Ja, in vielen Fällen musst du. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verpflichtet dich, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn deine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen geht oder an eine juristische Person. Das gilt auch, wenn der Kunde nie danach fragt. Bei Privatpersonen besteht diese Pflicht grundsätzlich nicht, mit einer Ausnahme, die vor allem Handwerker trifft. Kleinunternehmer sind nicht befreit, sie schreiben in den Pflichtfällen genauso eine Rechnung, nur ohne Umsatzsteuer.
Die Frage klingt banal, aber sie kommt regelmäßig: von der Übersetzerin, die für eine Agentur arbeitet und einfach überwiesen bekommt, vom Coach, der Privatkunden bar kassiert, vom Entwickler, der seit Monaten für dieselbe GmbH tätig ist und noch nie eine Rechnung geschrieben hat. Wer wann muss, wer nur sollte und was passiert, wenn du es lässt: der Reihe nach.
Die Pflicht: Leistung an Unternehmer oder juristische Person
Der Kern steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Führst du eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, oder an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist (ein Verein, eine Stiftung, eine Behörde), musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen. Der Kunde muss nicht danach fragen, und es reicht auch nicht, dass er bezahlt hat. Die Pflicht liegt bei dir.
Der Grund ist einfach: Dein Geschäftskunde braucht die Rechnung für seinen Vorsteuerabzug und für seine Buchführung. Ohne Rechnung fehlt in seiner Buchhaltung ein Beleg, und dem Finanzamt fehlt die Spur zum Umsatz. Deshalb ist das keine Kann-Regel, sondern eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG, wenn du sie ignorierst oder die Frist reißt.
Praktisch heißt das: Der Entwickler, der seit Monaten für die GmbH arbeitet und nur überwiesen bekommt, ist längst in Verzug. Jede abgeschlossene Leistung, jeder Monat bei einem laufenden Vertrag, braucht eine Rechnung binnen sechs Monaten. Für Retainer und Dauerverträge gibt es dafür wiederkehrende Rechnungen, die das von selbst erledigen.
Keine Pflicht bei steuerfreien Umsätzen
Eine Ausnahme steht direkt daneben: Ist dein Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei, musst du keine Rechnung ausstellen. Darunter fallen zum Beispiel Heilbehandlungen von Ärzten und Heilpraktikern (§ 4 Nr. 14), bestimmte Unterrichtsleistungen (§ 4 Nr. 21) und Finanz- und Versicherungsumsätze. Wer als Physiotherapeutin abrechnet, ist also nicht verpflichtet, dem Patienten eine Rechnung nach § 14 UStG zu schreiben. Sie darf es natürlich trotzdem, und für die eigene Buchführung sollte sie.
Wichtig für die Abgrenzung: Die Kleinunternehmerregelung ist keine Steuerbefreiung nach § 4. Kleinunternehmer stehen in § 19 UStG, nicht in dieser Liste. Für sie gilt die Ausnahme nicht.
Privatpersonen: grundsätzlich keine Pflicht, mit einer Ausnahme
Bei einer Leistung an eine Privatperson verlangt das Umsatzsteuergesetz keine Rechnung. Der Coach, der Privatkunden berät, die Fotografin beim Hochzeitsshooting, der Nachhilfelehrer: Alle drei dürfen eine Rechnung schreiben, müssen aber nicht. Dein Kunde kann nach § 368 BGB eine Quittung verlangen, das ist ein zivilrechtlicher Anspruch auf einen Zahlungsbeleg, keine Rechnung mit Pflichtangaben.
Die Ausnahme: Erbringst du eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, musst du auch einem Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Das ist der Handwerkerfall. Wer eine Wohnung streicht, ein Bad saniert oder den Garten anlegt, schreibt die Rechnung an den privaten Auftraggeber verpflichtend. Was auf diese Rechnung gehört, damit der Kunde seinen Steuerbonus bekommt, steht im Beitrag zur Handwerkerrechnung.
Wer keine Handwerkerin ist und trotzdem Privatkunden Rechnungen schreibt, hat mehr Spielraum als gedacht. Was du dort weglassen darfst und was nicht, steht im Beitrag Rechnung an Privatkunden.
Übersicht: wer wann eine Rechnung schreiben muss
| Leistung an | Rechnungspflicht? | Frist |
|---|---|---|
| Unternehmer, für sein Unternehmen | ja (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) | 6 Monate nach Leistung |
| Juristische Person ohne Unternehmereigenschaft (Verein, Behörde) | ja | 6 Monate |
| Privatperson, allgemein | nein | entfällt |
| Privatperson, Leistung am Grundstück | ja | 6 Monate |
| Jeder, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist | nein | entfällt |
Drei Beispiele aus dem Alltag
Die Texterin schreibt Blogartikel für eine Marketingagentur. Die Agentur ist Unternehmer, die Texte gehen in ihr Geschäft: Rechnungspflicht, sechs Monate nach Abgabe jedes Auftrags. Dass die Agentur pünktlich überweist, ändert daran nichts.
Der Yogalehrer gibt Privatstunden bei Kunden zu Hause. Privatperson, keine Leistung am Grundstück: keine Pflicht. Er sollte trotzdem Belege ausstellen, weil er seine Einnahmen in der Einnahmenüberschussrechnung nachweisen muss und das Finanzamt bei Bargeschäften genau hinschaut.
Die Malerin streicht die Wohnung eines Privatkunden. Privatperson, aber Werkleistung am Grundstück: Rechnungspflicht binnen sechs Monaten, mit getrennt ausgewiesenen Lohnkosten, damit der Kunde § 35a EStG nutzen kann.
Kleinunternehmer: Rechnung ja, Umsatzsteuer nein
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist Unternehmer im Sinne des Gesetzes und unterliegt denselben Pflichten. In den Pflichtfällen schreibst du also eine Rechnung, mit dem Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" und ohne Steuerausweis. Was du nicht tun darfst: Umsatzsteuer ausweisen, obwohl du keine schuldest. Dann schuldest du den Betrag trotzdem, § 14c UStG.
Ein Punkt, der oft verwechselt wird: Die Rechnungspflicht sagt nichts über das Format. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, auch nicht ab 2028, § 34a Satz 4 UStDV nimmt sie dauerhaft aus. Eine PDF oder ein Ausdruck reicht. Die Details dazu stehen im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer. Für regelbesteuerte Freiberufler sieht das anders aus, dazu der Beitrag E-Rechnung als Freiberufler.
Warum du auch ohne Pflicht Rechnungen schreiben solltest
Die Pflicht ist die Untergrenze. Für jede Einnahme in deiner EÜR brauchst du ohnehin einen Beleg, sonst wird es bei der nächsten Prüfung unangenehm. Und ohne Rechnung hast du kein Dokument, mit dem du eine offene Forderung anmahnen könntest. Eine Zahlungserinnerung ohne Rechnungsnummer wirkt nicht besonders überzeugend. Dazu kommt, dass Kunden es erwarten. Der Privatkunde, der vom Coach eine Rechnung bekommt, nimmt den ernster als den, der nur einen Betrag nennt.
Der Aufwand ist klein, wenn die Rechnung nicht in Word entsteht. In SimplyBills legst du Kunden einmal an, schreibst die Rechnung in wenigen Feldern und verschickst sie per Mail, mit fortlaufender Nummer und Pflichtangaben-Check. Kleinunternehmer bekommen den §-19-Hinweis automatisch. Der Free-Plan enthält 3 Rechnungen im Monat, inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Pro (ab 7 €/Monat jährlich) hebt das Limit auf und bringt Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen dazu, Max (ab 24 €/Monat jährlich) ergänzt DATEV-Export und KI-Funktionen.
FAQ: Rechnungspflicht für Selbstständige
Muss ich als Freiberufler jedem Kunden eine Rechnung schreiben?
Geschäftskunden und juristischen Personen ja, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Privatkunden grundsätzlich nicht, außer bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Eine Rechnung schreiben darfst du natürlich immer.
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung auszustellen?
Sechs Monate nach Ausführung der Leistung, § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Bei laufenden Verträgen zählt jede abgeschlossene Teilleistung, also zum Beispiel jeder Monat.
Was passiert, wenn ich keine Rechnung schreibe?
Wenn du zur Rechnung verpflichtet bist, ist das Unterlassen eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Dazu kommt das praktische Problem: Ohne Rechnung fehlt der Beleg für deine Einnahmen, und dein Geschäftskunde verliert seinen Vorsteuerabzug.
Muss ich als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben?
Ja, in denselben Fällen wie jeder andere Unternehmer. Der Unterschied: Du weist keine Umsatzsteuer aus und schreibst den Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung. Eine E-Rechnung musst du nicht ausstellen.
Kann ein Privatkunde eine Rechnung von mir verlangen?
Nach dem Umsatzsteuergesetz nicht, außer bei Leistungen am Grundstück. Er kann aber nach § 368 BGB eine Quittung verlangen, also einen Beleg über die Zahlung. In der Praxis schreibst du ihm einfach eine Rechnung, das erfüllt beides.
Muss die Rechnung eine E-Rechnung sein?
Die Rechnungspflicht und das Format sind zwei getrennte Fragen. Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatpersonen und Rechnungen bis 250 € sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für regelbesteuerte Unternehmer im inländischen B2B-Geschäft gelten die Fristen 2027 und 2028.
Fazit
Schreibst du für Unternehmen, Vereine oder Behörden, musst du Rechnungen ausstellen, innerhalb von sechs Monaten, ohne dass jemand fragt. Bei Privatkunden ist es freiwillig, außer am Grundstück. Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen, sie lassen nur die Steuer weg. Und unabhängig von jeder Pflicht: Eine Einnahme ohne Rechnung ist eine Einnahme ohne Beleg, und damit ein Problem, das du dir sparen kannst.
Direkt loslegen: Rechnung erstellen · Funktionen ansehen · Plan wählen.
