Wofür du eine Quittung brauchst
Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung, dass du Geld bekommen hast. Das Gesetz nennt sie „Empfangsbekenntnis“: Wer eine Zahlung annimmt, muss sie auf Verlangen quittieren (§ 368 BGB). Typisch ist das bei Barzahlung. Der Handwerker kassiert nach der Reparatur vor Ort, die Nachhilfelehrerin bekommt das Geld für den Monat in bar, jemand zahlt die Anzahlung für ein Fotoshooting auf die Hand. Dein Kunde hat mit der Quittung einen Beleg, dass er bezahlt hat, und du hast deinen Buchungsbeleg.
Quittung oder Rechnung?
Im Alltag trennt man die beiden sauber: Die Rechnung kommt vor dem Zahlen, die Quittung danach. Das Umsatzsteuerrecht sieht es lockerer. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem du über eine Lieferung oder Leistung abrechnest, egal wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Hat deine Quittung die richtigen Angaben, ist sie also gleichzeitig eine Rechnung.
Bis 250 € brutto reicht dafür wenig. Eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV braucht nur:
- deinen vollständigen Namen und deine Anschrift
- das Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
- den Bruttobetrag und den Steuersatz, bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
Die Vorlage hat für jede dieser Angaben ein Feld, auch für den Hinweis auf eine Steuerbefreiung, wenn du ohne Kleinunternehmerregelung 0 % Umsatzsteuer berechnest, etwa „steuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG“. Name und Anschrift des Kunden, deine Steuernummer und eine fortlaufende Nummer verlangt § 33 UStDV nicht. Nicht nutzen darfst du die Erleichterung bei Fernverkäufen ins EU-Ausland, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und wenn dein Kunde die Steuer schuldet (§§ 3c, 6a und 13b UStG). Mehr dazu, mit Beispielen, steht im Beitrag Kleinbetragsrechnung: Pflichtangaben und Muster.
Über 250 € wird es strenger. Ist dein Kunde Unternehmer, musst du ihm innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung mit allen Pflichtangaben ausstellen (§ 14 Abs. 2 und 4 UStG, als Kleinunternehmer § 34a UStDV), etwa mit seiner Anschrift und deiner Steuernummer. Dieselbe Pflicht hast du bei Privatkunden, wenn du mit Umsatzsteuer an ihrem Haus oder Grundstück arbeitest, zum Beispiel als Handwerker bei einer Reparatur oder Renovierung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Dafür nimmst du besser gleich die passende Vorlage:
Quittung als Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, darf auf der Quittung keine Umsatzsteuer stehen. Du trägst nur den Gesamtbetrag ein und kreuzt den Hinweis an, der auf der Vorlage schon vorgedruckt ist: „Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die Erleichterung für Kleinbeträge gilt für dich genauso (§ 34a UStDV verweist ausdrücklich auf § 33). Ob sich die Regelung für dich lohnt, klärt der Beitrag Kleinunternehmerregelung: Lohnt sich § 19 UStG?
So nutzt du die Vorlage
Online-Formular
Am schnellsten geht es mit dem Formular oben auf dieser Seite. Du gibst den Betrag ein, den du bekommen hast, wählst 19 % oder 7 % oder setzt das Häkchen für Kleinunternehmer. Nettobetrag, Umsatzsteuer und den Betrag in Worten rechnet das Formular aus. Die PDF entsteht in deinem Browser, deine Angaben gehen an keinen Server. Du bekommst Original und Kopie auf einer Seite. Das Original gibst du dem Kunden, die Kopie heftest du ab.
Ausfüllbare PDF und Druckversion
Auf der Seite stehen zwei gleiche Quittungen untereinander, getrennt durch eine Schnittlinie. In der ausfüllbaren PDF klickst du in die hellgrünen Felder, die Beträge trägst du selbst ein. Die Druckversion ist für den Quittungsblock in der Werkzeugkiste: ausdrucken, halbieren, mit Kugelschreiber ausfüllen.
Excel
In der Excel-Datei trägst du den Nettobetrag ein und wählst den Steuersatz. Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnen Formeln aus. Steht bei Kleinunternehmer „ja“, bleibt die Umsatzsteuer bei null und der Hinweis nach § 19 UStG erscheint von selbst. Wählst du ohne Kleinunternehmerregelung 0 %, erinnert dich die Datei an den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Den Betrag in Worten schreibst du in Excel selbst.
Unterschreiben und aufbewahren
Eine Quittung ist erst mit deiner Unterschrift vollständig. Druck sie aus, unterschreib und gib sie erst dann aus der Hand. Deine Kopie ist ein Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre im Ordner (§ 147 Abs. 3 AO). Nummerierst du deine Quittungen durch, etwa Q-2026-001, Q-2026-002, findest du jede später schnell wieder, auch wenn das bei Kleinbeträgen keine Pflicht ist. Wie du Belege digital ablegst, steht im Beitrag Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Mit Kartenzahlung und Überweisung wird die Quittung seltener. Und sobald ein Geschäftskunde mehr als 250 € zahlt, brauchst du ohnehin eine richtige Rechnung. Die schreibst du in SimplyBills in einer Minute, auch als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Der Free-Tarif kostet nichts und reicht für drei Rechnungen im Monat. Pro gibt es für 9 € im Monat (7 € bei jährlicher Zahlung), Max für 29 € (24 € jährlich).
