Rechnung per E-Mail: Anschreiben, Muster, Formulierungen

Eine Rechnung per E-Mail zu verschicken ist erlaubt und längst Alltag. Du hängst die Rechnung als Datei an und schreibst dazu zwei, drei Sätze: Betreff mit Rechnungsnummer, kurze Anrede, Betrag und Fälligkeit, Hinweis auf den Anhang. Ein Anschreiben ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber ohne Text landet eine Rechnung schneller im Spam oder unbeachtet im Postfach.

Unten stehen zehn Musteranschreiben zum Kopieren, vom Standardtext über die Erstrechnung bis zur XRechnung an eine Behörde. Dazu kommt die Rechtslage nach § 14 UStG für 2026 bis 2028 und was in der Praxis zählt: Dateiname, Zugang, Datenschutz, Aufbewahrung.

Ist eine Rechnung per E-Mail erlaubt?

Ja. § 14 Abs. 1 UStG lässt Rechnungen auf Papier oder elektronisch zu. Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz dabei zwei Begriffe: Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD), die sich maschinell auslesen lässt. Ein normales PDF ist rechtlich eine „sonstige Rechnung“, genau wie ein Papierbeleg. Der Weg ist frei: Du kannst beides per E-Mail verschicken.

Was du verschicken darfst, hängt vom Empfänger ab:

• Privatkunden: PDF per E-Mail bleibt erlaubt, wenn der Kunde einverstanden ist. Das kann auch stillschweigend geschehen, etwa wenn er die Rechnung per Mail annimmt. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmern.
• Geschäftskunden im Inland, bis 31. Dezember 2026: Papier oder PDF, das PDF aber nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG).
• 2027: Hattest du 2026 einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro, darfst du weiter PDF mit Zustimmung senden. Liegst du darüber, ist ab 1. Januar 2027 die E-Rechnung Pflicht.
• Ab 2028: Im inländischen B2B ist die E-Rechnung der Normalfall, ein reines PDF reicht dann nicht mehr.

Ausnahmen bleiben dauerhaft bestehen: Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Fristen und Umstellung im Detail stehen im Überblick zur E-Rechnungspflicht. Für dieses Thema genügt die Faustregel: Wer ZUGFeRD ab Profil EN 16931 verschickt, schickt dem Kunden optisch ein normales PDF und erfüllt trotzdem die E-Rechnungspflicht, weil die XML-Daten im PDF eingebettet sind.

Braucht eine Rechnung per E-Mail ein Anschreiben?

Nein, vorgeschrieben ist kein Begleittext. Die Rechnung ist die Datei im Anhang, und die muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten (die Liste findest du in der Pflichtangaben-Checkliste). Trotzdem lohnt sich ein kurzer Text, aus drei Gründen: Der Empfänger erkennt sofort, worum es geht. Dein Kunde findet Betrag und Fälligkeit, ohne den Anhang zu öffnen. Und eine Mail mit Text und Absender wirkt weniger wie Phishing als ein Anhang ohne Erklärung.

Das gehört in ein gutes Rechnungsanschreiben:

1. Betreff mit Rechnungsnummer, damit die Mail später auffindbar ist.
2. Anrede mit richtigem Namen. „Sehr geehrte Damen und Herren“ nur, wenn du keinen Ansprechpartner kennst.
3. Bezug zum Auftrag in einem Satz („für die Terrassenüberdachung am 12. Dezember“).
4. Eckdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Fälligkeit. Das hilft, wenn die Buchhaltung die Mail weiterleitet.
5. Hinweis auf den Anhang und das Format (PDF, ZUGFeRD, XRechnung).
6. Dank und Gruß, kurz.
7. Signatur mit Name, Anschrift und Kontaktdaten.

Welche Angaben gehören in die Signatur?

Geschäftsbriefe müssen bei Gesellschaften bestimmte Angaben tragen: bei GmbH und UG Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführer (§ 35a GmbHG), bei eingetragenen Kaufleuten Firma, Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB). Beide Vorschriften gelten ausdrücklich „gleichviel welcher Form“, nach heute herrschender Auffassung also auch für geschäftliche E-Mails. Hast du eine GmbH, UG oder bist als e.K. eingetragen, setz diese Angaben in die Signatur. Als Freiberufler, Kleingewerbetreibender oder nicht eingetragener Einzelunternehmer greift diese Pflicht nicht. Name, Anschrift, Telefon und gegebenenfalls Steuernummer in der Signatur sind trotzdem üblich und nützlich. Im Zweifel lass dich von Steuerberater oder IHK beraten.

Betreffzeilen zum Kopieren

Der Betreff entscheidet, ob die Mail geöffnet und später wiedergefunden wird. Halte ihn kurz, mit Rechnungsnummer und ohne Großbuchstaben-Geschrei:

Rechnung Nr. RE-2026-0042
Rechnung RE-2026-0042 für Ihren Auftrag vom 12.12.2026
Ihre Rechnung Nr. RE-2026-0042 von [Firmenname]
Rechnung Nr. RE-2026-0042 (Abschlag 1 von 3)
Korrigierte Rechnung RE-2026-0043 zu RE-2026-0042
XRechnung RE-2026-0042 | Leitweg-ID 991-12345-67 | Bestellung 4500012345

10 Musteranschreiben für Rechnungen per E-Mail

Alle Texte lassen sich direkt kopieren. Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern. Die Beispielwerte (Rechnung RE-2026-0042, 1.190,00 Euro brutto aus 1.000,00 Euro netto plus 190,00 Euro Umsatzsteuer) sind frei erfunden.

1. Standard-Anschreiben in der Sie-Form

Betreff: Rechnung Nr. RE-2026-0042

Sehr geehrte Frau Muster,

vielen Dank für Ihren Auftrag. Im Anhang finden Sie die Rechnung
Nr. RE-2026-0042 vom 18.12.2026 über 1.190,00 Euro (brutto).

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 08.01.2027 auf das in der
Rechnung genannte Konto. Bei Rückfragen melde ich mich gern.

Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]
[Firma] | [Straße Nr.] | [PLZ Ort]
Telefon [Nummer] | [E-Mail]

2. Du-Form für Stammkunden

Betreff: Rechnung Nr. RE-2026-0042

Hallo Thomas,

danke für die gute Zusammenarbeit. Die Rechnung für die Arbeiten vom
Dezember hängt als PDF an (RE-2026-0042, 1.190,00 Euro, fällig bis
08.01.2027).

Melde dich gern, falls etwas unklar ist.

Viele Grüße
[Vorname]

3. Erstrechnung an Neukunden

Betreff: Ihre erste Rechnung von [Firmenname], Nr. RE-2026-0042

Sehr geehrter Herr Beispiel,

vielen Dank für das Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit.
Anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. RE-2026-0042 vom 18.12.2026 über
1.190,00 Euro. Alle Zahlungsdaten und mein Zahlungsziel (21 Tage)
stehen auf der Rechnung.

Diese Rechnung kommt als PDF per E-Mail. Sollten Sie eine andere Form
benötigen, zum Beispiel eine XRechnung für Ihre Buchhaltung, geben Sie
mir bitte kurz Bescheid.

Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]

4. „Anbei erhalten Sie die Rechnung vorab per Mail“

Betreff: Rechnung Nr. RE-2026-0042 vorab per E-Mail

Sehr geehrte Frau Muster,

anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. RE-2026-0042 vorab per E-Mail,
damit Sie die Zahlung frühzeitig einplanen können. Die Originalrechnung
folgt per Post. Eine der beiden Fassungen ist als „Kopie“
gekennzeichnet; bitte buchen Sie die Rechnung nur einmal.

Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]

Schickst du dieselbe Rechnung zweimal, kennzeichne eine Fassung eindeutig als Kopie oder Duplikat, damit sie nicht als zweite Rechnung gebucht wird. Meist brauchst du den Postversand gar nicht, ein einmaliger E-Mail-Versand reicht.

5. Abschlags- oder Anzahlungsrechnung

Betreff: Abschlagsrechnung Nr. RE-2026-0044 (1 von 3), Projekt [Name]

Sehr geehrter Herr Beispiel,

wie im Angebot vereinbart, erhalten Sie anbei die erste Abschlagsrechnung
über 3.570,00 Euro brutto (3.000,00 Euro netto zuzüglich 570,00 Euro
Umsatzsteuer). Der Betrag ist zahlbar bis zum 08.01.2027.

Die Schlussrechnung folgt nach Abschluss der Arbeiten; die geleisteten
Abschläge setze ich dort ab.

Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]

Bei einer Anzahlung gehört der Steuerbetrag in die Rechnung, wenn die Umsatzsteuer schon mit der Zahlung entsteht (§ 14 Abs. 5 UStG). Wie du die Schlussrechnung dann sauber aufbaust, steht im Beitrag zu Abschlags- und Schlussrechnung.

6. Korrigierte Rechnung mit Stornohinweis

Betreff: Korrigierte Rechnung RE-2026-0043 zu Rechnung RE-2026-0042

Sehr geehrte Frau Muster,

in meiner Rechnung Nr. RE-2026-0042 vom 18.12.2026 hat sich ein Fehler
eingeschlichen (falsche Anschrift des Leistungsempfängers). Ich bitte
das zu entschuldigen.

Die Rechnung RE-2026-0042 ist hiermit storniert, bitte verwenden Sie sie
nicht mehr. Anbei erhalten Sie die korrigierte Rechnung Nr. RE-2026-0043
über denselben Betrag von 1.190,00 Euro. Falls Sie schon gezahlt haben,
ist keine weitere Zahlung nötig.

Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]

Eine Berichtigung muss sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen (§ 14 Abs. 6 UStG in Verbindung mit § 31 Abs. 5 UStDV). Vergib dafür eine eigene Nummer und verweise auf die alte. Mehr dazu in Stornorechnung erstellen.

7. XRechnung an eine Behörde mit Leitweg-ID

Betreff: XRechnung RE-2026-0042 | Leitweg-ID 991-12345-67 | Bestellung 4500012345

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei übersende ich die XRechnung Nr. RE-2026-0042 vom 18.12.2026
(1.190,00 Euro brutto) zu Ihrer Bestellung 4500012345.

Die Leitweg-ID ist in der Datei hinterlegt. Die Rechnung ist als
XML-Datei im Format XRechnung angehängt (Dateiname:
RE-2026-0042_XRechnung.xml).

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
[Firma] | USt-IdNr. [DE...] | [Anschrift]

Viele Behörden geben vor, ob die Rechnung per E-Mail, über ein Portal oder über PEPPOL eingehen soll. Prüfe das in Auftrag oder Ausschreibung, bevor du sendest. Die Leitweg-ID gehört in das Feld „Käuferreferenz“ der XRechnung, nicht nur in den Mailtext. Details stehen in E-Rechnung an Behörden senden.

8. Englische Kurzversion

Subject: Invoice No. RE-2026-0042

Dear Ms Muster,

Thank you for your order. Please find attached invoice
No. RE-2026-0042 dated 18 December 2026 for EUR 1,190.00
(EUR 1,000.00 net plus 19% VAT).

Payment is due by 8 January 2027 to the bank account stated on the
invoice. Please let me know if you have any questions.

Kind regards
[First name Last name]
[Company] | VAT ID [DE...] | [Address]

Bei Dienstleistungen an Unternehmer im EU-Ausland schuldet in der Regel der Kunde die Steuer. Die Rechnung enthält dann keine deutsche Umsatzsteuer, aber beide USt-IdNrn. und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 UStG). Bei Warenlieferungen gelten die Regeln für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 14a Abs. 3 UStG). Die Mail oben passt für den Fall mit deutscher Umsatzsteuer, bei Reverse Charge streichst du den Steuerbetrag im Text.

9. Anschreiben an Lieferanten: „Bitte künftig E-Rechnungen senden“

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wenn du selbst zum Empfänger wirst, etwa weil du Material kaufst, kannst du Lieferanten bitten, dir strukturierte Rechnungen zu schicken:

Betreff: Bitte um Zusendung elektronischer Rechnungen (E-Rechnung)

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bitten Sie, uns Rechnungen ab sofort als E-Rechnung im Format
XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) an folgende Adresse zu
senden:

[rechnungen@meinefirma.de]

Bitte geben Sie auf der Rechnung unsere Kundennummer [Nummer] und,
falls vorhanden, die Bestellnummer an. Papierrechnungen und reine
PDF-Dateien ohne strukturierte Daten können wir künftig nur noch
eingeschränkt verarbeiten.

Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter [Telefon / E-Mail].

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
[Firma]

Das ist eine Bitte. Bis Ende 2026, bei kleineren Lieferanten bis Ende 2027, darf dein Lieferant im Inland noch Papier oder mit Zustimmung PDF schicken, und Kleinunternehmer oder Rechnungen bis 250 Euro sind dauerhaft ausgenommen. Formuliere deshalb freundlich und gib eine Mailadresse für Rechnungen an, damit nichts im allgemeinen Postfach verloren geht.

10. Bitte um Zustimmung zum PDF-Versand

Wenn du PDF-Rechnungen per E-Mail verschickst, brauchst du die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie ist formfrei und lässt sich in einer kurzen Mail einholen:

Betreff: Rechnungsversand per E-Mail als PDF

Sehr geehrter Herr Beispiel,

ich möchte Ihnen meine Rechnungen künftig als PDF per E-Mail an
[rechnung@beispiel.de] senden. Das spart Porto und geht schneller.

Sind Sie damit einverstanden? Eine kurze Antwort auf diese Mail genügt.
Wenn Sie lieber Papier oder eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
erhalten möchten, sagen Sie mir bitte Bescheid.

Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]

Hebe die Antwort auf. Sie dient als Nachweis, falls der Empfänger später behauptet, er habe der elektronischen Übermittlung nie zugestimmt.

Vorlage: Rechnung zum Anhängen

Das Anschreiben ist nur die Hülle. Die Rechnung selbst muss vollständig sein, sonst nützt auch die höflichste Mail nichts. Mit der Vorlage unten hast du alle Pflichtangaben auf einem Blatt:

Technik und Praxis beim Rechnungsversand

PDF benennen: Dateiname-Muster

Ein sprechender Dateiname hilft dir und dem Empfänger, die Datei später zu finden. Bewährt hat sich ein festes Muster aus Rechnungsnummer, Kunde oder Projekt, ohne Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen:

Rechnung_RE-2026-0042_Muster-GmbH.pdf
RE-2026-0042_Terrassenueberdachung.pdf
RE-2026-0042_XRechnung.xml

Vermeide Namen wie „Rechnung.pdf“, „Scan001.pdf“ oder „final_neu2.pdf“. Wer 40 Rechnungen im Monat bekommt, findet sonst keine mehr.

Rechnung immer als Anhang, nicht nur im Mailtext

Schreib die Rechnung nicht in den Mailtext. Fehlen dort Pflichtangaben, ist sie unvollständig, und im B2B mit E-Rechnungspflicht reicht ein Mailtext ohnehin nicht. Häng die vollständige Rechnung als Datei an, dann kann der Empfänger sie buchen und du sie sauber archivieren. Bei einer XRechnung steht alles in der XML-Datei, die Mail darf nur zusammenfassen.

Dateigröße und Anzahl der Anhänge

Eine normale Rechnung als PDF ist meist deutlich kleiner als 1 MB, ein ZUGFeRD-PDF kaum größer. Viele Mailanbieter begrenzen die Gesamtgröße einer Nachricht auf 10 bis 25 MB. Hängst du Fotos, Aufmaße oder Leistungsnachweise an, schick sie als Zip oder per Download-Link, und halte die Rechnung getrennt, damit sie nicht in einer überlangen Mail untergeht. Ein Anhang pro Rechnung ist am saubersten.

Zugang und Zugangsnachweis

Eine Mail gilt als zugegangen, sobald sie im Postfach des Empfängers eingegangen ist und er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen konnte. Beweisen muss das im Streitfall der Absender. Das ist wichtig, weil Zahlungsfristen am Zugang hängen: Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB), gegenüber Verbrauchern nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast. Eine Lesebestätigung ist kein verlässlicher Beweis, weil der Empfänger sie ablehnen kann. Als Indiz taugen die gesendete Mail mit Zeitstempel und das Ausbleiben einer Fehlermeldung. Bei hohen Beträgen lass dir den Eingang per Antwort bestätigen.

Spam vermeiden

Rechnungsmails landen eher im Spam, wenn sie ohne Text kommen, von einer unbekannten Absenderadresse stammen oder ungewöhnliche Anhänge wie Zip- oder Office-Dateien mit Makros enthalten. Schick möglichst PDF, schreib einen Text, nutze immer dieselbe Absenderadresse und achte darauf, dass dein Mailprovider die Domain sauber authentifiziert (SPF, DKIM, DMARC). Bei Erstkontakt hilft es, vorab kurz Bescheid zu geben oder die Adresse bestätigen zu lassen.

Datenschutz: TLS und sensible Daten

Eine Rechnung enthält personenbezogene Daten (Name, Anschrift, Leistung), die nach Art. 32 DSGVO angemessen geschützt werden müssen. Normale Rechnungen per E-Mail gelten bei moderner Transportverschlüsselung (TLS zwischen den Mailservern) in der Regel als vertretbar. Bei besonders schutzbedürftigen Inhalten, etwa Gesundheitsdaten oder Rechtsberatung, gelten höhere Anforderungen: Dann sind Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, ein passwortgeschützter Anhang oder ein sicherer Download-Link angebracht. Kennzeichne außerdem keine Empfänger im offenen CC, wenn du mehreren Kunden dieselbe Mail schickst.

Muss ich die E-Mail aufbewahren?

Aufbewahren musst du vor allem die Rechnung, und zwar im Originalformat. Für eine versendete E-Rechnung heißt das: die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, nicht der Ausdruck. Ein Ausdruck oder Screenshot reicht nicht aus. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Buchungsbelege beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), mehr dazu im Beitrag zur Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.

Für die E-Mail selbst gilt: Ist sie nur das Transportmittel für den Anhang, ohne eigenen rechnungsrelevanten Inhalt, genügt nach den GoBD die Aufbewahrung der Rechnungsdatei (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025, Rz. 121). Enthält der Mailtext aber geschäftliche Informationen, etwa Vereinbarungen zu Zahlungszielen, Preisen oder Leistungen, ist die Mail als Handels- oder Geschäftsbrief aufbewahrungspflichtig (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO), in der Regel sechs Jahre. Praktisch heißt das: Heb die Mail zur Sicherheit zusammen mit der Rechnung auf, das kostet nichts und hilft beim Zugangsnachweis. Wichtig ist, dass beides unveränderbar und auffindbar archiviert wird, wie im Beitrag zum GoBD-konformen Archivieren beschrieben.

Häufige Fehler beim Rechnungsversand per E-Mail

• Rechnung nur im Mailtext statt als Anhang. Pflichtangaben fehlen leicht, und im B2B mit E-Rechnungspflicht reicht ein Mailtext nicht aus.
• PDF an den falschen Empfänger. Tippfehler in der Adresse sind auch ein Datenschutzproblem. Nimm die Adresse aus dem Kundenstamm, tipp sie nicht frei ein.
• Dateiname ohne Rechnungsnummer („Rechnung.pdf“). Das erschwert Zuordnung und Archiv.
• Vergessene Fälligkeit im Text. Das Datum steht zwar in der Rechnung, aber ein Satz in der Mail spart Rückfragen.
• Rechnung doppelt verschickt (Mail und Post) ohne Hinweis auf „Kopie“. Das führt zu Doppelbuchungen.
• Berichtigung ohne Bezug auf die alte Rechnung. Eine korrigierte Rechnung muss eindeutig auf das Original verweisen.
• Unbekannte Absenderadresse oder Mail ohne Text. Das erhöht das Spam-Risiko.
• PDF an Geschäftskunden ohne Zustimmung. Sie ist immer nötig, und ab 2027 oder 2028 reicht auch mit ihr kein PDF mehr.
• Signatur ohne Pflichtangaben bei GmbH, UG oder e.K. (§ 35a GmbHG, § 37a HGB).

Rechnung per E-Mail mit SimplyBills versenden

In SimplyBills erstellst du die Rechnung im Browser und verschickst sie direkt aus der App (Funktion Rechnung per E-Mail), ohne die Datei erst zu suchen und eine Mail von Hand zu schreiben. Empfänger und Betreff sind vorausgefüllt, das Anschreiben kannst du anpassen, vor dem Versand siehst du eine Vorschau. Die Rechnung hängt als ZUGFeRD-PDF an, weitere Empfänger und eine Kopie an dich selbst sind möglich, und der Status springt nach dem Versand automatisch auf „Versendet“. XRechnung und ZUGFeRD erzeugst du ebenfalls direkt in der App, beides schon im Free-Tarif.

Free kostet 0 Euro und umfasst drei Rechnungen im Monat. Pro kostet 9 Euro im Monat (7 Euro bei jährlicher Zahlung), Max 29 Euro im Monat (24 Euro jährlich). Rechnung erstellen und gleich verschicken kannst du ohne Kreditkarte.

FAQ: Rechnung per E-Mail und Anschreiben

Was schreibe ich in die E-Mail, wenn ich eine Rechnung schicke?

Ein Betreff mit Rechnungsnummer, eine Anrede, ein bis zwei Sätze zum Auftrag, dazu Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit, ein Hinweis auf den Anhang und eine Signatur. Mehr braucht es nicht; Muster zum Kopieren stehen oben.

Ist eine Rechnung per E-Mail rechtsgültig?

Ja. Nach § 14 Abs. 1 UStG darf eine Rechnung elektronisch übermittelt werden. An Privatkunden ist ein PDF in Ordnung, wenn der Kunde einverstanden ist. Im inländischen B2B gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 PDF nur mit Zustimmung des Empfängers, ab 2027 oder 2028 die E-Rechnung (§ 27 Abs. 38 UStG).

Braucht die Rechnungsmail eine Signatur?

Eine Signatur ist keine Voraussetzung für die Gültigkeit der Rechnung, aber üblich. Bei GmbH, UG und eingetragenen Kaufleuten müssen Geschäftsbriefe die Pflichtangaben nach § 35a GmbHG beziehungsweise § 37a HGB tragen, auch per E-Mail. Als nicht eingetragener Einzelunternehmer oder Freiberufler bist du davon nicht erfasst, Name, Anschrift und Kontakt sind aber sinnvoll.

Darf ich ab 2027 noch PDF-Rechnungen per Mail schicken?

An Privatkunden ja, wenn sie einverstanden sind. An Geschäftskunden im Inland nur noch eingeschränkt: Hattest du im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz, darfst du 2027 noch ein PDF mit Zustimmung des Empfängers senden, ab 2028 muss es eine E-Rechnung sein. Bei mehr als 800.000 Euro gilt die Pflicht schon ab 2027. Ausnahmen: Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro.

Wie benenne ich die PDF-Rechnung?

Mit Rechnungsnummer und Kunde oder Projekt, ohne Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen, zum Beispiel „Rechnung_RE-2026-0042_Muster-GmbH.pdf“. Vermeide allgemeine Namen wie „Rechnung.pdf“.

Muss ich die E-Mail aufbewahren?

Die Rechnung musst du im Originalformat acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Die E-Mail selbst nur, wenn sie über den Anhang hinaus geschäftlichen Inhalt hat (Handels- oder Geschäftsbrief, sechs Jahre). Zur Sicherheit und als Zugangsnachweis kannst du sie zusammen mit der Rechnung archivieren.