Wann schickst du eine Zahlungserinnerung?
Die meisten unbezahlten Rechnungen sind kein böser Wille, sondern übersehen worden. Deshalb lohnt sich als erster Schritt eine freundliche Erinnerung, etwa 7 bis 10 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Sie erinnert an die Rechnung, nennt den offenen Betrag und eine neue Frist, ohne gleich mit Konsequenzen zu drohen. Reagiert dein Kunde darauf nicht, ist die Mahnung-Vorlage der nächste Schritt.
Ab wann ist dein Kunde im Verzug?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal mit „nach der Zahlungserinnerung“ beantworten. Nach § 286 BGB gibt es drei Fälle:
- Habt ihr vertraglich einen festen Zahlungstermin vereinbart, etwa „zahlbar bis 30.09.2026“ im Angebot oder Auftrag, ist dein Kunde ab dem folgenden Tag automatisch im Verzug, eine Mahnung brauchst du dafür nicht (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das du einseitig auf die Rechnung schreibst, reicht dafür laut Rechtsprechung nicht aus.
- Fehlt ein festes Datum, tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, auch ohne weiteres Zutun (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Kunden, die Verbraucher sind, gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast.
- Nur wenn keiner dieser Fälle greift, braucht es tatsächlich eine Mahnung, damit der Verzug beginnt (§ 286 Abs. 1 BGB).
Für den Alltag heißt das: Eine Zahlungserinnerung ist meistens keine rechtliche Notwendigkeit, sondern der höflichere Weg, bevor du deutlicher wirst. Wann genau die Frist bei einer bestimmten Rechnung abläuft, kannst du mit dem Zahlungsziel-Rechner nachrechnen.
So füllst du die Vorlage aus
Ausfüllbare PDF
Öffne die Datei im Adobe Acrobat Reader, im Browser oder in der Vorschau auf dem Mac. In die hellgrünen Felder trägst du Absender, Empfänger, Rechnungsdaten, den offenen Betrag und die neue Zahlungsfrist ein. Anschließend verschickst du die PDF direkt per E-Mail.
Excel-Datei
In Excel füllst du dieselben Felder aus, die Datei funktioniert auch in LibreOffice, Numbers und Google Tabellen. Zum Verschicken exportierst du das Blatt über „Speichern unter“ oder „Drucken“ als PDF.
Druckversion
Die Druck-PDF ist dieselbe Vorlage ohne Formularfelder, zum Ausfüllen von Hand oder für den Postweg.
Wenn auch die Erinnerung nicht wirkt
Bleibt die Rechnung offen, folgt die Mahnung mit fester Fristsetzung, in der letzten Stufe zusätzlich mit Feldern für Verzugszinsen und die Pauschale für Geschäftskunden. Wie du dabei vorgehst, steht ausführlich im Beitrag Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung mit Vorlage.
Wer viele Rechnungen schreibt, verliert bei Excel-Vorlagen schnell den Überblick, welche Rechnung schon erinnert wurde. Mit SimplyBills Pro siehst du überfällige Rechnungen auf einen Blick und verschickst Erinnerungen mit einem Klick oder automatisch.
