Was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten muss
Nutzt du einen Geschäftswagen auch privat, kannst du die private Nutzung (Nutzungsentnahme) nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG statt pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises je Monat auch über die Fahrtenbuchmethode ansetzen: Du weist die tatsächlichen Kosten der Privatfahrten nach, belegt durch ein Fahrtenbuch und die Kostenbelege für das Fahrzeug. Was in eine Zeile gehört, richtet sich nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR und dem BMF-Schreiben zur Kfz-Nutzung vom 03.03.2022:
- Dienstliche Fahrten: Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel (bei einem Umweg auch die Reiseroute), Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner
- Privatfahrten: nur Datum und Kilometerstand, Ziel und Zweck sind hier nicht nötig
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb: ein kurzer Vermerk reicht
Genau diese Spalten hat die Vorlage, inklusive einer Spalte „Route/Umwege“ für die Reiseroute bei einem Umweg, dazu eine Spalte für die gefahrenen Kilometer, die sich aus der Differenz der Kilometerstände ergibt.
Geschlossene Form: Warum eine offene Excel-Datei allein nicht reicht
Der Bundesfinanzhof verlangt, dass ein Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt wird und nachträgliche Änderungen entweder technisch ausgeschlossen oder zumindest erkennbar sind (BFH-Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, bestätigt durch Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23). Eine gewöhnliche Excel-Tabelle lässt sich ohne Spuren nachträglich ändern und gilt deshalb für sich allein nicht als ordnungsgemäß, ebenso wenig lose Blätter oder Zettel.
Nutz die Excel-Datei und die Druckversion aus dieser Vorlage deshalb zum Rechnen und Vorbereiten, nicht als alleinigen Nachweis. Als sicheren Nachweis führst du stattdessen ein gebundenes Fahrtenbuch aus dem Schreibwarenhandel oder eine elektronische Fahrtenbuch-App, die nachträgliche Änderungen protokolliert und offenlegt. Wichtig ist in jedem Fall: lückenlos, zeitnah und ohne unbemerkte nachträgliche Korrekturen.
So nutzt du die Vorlage
Excel-Datei
Trag Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt ein, die gefahrenen Kilometer errechnet die Tabelle automatisch. Am Ende der Spalte steht die Summe für den Zeitraum. Bei „Art“ wählst du aus einer Liste zwischen „dienstlich“, „privat“ und „Wohnung-Betriebsstätte“.
Ausfüllbare PDF und Druckversion
Beide eignen sich zum Vorbereiten und für den Überblick, nicht als alleiniger Nachweis gegenüber dem Finanzamt: die ausfüllbare PDF, wenn du die Vorlage digital ausfüllst, die Druckversion zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand. Für die geschlossene Führung selbst nutzt du ein gebundenes Fahrtenbuch oder eine App, die Änderungen protokolliert.
Die tatsächlichen Fahrzeugkosten stehen ganzjährig als Betriebsausgabe in deiner Buchhaltung, die private Nutzung aus dem Fahrtenbuch buchst du gegenläufig als Nutzungsentnahme, in der EÜR-Vorlage unter der Kategorie „Private Kfz-Nutzung“.
