Wofür du eine Auftragsbestätigung brauchst
Mit einer Auftragsbestätigung hältst du schriftlich fest, zu welchen Bedingungen du einen Auftrag ausführst, egal ob er auf einer Bestellung deines Kunden oder auf deinem bereits angenommenen Angebot beruht. Das schafft Klarheit auf beiden Seiten, besonders wenn zwischen Angebot und Auftragsstart Zeit vergeht oder sich Details wie der Ausführungstermin noch ändern.
- Bezug auf das ursprüngliche Angebot oder die Bestellung, am besten mit Nummer und Datum
- Auftragsnummer und Datum der Bestätigung
- Ausführungs- oder Liefertermin
- die bestätigten Positionen mit Preisen
- Zahlungsbedingungen, etwa eine vereinbarte Anzahlung
Ist eine Auftragsbestätigung verbindlich?
Kommt die Bestellung deines Kunden auf dein vorheriges Angebot zurück und übernimmt es unverändert, ist der Vertrag in diesem Moment schon zustande gekommen, deine Auftragsbestätigung hält das nur noch schriftlich fest. Gab es kein Angebot, ist die Bestellung selbst der Antrag: Mit deiner unveränderten Bestätigung nimmst du ihn an. Änderst du dabei Preis, Menge oder Termin, gilt deine Bestätigung nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung des ursprünglichen Antrags, verbunden mit einem neuen. Achte deshalb darauf, dass Positionen, Preise und Termine mit dem übereinstimmen, was ihr vorher besprochen habt, oder weise Abweichungen deutlich aus.
Anzahlung vereinbaren
Bei größeren Aufträgen ist eine Anzahlung üblich, etwa für Material, das du vorfinanzieren musst. Trag den Betrag und die Fälligkeit in das Feld „Anzahlung“ ein und beschreibe im Feld „Restzahlung“, wann der Rest fällig wird, zum Beispiel bei Lieferung oder Abnahme.
So füllst du die Vorlage aus
Ausfüllbare PDF
Öffne die Datei im Adobe Acrobat Reader, im Browser oder in der Vorschau auf dem Mac. In die hellgrünen Felder trägst du den Bezug auf Angebot oder Bestellung, deine Positionen und die Zahlungsbedingungen ein. Die PDF rechnet nicht: Zeilenbeträge und die Auftragssumme trägst du selbst ein.
Excel-Datei
In Excel füllst du nur die grünen Zellen aus. Menge mal Einzelpreis pro Zeile, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Auftragssumme rechnet die Tabelle automatisch. Die Datei funktioniert auch in LibreOffice, Numbers und Google Tabellen.
Druckversion
Die Druck-PDF ist dieselbe Vorlage ohne Formularfelder, falls du sie lieber von Hand ausfüllst oder direkt beim Kundentermin ausdruckst.
Vom Auftrag zur Rechnung
Ist der Auftrag erledigt, wird aus der Auftragsbestätigung eine Rechnung, meist mit denselben Positionen. Mehr zu Angeboten, die sich mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln lassen, liest du auf der Seite Angebote erstellen.
