Eine Anzahlungsrechnung fordert Geld für eine Leistung, die du noch nicht erbracht hast. Sie ist eine normale Rechnung nach § 14 UStG mit eigener fortlaufender Nummer, die ausdrücklich als Anzahlung gekennzeichnet ist. Regelbesteuerte weisen darauf Umsatzsteuer aus, Kleinunternehmer nicht.
Der zweite Teil gehört genauso dazu: In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlung und die darauf entfallende Steuer wieder ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Wer das vergisst, weist die Steuer doppelt aus. Unten stehen ein Muster zum Abschreiben, zwei durchgerechnete Beispiele (Webdesign und Handwerk mit Material), die passende Schlussrechnung und Textbausteine.
Was ist eine Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung bittet den Kunden um einen Teil des Preises, bevor die Leistung fertig ist. Typische Fälle: Du musst Material vorfinanzieren, du blockierst für einen Kunden Wochen im Kalender, oder das Projekt läuft lange und du willst nicht bis zur Abnahme auf dein Geld warten. Im Alltag heißt dasselbe auch Vorauszahlung, Vorkasse oder Abschlag. Rechtlich geregelt ist sie in § 14 Abs. 5 UStG: Vereinnahmst du Entgelt, bevor die Leistung ausgeführt ist, gelten die Rechnungsvorschriften der Absätze 1 bis 4 sinngemäß.
Für den Kunden hat die Rechnung einen praktischen Nutzen. Ein Unternehmer kann die Vorsteuer aus der Anzahlung schon ziehen, wenn die Rechnung vorliegt und er gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Ohne ordentliche Rechnung geht das nicht.
Abgrenzung: Anzahlung, Abschlag und Teilrechnung
Die Begriffe werden im Alltag vermischt. Für die Praxis reicht diese Faustregel: Eine Anzahlung ist Geld vor der Leistung, meist ein vereinbarter Prozentsatz zum Auftragsstart. Eine Abschlagsrechnung gehört zu einer Leistung in Etappen und wird nach Baufortschritt oder Arbeitsstand gestellt. Eine Teilrechnung rechnet einen fertigen Abschnitt endgültig ab und wird später nicht verrechnet. Die ausführliche Abgrenzung mit Beispiel steht im Beitrag Abschlagsrechnung und Schlussrechnung für Selbstständige. Bei Bauverträgen gelten zusätzliche Regeln, die der Beitrag zur Abschlagsrechnung nach VOB behandelt.
Pflichtangaben auf der Anzahlungsrechnung
Es gelten die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, die du von jeder Rechnung kennst (die vollständige Liste steht in der Checkliste Pflichtangaben Rechnung). Bei der Anzahlung kommen drei Besonderheiten dazu:
- Kennzeichnung als Anzahlung. Die Rechnung muss erkennen lassen, dass sie sich auf eine noch nicht ausgeführte Leistung bezieht. Schreib „Anzahlungsrechnung“ in die Überschrift und nenne Projekt oder Angebot, auf das sie sich bezieht.
- Leistung statt Leistungsdatum. Ein Leistungsdatum gibt es noch nicht. Beschreibe stattdessen die Leistung, für die die Anzahlung gilt („Anzahlung 40 % auf die vereinbarte Website“).
- Zeitpunkt der Vereinnahmung. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG ist bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung anzugeben, wenn er feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Stellst du die Rechnung vor dem Zahlungseingang aus, steht er noch nicht fest, dann entfällt die Angabe. Schreibst du die Rechnung erst, nachdem das Geld da ist, nennst du das Zahlungsdatum.
Alles andere ist wie bei einer normalen Rechnung: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Umsatzsteuer bei der Anzahlung
Bei der Anzahlung entsteht die Umsatzsteuer früher als bei der fertigen Leistung. Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG (der sogenannten Mindest-Ist-Versteuerung) entsteht sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Anzahlung vereinnahmt hast. Das gilt auch für Unternehmer, die sonst nach vereinbarten Entgelten versteuern. Kommen im März 2.142 € Anzahlung herein, in denen 342 € Steuer stecken, meldest du die 342 € in der Voranmeldung für März an, auch wenn das Projekt erst im Mai fertig wird. Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert (§ 20 UStG), meldet ohnehin immer erst nach Zahlungseingang an.
Vorsteuerabzug beim Kunden
Dein Geschäftskunde darf die in der Anzahlungsrechnung ausgewiesene Steuer als Vorsteuer abziehen, sobald er die Rechnung hat und die Anzahlung gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Ohne deine Rechnung kann er den frühen Abzug nicht nutzen.
Anzahlungsrechnung als Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreibst du dieselbe Rechnung ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag, mit dem Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Eine Steuerentstehung bei Zahlungseingang gibt es nicht, es gibt keine Voranmeldung für diese Umsätze. Wichtig bleibt der Bezug zur Anzahlung: Die Schlussrechnung führt sie mit Rechnungsnummer und Datum auf und zieht den Betrag ab. Weist du als Kleinunternehmer aus Gewohnheit doch Steuer aus, schuldest du sie nach § 14c UStG, ohne sie je bekommen zu haben. Mehr zu den Grundlagen findest du im Beitrag zur Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.
Muster: Anzahlungsrechnung zum Abschreiben
Dieses Muster funktioniert für Regelbesteuerte. Als Kleinunternehmer lässt du Steuersatz und Steuerbetrag weg und setzt den § 19-Hinweis ein (Variante unten im Muster).
[Dein Name / Firma]
[Straße, PLZ Ort]
Steuernummer: [oder USt-IdNr.]
[Kunde, Anschrift]
Anzahlungsrechnung Nr. [fortlaufende Nummer]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Bezug: Angebot [Nr.] vom [Datum], Auftrag [Projektname]
Anzahlung [Prozent] % auf die vereinbarte Leistung
[Kurzbeschreibung der Leistung]
Vereinbarter Auftragswert: [Betrag] € netto
Anzahlung netto: [Betrag] €
zzgl. [19] % USt: [Betrag] €
Zahlbetrag: [Betrag] €
Die Anzahlung wird in der Schlussrechnung verrechnet.
Zahlbar bis [Datum] auf IBAN [IBAN].
Variante Kleinunternehmer:
Anzahlungsbetrag: [Betrag] €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Beispiel: Webdesign mit 40 Prozent Anzahlung
Eine Webdesignerin, regelbesteuert, baut für ein Steuerbüro eine neue Website. Vereinbart sind 4.500 € netto, 40 Prozent bei Auftragserteilung, der Rest nach Abnahme. Die Anzahlung beträgt also 1.800 € netto, dazu kommen 342 € Umsatzsteuer.
Anzahlungsrechnung Nr. RE-2027-0003
Rechnungsdatum: 11.01.2027
Bezug: Angebot AN-2027-0002, Neue Website steuerbuero-beispiel.de
Anzahlung 40 % auf den vereinbarten Auftragswert
von 4.500,00 € netto
Anzahlung netto: 1.800,00 €
zzgl. 19 % USt: 342,00 €
Zahlbetrag: 2.142,00 €
Die Anzahlung wird in der Schlussrechnung verrechnet.
Zahlbar bis 25.01.2027.
Muster: Schlussrechnung mit abgezogener Anzahlung
Nach der Abnahme im März schreibt die Webdesignerin die Schlussrechnung. Sie führt das gesamte Projekt auf und zieht die Anzahlung mit Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und darin enthaltener Steuer ab. Genau das verlangt § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG.
Schlussrechnung Nr. RE-2027-0021
Rechnungsdatum: 26.03.2027
Leistungszeitraum: 11.01.2027 bis 24.03.2027
Bezug: Angebot AN-2027-0002, Neue Website steuerbuero-beispiel.de
Konzeption und Design 1.400,00 €
Umsetzung, 7 Seiten, responsive 2.600,00 €
Einrichtung Hosting, Kontaktformular 500,00 €
Gesamtleistung netto: 4.500,00 €
zzgl. 19 % USt: 855,00 €
Gesamtbetrag brutto: 5.355,00 €
abzüglich Anzahlung RE-2027-0003 vom 11.01.2027
netto -1.800,00 €
darin enthaltene USt 19 % -342,00 €
(bezahlt: 2.142,00 €)
Restbetrag netto: 2.700,00 €
zzgl. 19 % USt: 513,00 €
Zahlbetrag: 3.213,00 €
Ist die Anzahlung im Januar eingegangen, waren die 342 € schon in der Januar-Voranmeldung dran. In der Voranmeldung für März landen nur die 513 €. Die Probe: 2.142 € Anzahlung plus 3.213 € Rest ergeben 5.355 €, genau den Gesamtbetrag brutto.
Als Kleinunternehmer sieht dieselbe Schlussrechnung so aus: Gesamtleistung 4.500 €, abzüglich Anzahlung RE-2027-0003 vom 11.01.2027 über 1.800 €, Zahlbetrag 2.700 €, dazu der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Die Anzahlung bleibt trotzdem sichtbar, damit alle nachvollziehen können, was schon bezahlt ist.
Beispiel: Handwerker mit Material und Anzahlung
Bei Handwerkern ist die Anzahlung oft ein Materialvorschuss. Ein Tischler baut für eine Privatkundin einen Einbauschrank. Vereinbart sind Material für 2.100 € netto, Fertigung in der Werkstatt für 900 € netto und Montage vor Ort für 500 € netto, zusammen 3.500 € netto. Weil er das Holz bestellen muss, verlangt er einen Großteil der Materialkosten als Anzahlung: 1.900 € netto.
Anzahlungsrechnung Nr. 2027-0007
Rechnungsdatum: 08.02.2027
Bezug: Angebot A-2027-0011, Einbauschrank Schlafzimmer
Anzahlung für die Bestellung des Materials
Anzahlung netto: 1.900,00 €
zzgl. 19 % USt: 361,00 €
Zahlbetrag: 2.261,00 €
Zahlbar per Überweisung bis 15.02.2027.
Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre
aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Nach der Montage kommt die Schlussrechnung. Den Lohnanteil weist der Tischler getrennt aus. Für den Steuerbonus nach § 35a EStG zählt nur die Arbeit im Haushalt, also die Montage, nicht die Fertigung in der Werkstatt. Die Kundin braucht außerdem Rechnung und Überweisung (§ 35a Abs. 5 EStG). Mehr dazu im Beitrag Handwerkerrechnung schreiben.
Schlussrechnung Nr. 2027-0019
Rechnungsdatum: 12.03.2027
Leistungsdatum: 10.03.2027
Bezug: Angebot A-2027-0011, Einbauschrank Schlafzimmer
Material (Holz, Beschläge) 2.100,00 €
Fertigung in der Werkstatt 900,00 €
Montage vor Ort 500,00 €
Gesamtleistung netto: 3.500,00 €
zzgl. 19 % USt: 665,00 €
Gesamtbetrag brutto: 4.165,00 €
abzüglich Anzahlung 2027-0007 vom 08.02.2027
netto -1.900,00 €
darin enthaltene USt 19 % -361,00 €
(bezahlt: 2.261,00 €)
Restbetrag netto: 1.600,00 €
zzgl. 19 % USt: 304,00 €
Zahlbetrag: 1.904,00 €
Davon Arbeitskosten vor Ort brutto (§ 35a EStG): 595,00 €
Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre
aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Die Probe stimmt auch hier: 2.261 € plus 1.904 € ergeben 4.165 €. Eine Anzahlung auf Material und ein Rest, der überwiegend Lohn enthält, ist völlig normal. Wichtig ist nur, dass Anzahlung und Schlussrechnung dieselbe Leistung beschreiben.
Formulierungen für Angebot, Rechnung und E-Mail
Anzahlung im Angebot vereinbaren
Die Anzahlung gehört schon ins Angebot, nicht erst in die Rechnung. Dann ist sie Vertragsinhalt und der Kunde ist nicht überrascht. Eine Formulierung zum Kopieren:
Zahlungsbedingungen:
40 % des Auftragswerts (1.800,00 € netto zzgl. 342,00 € USt,
zusammen 2.142,00 €) werden mit Auftragserteilung als Anzahlung
fällig. Mit der Arbeit beginne ich nach Zahlungseingang.
Der Restbetrag wird nach Abnahme mit der Schlussrechnung
berechnet, zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Wie du ein Angebot insgesamt aufbaust, steht im Beitrag Angebot schreiben. Bestätigst du den Auftrag schriftlich, hat die Vorlage Auftragsbestätigung ein eigenes Feld für die Anzahlung.
Text auf der Anzahlungsrechnung
Anzahlung gemäß Angebot AN-2027-0002 vom 15.12.2026.
Die Anzahlung wird in der Schlussrechnung verrechnet.
Bitte überweise den Betrag bis zum 25.01.2027 unter Angabe
der Rechnungsnummer.
E-Mail: Anzahlung anfordern
Betreff: Anzahlungsrechnung RE-2027-0003 zu Ihrem Auftrag
Hallo Frau Beispiel,
vielen Dank für den Auftrag. Wie in meinem Angebot vereinbart,
sende ich Ihnen die Rechnung über die Anzahlung von 40 %
(2.142,00 € brutto) im Anhang.
Sobald der Betrag eingegangen ist, starte ich mit Ihrem Projekt.
Der Rest folgt mit der Schlussrechnung nach der Abnahme.
Bei Fragen melden Sie sich gern.
Viele Grüße
[Name]
Wie du Rechnungen sonst per Mail verschickst, ohne dass sie im Spam landen, steht im Beitrag zum Rechnungsversand per E-Mail.
Vorkasse bei Privatkunden
Privatkunden kennen Anzahlungen aus dem Handwerk, aber nicht jeder weiß, warum sie nötig sind. Erkläre den Grund in einem Satz:
Damit ich das Material für Ihren Schrank bestellen kann, benötige
ich vorab eine Anzahlung von 2.261,00 € (Materialkosten inkl. USt).
Die Rechnung hängt an. Bitte überweisen Sie den Betrag, Barzahlung
ist für den Steuerbonus nach § 35a EStG nicht möglich. Den Rest
berechne ich nach der Montage.
Eine allgemeine gesetzliche Höchstgrenze für die Anzahlung gibt es nicht. Steht sie in deinen AGB, muss sie angemessen sein (§ 307 BGB). Beim Verbraucherbauvertrag dürfen Abschläge insgesamt höchstens 90 Prozent der Vergütung betragen (§ 650m Abs. 1 BGB). Üblich sind 30 bis 50 Prozent oder ein Großteil der Materialkosten. Gegenüber Privatkunden vereinbarst du die Höhe am besten ausdrücklich im Angebot, damit sie für den Kunden nachvollziehbar ist. Mehr zu Bauverträgen steht im Beitrag Abschlagsrechnung nach VOB.
Typische Fehler bei Anzahlungsrechnungen
- Schlussrechnung über den vollen Betrag mit voller Steuer. Die Steuer auf die Anzahlung steht dann zweimal da. Den zu hohen Betrag schuldest du nach § 14c Abs. 1 UStG, bis du die Rechnung berichtigst, und der Kunde darf ihn nicht als Vorsteuer ziehen.
- Nur den Bruttobetrag abziehen. Die Schlussrechnung braucht Netto und Steuer der Anzahlung getrennt, sonst stimmt die Steuer auf den Restbetrag nicht.
- Keine Kennzeichnung als Anzahlung. Der Kunde bucht die Rechnung als vollständige Leistung, und die Schlussrechnung wirkt wie eine Doppelberechnung.
- Kein Bezug in der Schlussrechnung. Nenne Nummer und Datum der Anzahlungsrechnung. Bei mehreren Anzahlungen listest du jede einzeln auf.
- Steuer erst mit der Schlussrechnung anmelden. Sie ist im Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs fällig.
- Dieselbe Rechnungsnummer mit Zusatz „a“ und „b“. Jede Rechnung braucht ihre eigene fortlaufende Nummer.
Wenn der Auftrag nicht zustande kommt
Springt der Kunde ab und du zahlst die Anzahlung zurück, berichtigst du die Steuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 2 UStG, weil die Leistung nicht ausgeführt wurde. Die Rechnung korrigierst du mit einer Stornorechnung oder Gutschrift, wie das geht, zeigt die Anleitung zur Stornorechnung. In welchem Voranmeldungszeitraum die Korrektur landet, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
E-Rechnung: auch für Anzahlungen
Anzahlungsrechnungen an Unternehmer sind keine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss sie ab 2027 als E-Rechnung ausstellen, alle übrigen regelbesteuerten Unternehmer ab 2028. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nicht ausstellen (§ 34a UStDV). Die Stufen stehen in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht.
Anzahlung und Schlussrechnung mit SimplyBills
Der Ablauf ist immer derselbe: Angebot, Auftragsbestätigung mit Anzahlung, Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung mit Abzug. In SimplyBills bekommt jede Rechnung automatisch die nächste fortlaufende Nummer, bei Kleinunternehmern steht der § 19-Hinweis einmal eingestellt auf jeder Rechnung, und in der Rechnungsliste filterst du nach Kunde und Status und siehst, was bezahlt und was offen ist. Der Einstieg ist kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen im Monat, inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Pro (9 € im Monat, 7 € bei jährlicher Zahlung) bringt unbegrenzte Rechnungen, Angebote und Mahnwesen mit, Max (29 € im Monat, 24 € jährlich) legt DATEV-Export und KI-Assistent drauf.
FAQ: Anzahlungsrechnung
Was ist eine Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung fordert einen Teil des Preises für eine Leistung, die noch nicht erbracht ist. Sie folgt den Rechnungsvorschriften des § 14 UStG (sinngemäß nach § 14 Abs. 5 UStG), hat eine eigene fortlaufende Nummer und wird in der Schlussrechnung wieder abgezogen.
Muss ich auf einer Anzahlungsrechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Als Regelbesteuerter ja, mit Steuersatz und Steuerbetrag. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nein, du schreibst stattdessen den Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Wann entsteht die Umsatzsteuer bei einer Anzahlung?
Mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Anzahlung bekommst (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Du musst also nicht auf die Fertigstellung warten.
Wie viel Anzahlung darf ich verlangen?
Eine allgemeine gesetzliche Höchstgrenze gibt es nicht. Steht die Anzahlung in deinen AGB, muss sie angemessen sein (§ 307 BGB). Beim Verbraucherbauvertrag dürfen Abschläge insgesamt höchstens 90 Prozent der Vergütung betragen (§ 650m Abs. 1 BGB). Üblich sind 30 bis 50 Prozent oder ein Großteil der Materialkosten. Vereinbare die Höhe im Angebot.
Wie ziehe ich die Anzahlung in der Schlussrechnung ab?
Die Schlussrechnung zeigt die Gesamtleistung mit Steuer, darunter die Anzahlung mit Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und enthaltener Steuer als Abzug, danach den Restbetrag mit Steuer (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Nur die Steuer auf den Rest wird erneut angemeldet.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Anzahlungsrechnung?
Wenn du Geld vor der Leistung bekommst, ist eine Anzahlungsrechnung sinnvoll, mit § 19-Hinweis und ohne Steuer. Die Schlussrechnung führt die Anzahlung auf und zieht sie ab.
Kann der Kunde die Vorsteuer aus der Anzahlung ziehen?
Ja, wenn er Unternehmer ist, die Rechnung vorliegt und er die Anzahlung gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Eine Anzahlungsrechnung mit ausgewiesener Steuer ist dafür Voraussetzung.
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung?
Eine Anzahlung ist Geld vor Beginn oder während der Leistung, meist als Prozentsatz vom Auftragswert. Eine Abschlagsrechnung rechnet den Arbeitsstand bei einer Leistung in Etappen ab. Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt und in der Schlussrechnung abgezogen.
Fazit
Eine Anzahlungsrechnung ist eine normale Rechnung mit drei Besonderheiten: Sie ist als Anzahlung gekennzeichnet, sie beschreibt die Leistung statt eines Leistungsdatums, und die Steuer darauf entsteht mit dem Zahlungseingang. In der Schlussrechnung ziehst du Anzahlung und Steuer wieder ab, sonst steht die Steuer zweimal da. Kleinunternehmer machen dasselbe ohne Steuer und mit § 19-Hinweis.
Direkt loslegen: Rechnung erstellen · Funktionen ansehen · Plan wählen.