Du darfst Fahrtkosten in Rechnung stellen, und zwar in der Höhe, die du mit dem Kunden vereinbarst. Einen gesetzlichen Kilometersatz für die Weiterberechnung gibt es nicht. Bist du regelbesteuert, kommt Umsatzsteuer auf den Fahrtkostenbetrag, denn Fahrtkosten gehören zum Entgelt für deine Leistung. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen auch auf Fahrtkosten keine Umsatzsteuer aus.
Hier geht es um zwei Dinge, die ständig durcheinandergehen: Fahrtkosten, die du dem Kunden berechnest, und Fahrtkosten, die du beim Finanzamt als Betriebsausgabe ansetzt. Dazu kommen ein Rechenbeispiel, vier Rechnungsmuster und Textbausteine für Angebot, Rechnung und AGB.
Zwei Dinge, die nicht dasselbe sind
Beim Thema Kilometerpauschale kursieren zwei verschiedene Zahlen, die oft verwechselt werden:
- Fahrtkosten an den Kunden weiterberechnen: Das ist dein Preis. Du legst ihn selbst fest, etwa 0,50 € pro Kilometer, 35 € Anfahrtspauschale oder eine Pauschale pro Einsatz. Er steht in Angebot und Rechnung und ist für dich Betriebseinnahme.
- Eigene Fahrtkosten als Betriebsausgabe absetzen: Das ist dein Kostenabzug in der Steuererklärung. Hier gelten steuerliche Regeln und Pauschalen, zum Beispiel 0,30 € je Kilometer für betriebliche Fahrten mit dem privaten Pkw.
Beide Seiten laufen unabhängig voneinander. Berechnest du dem Kunden 0,50 € je Kilometer und setzt selbst 0,30 € je Kilometer als Betriebsausgabe an, versteuerst du die Einnahme von 0,50 € und ziehst die Ausgabe von 0,30 € ab. Das ist in Ordnung: Die Weiterberechnung mindert deine abzugsfähigen Kosten nicht.
Wie viel Fahrtkosten pro Kilometer darfst du berechnen?
So viel, wie du mit dem Kunden vereinbarst. Weder das Umsatzsteuergesetz noch das Einkommensteuergesetz schreiben dir einen Höchst- oder Mindestsatz für die Weiterberechnung vor. Die oft genannten 0,30 € sind der steuerliche Pauschbetrag für deinen Kostenabzug, kein Preis, den du gegenüber dem Kunden einhalten musst.
Drei Modelle sind gängig:
- Kilometersatz: Anzahl der gefahrenen Kilometer mal vereinbarter Satz, meist ab Firmensitz. Transparent, aber bei kurzen Wegen kaum der Rede wert.
- Anfahrtspauschale: Ein fester Betrag pro Einsatz oder pro Zone. Einfach zu erklären und schnell zu rechnen, gerade im Handwerk.
- Einrechnung in den Stundensatz: Die Fahrt ist im Preis enthalten und wird nicht gesondert ausgewiesen. Das passt bei vielen kleinen Einsätzen in nahem Umkreis.
Der Kunde muss die Regel nur vorher kennen. Steht sie im Angebot oder in den AGB, gibt es auf der Rechnung keine Überraschungen. Gegenüber Privatkunden musst du Preise außerdem als Endpreis inklusive Umsatzsteuer angeben (Preisangabenverordnung), gegenüber Unternehmern ist „zuzüglich Umsatzsteuer“ üblich.
Kilometergeld mit oder ohne Mehrwertsteuer?
Mit Mehrwertsteuer, wenn du regelbesteuert bist. Weiterberechnete Fahrtkosten sind Teil des Entgelts für deine Leistung. Sie gelten umsatzsteuerlich als unselbständige Nebenleistung und teilen das Schicksal der Hauptleistung (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE). Daraus folgt:
- Es gilt derselbe Steuersatz wie für deine Hauptleistung, meist 19 %. Hast du eine Leistung mit 7 %, gilt 7 % auch für die dazugehörigen Fahrtkosten.
- Der Kilometersatz ist entweder netto vereinbart (dann kommt die Umsatzsteuer oben drauf) oder brutto (dann steckt sie schon drin). Bei Geschäftskunden ist netto üblich, bei Privatkunden brutto.
- Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du auf Fahrtkosten wie auf alles andere keine Umsatzsteuer aus und gibst den Hinweis nach § 19 UStG auf der Rechnung an.
Die Umsatzsteuer lässt sich mit dem Mehrwertsteuer-Rechner schnell zwischen netto und brutto umrechnen. Wie du als Selbstständiger grundsätzlich mit der Umsatzsteuer umgehst, steht in Freiberufler und Umsatzsteuer.
Sind Fahrtkosten ein durchlaufender Posten?
In der Regel nein. Ein durchlaufender Posten liegt nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG nur vor, wenn du Beträge im Namen und für Rechnung des Kunden vereinnahmst und verausgabst, du also bloß als Mittelsperson im Zahlungsverkehr auftrittst (Abschn. 10.4 UStAE). Typisch sind Gebühren, die der Kunde selbst schuldet und die du nur für ihn bezahlst.
Deine eigenen Fahrtkosten sind etwas anderes. Du fährst mit deinem Fahrzeug, bezahlst Sprit und Bahnticket in deinem Namen und gibst die Kosten an den Kunden weiter. Das ist Teil deiner Leistung, deshalb fällt darauf Umsatzsteuer an. Das gilt auch für weiterberechnete Bahntickets und Hotelübernachtungen, bei denen du selbst der Vertragspartner bist.
Eine Ausnahme gibt es: Bucht und bezahlt der Kunde das Hotel oder die Fahrkarte selbst direkt beim Anbieter, bleibt es sein Kostenpunkt und taucht gar nicht auf deiner Rechnung auf. Dann hast du aber auch keinen Vorsteuerabzug aus diesen Kosten.
Kalkulation: Was kostet dich ein Kilometer wirklich?
Die steuerliche Pauschale von 0,30 € sagt wenig darüber, was die Fahrt dich tatsächlich kostet. Wer mit dem Transporter unterwegs ist und nur 0,30 € je Kilometer berechnet, legt vermutlich drauf. Rechne einmal mit deinen eigenen Zahlen. Die Werte im Beispiel sind angenommen, setze deine Rechnungen und Belege ein:
Jahresfahrleistung (betrieblich): 15.000 km
Variable Kosten je Kilometer
Kraftstoff (7,5 l/100 km x 1,75 €/l) rund 0,13 €
Wartung, Reifen, Verschleiß 0,08 €
Summe variabel 0,21 €
Feste Kosten im Jahr
Versicherung 900 €
Kfz-Steuer 150 €
Wertverlust 3.000 €
HU und Sonstiges 150 €
Summe fix 4.200 €
Fixkosten je Kilometer (4.200 € / 15.000 km) 0,28 €
Kosten je Kilometer insgesamt 0,49 €
Ein Kilometer kostet hier knapp 0,50 €, nicht 0,30 €. Mit 0,50 € je Kilometer deckst du also nur das Fahrzeug, deine Arbeitszeit auf dem Weg ist darin nicht enthalten. Berechnest du Fahrtzeit nicht gesondert, gehört sie in den Stundensatz. Wie das geht, zeigt der Ratgeber zum Stundensatz und der Stundensatz-Rechner.
Anfahrtspauschale, km-Satz oder im Stundensatz
Welches Modell passt, hängt von deinen Einsätzen ab:
- Viele kurze Einsätze im Umkreis (Handwerker, Hausmeister, Monteure): Anfahrtspauschale oder Zonenmodell, etwa 25 € bis 35 € je Einsatz.
- Wenige, weite Fahrten (Berater, Gutachter, Trainer): km-Satz ab Firmensitz plus gegebenenfalls Fahrtzeit.
- Fester Einzugsbereich ohne große Schwankung: in den Stundensatz einrechnen und nichts gesondert ausweisen.
Eine feste Regel gibt es nicht. Wichtig ist, dass du deine echten Kosten kennst.
Muster: Fahrtkosten auf der Rechnung ausweisen
Jede Position sollte nachvollziehbar sein: was berechnet wird, wie viele Einheiten, zu welchem Satz. Die Muster zeigen nur den Positionsteil, die übrigen Pflichtangaben stehen in der Checkliste Pflichtangaben.
Muster 1: Fahrtkosten mit Kilometersatz (19 % USt)
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Netto
1 Wartung Heizungsanlage 3 Std. 65,00 € 195,00 €
2 Fahrtkosten, Hin- und Rückfahrt 84 km 0,50 € 42,00 €
Summe netto 237,00 €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer 45,03 €
Rechnungsbetrag 282,03 €
Die Umsatzsteuer berechnest du auf die Summe aus Leistung und Fahrtkosten, als Steuersatz gilt der der Hauptleistung. Auf die Fahrtkosten allein entfallen 7,98 € (19 % von 42,00 €), der Bruttobetrag der Fahrtkosten liegt bei 49,98 €.
Muster 2: Anfahrtspauschale
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Netto
1 Austausch Wasserhahn, Arbeitszeit 1,5 Std. 65,00 € 97,50 €
2 Anfahrtspauschale (Zone 1) 1 35,00 € 35,00 €
Summe netto 132,50 €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer 25,18 €
Rechnungsbetrag 157,68 €
Muster 3: Kleinunternehmer
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Betrag
1 Fotoshooting, Vor-Ort-Termin 1 280,00 € 280,00 €
2 Fahrtkosten, Hin- und Rückfahrt 60 km 0,50 € 30,00 €
Rechnungsbetrag 310,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Als Kleinunternehmer rechnest du Fahrtkosten genauso wie jede andere Position, nur ohne Umsatzsteuer. Einen Vorsteuerabzug aus eingekauften Bahntickets oder Hotelrechnungen hast du als Kleinunternehmer nicht (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 in Verbindung mit § 19 Abs. 1 UStG), die Kosten gibst du also brutto weiter. Was bei der Rechnung sonst zu beachten ist, steht in der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.
Muster 4: Freiberufler mit Reisekosten (Bahn und Hotel)
Ein Freiberufler berät einen Kunden an einem anderen Ort und reist mit der Bahn an. Er weist seine Auslagen netto aus und stellt sie mit seinem eigenen Steuersatz in Rechnung, hier 19 %. Auch wenn Bahnticket und Hotel in seiner Eingangsrechnung nur 7 % Umsatzsteuer enthalten, gilt für die Weiterberechnung der Satz der Hauptleistung (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE).
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Netto
1 Beratung vor Ort 6 Std. 90,00 € 540,00 €
2 Reisekosten Bahn (Beleg anbei) 1 100,00 € 100,00 €
3 Reisekosten Hotel (Beleg anbei) 1 100,00 € 100,00 €
Summe netto 740,00 €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer 140,60 €
Rechnungsbetrag 880,60 €
Zur Einordnung die Eingangsbelege: Bahnticket (Fernverkehr, § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG) und Hotelübernachtung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) haben in diesem Beispiel je 107,00 € gekostet, also 100,00 € netto plus 7 % Umsatzsteuer. Der Freiberufler zieht daraus 14,00 € Vorsteuer. Auf die Weiterberechnung der 200,00 € führt er 38,00 € Umsatzsteuer (19 %) ab. Rechnest du Reisekosten pauschal statt nach Beleg ab, vereinbare das vorab mit dem Kunden.
Formulierungen für Angebot, Rechnung und AGB
Wenn die Regel schriftlich feststeht, gibt es später weniger Diskussion. Diese Bausteine kannst du übernehmen und anpassen.
Im Angebot
- „Fahrtkosten werden mit 0,50 € je gefahrenem Kilometer ab Firmensitz (Hin- und Rückfahrt) zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer berechnet.“
- „Für Einsätze bis 25 km Entfernung berechnen wir eine Anfahrtspauschale von 35,00 € netto.“
- „Die Anfahrt ist im Stundensatz enthalten und wird nicht gesondert berechnet.“
Auf der Rechnung
- „Fahrtkosten gemäß Angebot vom 12.12.2026: 84 km x 0,50 €“
- „Reisekosten laut beigefügten Belegen (netto)“
- Kleinunternehmer: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
In den AGB
- „Fahrt- und Reisekosten sind nicht im Leistungspreis enthalten und werden gesondert nach Aufwand abgerechnet. Für Fahrten mit dem Pkw gilt ein Satz von 0,50 € je Kilometer, für öffentliche Verkehrsmittel und Übernachtungen die tatsächlichen Kosten gegen Beleg. Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.“
Wie ein vollständiges Angebot aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Angebot schreiben. Handwerker finden zusätzlich ein Muster in der Handwerkerrechnung mit Pflichtangaben.
Eigene Fahrtkosten als Betriebsausgabe absetzen
Jetzt zur anderen Seite: dem Steuerabzug. Wie du Fahrten absetzt, hängt davon ab, ob das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört.
Kfz im Betriebsvermögen
Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, setzt du die tatsächlichen Kosten an: Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Reparaturen, Abschreibung. Wird das Auto zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, versteuerst du den Privatanteil pauschal mit der 1-%-Regelung oder per Fahrtenbuch (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG). Sonst wird der Privatanteil geschätzt. Das Fahrtenbuch verlangt lückenlose Aufzeichnungen, eine Fahrtenbuch-Vorlage hilft beim Start.
Privat-Pkw für betriebliche Fahrten
Fährst du betrieblich mit dem privaten Pkw, kannst du entweder die tatsächlichen Kosten anteilig nachweisen oder pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen. Die Finanzverwaltung wendet dafür die Reisekostengrundsätze des Lohnsteuerrechts entsprechend an (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, R 4.12 EStR). Das gilt, solange du das Auto höchstens zur Hälfte betrieblich nutzt. Darüber gehört es zum Betriebsvermögen. Halte für jede Fahrt Datum, Ziel, Zweck und gefahrene Kilometer fest. Für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorräder gelten 0,20 € je Kilometer.
Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
Der Weg zur ersten Betriebsstätte ist keine Geschäftsreise. Hier ist der Abzug auf die Entfernungspauschale begrenzt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Seit dem 1. Januar 2026 gilt sie nach dem Steueränderungsgesetz 2025 einheitlich mit 0,38 € je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer. Bis 2025 waren es 0,30 € bis zum 20. Kilometer und 0,38 € ab dem 21. Kilometer. Gerechnet wird mit der einfachen Strecke, nicht mit Hin- und Rückfahrt. Beim Betriebsfahrzeug werden stattdessen die Kosten um einen pauschalen Unterschiedsbetrag gekürzt. Wer sein Büro im eigenen Haus hat und von dort direkt zum Kunden fährt, hat diese Fahrten gar nicht.
Weitere abzugsfähige Kosten bei Auswärtsterminen sind Parkgebühren, Maut, Bahntickets, Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwand. Für Letzteren gelten Pauschalen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG in Verbindung mit § 9 Abs. 4a EStG, derzeit 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 € für volle 24 Stunden.
Typische Fehler
- Umsatzsteuer vergessen: Der Kilometersatz im Angebot ist „netto“, auf der Rechnung fehlt aber die Steuer auf die Fahrtposition. Die 19 % auf den Fahrtkostenbetrag zahlst du dann aus eigener Tasche.
- Fahrtkosten als durchlaufenden Posten behandeln: Du schreibst sie ohne Umsatzsteuer auf, obwohl du sie im eigenen Namen bezahlt hast. Das Finanzamt kann die Steuer bei einer Prüfung nachfordern.
- 0,30 € als Verkaufspreis nehmen: Das deckt die tatsächlichen Kosten oft nicht. Rechne selbst nach.
- Nachweise fehlen: Ohne Fahrtenbuch oder Fahrtenliste mit Datum, Ziel und Zweck kann der Abzug bei der Prüfung scheitern.
- Weiterberechnung gegen die eigenen Kosten aufrechnen: Die weiterberechneten Fahrtkosten sind Einnahmen. Deine eigenen Kosten bleiben Ausgaben. Beides gehört einzeln in die Buchhaltung.
Mit SimplyBills legst du Fahrtkosten als Position mit Menge und Preis an, die Umsatzsteuer rechnet das Tool automatisch, und für Kleinunternehmer ist der § 19-Hinweis hinterlegt. Im Pro-Plan speicherst du Positionen wie deine Anfahrtspauschale als Artikelvorlage. Du startest kostenlos mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat. Brauchst du mehr, kostet Pro 9 Euro im Monat (7 Euro bei jährlicher Zahlung), Max 29 Euro im Monat (24 Euro jährlich).
FAQ: Fahrtkosten in Rechnung stellen
Wie viel Fahrtkosten pro km darf ich in Rechnung stellen?
So viel, wie du mit dem Kunden vereinbarst. Es gibt keinen gesetzlichen Kilometersatz für die Weiterberechnung. Die 0,30 € je Kilometer sind der steuerliche Pauschbetrag für deinen eigenen Kostenabzug, kein Preislimit. Kalkuliere mit deinen tatsächlichen Kosten und nenne den Satz vorab im Angebot oder in den AGB.
Kilometergeld mit oder ohne Mehrwertsteuer?
Mit Mehrwertsteuer, wenn du regelbesteuert bist. Weiterberechnete Fahrtkosten sind Teil deines Entgelts und teilen als Nebenleistung den Steuersatz der Hauptleistung (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE), meist 19 %. Ist der Kilometersatz netto vereinbart, kommt die Umsatzsteuer oben drauf. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus.
Sind Fahrtkosten ein durchlaufender Posten?
In der Regel nicht. Durchlaufende Posten liegen nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG nur vor, wenn du Beträge im Namen und für Rechnung des Kunden vereinnahmst und verausgabst. Eigene Fahrtkosten, Bahntickets und Hotelübernachtungen, die du im eigenen Namen bezahlst, sind Teil deiner Leistung und unterliegen der Umsatzsteuer.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf Fahrtkosten ausweisen?
Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du auch auf Fahrtkosten keine Umsatzsteuer aus. Du schreibst die Fahrtkosten als normale Position auf die Rechnung und ergänzt den Hinweis, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Wie weise ich Fahrtkosten auf der Rechnung aus?
Als eigene Position mit Bezeichnung, Menge und Einzelpreis, zum Beispiel „Fahrtkosten, 84 km x 0,50 € = 42,00 €“, bei Regelbesteuerung zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Alternativ nennst du eine Anfahrtspauschale als feste Position. Bei Reisekosten wie Bahn oder Hotel hängst du die Belege an und weist sie netto aus.
Was kann ich als Freiberufler für Fahrten absetzen?
Bei betrieblichen Fahrten mit dem Privat-Pkw pauschal 0,30 € je Kilometer oder die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten, bei einem Betriebsfahrzeug die tatsächlichen Kosten. Dazu kommen Bahntickets, Parkgebühren, Übernachtungen und Verpflegungspauschalen. Der Weg zur ersten Betriebsstätte ist nur mit der Entfernungspauschale abziehbar, seit 2026 mit 0,38 € je Entfernungskilometer (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG).
Fazit
Den Preis für die Fahrt bestimmst du selbst, am besten aus deinen echten Kosten. Als Regelbesteuerter schlägst du Umsatzsteuer auf, als Kleinunternehmer nicht. Die Pauschalen von 0,30 € und 0,38 € gelten nur für deinen Kostenabzug, nicht für den Preis gegenüber dem Kunden.
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