Was einen Kostenvoranschlag von einer Rechnung unterscheidet
Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten, meist nach einer Besichtigung vor Ort. Anders als eine Rechnung ist er in der Regel nicht verbindlich: Weicht der tatsächliche Aufwand später ab, kann sich auch der Endpreis ändern. Sicherst du deinem Kunden dagegen ausdrücklich einen Festpreis zu, bist du daran gebunden, dann brauchst du eher ein Angebot.
Wann du eine Überschreitung anzeigen musst
Wurde der Vertrag auf Grundlage deines Kostenvoranschlags geschlossen, ohne dass du für seine Richtigkeit garantiert hast, regelt § 649 BGB die Folgen: Zeichnet sich ab, dass sich die Arbeiten nicht ohne wesentliche Überschreitung des Anschlags ausführen lassen, musst du deinen Kunden unverzüglich informieren (§ 649 Abs. 2 BGB). Kündigt der Kunde deswegen den Vertrag, steht dir nur die anteilige Vergütung für die bereits erbrachte Leistung sowie Ersatz nicht eingepreister Auslagen zu (§ 649 Abs. 1 i. V. m. § 645 Abs. 1 BGB).
Willst du deinen Kostenvoranschlag ausdrücklich unverbindlich halten, schreib das dazu, etwa mit dem Satz aus dieser Vorlage: „Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich und ohne Gewähr für seine Richtigkeit erstellt.“
Material und Arbeit getrennt kalkulieren
Die Vorlage hat zwei Tabellen mit eigener Zwischensumme: eine für Arbeitsstunden, eine für Material. So sieht dein Kunde auf einen Blick, wie sich der Preis zusammensetzt, und du kannst bei Materialpreisänderungen leichter nachkalkulieren, ohne die ganze Kalkulation neu aufzurollen.
So füllst du die Vorlage aus
Ausfüllbare PDF
Öffne die Datei im Adobe Acrobat Reader, im Browser oder in der Vorschau auf dem Mac. In die hellgrünen Felder trägst du deine Positionen für Arbeit und Material ein. Die PDF rechnet nicht: Zeilenbeträge, Zwischensummen und Gesamtkosten trägst du selbst ein.
Excel-Datei
In Excel füllst du nur die grünen Zellen aus. Menge mal Einzelpreis pro Zeile, beide Zwischensummen, Umsatzsteuer und Gesamtkosten rechnet die Tabelle automatisch. Die Datei funktioniert auch in LibreOffice, Numbers und Google Tabellen.
Druckversion
Die Druck-PDF ist dieselbe Vorlage ohne Formularfelder, falls du lieber direkt bei der Besichtigung mit Kugelschreiber schreibst.
Für Handwerksbetriebe
Mehr zu E-Rechnungen, GoBD-Archiv und DATEV-Export speziell für Handwerker liest du auf der Seite E-Rechnung für Handwerker. Wird aus deinem Kostenvoranschlag ein verbindliches Angebot, zeigt die Seite Angebote erstellen, wie sich das mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln lässt.
