Mit einer Abschlagsrechnung stellst du einen Teil deines Honorars schon vor dem Projektende in Rechnung. Die Schlussrechnung rechnet am Ende das ganze Projekt ab und zieht die bereits berechneten Abschläge samt darin enthaltener Umsatzsteuer wieder ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Die Steuer wird dadurch nur einmal fällig. Unten findest du Muster für beide Rechnungen, mit 19 % Umsatzsteuer und für Kleinunternehmer, dazu Formulierungen zum Kopieren.
Bei einem Projekt über mehrere Wochen willst du nicht bis zur Abnahme auf dein Geld warten. Dafür gibt es drei Werkzeuge, die im Alltag ständig durcheinandergeraten: die Teilrechnung für einen fertigen Abschnitt, die Anzahlungsrechnung für Geld vor der Leistung und die Schlussrechnung, die am Ende alles zusammenführt. Welche du brauchst, entscheidet darüber, wann die Umsatzsteuer entsteht und wie die letzte Rechnung aussehen muss.
Der häufigste Fehler steckt in der Schlussrechnung: Wer dort noch einmal das ganze Projekt mit voller Steuer ausweist, schuldet die Steuer auf die Anzahlung doppelt. Dieser Artikel zeigt an einem Webdesign-Projekt, wie Anzahlungs- und Schlussrechnung zusammenpassen, was Kleinunternehmer anders machen und wann § 13b UStG ins Spiel kommt. Die Pflichtangaben für Handwerker und der Steuerbonus nach § 35a EStG stehen im Beitrag Handwerkerrechnung schreiben, hier geht es um die Abrechnung in Etappen.
Drei Dinge, die nicht in einen Topf gehören
Teilrechnung: ein fertiger Abschnitt
Ist ein abgrenzbarer Teil der Leistung fertig, etwa das Logo im Rahmen eines größeren Branding-Auftrags, kannst du diesen Teil abrechnen. Das ist eine ganz normale Rechnung mit eigener Rechnungsnummer, eigenem Leistungsdatum und allen Pflichtangaben. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Monats, in dem der Teil geliefert wurde. Am Ende gibt es keine Verrechnung, weil jede Teilrechnung für sich abgeschlossen ist. Voraussetzung ist, dass der Abschnitt wirtschaftlich für sich steht und so vereinbart wurde.
Anzahlungsrechnung: Geld vor der Leistung
Eine Anzahlung, oft Abschlag genannt, ist Geld für etwas, das noch nicht fertig ist. Bei regelbesteuerten Unternehmern entsteht die Umsatzsteuer nicht mit der Leistung, sondern mit dem Zahlungseingang, das regelt § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG. Bekommst du im März 2.856 € Anzahlung, meldest du die enthaltenen 456 € Steuer in der Voranmeldung für März an, auch wenn die Website erst im Mai fertig ist.
Die Rechnung dafür folgt § 14 Abs. 5 UStG. Sie sieht aus wie eine normale Rechnung, muss aber erkennbar machen, dass es um eine Zahlung vor der Leistung geht. Schreib „Anzahlungsrechnung" oder „Abschlagsrechnung" drauf und benenne das Projekt, auf das sie sich bezieht. Sie bekommt eine eigene, fortlaufende Nummer. Eine eigene Anleitung samt Muster, Beispielen für Webdesign und Handwerk und Textbausteinen steht im Beitrag Anzahlungsrechnung: Muster und Vorlage.
Schlussrechnung: alles zusammenführen
Die Schlussrechnung stellt das gesamte Projekt dar, führt die bereits berechneten Anzahlungen mit ihren Steuerbeträgen auf und zieht sie ab. Versteuert wird nur der Rest. Das verlangt § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG ausdrücklich: Die vor der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer sind in der Endrechnung abzusetzen.
Wer das vergisst und die Schlussrechnung einfach über den vollen Betrag mit voller Steuer schreibt, weist die Steuer auf die Anzahlung ein zweites Mal aus. Diese zu hoch ausgewiesene Steuer schuldest du nach § 14c UStG, bis du die Rechnung berichtigt hast. Und der Kunde darf sie nicht als Vorsteuer ziehen.
Beispiel: Website-Projekt mit 40 Prozent Anzahlung
Ein Webdesigner, regelbesteuert, baut für eine Zahnarztpraxis eine neue Website. Vereinbart sind 6.000 € netto, 40 Prozent bei Auftragserteilung, der Rest nach Abnahme.
Die Anzahlungsrechnung im März:
Anzahlungsrechnung Nr. RE-2026-0031
Rechnungsdatum: 04.03.2026
Projekt: Neue Website zahnarzt-musterstadt.de (Angebot AN-2026-0012)
Anzahlung 40 % auf den vereinbarten Auftragswert
von 6.000,00 € netto
Anzahlung netto: 2.400,00 €
zzgl. 19 % USt: 456,00 €
Zahlbetrag: 2.856,00 €
Die Leistung wird nach Fertigstellung mit einer
Schlussrechnung abgerechnet. Zahlbar bis 18.03.2026.
Die Schlussrechnung im Mai, nach der Abnahme:
Schlussrechnung Nr. RE-2026-0058
Rechnungsdatum: 22.05.2026
Leistungszeitraum: 04.03.2026 bis 20.05.2026
Projekt: Neue Website zahnarzt-musterstadt.de
Konzeption und Design 1.800,00 €
Umsetzung, 6 Seiten, responsive 3.200,00 €
Einrichtung Hosting, Kontaktformular 1.000,00 €
Gesamtleistung netto: 6.000,00 €
zzgl. 19 % USt: 1.140,00 €
Gesamtbetrag brutto: 7.140,00 €
abzüglich Anzahlung RE-2026-0031 vom 04.03.2026
netto -2.400,00 €
darin enthaltene USt 19 % -456,00 €
Restbetrag netto: 3.600,00 €
zzgl. 19 % USt: 684,00 €
Zahlbetrag: 4.284,00 €
Zwei Dinge sind hier entscheidend. Die Anzahlung wird mit Rechnungsnummer und Datum genannt, damit das Finanzamt bei beiden Seiten den Bezug herstellen kann. Und die Steuer wird zweimal getrennt gezeigt: die auf die Gesamtleistung, die auf die Anzahlung, und die Differenz. Nur die 684 € landen in der Voranmeldung für Mai, die 456 € waren schon im März dran.
Kleinunternehmer: dieselben Rechnungen, ohne Steuer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG änderst du an der Logik nichts, nur an den Beträgen. Auf jede dieser Rechnungen gehört der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet", auf die Anzahlungsrechnung genauso wie auf die Schlussrechnung. Steuersatz und Steuerbetrag entfallen, es gibt keine Voranmeldung, und die Frage, wann die Steuer entsteht, stellt sich nicht.
Die Schlussrechnung sieht dann so aus: Gesamtleistung 6.000 €, abzüglich Anzahlung 2.400 €, Restbetrag 3.600 €. Der Bezug auf die Anzahlungsrechnung bleibt trotzdem Pflicht, sonst ist für den Kunden und für dich selbst nicht nachvollziehbar, was schon bezahlt wurde. Und ein Hinweis, der teuer werden kann: Weist du als Kleinunternehmer aus Gewohnheit doch Umsatzsteuer aus, schuldest du sie nach § 14c UStG, ohne sie je bekommen zu haben.
Muster: Abschlagsrechnung
Bei längeren Projekten vereinbarst du einen Zahlungsplan, zum Beispiel einen Abschlag zum Start und einen weiteren nach einem Meilenstein. Bei Werkverträgen gibt dir § 632a BGB das Recht, Abschläge für bereits erbrachte, vertragsgemäße Leistungen zu verlangen. Bei anderen Verträgen vereinbarst du den Plan im Angebot. Umsatzsteuerlich behandelst du Abschläge für noch nicht abgenommene Leistungen wie Anzahlungen: Die Steuer entsteht mit dem Zahlungseingang.
Das Beispiel: Ein Entwickler baut für 12.000 € netto eine Buchungs-App. Vereinbart sind drei Zahlungen: 30 % zum Start, 35 % nach dem Prototyp, der Rest nach Abnahme. Der zweite Abschlag sieht so aus:
Abschlagsrechnung Nr. RE-2027-0014
Rechnungsdatum: 17.05.2027
Bezug: Angebot AN-2027-0006, Buchungs-App für Studio Beispiel
Leistungsstand: Meilenstein 2 „Klickbarer Prototyp“ abgeschlossen
Abschlag 35 % laut Zahlungsplan (Auftragswert 12.000,00 € netto)
Abschlag netto: 4.200,00 €
zzgl. 19 % USt: 798,00 €
Zahlbetrag: 4.998,00 €
Der Abschlag wird in der Schlussrechnung verrechnet.
Zahlbar bis 31.05.2027.
Wichtig ist der Leistungsstand: Er sagt dem Kunden, wofür er zahlt, und gibt dir bei Rückfragen eine Grundlage. Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten wie bei jeder Rechnung, die Checkliste steht im Beitrag Pflichtangaben Rechnung.
Muster: Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen
Die Schlussrechnung zeigt zuerst die gesamte Leistung, dann jeden Abschlag mit Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und enthaltener Steuer, und zum Schluss den Restbetrag. So sieht sie für den Entwickler aus, regelbesteuert mit 19 %:
Schlussrechnung Nr. RE-2027-0022
Rechnungsdatum: 28.06.2027
Leistungszeitraum: 11.01.2027 bis 25.06.2027
Bezug: Angebot AN-2027-0006, Buchungs-App für Studio Beispiel
Konzeption und Prototyp 3.500,00 €
Entwicklung App und Verwaltungsbereich 7.000,00 €
Test, Veröffentlichung, Einweisung 1.500,00 €
Gesamtleistung netto: 12.000,00 €
zzgl. 19 % USt: 2.280,00 €
Gesamtbetrag brutto: 14.280,00 €
abzüglich geleisteter Abschlagszahlungen:
RE-2027-0003 vom 11.01.2027
netto -3.600,00 €
darin enthaltene USt 19 % -684,00 €
RE-2027-0014 vom 17.05.2027
netto -4.200,00 €
darin enthaltene USt 19 % -798,00 €
Summe Abschläge netto -7.800,00 €
Summe darin enthaltene USt -1.482,00 €
(bezahlt: 9.282,00 €)
Restbetrag netto: 4.200,00 €
zzgl. 19 % USt: 798,00 €
Zahlbetrag: 4.998,00 €
Die Probe: Gesamtbetrag 14.280 € minus 9.282 € bezahlte Abschläge ergibt den Zahlbetrag 4.998 €. Bei monatlicher Voranmeldung und Zahlung im Rechnungsmonat entsteht die Steuer mit 684 € im Januar, 798 € im Mai und den restlichen 798 € im Monat der Schlusszahlung (hier Juni).
Variante für Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer fallen Steuersatz, Steuerbetrag und die Zeilen zur enthaltenen Steuer weg. Der Rest bleibt gleich:
Schlussrechnung Nr. 2027-0022
Gesamtleistung: 12.000,00 €
abzüglich geleisteter Abschlagszahlungen:
Abschlagsrechnung 2027-0003 vom 11.01.2027 -3.600,00 €
Abschlagsrechnung 2027-0014 vom 17.05.2027 -4.200,00 €
Zahlbetrag: 4.200,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Formulierungen für Abschlags- und Schlussrechnung
Text für die Abschlagsrechnung
Abschlagsrechnung Nr. 2 gemäß Zahlungsplan in Angebot AN-2027-0006
(35 % des Auftragswerts). Leistungsstand: Meilenstein 2 abgeschlossen.
Der Abschlag wird in der Schlussrechnung verrechnet.
Text für die Schlussrechnung
Abzüglich geleisteter Abschlagszahlungen gemäß Abschlagsrechnungen
RE-2027-0003 vom 11.01.2027 und RE-2027-0014 vom 17.05.2027
(netto 7.800,00 €, darin enthaltene Umsatzsteuer 1.482,00 €).
Mit dieser Rechnung ist der Auftrag vollständig abgerechnet.
E-Mail zur Schlussrechnung
Betreff: Schlussrechnung RE-2027-0022 zur Buchungs-App
Hallo Frau Beispiel,
nach der Abnahme am 25.06. sende ich Ihnen die Schlussrechnung im
Anhang. Die beiden bereits bezahlten Abschläge sind darin
abgezogen, offen sind noch 4.998,00 € brutto bis zum 12.07.2027.
Bei Fragen zur Abrechnung melden Sie sich gern.
Viele Grüße
[Name]
Sonderfall Bauleistungen: § 13b UStG
Erbringst du Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, etwa als Trockenbauer für einen Generalunternehmer, verlagert § 13b UStG die Steuerschuld auf den Empfänger. Du schreibst dann Anzahlungs- und Schlussrechnung ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", und der Auftraggeber führt die Steuer selbst ab. Das gilt für Anzahlungen genauso wie für die Schlussrechnung.
Das ist ein Spezialfall für die Baubranche. Wenn du Texterin, Coach oder Entwickler bist und eine Anzahlung von einem Geschäftskunden bekommst, gilt für dich der normale Weg von oben. § 13b taucht in deinem Alltag nicht auf.
Für Bauverträge nach VOB/B mit prüffähiger Abrechnung, Aufmaß und Sicherheitseinbehalt gelten eigene Regeln. Die findest du im Beitrag Abschlagsrechnung nach VOB.
Was in der Praxis schiefgeht
- Die Schlussrechnung zeigt den vollen Betrag mit voller Steuer, ohne die Anzahlung abzusetzen. Folge: doppelt ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG, der Kunde reklamiert die Rechnung, die Zahlung verzögert sich.
- Die Anzahlungsrechnung wird nicht als solche bezeichnet. Der Kunde bucht sie als vollständige Leistung, und die Schlussrechnung wirkt wie eine Doppelberechnung.
- Anzahlung und Schlussrechnung tragen dieselbe Rechnungsnummer mit Zusatz „a" und „b". Das verletzt die Anforderung an fortlaufende Nummern. Jede Rechnung braucht ihre eigene.
- Regelbesteuerte melden die Steuer auf die Anzahlung erst mit der Schlussrechnung an. Sie ist aber im Monat des Zahlungseingangs fällig.
- Eine Teilrechnung für eine noch nicht fertige Etappe. Wenn der Abschnitt nicht abgeschlossen ist, ist es eine Anzahlung und muss auch so heißen.
Schlussrechnung als Excel oder mit Programm?
Beides geht. Für die Schlussrechnung brauchst du keine Spezialsoftware, eine Rechnungsvorlage in Excel mit Formeln reicht für ein einzelnes Projekt. Dabei gibt es drei Stolpersteine. Jede Rechnung braucht eine fortlaufende Nummer, die du selbst fortschreibst. Die Abschläge musst du von Hand mit Nummer, Datum, Netto und Steuer eintragen und die Summen selbst prüfen. Und Rechnungen müssen nach den GoBD unveränderbar aufbewahrt werden. Eine Excel-Datei lässt sich nachträglich ändern. Deshalb speicherst du die fertige Rechnung als PDF und archivierst sie so, dass sie nicht unbemerkt geändert werden kann.
Dazu kommt der Fahrplan zur E-Rechnung (§ 27 Abs. 38 UStG). Unter Unternehmern darfst du noch bis Ende 2026 Papier oder mit Zustimmung des Kunden ein PDF schicken. 2027 gilt das nur, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug, ab 2028 braucht jede Rechnung an einen Unternehmer das E-Rechnungsformat. Eine Excel-Datei oder ein einfaches PDF ist dann keine E-Rechnung. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen (§ 34a UStDV). Mehr dazu in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht.
Mit mehreren Projekten parallel wird die Handarbeit fehleranfällig. Dann lohnt sich ein Programm, das Nummern vergibt, Rechnungen pro Kunde sammelt und archiviert.
Etappen abrechnen ohne Zettelwirtschaft
Der Ablauf ist immer derselbe: Angebot, eine oder mehrere Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen, Schlussrechnung mit Abzug. Was in Word schiefgeht, ist die Buchhaltung dahinter. Welche Anzahlung gehört zu welchem Projekt, was ist bezahlt, was steht noch offen?
In SimplyBills wandelst du ein angenommenes Angebot direkt in eine Rechnung um, jede Rechnung bekommt automatisch die nächste fortlaufende Nummer, und in der Rechnungsliste filterst du nach Kunde und Status und siehst, was bezahlt und was offen ist. Als Kleinunternehmer stellst du das einmal in den Firmendaten ein, danach steht der § 19-Hinweis auf jeder Rechnung, auch auf Anzahlungs- und Schlussrechnung. Der Einstieg ist kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen im Monat, inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Pro (9 €/Monat, 7 € bei jährlicher Zahlung) bringt unbegrenzte Angebote, GoBD-Archiv, Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen für Retainer mit, Max (29 €/Monat, 24 € jährlich) legt DATEV-Export und KI-Assistent drauf.
FAQ zu Abschlags- und Schlussrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
Eine Teilrechnung rechnet einen fertigen, abgrenzbaren Abschnitt ab und ist eine abgeschlossene Rechnung. Eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung fordert Geld für eine Leistung, die noch nicht fertig ist, und wird später in der Schlussrechnung abgezogen.
Wann muss ich die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung abführen?
Mit dem Zahlungseingang, nicht mit der Fertigstellung. Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG entsteht die Steuer in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Anzahlung auf deinem Konto eingeht.
Wie ziehe ich die Anzahlung in der Schlussrechnung ab?
Die Schlussrechnung zeigt die Gesamtleistung mit Steuer, darunter die Anzahlung mit Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und enthaltener Steuer als Abzug, und dann den Restbetrag mit Steuer. Nur die Steuer auf den Rest wird erneut angemeldet.
Was passiert, wenn ich die Anzahlung in der Schlussrechnung vergesse?
Dann ist die Steuer auf die Anzahlung doppelt ausgewiesen. Den zu hohen Betrag schuldest du nach § 14c UStG, bis du die Schlussrechnung berichtigst. Der Kunde darf den überhöhten Betrag nicht als Vorsteuer ziehen.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Anzahlungsrechnung?
Ja, wenn du Geld vor der Leistung bekommst, schreibst du dafür eine Anzahlungsrechnung mit § 19-Hinweis und ohne Steuer. Die Schlussrechnung führt die Anzahlung auf und zieht sie ab. Die Umsatzsteuer-Fragen stellen sich für dich nicht.
Gilt § 13b UStG auch für Anzahlungen?
Ja. Bei Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen, geht die Steuerschuld auch für Anzahlungen auf den Empfänger über. Du schreibst die Anzahlungsrechnung ohne Steuer und mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Wie sieht eine Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen aus?
Sie führt die gesamte Leistung mit Umsatzsteuer auf, zieht darunter jede Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum, Nettobetrag und enthaltener Steuer ab und weist am Ende den Restbetrag mit der darauf entfallenden Steuer aus. Ein Muster steht oben im Beitrag.
Muss die Schlussrechnung alle Abschläge einzeln aufführen?
Das Gesetz verlangt, dass die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Der sichere und für den Kunden prüfbare Weg ist, jeden Abschlag mit Rechnungsnummer und Datum einzeln aufzuführen, bei unterschiedlichen Steuersätzen getrennt.
Kann ich eine Schlussrechnung in Excel schreiben?
Ja. Du musst fortlaufende Nummern selbst vergeben, die Abschläge und Summen sorgfältig eintragen und die fertige Rechnung so archivieren, dass sie nicht unbemerkt geändert werden kann, etwa als PDF. Unter Unternehmern sind Papier und PDF mit Zustimmung des Kunden noch bis Ende 2026 erlaubt, 2027 bis 800.000 € Vorjahresumsatz, danach braucht es eine E-Rechnung (§ 27 Abs. 38 UStG).
Fazit
Teilrechnung für Fertiges, Anzahlungsrechnung für Geld vorab, Schlussrechnung mit Abzug am Ende. Regelbesteuerte führen die Steuer auf die Anzahlung im Monat des Zahlungseingangs ab und versteuern in der Schlussrechnung nur den Rest. Kleinunternehmer schreiben dieselben Rechnungen ohne Steuer und mit § 19-Hinweis. Wer die Anzahlung in der Schlussrechnung sauber absetzt, hat mit keinem Finanzamt und keinem Kunden Ärger.
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