Privatverkauf bei Kleinanzeigen: Rechnung und Muster

Du hast bei Kleinanzeigen (früher eBay Kleinanzeigen) oder auf eBay ein Fahrrad, ein Sofa oder eine Kamera verkauft. Der Käufer schreibt: „Kannst du mir bitte eine Rechnung mitgeben?“ Oder du fragst dich selbst, ob du eine Rechnung ausstellen musst und ob das Finanzamt von deinem Verkauf erfährt.

Kurz gesagt: Als Privatperson stellst du keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn aus. Du bist kein Unternehmer (§ 2 UStG) und hast deshalb keine Pflichten aus § 14 UStG. Wenn der Käufer einen Beleg möchte, schreibst du einen einfachen Kaufbeleg (Quittung) ohne Umsatzsteuer. Das ist üblich und in zwei Minuten erledigt. Dieser Beitrag zeigt dir ein Muster, passende Formulierungen und was du fürs Finanzamt wissen solltest.

Muss ich bei Kleinanzeigen oder eBay eine Rechnung schreiben?

Als Privatverkäufer nein. Eine Rechnung im Sinn des Umsatzsteuergesetzes ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer über eine Lieferung oder Leistung abrechnet. Unternehmer ist nach § 2 Abs. 1 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig und nachhaltig ausübt. Wer sein altes Fahrrad einmalig verkauft, übt keine solche Tätigkeit aus. Ohne Unternehmerstatus gibt es keine Rechnungspflicht nach § 14 UStG, keine Umsatzsteuer und keine Rechnungsnummern-Pflicht.

Das gilt für „Privatverkauf“ im ganz normalen Sinn: Du gibst Dinge ab, die du selbst genutzt hast. Warum das so ist und wie sich ein gelegentlicher Verkauf von Gefälligkeiten und Dienstleistungen steuerlich verhält, erklärt der Beitrag Rechnung schreiben als Privatperson. Hier geht es um den praktischen Teil: Was gibst du dem Käufer in die Hand?

Und wenn ich gewerblich verkaufe?

Dann sieht es anders aus. Verkaufst du als Unternehmer, gilt das Umsatzsteuergesetz mit allen Konsequenzen. Bist du Händler und der Käufer ein anderer Unternehmer, musst du nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung mit allen Pflichtangaben ausstellen. Verkaufst du an Privatpersonen, besteht diese gesetzliche Pflicht in der Regel nicht, ein ordentlicher Beleg ist trotzdem üblich und für deine eigene Buchführung ohnehin nötig. Bist du Kleinunternehmer, steht auf der Rechnung statt der Umsatzsteuer der Hinweis auf § 19 UStG. Mehr dazu im Abschnitt „Ab wann bin ich gewerblicher Verkäufer?“ weiter unten.

Was tun, wenn der Käufer eine Rechnung will?

Der Käufer bei Kleinanzeigen oder eBay will meist keinen Steuerbeleg, sondern einen Nachweis: für die Garantieabwicklung, die Versicherung oder die eigene Ordnung. Dafür brauchst du keine Rechnung. Du hast drei saubere Möglichkeiten:

• Kaufbeleg oder Quittung: ein kurzer Zettel mit den Eckdaten des Verkaufs. Nach § 368 BGB muss, wer eine Zahlung erhält, auf Verlangen eine Quittung ausstellen. Zahlt der Käufer bar, kann er von dir also eine Quittung verlangen.
• Kaufvertrag: etwas ausführlicher als eine Quittung, mit Zustandsbeschreibung und Gewährleistungsausschluss. Sinnvoll bei teuren Gegenständen, zum Beispiel Möbeln, Elektronik oder Fahrzeugen. Bei Autos und Motorrädern nimmst du besser einen Kaufvertrag, der alle Fahrzeugdaten enthält.
• Chatverlauf und Anzeige: der Vertrag kommt ohnehin formlos durch Angebot und Annahme zustande. Ein Screenshot der Anzeige samt Chat reicht oft als Nachweis für Preis und Beschreibung, und zwar für beide Seiten.

Was du nicht ausstellen solltest: eine Rechnung, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Weist jemand, der kein Unternehmer ist, trotzdem Umsatzsteuer gesondert aus, schuldet er sie nach § 14c Abs. 2 UStG gegenüber dem Finanzamt. Dieser Fehler passiert schnell und macht aus einem harmlosen Verkauf ein Steuerproblem. Schreib deshalb „Privatverkauf, ohne Ausweis von Umsatzsteuer“ in den Beleg.

Muster: Kaufbeleg für den Privatverkauf

Das ist ein ausgefülltes Beispiel für ein Fahrrad. Du kannst es als Text in eine Nachricht kopieren, in ein Dokument übernehmen oder von Hand abschreiben:

KAUFBELEG (Privatverkauf)

Verkäufer: Anna Beispiel, Musterweg 12, 33602 Bielefeld
Käufer:    Max Muster, Beispielstraße 5, 33615 Bielefeld

Datum des Verkaufs: 04.01.2027

Verkauft wird:
Damenfahrrad, 28 Zoll, Marke und Modell laut Anzeige,
Rahmennummer: XY123456, Zustand: gebraucht, leichte Gebrauchsspuren
am Rahmen, Bremsen und Beleuchtung funktionsfähig.
Zubehör: Fahrradschloss mit zwei Schlüsseln.

Kaufpreis: 350,00 Euro (in Worten: dreihundertfünfzig Euro)
Zahlungsart: bar bei Übergabe, Betrag erhalten.

Privatverkauf unter Ausschluss der Sachmängelhaftung, soweit
gesetzlich zulässig. Der Verkäufer versichert, dass er Eigentümer ist und ihm keine
Mängel bekannt sind, die über die oben genannten hinausgehen.
Dieser Ausschluss gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des
Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und nicht für Schäden,
die auf vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung
beruhen.

Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen (Verkauf durch eine
Privatperson).

Ort, Datum: Bielefeld, 04.01.2027

_____________________        _____________________
Unterschrift Verkäufer       Unterschrift Käufer

Wichtig sind vor allem diese Bestandteile: Verkäufer und Käufer mit Namen und Anschrift (damit klar ist, wer verkauft hat), Datum, eine genaue Beschreibung des Gegenstands mit Zustand und, wenn vorhanden, Seriennummer oder Rahmennummer, der Preis samt Zahlungsart, der Gewährleistungsausschluss und beide Unterschriften. Beide Seiten bekommen eine unterschriebene Ausfertigung. Wenn du ein druckbares Formular willst, findest du kostenlose Vorlagen für Quittung und Beleg für Privatpersonen zum Ausfüllen.

Gewährleistungsausschluss: Was zwischen Privatleuten gilt

Beim Verkauf unter Privatleuten greift das gesetzliche Gewährleistungsrecht grundsätzlich auch, aber du darfst es ausschließen. Die strengen Verbraucherschutzregeln für den Verkauf von Waren (Verbrauchsgüterkauf) gelten nur, wenn ein Unternehmer an einen Verbraucher verkauft. Ein privater Verkäufer kann die Sachmängelhaftung deshalb vertraglich ausschließen, das ist üblich und zulässig.

Diese Grenzen solltest du aber kennen:

• Arglistig verschwiegene Mängel: ein Ausschluss ist zwischen Privatleuten zulässig, gilt aber nicht für arglistig verschwiegene Mängel und nicht, wenn du eine Garantie für eine bestimmte Beschaffenheit übernommen hast (§ 444 BGB). Wer von einem Defekt weiß und ihn verschweigt, kann sich nicht auf den Ausschluss berufen.
• Vorsatz: die Haftung für Vorsatz kann nach § 276 Abs. 3 BGB nicht im Voraus erlassen werden.
• Vorformulierte Texte: verwendest du denselben Text für viele Verkäufe, kann er als Allgemeine Geschäftsbedingung gelten. Dann darf er die Haftung bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit und bei grobem Verschulden nicht ausschließen (§ 309 Nr. 7 BGB). Der Satz im Muster oben nimmt das deshalb vorsorglich aus.
• Beschreibung: alles, was du in der Anzeige zusicherst, zum Beispiel „funktioniert einwandfrei“ oder „unfallfrei“, ist die vereinbarte Beschaffenheit. Der Ausschluss deckt das nicht ab, wenn die Angabe falsch war.

Beschreibe den Zustand ehrlich und vollständig, auch kleine Mängel. Das schützt dich besser als jede Klausel.

Formulierungen zum Kopieren

Gewährleistungsausschluss für Beleg oder Kaufvertrag

Privatverkauf unter Ausschluss der Sachmängelhaftung, soweit
gesetzlich zulässig. Der Verkäufer haftet nicht für Mängel, die
in der Beschreibung genannt sind oder die der Käufer bei der
Besichtigung erkennen konnte. Dies gilt nicht für Schäden aus
der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
nicht für Schäden, die auf vorsätzlicher oder grob fahrlässiger
Pflichtverletzung beruhen, und nicht für arglistig verschwiegene
Mängel.

Text für die Anzeige

Privatverkauf unter Ausschluss der Sachmängelhaftung, soweit
gesetzlich zulässig (nicht für Schäden an Leben, Körper oder
Gesundheit und nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit).
Keine Garantie, keine Rücknahme. Abholung und Besichtigung vor dem Kauf gern
nach Absprache. Auf Wunsch gibt es einen einfachen Kaufbeleg.

Nachricht an den Käufer, wenn er eine Rechnung will

Hallo Max,

danke für dein Interesse. Ich verkaufe privat, deshalb kann ich
dir keine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellen. Gern gebe ich
dir bei der Übergabe einen schriftlichen Kaufbeleg mit allen
Angaben zum Artikel, zum Preis und zum Datum mit. Passt dir
das so?

Viele Grüße
Anna

Meldet Kleinanzeigen oder eBay meine Verkäufe ans Finanzamt?

Das hängt von der Menge ab. Seit 2023 gilt das Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG). Es verpflichtet Betreiber digitaler Plattformen, Daten ihrer Verkäufer an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu melden, das sie an die Finanzverwaltung weitergibt. Gemeldet wird nicht jeder: Meldepflichtig sind Verkäufer, die im Kalenderjahr auf derselben Plattform 30 oder mehr Waren verkaufen oder dafür 2.000 Euro oder mehr erhalten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 PStTG). Wer unter beiden Werten bleibt, wird für Warenverkäufe nicht gemeldet.

Wichtig: Gemeldet zu werden heißt nicht, dass du Steuern zahlen musst. Die Meldung ist ein Informationsaustausch. Das Finanzamt sieht, dass du verkauft hast und wie viel, und kann nachfragen. Ob etwas steuerpflichtig ist, entscheidet sich nach dem Einkommensteuergesetz, nicht nach der Meldeschwelle. Die 30 Verkäufe und die 2.000 Euro sind außerdem keine Grenze für die Gewerblichkeit. Wie ein einzelner Anbieter die Meldung umsetzt, steht in dessen eigenen Hinweisen zum Gesetz.

Muss ich Privatverkäufe versteuern?

In den meisten Fällen nicht. Maßgeblich ist § 23 EStG zu privaten Veräußerungsgeschäften. Die ausführliche Erklärung mit weiteren Fällen findest du im Beitrag Rechnung schreiben als Privatperson. Hier die Kurzfassung für Kleinanzeigen und eBay:

• Gegenstände des täglichen Gebrauchs sind ausgenommen (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Möbel, Kleidung, Fahrrad, Smartphone, Spielzeug, Haushaltsgeräte: Verkaufst du sie, bleibt der Verkauf steuerfrei, egal wann du sie gekauft hast. In der Praxis verkaufst du Gebrauchtes ohnehin meist mit Verlust.
• Andere Gegenstände, etwa Sammlerstücke, Kunst oder Schmuck als Wertanlage, sind steuerpflichtig, wenn zwischen Kauf und Verkauf nicht mehr als ein Jahr liegt und du einen Gewinn erzielst.
• Dabei gilt eine Freigrenze von 1.000 Euro pro Kalenderjahr (§ 23 Abs. 3 Satz 5 EStG, seit dem Veranlagungszeitraum 2024). Liegt der Gesamtgewinn darunter, bleibt er steuerfrei. Erreichst du die 1.000 Euro, ist der gesamte Gewinn steuerpflichtig, nicht nur der Teil darüber.

Beispiel: Du kaufst im März 2027 eine limitierte Sammlermünze für 1.500 Euro und verkaufst sie im November 2027 für 2.300 Euro. Der Gewinn beträgt 800 Euro. Das liegt unter der Freigrenze, es fällt keine Steuer an. Verkaufst du im selben Jahr noch ein weiteres Sammlerstück mit 400 Euro Gewinn, steigt der Gesamtgewinn auf 1.200 Euro. Die Freigrenze ist überschritten und alle 1.200 Euro sind steuerpflichtig (Anlage SO in der Steuererklärung).

Was brauche ich für das Finanzamt?

Wer fragt „eBay Rechnung für das Finanzamt“, meint meist: Was muss ich aufheben, falls das Finanzamt nachfragt? Eine Rechnung brauchst du als Privatverkäufer nicht. Nützlich sind diese Unterlagen:

• der Kaufbeleg oder die Quittung, die du dem Käufer mitgegeben hast, als Kopie
• ein Screenshot der Anzeige und der Chatverlauf mit Preis und Beschreibung
• der Zahlungsnachweis, zum Beispiel Kontoauszug oder Zahlungsbestätigung
• der Kaufbeleg deines eigenen Einkaufs des Artikels. Er zeigt, wann und zu welchem Preis du ihn gekauft hast, und ist der Beweis, dass kein steuerpflichtiger Gewinn und kein Verkauf innerhalb eines Jahres vorliegt

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Unternehmer gibt es für private Verkäufer nicht. Es lohnt sich trotzdem, die Unterlagen so lange zu behalten, bis der Steuerbescheid für das Jahr bestandskräftig ist. Was für Unternehmer gilt, steht im Beitrag Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.

Ab wann bin ich gewerblicher Verkäufer?

Eine feste Grenze gibt es nicht, weder bei der Zahl der Verkäufe noch beim Umsatz. Entscheidend ist das Gesamtbild nach § 15 Abs. 2 EStG: Du bist selbstständig, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr beteiligt. Typische Anhaltspunkte, dass aus Privatverkauf ein Gewerbe wird:

Eher privat	Eher gewerblich
Du verkaufst Dinge aus dem eigenen Haushalt, die du selbst genutzt hast	Du kaufst Ware gezielt zum Weiterverkauf ein (An- und Verkauf)
Einzelne Verkäufe, unregelmäßig, bei Anlass (Umzug, Aufräumen)	Dauerhaft viele Anzeigen, regelmäßige Verkäufe, über Monate
Preis liegt meist unter dem Kaufpreis	Du willst mit dem Preisunterschied Gewinn machen
Eine Art Gegenstand, wenige Stück	Viele gleichartige Neuartikel, Lagerhaltung, Großeinkauf

Wenn du gewerblich verkaufst, gilt das volle Programm: Gewerbeanmeldung nach § 14 GewO, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Rechnungen mit Pflichtangaben und im Verkauf an Verbraucher kommen Pflichten wie Widerrufsrecht im Fernabsatz, Anbieterkennzeichnung und Gewährleistung hinzu. Gegenüber Verbrauchern lässt sich die gesetzliche Gewährleistung dann nicht mehr ausschließen (§ 476 BGB). Bei gebrauchten Waren darf die Verjährung allerdings auf ein Jahr verkürzt werden (§ 476 Abs. 2 BGB). Mehr dazu in den Beiträgen Ab wann muss ich ein Gewerbe anmelden? und Rechnung schreiben ohne Gewerbeschein. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich passt, zeigt der Beitrag Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Wie eine Rechnung an Privatkunden aussieht, steht in Rechnung an Privatkunden: Pflichtangaben.

Eine Einordnung nimmt am Ende das Finanzamt vor. Bist du unsicher, frag das Finanzamt oder einen Steuerberater, bevor du weiterverkaufst.

Wenn du gewerblich verkaufst: Rechnung mit SimplyBills

Verkaufst du regelmäßig, brauchst du ordentliche Rechnungen. Mit SimplyBills erstellst du sie in wenigen Minuten: Du legst dein Profil einmal an, die Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben, und als Kleinunternehmer setzt die App den Hinweis nach § 19 UStG automatisch. Rechnungen gehen als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD raus. Der Free-Plan ist kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat, Pro kostet 9 Euro im Monat (7 Euro bei jährlicher Zahlung), Max 29 Euro im Monat (24 Euro jährlich). Du kannst direkt eine Rechnung erstellen, ohne Kreditkarte.

FAQ: Rechnung beim Privatverkauf über Kleinanzeigen und eBay

Muss ich bei Kleinanzeigen eine Rechnung schreiben?

Nein. Als Privatperson bist du kein Unternehmer im Sinn des § 2 UStG und hast keine Rechnungspflicht nach § 14 UStG. Wenn der Käufer einen Nachweis möchte, stellst du einen einfachen Kaufbeleg oder eine Quittung ohne Umsatzsteuer aus.

Was tun, wenn der eBay-Käufer eine Rechnung will?

Erkläre kurz, dass du privat verkaufst und deshalb keine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellen kannst. Biete stattdessen einen schriftlichen Kaufbeleg mit Verkäufer, Käufer, Datum, Artikelbeschreibung, Preis, Zahlungsart und Gewährleistungsausschluss an. Auf keinen Fall solltest du Umsatzsteuer ausweisen, sonst schuldest du sie nach § 14c Abs. 2 UStG.

Meldet eBay oder Kleinanzeigen meine Verkäufe ans Finanzamt?

Nach dem Plattformen-Steuertransparenzgesetz melden Plattformbetreiber Verkäufer, die im Kalenderjahr auf derselben Plattform 30 oder mehr Waren verkaufen oder dafür 2.000 Euro oder mehr erhalten, an das Bundeszentralamt für Steuern. Wer unter beiden Werten bleibt, wird für Warenverkäufe nicht gemeldet. Eine Meldung bedeutet nicht automatisch, dass du Steuern zahlen musst.

Muss ich Privatverkäufe versteuern?

Meist nicht. Gegenstände des täglichen Gebrauchs sind nach § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG ausgenommen. Bei anderen Gegenständen, die du innerhalb eines Jahres kaufst und mit Gewinn verkaufst, gilt eine Freigrenze von 1.000 Euro im Kalenderjahr (§ 23 Abs. 3 Satz 5 EStG). Wird sie erreicht, ist der gesamte Gewinn steuerpflichtig.

Wie formuliere ich den Gewährleistungsausschluss?

Etwa so: „Privatverkauf unter Ausschluss der Sachmängelhaftung, soweit gesetzlich zulässig.“ Ergänze, dass der Ausschluss nicht für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und nicht für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen gilt. Ein Gewährleistungsausschluss ist zwischen Privatleuten zulässig, gilt aber nicht für arglistig verschwiegene Mängel (§ 444 BGB).

Ab wann bin ich gewerblicher Verkäufer?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist, ob du selbstständig, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht am Markt auftrittst (§ 15 Abs. 2 EStG). Typisch gewerblich sind der gezielte Einkauf zum Weiterverkauf, viele gleichartige Artikel und dauerhaft laufende Anzeigen. Die Meldeschwelle der Plattformen von 30 Verkäufen oder 2.000 Euro ist keine Gewerbegrenze.

Fazit

Beim Privatverkauf brauchst du keine Rechnung. Ein kurzer Kaufbeleg mit Beschreibung, Preis und Gewährleistungsausschluss genügt und schützt beide Seiten. Steuerlich bleiben die meisten Verkäufe von Gebrauchtem ohnehin frei, und eine Plattformmeldung ist noch keine Steuerforderung. Wird aus dem Hobby ein Geschäft, brauchst du ein Gewerbe und echte Rechnungen. Dann hilft dir SimplyBills.