Wie viele Mahnstufen brauchst du wirklich?
Eine feste Zahl schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis hat sich ein dreistufiges Modell durchgesetzt: eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine 1. Mahnung mit fester Frist, danach eine letzte Mahnung mit Verzugszinsen und Pauschale. Diese Vorlage deckt alle drei Mahnstufen ab, 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzte Mahnung, jeweils als eigene Seite im PDF und eigenes Blatt in der Excel-Datei. Eine weitere Mahnung nach der letzten bringt rechtlich meistens nichts mehr, außergerichtlich ist an dem Punkt alles gesagt.
Ab wann ist eine Rechnung im Verzug?
Das hängt nicht davon ab, ob du schon gemahnt hast. Nach § 286 BGB gilt:
- Habt ihr vertraglich einen festen Zahlungstermin vereinbart, ist dein Kunde ab dem Folgetag automatisch im Verzug, eine Mahnung ändert daran nichts (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das du einseitig auf die Rechnung schreibst, reicht dafür laut Rechtsprechung nicht aus.
- Ohne festes Datum tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hat.
- Erst wenn beides nicht zutrifft, setzt die Mahnung selbst den Verzug in Gang (§ 286 Abs. 1 BGB).
Für die meisten Selbstständigen heißt das: Wenn du überhaupt so weit kommst, eine Mahnung zu schreiben, ist dein Kunde in aller Regel längst im Verzug. Den genauen Stichtag für eine bestimmte Rechnung findest du mit dem Zahlungsziel-Rechner.
Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale
Ab Verzug schuldet dein Kunde Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Unternehmen (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Ist dein Kunde ein Unternehmen, kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 € hinzu, ohne dass du sie einzeln nachweisen musst (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird später auf Rechtsverfolgungskosten angerechnet, etwa wenn du einen Anwalt einschaltest. Gegenüber Verbrauchern gibt es diese Pauschale nicht. Die letzte Mahnung in dieser Vorlage hat für beide Beträge eigene Felder, die genaue Höhe der Zinsen rechnest du mit dem Verzugszinsen-Rechner aus.
So nutzt du die drei Seiten der Vorlage
Die ausfüllbare PDF hat drei Seiten: 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzte Mahnung. Rechnungsnummer, Datum und offener Betrag stehen auf jeder Seite in eigenen Feldern, damit du die Stufen unabhängig voneinander ausfüllen und verschicken kannst. Die letzte Mahnung ergänzt Felder für Verzugszinsen, die Pauschale und den Gesamtbetrag sowie einen Hinweis auf das gerichtliche Mahnverfahren. Absender, Empfänger und Bankverbindung trägst du nur einmal ein, sie erscheinen automatisch auf allen drei Seiten. In der Excel-Datei liegen die drei Stufen auf eigenen Tabellenblättern.
Wenn auch die letzte Mahnung nicht wirkt
Zahlt dein Kunde weiterhin nicht, kannst du beim zuständigen Amtsgericht einen Mahnbescheid im gerichtlichen Mahnverfahren beantragen (§§ 688 ff. ZPO) oder die Forderung an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt übergeben. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Formulierungsbeispielen findest du im Beitrag Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung mit Vorlage.
Wer mehrere Kunden gleichzeitig mahnt, verliert in einer Excel-Tabelle schnell den Überblick, wer welche Stufe schon bekommen hat. Mit SimplyBills Pro siehst du überfällige Rechnungen auf einen Blick und verschickst Erinnerungen mit einem Klick oder automatisch. Verzugszinsen und Pauschale trägst du dabei weiterhin selbst ein.
