zahlungsziel auf der Rechnung ist daher „21 Tage nach Zugang“ der VOB-Standard, keine 14 Tage und keine „sofort“. Zahlt der Auftraggeber nicht, kannst du eine angemessene Nachfrist setzen. Spätestens 30 Tage nach Zugang ist er auch ohne Nachfrist in Verzug, dann gelten die Zinssätze des § 288 Abs. 2 BGB (§ 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B). Nach erfolgloser Frist darfst du die Arbeiten einstellen (§ 16 Abs. 5 Nr. 4 VOB/B). Das ist ein scharfes Mittel, setz es nicht ohne rechtlichen Rat ein. Zum Einstieg hilft eine Zahlungserinnerung.
Keine Abnahme, keine Haftungsfolgen
Nach § 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/B sind Abschlagszahlungen ohne Einfluss auf die Haftung und gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung. Dein Auftraggeber kann also zahlen und trotzdem später Mängel rügen. Nach der Abnahme oder bei Abrechnungsreife stellst du besser direkt die Schlussrechnung. Wie streng das gilt, ist Rechtsprechungssache.
BGB-Bauvertrag: § 632a statt VOB/B
Ohne VOB/B-Vereinbarung greift § 632a BGB. Danach kannst du eine Abschlagszahlung „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen“ verlangen. Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil verweigern. Einen festen 21-Tage-Rhythmus kennt das BGB nicht. Beim Verbraucherbauvertrag (§ 650i BGB) dürfen die Abschläge höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung betragen (§ 650m Abs. 1 BGB).
Muster: Abschlagsrechnung nach VOB/B
Das Beispiel: Badsanierung, Auftragssumme netto 19.000 €, VOB/B vereinbart, 5 Prozent Sicherheitseinbehalt vom Bruttobetrag vertraglich festgelegt. Abschlag Nr. 1 über 7.000 € netto (8.330 € brutto) ist bezahlt. Jetzt kommt Abschlag Nr. 2 in kumulierter Darstellung: Gesamtleistung bis heute, minus bisherige Abschläge, ergibt den neuen Abschlag.
Mustermann Sanitär & Fliesen, Musterstraße 4, 12345 Musterstadt
Steuernummer: 123/456/78901
An: Familie Beispiel, Beispielweg 9, 54321 Beispielstadt
Abschlagsrechnung Nr. 2 zu RE-2026-0211
Nr.: RE-2026-0231 | Datum: 23.11.2026
Bauvorhaben: Badsanierung Beispielweg 9
Vertrag: Angebot vom 14.09.2026, VOB/B vereinbart
Leistungsstand lt. gemeinsamem Aufmaß vom 20.11.2026 (Anlage)
Pos. 1 Demontage Altbad, pauschal 100 % 1.800,00 €
Pos. 2 Rohinstallation Wasser/Abwasser 100 % 6.200,00 €
Pos. 3 Wandfliesen, 38 von 62 m² à 85,00 € 3.230,00 €
Pos. 4 Bodenfliesen 0 % 0,00 €
Leistungsstand netto bis heute 11.230,00 €
abzüglich Abschlagsrechnung Nr. 1 (netto) -7.000,00 €
Nettobetrag dieser Abschlagsrechnung 4.230,00 €
zzgl. 19 % USt 803,70 €
Bruttobetrag 5.033,70 €
abzüglich Sicherheitseinbehalt 5 % (vom Brutto) -251,69 €
Zahlbetrag 4.782,01 €
Gemäß § 16 Abs. 1 VOB/B stellen wir Ihnen diese Abschlagsrechnung
für die bis zum 20.11.2026 erbrachten Leistungen. Zahlbar binnen
21 Tagen nach Zugang (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B).
Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren
(§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Bankverbindung: IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00
Die Reihenfolge zählt: Die Leistung wird netto kumuliert, die Abschläge werden netto abgezogen, erst dann kommt die Umsatzsteuer auf die Differenz. Die Positionen tragen dieselben Nummern wie im Angebot. Die Pflichtangaben jeder Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG gelten auch hier, siehe die Checkliste Pflichtangaben und den Beitrag zur Handwerkerrechnung.
Umsatzsteuer: Abschlag, Reverse Charge, Vorsteuer
Entstehung der Steuer. Erhältst du ein Entgelt, bevor die Leistung oder Teilleistung ausgeführt ist, entsteht die Umsatzsteuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Solche Abschläge sind steuerlich Anzahlungen, dafür gilt § 14 Abs. 5 UStG sinngemäß: Die Abschlagsrechnung braucht die Pflichtangaben, und in der Schlussrechnung setzt du die vereinnahmten Teilentgelte samt Steuer ab. Ob ein Abschlag eine Anzahlung oder Entgelt für eine Teilleistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 UStG) ist, kann steuerlich Unterschiede machen. Frag im Zweifel deinen Steuerberater.
Reverse Charge. Bist du Subunternehmer und erbringst Bauleistungen an einen anderen Bauleister, schuldet der Empfänger die Steuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG). Deine Abschlagsrechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, ebenso die Schlussrechnung. Ob dein Auftraggeber selbst Bauleistungen erbringt, lässt du dir vorab zeigen, etwa über die Bescheinigung USt 1 TG. Mehr dazu im Beitrag zur Reverse-Charge-Rechnung.
Vorsteuerabzug für deinen Kunden. Ein Unternehmer als Auftraggeber kann Vorsteuer aus einer Abschlagsrechnung abziehen, sobald die Rechnung vorliegt und er gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).
Bauabzugsteuer. Ein Unternehmer als Auftraggeber muss 15 Prozent der Gegenleistung ans Finanzamt abführen, wenn du keine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorlegst (§ 48 EStG). Das gilt nicht, wenn die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich unter 5.000 € bleibt (§ 48 Abs. 2 EStG). Beantrage die Bescheinigung vor der ersten Abschlagsrechnung. Bei privaten Bauherren entfällt das.
E-Rechnung. An Privatkunden stellst du normale Rechnungen. Rechnungen an Unternehmer werden schrittweise zur E-Rechnung (Übergang nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2027, Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen ausgenommen), siehe B2B-E-Rechnungspflicht.
Sicherheitseinbehalt nach § 17 VOB/B
Eine Sicherheit gibt es nur, wenn sie im Vertrag vereinbart ist (§ 17 Abs. 1 VOB/B). Die Höhe steht ebenfalls dort, nicht im Gesetz. In der Praxis sind einige Prozent der Auftrags- oder Abrechnungssumme üblich, 5 Prozent sind weit verbreitet, aber nicht verbindlich. Wichtig sind drei Punkte:
- Sperrkonto (§ 17 Abs. 6 VOB/B): Der Auftraggeber muss den einbehaltenen Betrag auf ein Sperrkonto einzahlen und dir das mitteilen. Tut er es nicht, kannst du ihm eine angemessene Nachfrist setzen und danach die sofortige Auszahlung verlangen, ohne dass du dann noch Sicherheit leisten musst.
- Ablösung durch Bürgschaft (§ 17 Abs. 3 VOB/B): Du hast grundsätzlich die Wahl unter den Arten der Sicherheit und kannst eine durch eine andere ersetzen, etwa den Einbehalt durch eine Bürgschaft.
- Rückgabe (§ 17 Abs. 8 VOB/B): Die Sicherheit für Vertragserfüllung ist nach Abnahme und Stellung der Mängelsicherheit zurückzugeben. Die Sicherheit für Mängelansprüche ist zum vereinbarten Zeitpunkt zurückzugeben, spätestens nach 2 Jahren, wenn nichts anderes vereinbart ist. Sind Mängelansprüche noch offen, darf er einen entsprechenden Teil zurückhalten.
Der Einbehalt ändert nichts an Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer: Du rechnest brutto in voller Höhe ab, der Einbehalt wird erst beim Zahlbetrag abgezogen. Wann die Steuer entsteht, hängt davon ab, ob du Sollversteuerer oder Istversteuerer bist (§ 13 und § 20 UStG).
Einbehalt wegen Mängeln: das Doppelte
Etwas anderes als der vereinbarte Sicherheitseinbehalt ist der Zurückbehalt wegen Mängeln. Verlangt der Besteller Nachbesserung, darf er nach § 641 Abs. 3 BGB „in der Regel das Doppelte“ der erforderlichen Mangelbeseitigungskosten einbehalten. Früher durfte er „mindestens das Dreifache“ einbehalten. Alte Muster zitieren noch das Dreifache, das ist überholt.
Skonto bei Abschlagsrechnungen
Skonto gibt es nur, wenn ihr es vereinbart habt. Die VOB/B stellt das ausdrücklich klar: Nicht vereinbarte Skontoabzüge sind unzulässig (§ 16 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B). Schreib deshalb Satz und Frist ausdrücklich in Vertrag und Rechnung, etwa „2 % Skonto bei Zahlung binnen 10 Tagen“, und klär, ob er sich auf den Rechnungsbetrag oder den Zahlbetrag nach Einbehalt bezieht. Eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung gehört nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG auf die Rechnung. Wird Skonto genutzt, musst du die Umsatzsteuer entsprechend berichtigen (§ 17 UStG).
Schlussrechnung nach VOB/B
Mit der Schlussrechnung rechnest du die gesamte Leistung ab und ziehst die geleisteten Abschläge samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Das Wichtigste auf einen Blick:
- Prüfbarkeit (§ 14 Abs. 1 VOB/B): Die Rechnung ist übersichtlich aufzustellen, in der Reihenfolge und mit den Bezeichnungen der Vertragsbestandteile. Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege gehören dazu.
- Frist (§ 14 Abs. 3 VOB/B): Bei einer Ausführungsfrist von höchstens 3 Monaten reichst du die Schlussrechnung spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung ein, wenn nichts anderes vereinbart ist. Pro weiteren 3 Monate Ausführungsfrist kommen 6 Werktage dazu.
- Fälligkeit (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B): Der Anspruch ist fällig, sobald der Auftraggeber geprüft und festgestellt hat, spätestens 30 Tage nach Zugang. Die Frist kann ausdrücklich auf höchstens 60 Tage verlängert sein, wenn das sachlich gerechtfertigt ist.
Muster: Schlussrechnung mit Abschlägen und Einbehalt
Schlussrechnung Nr. RE-2026-0257 | Datum: 14.12.2026
Bauvorhaben: Badsanierung Beispielweg 9 | Abnahme: 10.12.2026
Gesamtleistung lt. Aufmaß (Anlage), netto 18.915,00 €
zzgl. 19 % USt 3.593,85 €
Gesamtbetrag brutto 22.508,85 €
abzüglich Abschläge Nr. 1 und 2, netto -11.230,00 €
abzüglich darauf entfallende USt -2.133,70 €
Restbetrag netto 7.685,00 €
zzgl. 19 % USt auf den Restbetrag 1.460,15 €
Restbetrag brutto 9.145,15 €
Sicherheitseinbehalt 5 % von 22.508,85 € 1.125,44 €
bereits einbehalten (Abschläge Nr. 1 und 2) -668,19 €
weiterer Einbehalt -457,25 €
Zahlbetrag 8.687,90 €
Zahlbar binnen 30 Tagen nach Zugang (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B). Gibt es eine Bürgschaft, lässt du den Einbehalt weg und schreibst „Sicherheit durch Gewährleistungsbürgschaft gestellt“.
Wenn der Auftraggeber die Schlussrechnung kürzt
Der Auftraggeber prüft die Schlussrechnung (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B) und darf Gegenforderungen einbehalten (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B). Lass dir jede Kürzung begründen. Erhebt er Einwände gegen die Prüfbarkeit nicht mit Begründung innerhalb der 30- bzw. 60-Tage-Frist, kann er sich darauf nicht mehr berufen (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 Satz 3 VOB/B). Die Bewertung im Einzelfall ist Sache eines Fachanwalts.
Aufpassen musst du bei der Schlusszahlung: Nimmst du sie vorbehaltlos an, obwohl der Auftraggeber dich schriftlich darüber unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen hat, sind Nachforderungen ausgeschlossen (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B). Einen Vorbehalt musst du innerhalb von 28 Tagen erklären (§ 16 Abs. 3 Nr. 5 VOB/B) und, wenn nötig, in weiteren 28 Tagen eine prüfbare Rechnung nachreichen oder begründen.
Teilschlussrechnung
In sich abgeschlossene Teile der Leistung kannst du nach Teilabnahme endgültig abrechnen (§ 16 Abs. 4 VOB/B). Anders als der Abschlag ist das keine vorläufige Zahlung.
Formulierungen zum Kopieren
Text auf der Abschlagsrechnung:
Gemäß § 16 Abs. 1 VOB/B stellen wir Ihnen für die bis zum
[Datum] erbrachten Leistungen lt. Aufmaß vom [Datum] folgende
Abschlagszahlung in Rechnung. Die Abschlagsrechnung stellt keine
Abnahme von Teilleistungen dar (§ 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/B).
Zahlungsziel: „Zahlbar innerhalb von 21 Tagen nach Zugang dieser Rechnung (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B), ohne Abzug. Skonto: 2 % bei Zahlung binnen 10 Tagen auf den Zahlbetrag.“ Letzteres nur, wenn vereinbart.
Reaktion auf „nicht prüfbar“:
Sehr geehrte Damen und Herren,
Sie haben unsere Abschlagsrechnung Nr. [Nr.] vom [Datum] als
nicht prüfbar zurückgewiesen. Bitte nennen Sie uns die Positionen
oder Nachweise, die Ihnen fehlen. Wir reichen sie bis zum [Datum]
nach. Aufmaß und Mengenermittlung vom [Datum] hatten wir beigefügt.
Die Fälligkeit richtet sich nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B.
Mit freundlichen Grüßen
Schreiben zur Auszahlung des Sicherheitseinbehalts:
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Abnahme des Bauvorhabens [Name] erfolgte am [Datum].
Variante Vertragserfüllungssicherheit:
Nach Abnahme und Stellung der Mängelsicherheit ist die Sicherheit
für die Vertragserfüllung zurückzugeben (§ 17 Abs. 8 Nr. 1 VOB/B).
Variante Mängelsicherheit:
Seit der Abnahme sind [2 Jahre / vereinbarte Frist] vergangen. Die
Sicherheit für Mängelansprüche ist damit zurückzugeben
(§ 17 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B).
Bitte zahlen Sie den einbehaltenen Betrag von [Betrag] € bis zum
[Datum] auf unser Konto IBAN [IBAN] aus. Falls Sie ihn auf ein
Sperrkonto eingezahlt haben, nennen Sie uns bitte die Kontodaten
und stimmen Sie der Freigabe zu.
Mit freundlichen Grüßen
Typische Fehler
- Abschlagsrechnung ohne Nachweis: Ohne Aufmaß oder Leistungsstand fehlt die Prüfbarkeit.
- Zahlungsziel „14 Tage“ trotz VOB/B, maßgeblich sind 21 Tage nach Zugang.
- Abschläge brutto statt netto kumuliert, die Umsatzsteuer wird falsch gerechnet.
- Einbehalt nach Ablauf der Sicherungsfrist nicht zurückgefordert. Setz dir einen Termin.
- Schlusszahlung vorbehaltlos angenommen, obwohl noch Forderungen offen sind.
Abschlag und Schlussrechnung mit SimplyBills
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FAQ: Abschlagsrechnung nach VOB/B
Welches Zahlungsziel gilt bei der Abschlagsrechnung nach VOB/B?
Abschlagszahlungen werden 21 Tage nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Das gilt nur, wenn die VOB/B vereinbart ist und der Vertrag keine andere Frist nennt.
Darf ich eine Abschlagsrechnung ohne Aufmaß stellen?
Ein gemeinsames Aufmaß ist nicht zwingend, aber du musst die Leistung nach § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B durch eine prüfbare Aufstellung nachweisen. Ohne Mengen oder Leistungsstand kann der Auftraggeber die Zahlung verweigern.
Wie oft kann ich Abschlagsrechnungen nach VOB/B stellen?
Die VOB/B verlangt Abschläge „in möglichst kurzen Zeitabständen“, nennt aber keine feste Anzahl. Üblich ist monatlich oder nach Baufortschritt, ein vereinbarter Zahlungsplan geht vor.
Muss der Auftraggeber den Sicherheitseinbehalt auf ein Sperrkonto einzahlen?
In der Regel ja: binnen 18 Werktagen nach Mitteilung (§ 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B). Bei kleineren oder kurzfristigen Aufträgen darf er bis zur Schlusszahlung warten, öffentliche Auftraggeber dürfen den Betrag auf ein eigenes Verwahrgeldkonto nehmen. Zahlt er nicht rechtzeitig ein, kannst du nach einer Nachfrist die sofortige Auszahlung verlangen.
Gibt es Skonto auf Abschlagsrechnungen?
Nur wenn es vereinbart ist. Nicht vereinbarte Skontoabzüge sind nach § 16 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B unzulässig. Eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung gehört nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG auf die Rechnung.
Wie lange habe ich Zeit für die Schlussrechnung nach VOB/B?
Bei einer Ausführungsfrist bis zu 3 Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung, plus 6 Werktage für je weitere 3 Monate Ausführungsfrist (§ 14 Abs. 3 VOB/B), wenn nichts anderes vereinbart ist.
Was kann ich tun, wenn der Auftraggeber die Schlussrechnung kürzt?
Lass dir die Kürzungen begründen und prüfe sie Position für Position. Rüge Fehler schriftlich, reiche eine prüfbare Rechnung nach und beachte die Fristen für den Vorbehalt nach § 16 Abs. 3 VOB/B. Im Streitfall hilft ein Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht.
Fazit
Bei VOB/B-Verträgen heißt das: prüfbare Aufstellung, 21 Tage Zahlungsziel, Abschläge netto kumulieren und den Einbehalt klar ausweisen. Prüfe zuerst, was im Vertrag steht, und hol bei Streit einen Fachanwalt dazu.