Was die EÜR-Vorlage kann
Die Excel-Datei hat drei Blätter: ein Journal für jede Buchung, eine Liste mit Kategorien im Hintergrund und eine Übersicht mit den Summen. Das Journal fragt pro Zeile ab:
- Datum der Zahlung und Beleg-Nummer (es zählt der Zahlungstag, § 11 EStG)
- eine kurze Beschreibung
- die Kategorie, ausgewählt aus einer Liste, die sich an der Anlage EÜR orientiert
- Netto, Umsatzsteuer und Brutto, Brutto rechnet die Tabelle aus den beiden anderen Werten aus
Feste Zeilennummern wie in der amtlichen Anlage EÜR nennt die Vorlage bewusst nicht, weil sich diese von Jahr zu Jahr ändern können. Die Kategorien folgen inhaltlich den Gruppen der Anlage EÜR 2025: umsatzsteuerpflichtige und steuerfreie Betriebseinnahmen, Einnahmen als Kleinunternehmer, private Kfz-Nutzung und andere Entnahmen, vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer, dazu Waren, Fremdleistungen, Personal, Abschreibungen, Raumkosten, Kfz-Kosten, Bewirtung, Geschenke, die an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer und weitere gängige Ausgabenarten.
So nutzt du das Journal
Trag jede Einnahme und Ausgabe in eine eigene Zeile ein, am besten zeitnah nach jedem Beleg. Bei der Kategorie hilft dir eine Auswahlliste: Klick in die Zelle, dann erscheint ein kleiner Pfeil, darüber wählst du die passende Kategorie aus. Freien Text lässt Excel dort nicht zu, das schützt die Übersicht vor Tippfehlern und unterschiedlichen Schreibweisen derselben Kategorie.
Die Übersicht: aufgebaut wie die Anlage EÜR
Auf dem dritten Blatt zieht sich die Übersicht die passenden Zeilen automatisch aus dem Journal. Sie rechnet wie die amtliche Anlage EÜR mit Umsatzsteuer:
- Betriebseinnahmen: deine Nettoeinnahmen je Art, die vereinnahmte Umsatzsteuer (auch auf Entnahmen und die private Kfz-Nutzung) und Umsatzsteuer, die dir das Finanzamt erstattet hat
- Betriebsausgaben: deine Nettoausgaben je Art, die gezahlte Vorsteuer und die Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt überwiesen hast
- Bewirtung mit 70 % des eingetragenen Betrags, Geschenke nur bis 50 € je Empfänger und Jahr
- Homeoffice-Pauschale: Du gibst die Zahl deiner Homeoffice-Tage ein, die Übersicht rechnet 6 € je Tag, höchstens 1.260 € im Jahr
Unten stehen die Summe der Betriebseinnahmen, die Summe der Betriebsausgaben und der Gewinn als Differenz, alles als Formel. Das ist eine Hilfe zur Vorbereitung: Verbindlich ist die amtliche Anlage EÜR, die du elektronisch über ELSTER abgibst (§ 60 Abs. 4 EStDV). Sonderfälle wie das Anlageverzeichnis, Investitionsabzugsbeträge oder den nicht abziehbaren Teil der Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte deckt die Vorlage nicht ab.
Belege zu den Buchungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG), das Journal selbst als Aufzeichnung zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Von der Excel-Tabelle zur automatischen EÜR
Diese Vorlage ist für den Einstieg gedacht: Sie ersetzt keine Steuerberatung und keine amtliche Anlage EÜR. Wer seine Rechnungen und Ausgaben schon in SimplyBills erfasst, kann sich das manuelle Übertragen ganz sparen. Die EÜR-Funktion im Pro-Plan baut die Gewinnermittlung automatisch aus bezahlten Rechnungen und erfassten Ausgaben, den ELSTER-Export für die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt es schon im kostenlosen Plan. Wie der Export in Mein ELSTER landet, steht im Beitrag ELSTER-Export für die EÜR als Kleinunternehmer.
