Seit dem 1. Januar 2025 gibt es zwei Grenzen für Kleinunternehmer, und sie wirken unterschiedlich. Lag dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, endet die Regelung zum 1. Januar des Folgejahres. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, endet sie sofort, und zwar schon mit dem Umsatz, der die Grenze reißt. Beides steht in § 19 Abs. 1 UStG, unverändert auch 2026.
Der zweite Fall ist der, der im Alltag wehtut. Denn die Rechnung, mit der du über 100.000 € kommst, hast du wahrscheinlich ohne Umsatzsteuer geschrieben. Dieser Artikel zeigt an einem Jahresverlauf, welche Rechnung als erste Steuer trägt, was mit den Rechnungen davor passiert und wer die 19 Prozent am Ende bezahlt. Ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich überhaupt lohnt, klärt der Beitrag Kleinunternehmerregelung: lohnt sie sich?. Hier geht es nur um den Moment, in dem sie endet.
Was gezählt wird: Zahlungseingänge, nicht Rechnungsdaten
Für beide Grenzen zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, und der bemisst sich nach den vereinnahmten Entgelten. Es kommt also darauf an, wann das Geld auf deinem Konto ist, nicht wann du die Rechnung geschrieben oder die Leistung erbracht hast. Eine Rechnung vom 20. Dezember, die der Kunde am 8. Januar bezahlt, zählt ins neue Jahr.
Gezählt wird netto. Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, ist bei dir netto gleich brutto, der Betrag auf der Rechnung ist der Betrag, der zählt. Durchlaufende Posten, die du nur für jemand anderen einziehst, gehören nicht dazu.
Das hat eine praktische Folge: Du kannst die Grenze nicht am Rechnungsausgangsbuch ablesen, sondern nur am Kontoauszug. Wer knapp unter 100.000 € liegt, sollte die Zahlungseingänge monatlich addieren und nicht erst zum Jahresende.
Fall 1: Vorjahr über 25.000 €
Diese Grenze schaut zurück. Hattest du im vergangenen Kalenderjahr mehr als 25.000 € Zahlungseingänge, bist du ab dem 1. Januar des neuen Jahres regelbesteuert. Nicht rückwirkend, nicht sofort, sondern sauber zum Jahreswechsel.
Beispiel: 2025 gingen 27.400 € auf deinem Konto ein. Dann musst du ab der ersten Rechnung 2026 Umsatzsteuer ausweisen. Die Rechnungen aus 2025 bleiben, wie sie sind. Das Gute an diesem Fall: Du siehst es kommen. Wer im November merkt, dass er die 25.000 € reißen wird, kann seine Preise und Angebote für das Folgejahr rechtzeitig auf netto plus Umsatzsteuer umstellen.
Eine Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung ist später möglich, wenn du die Grenzen wieder einhältst und nicht freiwillig verzichtet hast. Die Fünf-Jahres-Bindung aus § 19 Abs. 3 UStG gilt nur für den freiwilligen Verzicht, nicht für das unfreiwillige Herausfallen.
Fall 2: Laufendes Jahr über 100.000 €
Diese Grenze wirkt sofort. Der Umsatz, mit dem du die 100.000 € überschreitest, unterliegt bereits der Regelbesteuerung. Alles, was du vorher im selben Jahr steuerfrei abgerechnet hast, bleibt steuerfrei. Es gibt keine rückwirkende Besteuerung des ganzen Jahres, das war bei der alten 50.000-€-Prognosegrenze anders und ist einer der wenigen Punkte, die die Reform einfacher gemacht hat.
Hier ist der Haken: Die Rechnung, die dich über die Grenze bringt, ist aus deiner Sicht oft eine ganz normale Rechnung ohne Steuer. Aus Sicht des Finanzamts ist sie steuerpflichtig. Du schuldest die Umsatzsteuer auf diesen Betrag, ob sie auf der Rechnung steht oder nicht.
Ein Jahresverlauf mit Zahlungseingängen
Eine freie Grafikdesignerin, Kleinunternehmerin, Vorjahresumsatz 2025 bei 21.000 €. 2026 läuft deutlich besser, weil ein Agenturkunde sie durchgehend bucht. Ihre Zahlungseingänge:
| Monat | Zahlungseingang | Summe im Jahr | Status |
|---|---|---|---|
| Januar bis Juni | 48.000 € | 48.000 € | steuerfrei |
| Juli | 11.500 € | 59.500 € | steuerfrei |
| August | 13.000 € | 72.500 € | steuerfrei |
| September | 14.200 € | 86.700 € | steuerfrei |
| Oktober | 9.800 € | 96.500 € | steuerfrei |
| 3. November | 7.200 € (Rechnung RE-2026-0087) | 103.700 € | steuerpflichtig |
| ab November | alle weiteren | steuerpflichtig |
Die Rechnung RE-2026-0087 über 7.200 € ist die erste, die Umsatzsteuer trägt. Nicht nur der Teil oberhalb von 100.000 €, sondern der ganze Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Die 96.500 € davor bleiben steuerfrei. Ab dem 3. November ist die Designerin regelbesteuert, jede weitere Rechnung 2026 und alle Rechnungen 2027 enthalten 19 Prozent.
Und die 7.200 €? Die hat sie im Oktober ohne Steuer in Rechnung gestellt, weil sie zu dem Zeitpunkt noch Kleinunternehmerin war. Was jetzt passiert, hängt davon ab, was im Vertrag mit dem Agenturkunden steht.
Wer zahlt die Umsatzsteuer auf die Grenz-Rechnung?
Das Umsatzsteuerrecht regelt nur, dass du die Steuer schuldest. Ob du sie vom Kunden nachfordern darfst, ist eine Frage des Zivilrechts, also deines Vertrags. Zwei Konstellationen:
Steht im Vertrag oder Angebot „7.200 € zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer", kannst du die 19 Prozent nachberechnen. Der Kunde zahlt 8.568 €, zieht als Unternehmer die Vorsteuer und hat unterm Strich keinen Nachteil. Du stellst eine berichtigte Rechnung mit Steuerausweis aus.
Steht im Vertrag nur „7.200 €" oder „Festpreis 7.200 €", ist das ein Endpreis. Die Steuer steckt dann rechnerisch in den 7.200 € drin. Du schuldest dem Finanzamt 19/119 davon, also 1.149,58 €, und behältst 6.050,42 €. Der Kunde zahlt keinen Cent mehr. Genau so verlieren Selbstständige beim Grenzübertritt Geld, nicht durch die Steuer selbst, sondern durch eine Preisformulierung, die sie nie hinterfragt haben.
Deshalb gilt für jeden, der sich der 100.000-€-Grenze nähert: Angebote ab sofort als Nettopreis plus Umsatzsteuer formulieren, mit dem Hinweis, dass derzeit nach § 19 UStG keine Steuer berechnet wird. Wie ein sauberes Angebot aussieht, steht im Beitrag Angebot schreiben als Freiberufler.
Alte Rechnungen: Finger weg
Die Rechnungen, die du vor dem Grenzübertritt steuerfrei geschrieben hast, bleiben steuerfrei. Du trägst dort keine Umsatzsteuer nach, auch nicht „vorsichtshalber". Würdest du das tun, schuldest du die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG, obwohl der Umsatz gar nicht steuerpflichtig war. Das wäre der teuerste Fehler in dieser ganzen Geschichte.
Auch die Rechnungen nach dem Übertritt korrigierst du nicht durch Überschreiben. Wenn du für die Grenz-Rechnung Steuer nachforderst, erstellst du eine berichtigte Rechnung oder stornierst und stellst neu aus. Wie das formal richtig geht, steht in der Anleitung zur Stornorechnung.
Gründungsjahr: eine eigene 25.000-€-Grenze
Wer 2026 startet, hat kein Vorjahr. Die sonst übliche 100.000-€-Grenze für das laufende Jahr gilt hier nicht. Stattdessen prüft das Finanzamt im ersten Jahr nur den tatsächlichen Umsatz gegen eine eigene Grenze von 25.000 €, ohne Hochrechnung auf zwölf Monate. Wer im September gründet und bis Dezember 30.000 € einnimmt, reißt diese Grenze noch im Gründungsjahr. Ab genau der Zahlung, mit der die 25.000 € überschritten werden, ist er regelbesteuert, nicht erst ab 2027. Die Zahlungen davor bleiben steuerfrei.
Was sich nach dem Wechsel ändert
Ab dem Umsatz, der die Grenze reißt, bist du ein ganz normaler regelbesteuerter Unternehmer. Konkret:
- Jede Rechnung weist Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag aus. Der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" verschwindet.
- Du gibst Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, im ersten Jahr nach dem Wechsel in der Regel monatlich oder vierteljährlich, das legt das Finanzamt fest.
- Du darfst Vorsteuer aus deinen eigenen Eingangsrechnungen ziehen. Für viele ist das der Trost: Laptop, Software und Fahrtkosten werden 19 Prozent günstiger.
- Die dauerhafte Ausnahme von der E-Rechnungspflicht entfällt. Was dann für dich gilt, steht im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Die technischen Details zur Umsatzsteuer, von Voranmeldung bis Vorsteuerabzug, erklärt der Beitrag Umsatzsteuer für Freiberufler. Melde den Wechsel außerdem deinem Finanzamt, am besten schriftlich mit dem Datum des Grenzübertritts.
Grenze im Blick behalten, statt im November zu erschrecken
Das Problem an der 100.000-€-Grenze ist nicht die Regel, sondern der Zeitpunkt, an dem man sie bemerkt. Wer seine Rechnungen in Word schreibt und Zahlungseingänge erst zur Steuererklärung addiert, sieht den Übertritt Monate zu spät.
In SimplyBills siehst du bezahlte Rechnungen und offene Beträge in der Übersicht, und mit einem Klick stellst du dein Unternehmen von Kleinunternehmer auf Regelbesteuerung um. Ab dann setzt die Software Steuersatz und Steuerbetrag auf jede neue Rechnung, im PDF genauso wie im ZUGFeRD- oder XRechnung-XML, und der § 19-Hinweis fällt weg. Der Einstieg ist kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen im Monat. Pro (ab 7 €/Monat jährlich) hebt das Limit auf und bringt Angebote, Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen mit, Max (ab 24 €/Monat jährlich) legt DATEV-Export und KI-Funktionen drauf.
FAQ zur überschrittenen Kleinunternehmergrenze
Welche Rechnung ist die erste mit Umsatzsteuer?
Bei der 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr: der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, und zwar in voller Höhe, nicht nur der Anteil oberhalb von 100.000 €. Bei der 25.000-€-Grenze aus dem Vorjahr: die erste Rechnung des neuen Kalenderjahres.
Muss ich alle Rechnungen des Jahres nachversteuern?
Nein. Die Umsätze, die du vor dem Grenzübertritt steuerfrei vereinnahmt hast, bleiben steuerfrei. Nur der Grenz-Umsatz und alles danach sind steuerpflichtig. Trage auf alte Rechnungen keine Steuer nach, sonst schuldest du sie nach § 14c UStG.
Zählen Rechnungsbeträge oder Zahlungseingänge?
Zahlungseingänge. § 19 Abs. 2 UStG stellt auf die vereinnahmten Entgelte ab. Eine Rechnung aus dem Dezember, die im Januar bezahlt wird, zählt zum neuen Jahr.
Kann ich die Umsatzsteuer vom Kunden nachfordern?
Nur wenn dein Vertrag oder Angebot einen Nettopreis zuzüglich Umsatzsteuer vorsieht. Bei einem vereinbarten Endpreis oder Festpreis steckt die Steuer rechnerisch im Preis, und du trägst sie selbst.
Gilt die Grenze im Gründungsjahr anteilig?
Nein. Im Gründungsjahr gilt eine eigene Grenze von 25.000 €, nicht die sonst übliche 100.000-€-Grenze, und sie wird nicht auf zwölf Monate hochgerechnet. Das Vorjahr gilt mit 0 € automatisch als eingehalten. Überschreitest du die 25.000 € noch im Gründungsjahr, endet die Regelung sofort, mit der Zahlung, die die Grenze reißt.
Bin ich nach dem Überschreiten fünf Jahre gebunden?
Nein. Die Fünf-Jahres-Bindung aus § 19 Abs. 3 UStG gilt nur für den freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Wer die Grenze reißt, kann zurückkehren, sobald er die Grenzen wieder einhält.
Fazit
Zwei Grenzen, zwei Wirkungen: 25.000 € im Vorjahr schaltet zum Jahreswechsel um, 100.000 € im laufenden Jahr sofort und mit der Grenz-Rechnung selbst. Im Gründungsjahr gilt stattdessen 25.000 €, gemessen am tatsächlichen Umsatz ohne Hochrechnung. Alte Rechnungen bleiben unangetastet. Ob dich der Übertritt Geld kostet, entscheidet nicht das Steuerrecht, sondern die Frage, ob in deinen Angeboten „zzgl. Umsatzsteuer“ steht. Wer das rechtzeitig einbaut und seine Zahlungseingänge im Blick hat, erlebt den Wechsel als Formsache.
Direkt loslegen: Rechnung erstellen · Funktionen ansehen · Plan wählen.